A munkahelyi levelezés munkáltatói ellenőrzése

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A munkáltató a munkavállaló rendelkezésre bocsátott eszközök használatát általános jelleggel jogosult ellenőrizni, amely jogosultság kiterjed az elektronikus levelező rendszerben szereplő levelekre is. Az ellenőrzés azonban nem jelenti azt, hogy a munkáltató korlátozás nélkül betekintheti a munkavállaló levelezésébe.

Az adatvédelmi biztos állásfoglalása

A munkáltatói ellenőrzésnek olyan módon kell megvalósulnia, hogy az senkinek a személyiségi jogait, így különösen a magántitokhoz és személyes adatok védelméhez való jogot ne sértse.

A munkavállaló által használt e-mail postafiók ellenőrzésének előfeltétele az, hogy az ellenőrzés pontos részleteiről, az ellenőrzést megelőzően megfelelő formában és módon tájékoztatást kell adni a munkavállalók számára. A tájékoztatásnak ki kell terjednie arra, hogy az adatkezelés milyen célból történik, ki az adatkezelő, mennyi ideig kezelik a felvett adatokat, illetőleg az adatkezeléssel kapcsolatban milyen jogai vannak az érintett személyeknek.

Az adatkezelés céljának meg kell felelnie az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló törvényben ismertetett célhoz kötöttség elvének. Személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető.

Az ellenőrzési jog szempontjából különbséget kell tenni a munkahelyen belüli (munkavállalók közötti) e-mail forgalom, illetőleg a munkahelyen kívülre irányuló (a levelezés között.

A munkavállalók ugyanis az ellenőrzésről szóló előzetes tájékoztatás után annak tudatában írják meg az e-mail leveleket, hogy annak az előre megadott adatait a munkáltató ellenőrizheti, az a munkahelyen kívüli személy azonban – akivel a munkavállaló elektronikus levelezést folytat – nem feltétlenül van tisztában azzal, hogy elektronikus levelének adatait egy harmadik személy jogosult ellenőrizni, megismerni.

Tekintettel arra, hogy személyes adatot a törvény felhatalmazása, vagy az érintett hozzájárulása alapján kezelhet a munkáltató, és a levelezés esetében érintett személynek kell tekintetni a levelet fogadó és küldő személyt egyaránt, az e-mail adatainak kezeléséhez mindkettőjük (több címzett esetén valamennyi címzett) nyilatkozatát be kell szerezni.

A munkáltató általi közvetlen betekintés még akkor is korlátozott, ha az e-mail címet kizárólag munkavégzésre használhatja a munkavállaló. A korlátot ilyenkor a nem munkavállaló harmadik személynek személyiségi jogai korlátozzák, akik a levelezésben akár küldő, akár fogadó félként szerepelnek.

 

A kizárólag munkavégzés céljából átadott e-mail postafiók ellenőrzése során a munkáltatónak joga van arra, hogy levelek fejlécének megtekintése után – ahol szerepel a küldő és a fogadó személye, e-mail címe, a levél megnevezése, a küldés időpontja, a levél mérete – egy konkrét levél kiadását kérje a munkavállalótól.

Természetesen a kizárólag munkahely tárgyú levelek kiadása korlátozások nélkül kérhető a munkavállalótól. Amennyiben a munkavállaló nyilatkozik arról, hogy a teljes levelezés kizárólag munkahelyi tárgyú abba a munkáltató korlátozás nélkül betekinthet.

Abban az esetben, ha a munkavállaló tartósan nem tartózkodik a munkahelyen, és az e-mail postafiók ellenőrzése indokolt, az érintett munkavállaló által kijelölt másik munkavállaló – ha ilyen személy nincs, vagy nem tartózkodik a munkahelyen, akkor a rendszer üzemeltetéséért felelős informatikus – betekinthet az e-mail postafiókba, amelyik levélről pedig egyértelműen megállapítható, hogy hivatalos tárgyú, átadható a munkáltatónak. Természetesen a magáncélú leveleket a betekintést végző munkavállaló sem jogosult elolvasni, illetve azok tartalmáról tájékoztatást adni. A munkavállalót arról, hogy távollétében más személy az e-mail postafiók tartalmát megismerte tájékoztatni kell.

A munkáltató által alkalmazható szankciók

Természetesen attól függetlenül, hogy a munkáltató betekintési joga a levelezésbe még akkor is korlátozott, ha a munkavállaló számára átadott munkaeszköz, illetve e-mail cím magáncélú használatát kifejezetten megtiltotta, ez nem jelenti azt, hogy a munkavállaló kötelezettségszegésének is következmények nélkül kell maradnia.

A magáncélú használat tilalmának megsértése ugyanis ugyanolyan kötelezettségszegés, mintha a munkavállaló valamely közvetlen munkautasítást tagadna meg. Azaz, már önmagában ez a tény alapot adhat a munkavállaló írásbeli figyelmeztetésére, amennyiben a munkaszerződés vagy kollektív szerződés rendelkezése lehetővé teszi az anyagi jellegű szankciók alkalmazását, akkor annak megfelelő fegyelmi határozatra. A munkaeszközök vagy munkahelyi e-mail cím magáncélú használata önmagában általában nem megfelelő indoka a munkaviszony megszüntetésének, de az eset összes körülményei már vezethetnek akár felmondáshoz, vagy azonnali hatályú felmondáshoz is. Így például elképzelhető, hogy a munkavállaló a magánlevelezésében lévő csatolmány megnyitásával számítógépes vírussal fertőzte meg a munkáltató hálózatát, vagy éppen kémprogramok számára biztosított hozzáférést a munkáltató szerverén tárolt adatokhoz.

---