December 17-től minden 50 főnél többet foglalkoztató cégnél kötelező lesz a visszaélés-bejelentő rendszer

Hogyan kell felállítani és jól működtetni a céges visszaélés-bejelentési (angolul: whistleblowing) rendszert? Mire figyeljenek ennek során a cégek? Hogyan kell majd egy bejelentést kivizsgálni? Többek között ezekről a kérdésekről tájékoztat a Schönherr Hetényi Ügyvédi Iroda két munkatársa, dr. Bognár Alexandra és dr. Suller Noémi, áll a Jogászvilághoz eljuttatott közleményben.

A mostani szabályok szerint általánosságban minden, 250 főnél több foglalkoztatottal rendelkező és bizonyos, a pénzmosási jogszabályok alá eső cégeknél már fel kellett állítani a visszaélés-bejelentési rendszert a nyáron. Itt tehát nem lesz változás. Ami változik, hogy 2023. december 17-től már a 50-249 főt foglalkoztató cégeknél is kötelező lesz a visszaélés-bejelentési rendszer.

Mit kell tudnia a rendszernek?

A cégek ebben relatív szabad kezet kapnak, a jogszabály ugyanis ezzel kapcsolatban azt a minimumszabályt rögzíti, hogy a bejelentő választhat, hogy szóban vagy írásban szeretne bejelentést tenni. Ez praktikusan azt jelenti, hogy a cégek szabadon dönthetik el, hogy személyes bejelentésre adnak lehetőséget, telefonos forródrótot, panaszdobozt, erre dedikált e-mailcsatornát, online platformot vagy külön erre fejlesztett appot használnak, illetve ezek vegyes kombinációját. Szakmai körökben van olyan értelmezés is, amely szerint ezek nem vagylagosak, hanem is-is kötelezettségek, tehát egy szóbeli és egy írásbeli megoldásnak minimum lennie kell – teszi hozzá dr. Suller Noémi.

Fontos még, hogy miután a bejelentő választhat abban is, hogy névvel vagy név nélkül (azaz anonim módon) tesz bejelentést, emiatt mindenképp érdemes olyan felületet (is) kialakítani, ahol erre megfelelő lehetőség nyílik, egyben a bejelentő is biztonságban érzi magát.

A visszaélés-bejelentési rendszert, illetve azok egyes csatornáit üzemeltetheti maga a cég (tipikusan pl a HR osztályon keresztül), de arra is lehetőség van, hogy ezeket a cég kiszervezze külső szolgáltatónak vagy például bejelentővédelmi ügyvédnek.

A munkavállalók honnan tudnak majd a rendszerről?

A jogszabály értelmében a cégeknek világos és átlátható információt kell nyújtaniuk arról, hogy pontosan kik, miről, hol tudnak bejelentést tenni, mi történik a bejelentésükkel, és annak sincs akadálya, hogy akár példákkal szemléltesse a cég mindezt. Ez azt jelenti, hogy a cégeknek érdemes egy külön szabályzatot készíteniük és azt az adott cégnél szokásos módon közzétenni, azaz a faliújságon, az intranet felületen, vagy ehhez hasonlón.

Kulcsfontosságú elem a bejelentők védelme. A védelem maximális szintjét jelenti, amikor a bejelentés anonimizálásra kerül (például eleve a rendszer által). Az is erősíti ezt a védelmet, hogy a jogalkotó döntése szerint a visszaélés-bejelentés miatti hátrányos intézkedés megtétele, vagy a visszaélés-bejelentés akadályozása, illetve akadályozásának megkísérlése szabálysértésnek minősül. A potenciális bejelentők tudatosításban nagy segítséget nyújthatnak a vezetői és munkavállalói tréningek, a dedikált szakértők vagy szakértői csoportok és a mindenki számára könnyen elérhető céges whistleblowing szabályzat.

