A társasházi adatkezelés szabályai
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A NAIH állampolgári megkeresésre reagálva tekintette át a közösköltség tartozásokba való betekintéssel kapcsolatos adatvédelmi kérdéseket.
Egy közös képviselettel foglalkozó személy az alábbi kérdésekkel fodult a NAIH-hoz, amelyre a hatóság annak közérdekű jellegére tekintettel részletesen válaszolt.
A közös képviselő évközben, tulajdonosi érdeklődésre bemutathatja-e egy másik tulajdonos könyvelésben nyilvántartott közös költség hátralékát, illetőleg arról szóban adhat-e felvilágosítást?
Személyes adat az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény alapján szerint vagy az érintett hozzájárulása, vagy törvény (vagy törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben – helyi önkormányzat rendelete) alapján kezelhető. Az adatkezelő megfelelő intézkedéseket köteles tenni a jogosulatlan hozzáférések megakadályozására.
A jelen esetben az adatkezelés és hozzáférés a társasházakról szóló törvényen (a továbbiakban: „Tht.”) alapul. A Tht. szerint az éves elszámolás elfogadásáról a közgyűlés határoz. Szükségszerű tehát, hogy az éves elszámolás elfogadása érdekében a közgyűlésen szavazati joggal rendelkező tulajdonostársak megismerhessék az elszámolásban szereplő adatokat, így a közösköltségekhez való hozzájárulás előírását és teljesítését a tulajdonostársak nevének feltüntetésével. Ekkor tehát a közgyűlés tagjainak, vagyis a tulajdonostársaknak lehetőségük van arra, hogy megismerjék azt, hogy név szerint melyik tulajdonostársnak mennyi közösköltség hátraléka van.
Nincsen jogszabályi akadálya annak sem, hogy a tulajdonostársak megismerjék a könyvelésbe történő betekintés útján, vagy a postaládába dobott, lezárt tájékoztató útján, vagy egyéb zárt módon azon személyek kilétét, akik a közös költségek fizetésében hátralékkal rendelkeznek, valamint hátralékuk összegét, továbbá azok névsorát, akik a befizetési kötelezettségüket rendszeresen határidőben teljesítik.
A közös képviselő és a tulajdonostársak is kötelesek a személyiségi jogokat tiszteletben tartani a közös tulajdon üzemeltetésével kapcsolatban tudomásukra jutott adatokkal kapcsolatban, mivel azok csak célhoz kötötten használhatóak fel.
A tájékoztatás tehát akkor jogszerű, és akkor felel meg az adatvédelmi előírásoknak, ha az a társasház költségvetésének megismeréséhez szükséges, továbbá nem teszi lehetővé azt, hogy a tulajdonostársakon kívül más, arra jogosulatlan személy is megismerhesse a személyes adatot tartalmazó közösköltség elszámolást. A tájékoztatási jog gyakorlásának részletszabályait a társasház szervezeti és működési szabályzatának (a továbbiakban: „SZMSZ”) kellene tartalmaznia. Az SZMSZ-t a Hatóság nem vizsgálhatja felül, mert a jegyző hatásköre annak megállapítása, ha az SZMSZ jogszabálysértő.
[htmlbox gdpr_komm]
A közös képviselő a bérlő/tulajdonos közös költség hátralékát közölheti-e évközben csak és kizárólag egyetlen tulajdonos/bérlő hátralékát egy egyszerű kiragasztás által, nem a tárgyévi beszámoló keretei között?
A NAIH következetes gyakorlata szerint adatvédelmi szempontból aggályos a költséghátralékkal rendelkező személyek nevének lépcsőházban vagy más nyilvános helyen történő közzététele, mivel azt nem csak az arra jogosultak ismerhetik meg.
Adható-e minden tulajdonosnak teljes betekintést nyújtó hozzáférés egy web alapú társasházkezelő rendszerben, amelyben a teljes könyvelésre, illetve az egyéni tulajdonosi közös költség egyenlegekhez is hozzáférnek a tulajdonosok? Ezzel kapcsolatban a számvizsgáló bizottság tagjai alá kell-e írjanak külön titoktartási nyilatkozatot?
A célhoz kötöttség és a webes felülethez történő biztonságos hozzáférés és azonosítás szükséges a jogszerű adatkezeléshez. Megfelelő technikai megoldásokat kell alkalmazni arra, hogy kizárólag az arra jogosultak érhessék el a kérdéses adatokat. A céltól eltérő módon senki sem használhatja fel az így megszerzett személyes adatokat (pl. harmadik személynek továbbítás, aki nem jogosult azt megismerni). A számvizsgáló bizottság tagjai esetén meg kell különböztetni a tulajdonostársakat és a harmadik személyeket. Tulajdonostárs esetén – aki jogosult az adatok megismerésére – a titoktartás szempontjából a fentebb kifejtett célhoz kötött adatkezelés és illetéktelen részére továbbítás tilalma irányadó. A Társasházi tv. szerinti harmadik személy esetén a harmadik személyre vonatkozó könyvvizsgálói szakmai szabályok továbbá a vele kötött megbízási szerződés titoktartási rendelkezései irányadóak. Emiatt egyik esetben sem szükséges külön titoktartási nyilatkozatot készíteni. A NAIH szerint megfelelő biztonsági intézkedések mellett jogszerűen lehet a társasház bankszámlakivonatát pdf formátumban továbbítani a tulajdonosok részére.
(naih.hu)
