Munkaidő-hatékonyság

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A szervezeti hatékonyságról szóló három részes cikksorozat az emberi erőforráshoz kapcsolódó teljesítménymérési módszereket és mutatókat veszi számba. Bemutatja a létszámhatékonyság, a munkaidő-hatékonyság, valamint a bér- és jövedelem hatékonyság mutatóit valamint az emberi erőforrás hatékony foglalkoztatásának lehetőségeit. 
 

Azok a vállalkozások, melyek felismerik a szervezeti hatékonyság erejét, kimagasló eredményeket érhetnek el. Ez különösen igaz, ha a foglalkoztatás területén is figyelemmel kísérik a hatékonyság alakulását, és az emberi erőforrás hatékonyságának növelésére törekszik.

A munkaidő-hatékonyság mérése

Egy vállalkozás eredményessége a munkavállalókon múlik, azt jelentősen befolyásolja a munkaidő kihasználásának színvonala, a munkaidő hatékonysága. Akkor nő a munkaidő hatékonysága, ha ugyanaz a bevétel kevesebb munkaidő ráfordítással érhető el, illetve azonos tartamú munkaidő felhasználással nagyobb bevétel keletkezik a munkaidő hatékonyabb felhasználása miatt. Ez a rendelkezésre álló munkaerő munkaidőalapján belül a produktív (bevételt eredményező) munkaidő arányának növelésével érhető el, hiszen az improduktív munkaidő nem termel bevételt. A munkaidő-hatékonyság általános képlete az alábbiak szerint határozható meg:

Munkaidő-hatékonyság:  

                       Produktív idő (óra)
(%)     ___________________________ x 100

    Összes rendelkezésre álló munkaidő (óra)

A mutató értéke 100 %, ha a rendelkezésre álló összes munkaidőben produktív munkavégzés történik. Ha a  munkaidő-hatékonyság mutatója 0, %, vagyis nincs produktív munkaidő, akkor az a vállalkozás végét jelenti, annak ellenére, hogy a munkavállalók munkaidejüket a munkahelyen töltik, és munkát végeznek, de az improduktív munkavégzés. Valahol a két szélsőérték között kell beállítani a mutató értékét, lehetőleg minél magasabb értéken.

A munkaidő-hatékonyság hatásának kimutatása a vállalati eredmény oldaláról:

Munkaidő-hatékonyság:   

                  Tényleges bevétel (E Ft) 
(%) _____________________________ x 100

      Elérhető maximális (elvi) bevétel (E Ft)

Az elvi bevétel az a bevételi maximum, amely 100 % hatékonyság mellett érhető el. Természetesen a munkaidő-hatékonyság bemutatott két mutatója együtt mozog. Ha nő a produktív munkaidő kihasználtság, akkor nő a bevétel is. Ha túl kicsi a bevétel a lehetséges maximum értékhez képest, akkor sok az improduktív munkára fordított idő.

Improduktív idők és a csökkentésük lehetőségei?

Ezt a kérdés érdemes megvizsgálni mind a munkavállaló tevékenységei, mind a munkafolyamatok alapján. A munkavállaló oldalán az emberi természetből fakadó improduktív munkaidőnek minősül pl. az étkezés, egészségügyi szünet, magánjellegű beszélgetés, dohányzás, nem munkavégzés érdekében történő internetezés, magánügyek intézése munkaidőben, stb.

Ezek egyik része szükségszerű tevékenység, többi része pedig a munkáltató erre irányuló tudatos befolyásolása eredményeként a munkafegyelem növelésével, ellenőrzésekkel, figyeléssel, intézkedésekkel megakadályozható illetve csökkenthető.

A munkafolyamatokat vizsgálva elmondható, hogy minden termelőfolyamatban, munkafolyamatban megjelennek olyan műveletek, mozzanatok, melyek szükségesen elvégzendők, de nem számlázhatók le a vevőnek közvetlenül, nem lesz belőle bevétel. Ilyen pl. a kiszolgálás, karbantartás, takarítás, leltározás, irányítás, adminisztráció, stb.

Az improduktív idők minimális/optimális szintre csökkentésének fontos eszköze lehet a folyamatok megtervezése, szabályozása, automatizálása, ami nem enged lehetőséget felesleges tevékenységek végzésére.

A munkaidőmérleg

A munkaidő-kihasználtság alapvető jellemzője az is, hogy a rendelkezésre álló létszám által ledolgozható munkaidőből mennyit dolgoznak le ténylegesen, illetve mennyi a veszteségidő a munkavállalók távolléte miatt.  Ennek kimutatására szolgál a munkaidőmérleg. A munkaidőmérleg az alkalmazásban állók munkaidőalapját, a munkaidő-teljesítéseket és a munkaidő-veszteségeket veszi számba. Értelmezhető bázis-tényidőszak, illetve terv-tényidőszak vonatkozásában az eltérések kimutatására és elemzésére. De a munkaidőmérleg fontos létszámtervezési eszköz is, mivel a munkaidőmérleggel meghatározható a munkavállalók rendelkezésre álló munkaidőalapja, akár vállalati szinten, vagy fizikai dolgozókra, egy-egy üzemrészre, egy-egy munkakörre, egy-egy szakmára, meghatározott területekre. Az adatokat napokban, órákban, vagy százalékban is kifejezhetjük.