Miután beérkezik egy bejelentés, a rendszer működtetőjének a beérkezés visszaigazolásában tájékoztatnia kell a bejelentőt arról, hogy miképp védik a személyes adatait. Ezek az adatok egyébként szűk körben, csak a bejelentés kivizsgálása és orvoslása céljából kezelhetők (minden mást törölni kell), és kizárólag a kivizsgálásában résztvevő bejelentővédelmi ügyvédnek, illetve külső cégnek lehet továbbítani őket. Éppen ezért a bejelentési rendszert eleve úgy kell kialakítani, hogy a bejelentők személyes adatainak védelme megvalósuljon.

Így például nem felel meg ennek a célnak egy, a munkahelyi közös konyhában elhelyezett, bárki által kinyitható panaszdoboz, vagy egy olyan e-mail fiók, amelyhez több, a kivizsgálásban részt nem vevő munkavállaló is hozzáférhet. Nem szerencsés tehát, ha például a beérkező panaszok átmennek a recepción, vagy olyan személyek tudomására jutnak, akik nem vesznek részt a kivizsgálás lefolytatásában vagy a visszaélés orvoslásában. Az adatvédelmi szabályok betartására azért is kell fokozottan figyelnie a cégeknek, illetve más rendszerműködtetőknek, mert azok megszegése akár hatósági bírság kiszabásához is vezethet.

…és hogy működik egy bejelentés kivizsgálása?

Egy-egy bejelentést követően a visszaélés-bejelentő rendszer üzemeltetőjénél két határidő is elindul: egy rövid, hétnapos határidő arra, hogy a bejelentő kapjon egy megerősítést arról, hogy a bejelentését a cég megkapta. Ez az írásban tett bejelentésekre vonatkozik, hiszen a szóban tett bejelentésnél ez értelemszerű.

A másik határidő a bejelentés érdemi kivizsgálására vonatkozik, ahol a cégeknek főszabály szerint harminc napjuk van erre. A vizsgálat maga interjúztatást, adatbegyűjtést és adatelemzést jelent. Tényfeltáró vagy konfrontatív interjút általában az érintettekkel, az esetlegesen információval rendelkező személyekkel, illetve magával a bejelentővel érdemes lefolytatni. Itt fontos visszatérni arra, hogy ha a bejelentő anonim volt (és a teljes procedúra alatt is anonim kíván maradni), akkor az esetleges tisztázó kérdéseket is úgy és olyan módon kell feltenni, hogy a bejelentő biztonságérzete ne sérüljön – tette hozzá dr. Bognár Alexandra.

Ez a szakasz alapos munkát igényel, hiszen egy esetleges későbbi eljárás, például feljelentés vagy munkajogi per esetén az összegyűjtött adatoknak később bizonyítékként is meg kell állniuk.

Mi történik, ha lezárult a vizsgálat?

Egy-egy érdemi vizsgálatnak alapvetően kétféle végkimenetele lehet: a bejelentés alaptalan volt (azaz nem történt semmilyen visszaélés) vagy alapos volt, akár részben (azaz tényleg történt valamilyen visszaélés). Bármelyik variáció is legyen, a cégnek kötelessége a bejelentőt tájékoztatni arról, hogy a vizsgálatot lezárták és hogy az alapján sor kerül-e bármilyen további intézkedésre.

Ha a vizsgálat nem tár fel visszaélést, akkor a cégnek a bejelentő tájékoztatásán túl nincs egyéb lényeges feladata. Ha a vizsgálat visszaélést tár fel, akkor a cégnek döntenie kell a következményekről, azaz arról, hogy milyen intézkedéseket tesz.

Ezen intézkedések lehetnek munkajogi természetűek, például a vizsgálat középpontjában lévő munkavállaló munkavégzését felfüggesztheti a cég, később fegyelmi eljárást indíthat, de vezethet ez a munkaviszony megszüntetéséhez is. Emellett, ha munkajogi visszaéléseken túl például bűncselekmény elkövetésének gyanúja merül fel, a cégnek rendőrségi feljelentést kell tennie – magyarázza dr. Bognár Alexandra.

Ahogy látható, a visszaélésbejelentő rendszer felállítása és működtetése gondos körültekintést igényel, amely során adatvédelmi, munkajogi és büntetőjogi kérdések is felmerülhetnek a cégnél.