Az ügyvédi tevékenységről szóló törvényből fakadó ügynyilvántartási és iratkezelési kötelezettségekről

  • Értesítő a rovat cikkeiről

Jelen írásban bemutatjuk, hogy miért is születtek meg, és mit is jelentenek az ügyvédi tevékenységről szóló 2017. évi LXXVIII. törvény ("Üttv.") 53. § szerinti követelmények.

Hagyományosan az ügyvédi tevékenység legmeghatározóbb része a képviselet és az okiratszerkesztési tevékenység. Közreműködünk az igazságszolgáltatás működtetésében, és részesei vagyunk számtalan közigazgatási ügyintézésnek is.

Nem tagadhatjuk, ügyvédi tevékenységünk elvégzésére egyre több és több követelmény irányadó. A szabályozottságra épülő bürokrácia elképesztő ütemben fejlődik, az információtárolási és feldolgozási képességeink folyamatos javulásával újabb és újabb területeket von irányítás alá. Ennek jelentős szelete az ügyvédi hivatásunkkal szembeni elvárások körében is megjelenik, mind állami-, mind privát szabályozói oldalról: a jogszabályok egyre hosszabbak, a hatósági elvárások egyre részletesebbek, és az ügyfelek is egyre szofisztikáltabbak. Még a privát praxisban dolgozó ügyvédtől is elvárják, hogy igazodjon az ő szervezeti működéséhez vagy személyes szokásaihoz, és vegye át az igazodás költségét, és ne várja el, hogy mindez fordítva történjen.

Az elektronikus ügyintézés kötelezettsége olaj a szabályozottsági tűzre: a hagyományos együttműködés informatikai szintű együttműködéssé válásával rengeteg, eddig ismeretlen probléma merül föl. Mint egy éles üzemű tesztelés során, a folyamatbeli hibákat menet közben kellene megoldani, nem ritkán úgy, hogy az új kötelezettség (szabály) az ügyintézni kívánó ügyfelet – azaz az őt hivatássszerűen képviselő ügyvédet – terheli.

Az ügyvédi tevékenységre irányadó szabályok nem csak mentális és verbális képességeket igényelnek, hanem a szabályoknak megfelelően kialakított és betartott, ténylegesen érvényesülő ügyviteli munkafolyamatokat. A szabályoknak megfelelően kialakított munkafolyamatokból pedig olyan fizikai vagy informatikai követelmények származnak, mint a folyamatosan rendelkezésre álló adatok és adatforrások megbízhatósága, újabb és újabb külön nyilvántartások és a nyomon követhető belső és külső kommunikáció.

Ilyen formai követelmény az ügynyilvántartás és az iratkezelés is. A jelen írásban azt szeretném röviden bemutatni, hogy miért is születtek meg, és mit is jelentenek az ügyvédi tevékenységről szóló 2017. évi LXXVIII. törvény ("Üttv.") 53. § szerinti követelmények.

Iratkezelés

Az Üttv. előtt az ügyvédi iratkezelésre főleg közvetett szabályok vonatkoztak. Értelemszerűen egy végrendeletet nem csak elkészíteni kell, hanem megőrizni is (hacsak nem adjuk be a kamarai nyilvántartásba), ahogyan az elektronikussá átalakított cégiratok megőrzését is ágazati törvény írta elő. Az ügyvédi szervek iratai és az ügyvédi iratok irattári kezeléséről és selejtezéséről szóló 1994. (VI. 1.) MÜK szabályzat csak az elkészült iratok őrzését és selejtezését szabályozta, illetve előírta a selejtezhetőségi szempontból rendezett irattári terv elkészítését is. E szabályzat egy szerencsétlen rendelkezése kimondta, hogy "az ügyvédi iroda, illetve egyéni ügyvéd irattárában őrzött okiratok" nem selejtezhetőek, így lényegében a selejtezési szabályok is értelmüket vesztették, a levéltárak pedig természetesen a nem selejtezhető "okirati" magániratokat nem fogadták, mert nem voltak maradandó értékűek.

Az Üttv. a megőrzés időtartamát többrétűen rendezte:

 

Dr. Homoki Péter teljes cikkét – melyben bemutatja az iratkezelésre, valamint az ügynyilvántartási kötelezettségre vonatkozó szabályokat - IDE kattintva tekintheti meg.

  • Értesítő a rovat cikkeiről
Az irányítópulton gyorsan elérhetőek az új funkciók Irányítópult

Az jogaszvilag.hu új funkciói itt elérhetőek az Ön számára, a megjelenéshez kérjük regisztráljon vagy jelentkezzen be!