Digitalizáljunk, automatizáljunk! De mit és hogyan?

„Az informatika a jogász munkájának szinte egészét képes támogatni. Határt ennek leginkább csak a képzeletünk és tájékozottságunk szab.” Vallja Ungváry Botond kamarai jogtanácsos, legaltech szakértő, akivel az informatikai megoldások bevezetéséről, az új technológiákkal szembeni ellenérzésekről és a digitális önképzés fontosságáról beszélgettünk.

A digitalizáció térnyerése minden ágazatban érzékelhető már, így a jogi szakmában is, amivel együtt egyfajta nyomást is éreznek magukon a szereplők, hogy ha nem lépnek, akkor lemaradnak. Igen ám, de hogyan tudják a jogászok felismerni, hogy mely munkafolyamataikat érdemes digitalizálni? Honnan tudhatják, mely problémára jelenthet megoldást a digitalizáció? 

Első lépésként fontos tudatosítani, hogy a jogászok rendelkezésére álló digitális munkaeszközök (például irodai szoftverek vagy kifejezetten legaltech megoldások) birtoklása nem elegendő ahhoz, hogy digitalizáltnak tekintsük a munkavégzésünket. Sokan követik el azt a hibát, hogy megvásárolnak egy jónak ígérkező szoftvert, azonban annak haladó felhasználói ismereteit nem sajátítják el. Így kihasználatlanul maradnak ezek az egyébként nagyon komoly funkciókkal is rendelkező erőforrások. Ha már látjuk, hogy milyen funkciók állnak a rendelkezésünkre, akkor jó döntést hozhatunk arról, hogy milyen új informatikai kapacitásokba fektessünk. Hasznos tehát, ha az újítást egy alapos leltárazás és önvizsgálat előzi meg. 

Azokat a tevékenységeket, amelyeket a már rendelkezésünkre álló digitális megoldások lefednek, azonnal elkezdhetjük újragondolni és magasabb szinten digitalizálni. Digitalizáción itt nem az új informatikai funkciók beszerzését vagy kifejlesztését értem, hanem a felhasználói ismereteink gyarapítását, a digitális készségfejlesztést. 

Akár meglévő akár új informatikai megoldást akarunk bevezetni, olyan tevékenységek innovációjára fókuszáljunk, amelyek a mindennapi munkánk lényegi részét képező gyakori alapműveletek, amelyek digitalizálása vagy automatizálása érdemben járulhat hozzá a munkavégzésünk hatékonyságának növeléséhez. Az informatika a jogász munkájának szinte egészét képes támogatni. Határt ennek leginkább csak a képzeletünk és tájékozottságunk szűkös kerete szab. 

Csak néhány kézenfekvő példát kiemelve: a legtöbb jogász számára lényegi innováció lehet a szövegszerkesztés egyes műveleteinek automatizálása, a dokumentummenedzsment és egyéb adminisztrációs feladatok, a jogi kutatómunka, illetve az előzménydokumentumokban végzett keresés részműveleteinek digitalizálása.  

Nem elhanyagolható művelet a jogi munka produktumaként létrejövő dokumentumok véglegesítésekor végzett formázás sem, ami jelentős időráfordítást igényel, holott könnyen automatizálható. Meghaladott az a megközelítés, hogy a jogász helyett más (pl.: asszisztens vagy junior jogász) végezze el a formázási feladatokat. Ma már szenioritástól függetlenül minden jogásztól elvárható, hogy képes legyen a saját dokumentumait hatékonyan és igényesen szerkeszteni, formázni. Az ezt segítő technológia mindenkinek elérhető, csak rá kell szánni egy-két órát a megtanulására. 

Hogy tapasztalja, a nyomás ellenére mik a leggyakoribb ellenvetések a jogi innovációval szemben? Milyen érvekkel lehetne a „kétkedőket” átlendíteni azon a ponton, hogy az innovációt nem kerülhetik el? 

Most csak hármat emelnék ki a sok közül: 

• A sikeres innovációt kifejezetten akadályozza, hogy a jogi szolgáltatások kapcsán nagyon nehéz számszerűen kimutatni az eredményes innovációtól várható minőségi vagy hatékonysági javulást. Kevés objektív mérőszámot tudunk azonosítani, ami a befektetés megtérülésére is átfordítható módon segít tudatos döntést hozni egy innováció bevezetéséről. Egy irodavezető ügyvéd viszont csak úgy tud magabiztos döntést hozni egy új szoftver beszerzéséről az irodának, ha attól ellenőrizhető, kimutatható módon valamilyen előnyt (hatékonyságjavulást, több ügyet, alacsonyabb költségeket) várhat.
  