A munkaidőmérleg általános sémája:

Naptári napok szerint teljesíthető/teljesített munkaidő

–  Fizetett ünnep*

–  Heti pihenőnap, pihenőidő  (általánosan a szombat, vasárnap)

= Munkarend szerint teljesíthető/teljesített elvi munkaidő

–  Egész napos munkaidő kiesés

Ebből:

Fizetett szabadság*

Egyéb fizetett egész napos távollét*

Betegszabadság

Táppénzes napok

Engedélyezett, de fizetés nélküli távollét

Igazolatlan távollét

= Ledolgozott napon teljesíthető/teljesített munkaidő*

–  Törtnapi munkaidő kiesés

= Munkarend szerint ténylegesen teljesíthető/teljesített munkaidő

+ munkarenden kívül teljesített munkaidő* (rendkívüli munkaidő, túlóra)

Teljesíthető/teljesített összes munkaidő

A naptári napok szerinti munkaidő a statisztikai állományi létszám kategóriának felel meg, a munkarend szerinti tényleges teljesíthető munkaidő pedig azt a dolgozó létszámot fejezi ki, amelyik naponta megjelenik a munkahelyen munkavégzés céljából, pl. odaáll a gép mellé, vagy odaül az íróasztalhoz dolgozni.

A vállalkozás munkavállalóit az év folyamán esetenként nélkülözni kényszerül, elkerülhetetlenek a távollétek. A távollétek bizonyos körét jogszabály írja elő, mint például a szabadság kötelező kiadását, a másik része pedig esetleges, de nagy valószínűséggel előfordul, tehát a korábbi időszak átlaga alapján számolni kell vele, mint például a betegséggel.

A vállalkozásoknak érdemes megtervezni munkaidőmérlegüket és annak teljesülését figyelemmel kísérni, ugyanis az elemzések elvégzése segítséget ad a jövőbeni tervezés megbízhatóságát illetően is. A munkaidőmérleg elkészítésével, a kieső napok számbavételével pontosabban határozható meg a feladatok elvégzéséhez szükséges létszám és munkaidőalap.

A bér tervezéséhez is alapul szolgál munkaidőmérleg, mivel kiszámítható belőle a fizetett (bérezett) napok száma is. A bérrel fizetett napok, illetve órák a *-gal jelölt sorok.

A munkaerő-kihasználás mutatói

A meglévő munkaerő állomány kihasználtságának mértékét a munkaerő-kihasználási mutató, illetve a hiányzási arány fejez ki.

Munkaerő-kihasználási mutató:  

                                 Teljesített napok száma (nap)
(%)  __________________________________________ x 100
            Munkarend szerint teljesíthető napok száma (nap)

    Hiányzás miatt kiesett munkanapok száma (nap)
 

Hiányzási arány:  

             Hiányzás miatt kiesett munkanapok száma (nap)
(%)  __________________________________________ x 100

            Munkarend szerint teljesíthető napok száma (nap)

A munkaerő-kihasználási mutató azt fejezi ki, hogyan alakul a vállalkozásnál az egész napos távollétek, illetve a teljesített napok száma a munkarend szerint teljesíthető napok számához viszonyítva.

Ez a mutató lényegében megfelel a létszám alapján számított munkaerő-felhasználási mutatónak.

                                                  
Munkaerő-felhasználási mutató:  

                 Átlagos dolgozói létszám (fő)
       _______________________________  x100
       Átlagos statisztikai állományi létszám (fő)

Ha a 100 %-ból kivonjuk a munkaerő-kihasználási mutató értékét, megkapjuk a hiányzás arányát, ami fontos tervezési és elemzési információ. A hiányzás mértéke a vállalkozás eredményét befolyásoló tényező, hiszen a távollét esetén nem történik bevételt létrehozó munkavégzés, ugyanakkor az esetek többségében költséget, és adófizetési kötelezettséget okozó tényező, mint például a szabadság idejére fizetendő távolléti díj, a keresőképtelenség idejére fizetett betegszabadság, táppénz hozzájárulás és az ezekhez kapcsolódó szociális hozzájárulási adó, szakképzési hozzájárulás.

A távollétek alakulásában bekövetkező kedvezőtlen változás esetén további vizsgálatokat érdemes elvégezni. A mutatókat ki lehet számolni a szervezet egészére, vagy a különböző szervezeti, technológiai egységekre is. Távollét fajtánként is ki lehet számolni a mutató értékét, megkeresve, hogy milyen, a vállalattól függő és független okokra vezethetők vissza a távollétek.

