Tűzre, kukába, pincébe vagy irattárba? – II.
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Meddig őrizzék meg az iratokat a vállalkozók? Jobb, ha megkérdezik a könyvelőjüket, mielőtt selejezteni kezdenek – s mindenekelőtt persze olvassák el e cikket is!
Az előző cikkben a magánszemélyek iratmegőrzési kötelezettségéről írtam. Most következzenek a vállalkozások!
Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 178.§-ának 14. pontja értelmében irat, a jogszabályban meghatározott bizonylat, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, továbbá a tervek, szerződések, levelezések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek, határozatok (végzések), számlák és más kivonatok, igazolások, tanúsítványok, köz- és magánokiratok, azok megjelenési formájától függetlenül.
Az iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell az adózónak megőrizni. Ez vonatkozik mind a magánszemélyekre, mind pedig a vállalkozásokra. Az iratokat azonban nem elég pusztán megőrizni, hanem olyan formában kell tárolni, hogy a dokumentumokból az adó ebben az időszakban bármikor újra megállapítható, illetve ellenőrizhető legyen.
Az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével elévül, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni. Ha az adott időszak bevallását az adózó önellenőrzéssel helyesbíti az adózó javára, – vagyis visszajár neki a bevallott adóból, – akkor az ezt alátámasztó bizonylatok, nyilvántartások esetében az önellenőrzés esedékességét kell az elévülési idő kezdetének tekinteni.
Eredeti iratok
Kérem szépen a vállalkozókat, hogy ne önállóan döntsenek az iratok selejtezéséről, hanem kérdezzék meg a könyvelőt!
Megjegyzem, hogy az adózás rendjéről szóló törvény 47.§-a úgy rendelkezik, hogy a bizonylatok megőrzési kötelezettsége az iratok eredeti példányára, vagy – ha azt jogszabály nem zárja ki – eredeti példány hiányában a külön jogszabályban előírt módon, elektronikus úton előállított hiteles másolatára vonatkozik. Az adóigazgatási eljárásban az irat eredeti példánya – ha annak megőrzését jogszabály nem írja elő, és az adózó azzal nem rendelkezik – nem kérhető.
Ha az adózó, a bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, az ellenőrzés esetén köteles az adóhatóság részére az elektronikus hozzáférést, letöltést biztosítani.
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169.§-a értelmében, a gazdálkodó szervezet az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon kell megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik ez a megőrzési kötelezettség.
Az elektronikus formában kiállított bizonylatot – a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról – a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – készített elektronikus másolattal az e törvény szerinti bizonylat-megőrzési kötelezettség teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Nem előírt, de tanácsos
A társadalombiztosítási és a jövedelemre vonatkozó iratokra vonatkozó megőrzési kötelezettségről a törvények külön nem rendelkeznek, így azt képzelhetnénk, hogy az általános megőrzési szabályok vonatkoznak rájuk. Valójában szájhagyomány útján terjed, hogy ezeket az iratokat végleg meg kell őrizni. Sem a Tbj. sem pedig a Munka Törvénykönyve nem tartalmaz a munkaügyi iratok megőrzésére vonatkozó előírást. Ennek ellenére könnyen belátható, hogy a vállalkozás által (bármikor) foglalkoztatott dolgozók munkaügyi, biztosítási, és jövedelmi adataira szükség lehet (például: a nyugdíjba vonuláskor).
A jelenleg hatályban lévő, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény előírásaiból részemről nem tudom egyértelműen levezetni azt, hogy ezen iratok nem selejtezhetők.
E törvény szerint maradandó értékű irat az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. Az viszont tény, hogy ha a munkaügyi iratok nem selejtezhetők, akkor a megőrzésről a vállalkozás vezetőjének kell gondoskodni.
Vannak erre szakosodott cégek, melyek ezzel foglalkoznak. Természetesen fizetni kell a szolgáltatásért.
Nincs olyan jogszabály, amely az iratok megsemmisítésével, annak lehetőségével foglalkozna. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet tartalmazza a másolat készítésének szabályait. A rendelet hatálya kiterjed a papíralapú közokiratról, papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról, papíralapú magánokiratról és papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésére. Ugyanakkor sem ez a jogszabály, sem a számviteli törvény, sem más jogszabály nem rendelkezik arról, hogy az elektronikus másolat elkészítését követően az eredeti dokumentum (számviteli bizonylat) megsemmisíthető lenne.
Mindezekből leszűrhető, hogy az iratmegőrzési kötelezettség, illetve az iratok selejtezésének egységes szabályozása egy rendezetlen és bizonytalan terület. Egyedül az adózásban látszik megoldottnak, de ott is zavart okoznak az elévülés nyugvására vonatkozó szabályok.
Különböző szabályzatok elkészítésének előírásával próbálják a hiányosságokat leplezni.
Az adózás rendjéről szóló törvény 172.§-ának (20a) bekezdése szerint, az adózó 1 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható, ha iratmegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget.
Ehhez képest kicsit riasztó, hogy az Art. hatálya kiterjed az adóval, a járulékkal, az illetékkel összefüggő, a központi költségvetés, az elkülönített állami pénzalap, a Nyugdíjbiztosítási Alap, az Egészségbiztosítási Alap vagy az önkormányzat javára teljesítendő, törvényen alapuló kötelező befizetésre.
Amennyiben az adózó iratmegőrzési kötelezettségének a nyomdai úton előállított számla, nyugta megőrzésének elmulasztásával nem tesz eleget, függetlenül attól, hogy a számla, illetve nyugta felhasználása ténylegesen megtörtént-e, a kiszabható mulasztási bírság összege magánszemély esetén 200 ezer forint, más adózó esetében 500 ezer forint és a hiányzó számlák, illetve nyugták számának szorzata által meghatározott összegig terjedhet.
Ha belegondolunk, ez egy hatalmas összeg. Egy 50 db számlát tartalmazó hiányzó számlatömb esetén (50 * 500.000=) 25.000.000 forint lehet a cég ellen kiszabható mulasztási bírság.