  Lehet, hogy nem tudjuk mérni a bevezetett innováció előnyeit, de a technológia minőségéről és a jogi munkafolyamatokhoz való illeszkedéséről meg tudunk győződni.

  Kiküszöbölhető tehát a klasszikus mérhetetlenségi ellenérv azzal, ha (1) alaposan teszteljük a technológiát beszerzés előtt, (2) pontosan tudjuk, hogy milyen jogi munkafolyamat digitalizálására keresünk megoldást és (3) törekszünk az objektív eredményességi mutatók meghatározására (ha más nem akkor felhasználói elégedettség mérése útján).

• Egy másik gyakori ellenérv, hogy a lehetséges digitalizációs megoldás nem felel meg a legtöbb jogászi munkakörhöz kapcsolódó szigorú bizalmassági követelményeknek. Az ügyvédi titok védelme, a hivatali titok védelme, sőt a GDPR adatvédelmi követelményei egyaránt bevillannak a jogász felhasználó fejében, ha egy új digitális megoldás bevezetését mérlegeli. Önmagában ezekkel a szempontokkal nincsen baj, az viszont feltűnő jelenség, hogy más hivatások felhasználói utolsó helyen foglalkoznak ezzel a kérdéssel és elfogadják a piacon széleskörben alkalmazott IT biztonsági garanciákat szemben a jogász felhasználókkal. A jogászok kifejezetten bizalmatlanok az általánosan elterjedt technológiai megoldásokkal szemben is. Ez azért is ellentmondásos, mert a piacon elérhető legaltech megoldások fejlesztése során is mindig működnek közre jogászok, akik pont ezeket a bizalmassági követelményeket érvényesítik a fejlesztés folyamatában. Leszerelni is az adatvédelmi és IT biztonsági garanciák jogi hátterének ismertetésével, illetve a titoktartás védelme érdekében közreműködő szakértők részvételének hangsúlyozásával lehet az ilyen típusú a kifogásokat.
• Harmadikként csak röviden említeném a digitális „éretlenség” jelenségét, mint hátráltató tényezőt. A technológiai innovációk gyakran olyan előremutató megoldások, amelyek egy már jelentősen digitalizált munkakörnyezetbe illeszkednek. Sok jogász azonban olyan munkahelyen dolgozik, amelynek digitalizáltsága a társadalmi átlaghoz képest jelentősen le van maradva. A legújabb jogi innovációk befogadására ők azért nem állnak készen, mert egy kettővel korábbi technológiai újítások sem értek még el hozzájuk vagy nem épültek be mindennapi rutinjaikba. A mesterséges intelligencia alapú megoldások terjedését a jogász szakmában erősen fékezi ez a jelenség. Ez fontos feladatot telepít a legaltech fejlesztőkre: olyan megoldásokat kell fejleszteni, ami egyszerre hasznosítja a legújabb csúcstechnológia előnyeit és illeszkedik egy kevésbé digitalizált munkakörnyezetbe kifejezetten elősegítve a felhasználók digitális felzárkóztatását. E tekintetben nem szabad lebecsülni az MI-mentes legal tech megoldások jelentőségét a jövőben sem. 

Mi a következő lépés a gyakorlatban? Felismerték az érintettek – ami lehet egy jogi osztály, ügyvédi iroda stb. -, hogy szükség van az innovációra. Mi alapján döntsék el, hogy azt házon belül végezzék el – mint ahogy Önök tették a Jogászdíj nyertes pályázat esetében is -, vagy keressenek egy külső partnert, egy szoftvert, amivel meglépik ezt. Mi szól az egyik, mi szól a másik út mellett, mikor melyiket érdemes választani? 

 Személy szerint a piacról csak olyan termék beszerzését tartom célszerűnek, ami kompromisszummentesen nyújtja azt a funkciót, amit keresünk. Vannak például nagyon komplex praxismenedzsment szoftverek, amik mindenféle funkciót kínálnak az ügyvédeknek. Ha az ügyvédi iroda egyetlen innovációs célt azonosított, ami mondjuk egy jogi folyamat részművelete (pl.: ügyiratok iktatása), akkor aránytalan kompromisszum beszerezni az egész praxismenedzsment megoldást teljes licencdíjon még ha rendelkezik is kiváló iktatási funkcióval. A pazarlás mellett az is az ilyen beszerzések ellen szól, hogy ezzel elköteleződik az iroda egy termék mellett, amelynek más funkcionalitásai lehet, hogy nem passzolnak úgy az iroda belső folyamataihoz, mint ahogy esetleg az iktatás kapcsán pont megfeleltek. Ennek eredményeként a jövőben elvész a tudatos innováció szabadsága: a meglévő szoftver funkcióinak kialakításához fognak alkalmazkodni a jogászok és nem az igényekre szabott legaltech segíti a munkájukat. 