Szabadság aránya:  

       Szabadság miatt kieső napok száma (nap)
(%) ____________________________________ x 100
         Munkarend szerinti napok száma (nap)

Betegség aránya:  

          Betegség miatt kieső napok száma (nap)
(%)    ________________________________    X 100
            Munkarend szerinti napok száma (nap)

A betegség miatt kieső idő általában nagy súlyt a képvisel a távollétek között, ezért hasznos annak alakulását, a változás mértékét nyomon követni, és megtervezni. A termelési feladathoz szükséges létszám meghatározásánál és a létszám biztosításánál mindenképpen számolni kell a betegség miatt munkából kiesők létszámával.

A betegség miatti létszám kiesés mértékét meghatározó mutató a beteghányad.

Beteghányad:  

             Átlagos beteg létszám (fő) (egy hónapot meg nem haladó) 
(%)   _______________________________________________

                   Átlagos statisztikai állományi létszám (fő)

Ha a munkaidő-kihasználási mutatót napok helyett órák alapján számoljuk ki, a törtnapi veszteségeket is figyelembe tudjuk venni. Törtnapi veszteség a munkavállalónak olyan távolléte, amikor a munkarend szerinti munkanapon munkavégzésre megjelenik, de a munkaidő teljes hosszát valamely oknál fogva, akár igazoltan, akár igazolatlanul nem dolgozza le. Ide tartozik például a késés, vagy a munkaidőben magánügyek intézése stb.

Munkaidő-kihasználási mutató:

                   Teljesített munkaórák száma (óra)
(%) _____________________________________  x 100
          Teljesíthető összes munkaórák száma (óra)

Hiányzási arány:  

        Hiányzás miatt kiesett munkaóra száma (óra)   
(%) ____________________________________ x 100

        Teljesíthető összes munkaóra száma (óra)

A munkavállalók munkahelyen töltött idejét, illetve a törtnapi veszteségidőt fejezi ki a munkanap átlagos hossza mutató.

Munkanap átlagos hossza: 
                     Teljesített órák száma túlórák nélkül (óra) 
(óra/nap)   __________________________________
                             Teljesített napok száma (nap)

Ha a teljes munkaidős létszám munkanapjának törvényes hosszából, vagyis a napi 8 órából levonjuk a munkanap átlagos hosszát, akkor a törtnapi távollét hosszát kapjuk meg.

Munkaidő-kihasználási mutató:

                    Munkanap átlagos hossza
(%) _____________________________ x 100
               Munkanap törvényes hossza

A munkaidő elemzésének kiemelt területe a túlórák vizsgálata, mivel a rendkívüli munkavégzés magas többletköltséget okoz a többlet munkaidő bére, a túlórapótlék és a bérekhez kapcsolódó adók, hozzájárulások miatt. A túlórázásnak egyéb káros következményei is vannak, ami a teljesítménycsökkenésben és a minőségromlásban mutatkozhat meg. A túlórázás mértéke az alábbi mutatóval fejezhető ki:

Túlórák aránya:      

                              Túlórák száma
 (%)  _______________________________ x 100
               Teljesített összes munkaidő (óra)

A vállalkozás érdeke az, hogy a feladatok elvégzéséhez szükséges megfelelő nagyságú és összetételű létszámot biztosítsa a túlórák minimális szintre csökkentése mellett, és a túlóráztatással valóban csak rendkívüli esetekben éljen. Egyes esetekben a túlórázás megjelenése visszavezethető a munkaidő-kihasználás romlására is.

Miért érdemes a munkaidő-kihasználtság alakulását elemezni?

A munkaidő-kihasználtság növelése kevesebb létszám foglalkoztatását eredményi, vagy ugyanannyi létszámmal nagyobb bevétel érhető el. Az alacsony szintű munkaidő-kihasználtság nagy pazarlást jelent a foglalkoztatásban. Például, ha a vállalati szinten mért munkaidő-kihasználtsági mutató értéke 61 %, akkor a munkavállalók átlagosan a 8 órás munkaidőből naponta 3 órát és 7 percet nem produktív munkavégzéssel töltenek.

A munkaidő kihasználásának az elemzésével vizsgálható, hogy milyen, a vállalkozástól függő és független okokra vezethető vissza a kihasználtság szintje, illetve változása. A távollétek rendszeres nyomon követésével megállapítható, hogy mikor válik szükségessé vezetői intézkedések meghozatala.

Minden munkarenden belüli veszteségidő egyértelműen termeléskiesést és ennél fogva bevétel kiesést okoz, az alkalmazottak létszámának meglévő költsége mellett. A munkaidő-kihasználtság alacsony színvonalának kedvezőtlen hatása végső soron a vállalkozás gazdasági mutatóiban jelenik meg. A veszteségidők közül az elhárítható okok miatti produktív munkaidő kiesésekre különösen érdemes odafigyelni, és megfelelő döntésekkel, intézkedésekkel csökkenteni, optimalizálni a kieső időket. A technikai megoldások bevezetésére, szervezési hibák kiküszöbölésére, munkafegyelem fokozására tett intézkedések eredménye közvetlenül jelentkezik a vállalkozás eredményességében.

---