Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Az új technikai megoldások megteremtik a lehetőségét annak is, hogy az ügyvédi tevékenység gyakorlására az eddigieknél hatékonyabban, költségkímélőbben kerülhessen sor.
A jelenleg használt ügyviteli rendszerekkel kapcsolatban több probléma is felmerült az utóbbi időben. Kiderült, hogy a jogi dokumentumok kezelésére a könyvtárstruktúrába rendezett ügyenkénti dokumentumtárolás a saját gépen vagy a hálózati meghajtón nem tökéletes megoldás. Ugyanígy nehezen áttekinthetővé teszi az ügyeket az Excel táblázatokban vezetett ügymenet. Több ügyvédi irodánál jelentett problémát a nagy mennyiségű nyomtatott iratanyag, amely nem volt vagy csak részben volt feldolgozva és az iratkikeresés jelentős időráfordítást igényelt. Gyakran előforduló jelenség, hogy az adatokat több helyre is rögzíteni kell, ami lassítja a folyamatokat és növeli a hiba lehetőséget. Problémát jelenthet továbbá, hogy a különböző programokban nyilvántartott dokumentumok nem egységesek, azonban talán az egyik legveszélyesebb, hogy a dokumentáció útja nehezen követhető, ha az iktató és az érintett egymás között nem tudnak kommunikálni. Különösen problémás lehet ez, ha többen dolgoznak egy dokumentumon.
Egyre szélesebb körben érhetőek el azonban olyan online ügyviteli rendszerek, amelyek az adminisztrációhoz, ügymenethez tartozó dokumentációt egyszerűbbé, gyorsabbá, átláthatóbbá teszik, több időt hagyva a tényleges ügyvédi munkára.
Egy „virtuális”, „e-ügyvédi iroda” sok lehetőséget rejt magában. Mivel egy ilyen rendszer platform független és külön alkalmazás telepítése nélkül is elérhető a világ bármely pontjáról a nap bármely órájában, megszűnnek a korábbi fizikai korlátok. A Wolters Kluwer által kifejlesztett Praxys rendszerben a különböző felhasználók például négy különböző jogosultsági szinttel használhatják a rendszert. Hatékonysági szempontból a negyedik, legalsó szintet érdemes mélyebben kiemelni, a társfelhasználók (például ügyvédjelölt, asszisztens) szintjét. A rendszerben a társfelhasználó az ügyvéd felhasználó nevében ügyvédi tevékenységet adminisztrálhat és az iroda egyéb napi szintű adminisztrációit végezheti. Ezt a szintet azért tekintem kiemelten fontosnak, mert lehetőséget teremt az ügyvédi tevékenység hatékonyabb szervezésére. A Susskind által megalkotott többfelé szervezés (multisourcing) elemei közül az e-ügyvédi iroda perspektívákat nyújt, nem csak a nagy ügyvédi irodák, hanem az egyéni ügyvédek számára is. Ilyen például a jogi munka kiszervezése (outsourcing) alacsony költséggel működő cégeknek (pl. iratok átnézése, céges átvilágítások). A jogosultság megfelelő szintű beállításával a jogi munka egyes részfolyamatai biztonsággal oszthatók meg külsős szakemberekkel, akik a rendszer segítségével közvetlenül az adott ügy alatt végezhetik el a szükséges műveleteket, tölthetik fel az elkészült dokumentumokat. Természetesen hasonló feladatok megvalósítására korábban is volt lehetőség, azonban az online ügyviteli rendszeren keresztül mindez – a korábbi megoldásokhoz képest – áttekinthetőbb, rendszerezettebb és biztonságosabb. Rendszerezettebb, mert az üggyel kapcsolatos iratok ténylegesen az ügynél keletkeznek, hiszen a rendszer a teljes irodai dokumentumtárat ügyenként és ügyfelenként is „fa” struktúrában rendszerezi. Nem kell adott esetben e-mailek közül kikeresni a megfelelő dokumentumot és strukturáltan a helyére, mappába illeszteni. Biztonságosabb, hiszen adott esetben nincs szükség az iratok postázására, szállítására, csökkentve ezzel az ebből fakadó kockázatokat (elvesztés, késés), valamint csökkenti az iratok fizikai mozgatásával járó időtartamot, mivel a feltöltés pillanatában azonnal elérhetővé válik. Egyértelműen beállítható, hogy az üggyel kapcsolatban a feladat ellátója az ügy milyen anyagait láthatja, így a jogosulatlan adat és titkok megismerése is elkerülhetővé válik. A fizikai és területi korlátok megszűnésével az ügyvédnek lehetősége nyílik arra, hogy az adott feladatot kiszervezze akár a székhelyétől eltérő, legköltséghatékonyabb partnerének, hiszen az online ügyvédi irodába történő belépés nem kötődik az ügyvédi iroda konkrét fizikai helyéhez, ugyanakkor a kiszervező ügyvéd a földrajzi távolság ellenére sem veszíti el az ellenőrzési, irányítási lehetőségét.