A testre szabás, egyediesítés kiemelt jelentőségű lehet a jogi informatikában. Sokféle területen és sokféle módszerrel dolgoznak a jogászok. A saját, „házon belüli” fejlesztés a szerencsésebb út, ha nagyon speciális saját igényre kell informatikai megoldást találni. A fejlesztéssel viszont sok egyéb nehézség jár, például nagyon költséges lehet a létrehozás, speciális szakértelem kell a fejlesztéshez és hosszú távon meg kell oldani az új megoldás üzemeltetését, hibáinak javítását is. 

Mikor tud egy jogi innovációs csapat hatékonyan, eredményesen működni egy jogi osztályon vagy ügyvédi irodában? Milyen terület szakembereinek részvétele szükséges ehhez? 

Nagyon érdekes feladat csapattagokat keresni egy innovációs csapatba. Szükséges, hogy a csapatban meglegyen az innováció tárgyát képező jogi folyamatok mély ismerete és általában véve a jogi munka egyes műveleteinek megértéséhez szükséges jogászi tapasztalat. Emellett viszont nyitottság, újító szándék, kreativitás és nem utolsó sorban haladó informatikai kompetenciák is kellenek a csapatba. A jogászok mellé mindenképpen jól jön egy programozó is. A legszerencsésebbnek persze azt tartom, ha olyan jogászok dolgoznak az innovációs projekteken, akik rendelkeznek informatikusi háttérrel vagy legalábbis programozói alapismeretekkel. 

Hogyan érdemes egy innovációs folyamathoz a megfelelő módszertant kiválasztani (pl.: kanban, lean, scrum)? 

A példaként felsorolt módszertanok, illetve ezekkel járó eszközök használatának nincs kötött rendje. A csapat méretétől, a projekt komplexitásától, az innovációs folyamat időtartamától és aktuális szakaszától függően más és más lehet hatékony. Személyes tapasztalatom az, hogy egy innovációs csapat identitásához az is hozzátartozik, hogy folyamatosan kísérletezünk új módszerekkel a munkánk szervezéséhez, mert ez is inspirálja a csapatot az újító szellemű gondolkodásra. 

A digitalizációs folyamatban kulcsfontosságú, hogy a jogi szakma szereplői nyitottak legyenek az innovációra. Ez milyen digitális készségeket kíván meg a jogi szakértőktől? Hogyan tudja jelenleg a jogi alapképzés felkészíteni a digitalizáció kihívásaira a joghallgatókat? 

Minden jogásznak haladó felhasználóként kell ismernie az irodai és jogi alapszoftverek működését: A szövegszerkesztő automatizációs funkcióit, a fájltípusok belső szerkezetét és struktúráját, az átfogó fájlmenedzsment funkciókat (keresés, rendezés, csoportosítás), az elektronikus kapcsolattartás különböző platformjait és alapfunkcióit, a biztonsági beállításokat, a titkosítást és jelszóval történő levédést, és annyi billentyűkombinációt, amennyit csak észben tudnak tartani. 

A szoftvereken túl a hardverek ismerete is elvárható már a jogászoktól. A számítógépek, telefonok, nyomtatók, fénymásolók, scannerek, táblagépek és más kütyük professzionális kezelése és ezek gyakori hibáinak elhárítása a jogász feladatköre is. Nagyon ciki, amikor egy könnyen elhárítható nyomtatóhiba miatt leáll a munka, mert az egyébként épkézláb jogászok az informatikus érkezésére várnak, hogy ő aztán kihúzza és újra bedugja a készüléket. 

Korosztálytól függetlenül elvárhatónak tartom, hogy a digitális munkaeszközeinket haladó szinten ismerjük és használjuk. A mindennapi munkánk jelentős részét töltjük digitális munkavégzéssel, amelyet a digitális készségeink fejlesztése napról napra könnyebbé, sőt élvezhetővé tesz. 

Minden kollégának ajánlom, hogy fordítson időt a digitális önképzésre. Meggyőződésem, hogy a legegyszerűbb ismeretekkel (pl.: billentyűkombinációk tanulásával) kezdve is nagyon hamar kifizetődővé válik minden perc, amit a digitális munkakörnyezetünk jobb megértésére fordítunk. Akár néhány percesre rövidíthetők ezzel olyan műveletek, amelyeket évek óta 60 perces monoton munkával oldunk meg. Adjanak egy esélyt a digitális önfejlesztésnek! Nem fognak csalódni! 

 

---