Adódhatnak olyan esetek, amikor a siker érdekében több, egynástól független ügyvédnek kell együttműködnie. Ez az együttes munka (co-sourcing) szintén könnyen megvalósítható online ügyvédi irodán keresztül. Lehetőség nyílik csoportvezető ügyvéd pozíció létrehozására, aki jogosultságait tekintve a saját ügyvédi tevékenysége mellett hozzáfér és rálát a csoportjába tartozó ügyvédek tevékenységére is, biztosítva ezáltal a hatékonyabb koordinációt. Ez a lehetőség természetesen a hagyományos, nagyobb ügyvédi irodákon belül is alkalmazható a hatékonyabb munkaszervezés érdekében.
Egy összetett ügy kapcsán előfordulhat, hogy különböző szakértelemmel rendelkező ügyvédek együttműködésére van szükség. Ilyenkor a fentiekhez hasonlóan lehetőség van az ügyvédek projekt alapú együttműködésére. Idő- és költséghatékony, valamint csökkenti a hibalehetőséget a jogi feladatok ilyen szintű, szakterületi megosztása. Mindez az Ügyfél részére komplex jogi szolgáltatások elérhetővé tételét jelenti akár egyetlen megbízás aláírásával.
A rendszerrel lehetőség nyílik az otthoni munkavégzés és a részmunkaidős munka újragondolására is. Susskind kiemeli, hogy ennek jelentősége az, hogy „kihasználja azt a számottevő jogi kapacitást (főleg a kismamákat), amelyet jelenleg a nagy jogi munkahelyek nem alkalmaznak, viszont gyakran részmunkaidőben rendelkezésre áll. Munkába fogja azoknak a jogászoknak a munkaerejét, akik inkább szeretnek vagy kénytelenek otthonról dolgozni.” Számtalan olyan jogi feladat létezik, amelyek nem igénylik az irodai környezetet, gondoljunk például csak az okiratszerkesztésre.
Az ilyen irányú technikai fejlesztések alkalmazásával kedvezőbben alakulhat a munka-magánélet aránya, vagy éppen a felszabaduló idő kapacitás növekedést is eredményezhet a munkavállalás terén. Ez esetben is érdemes kiemelni, hogy az otthoni munkavégzés során a csoportvezető ügyvéd ellenőrzési lehetősége ugyan úgy fennáll a naplózási és határidő funkciókon keresztül.
Az online ügyviteli rendszerek előnyeként mindenképpen meg kell említeni az Ügyfélkezelést. A rendszeren keresztül lehetőség van a közös ügykezelésre és a dokumentumok Ügyféllel történő megosztására. Ez megnyugtató az Ügyfeleknek, hiszen könnyedén betekinthetnek – a kiosztott jogosultság erejéig -az ügyeik állásába. Egyszerűsödhet ugyanakkor a szükséges dokumentumok becsatornázása a rendszerbe, és hatékonyabbá válik az elkészült iratokhoz való hozzáférés is.
|
A praxys egy hazai fejlesztésű, magyar nyelven elérhető ügyvédi ügyviteli rendszer. A szoftverhez a napokban egy „update” verziót publikáltak. Az új feature-ök az Üttv.-re és a Magyar Ügyvédi Kamara szabályzataira koncentrálnak. A praxys havi és éves előfizetés keretében vehető igénybe. 30 napig bárki ingyenesen tesztelheti. A szolgáltató a demó verzióban is teljes értékű hozzáférést biztosít, azaz nem lesznek meglepetések éles előfizetésre váltva. Extrák: * ingyenes oktatás és tanácsadás a szoftver ügyvédi irodai bevezetéséhez; * 30 napig tartó, teljes értékű demózási lehetőség; * 100 GB tárhely; * 1 ügyvéd+1 társfelhasználó (pl. ügyvédjelölt, asszisztens) az alapcsomagban |
(x)
