Az Én Jogtáram

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A Jogtárat használó szakemberek munkájában jelentős segítséget nyújt az olyan „egyszerű, de nagyszerű” funkciók használata, melyek összefoglaló néven az Én Jogtáram elnevezést kapták. A kedvencek, könyvjelzők megjelölése, a saját jegyzetek hozzáadása a Jogtáron mind-mind segítik az adatbázis saját tevékenységi és érdeklődési körre történő testreszabását, a munkafolyamatok gyorsítását. Jól összekapcsolható az okiratszerkesztési folyamattal még a Word bővítmény, mely eddig talán nem kapott kellő figyelmet a felhasználók körében, ezért röviden bemutatjuk annak funkcióit és hasznosítási lehetőségeit is.

A Jogtár folyamatos fejlesztésének egyik mérföldköve lett az „Én Jogtáram” projekt, mely annak az alapvető gondolatnak a megvalósítását szolgálja, hogy a felület minél inkább segítse a Jogtár-használókat munkájuk gyorsításában, egyszerűsítésében és a felület egyéni testreszabásában.

A Jogtárnak megvan a sajátos struktúrája, és alapesetben a joganyagok, különböző döntvények, iratminták, folyóiratok, kommentárok meghatározott sorrend szerint érhetők el az Adatbázisok menüpontból, vagy külön az intelligens keresőből. Bár a rutinos felhasználók gyorsan meg tudják találni a szükséges dokumentumokat, mégis ennek a folyamatnak a további gyorsítása és kényelmesebbé tétele volt a cél és az, hogy az egy cégen belül dolgozók közösségként is tudják használni a platformot.

Az adatbázist használó ügyvédeknek, a jogi és más területen dolgozó szakembereknek a napi munka során számos anyaggal kell dolgozniuk, ezért az Én Jogtáram használata nagy segítséget jelent az időmegtakarításban, a rendszerezésben, és a felhasználóbarát élmény kialakításában.

Kedvencek: a saját „szerkesztői” válogatásunk

A kedvencek funkció használatával testreszabhatjuk a Jogtárat, és úgy használhatjuk, mint egy mapparendszert a gépünkön. Alapvetően bármit a kedvencek közé tudunk emelni, nemcsak a jogszabályokat, hanem döntvényeket, kommentárokat, folyóiratcikkeket, iratmintákat stb. Ha nagyon speciális területen dolgozunk, ahol csak néhány jogszabállyal foglalkozunk, akkor elegendő lehet, ha csak egyszerűen a jogszabály kijelölésével a kedvencek közé tesszük azt – utána már az Én Jogtáram/Kedvencek kezelése menüpontból gyorsan elérhetjük. Minden más esetben javasolt, hogy mapparendszert alakítsunk ki a könnyebb áttekinthetőség érdekében.

Hogyan kell ezt elképzelni? Gyűjthetünk anyagokat tematikusan is a minket érdeklő vagy érintő témakörök szerint (pl. engedményezés, kft. alapítása, vagy bitorlás elnevezésű mappákat létrehozva), amelyeken belül egyes almappákat is kialakíthatunk a további tagolás végett. Elnevezhetjük a mappákat a saját rendszerünkben adott iktatási számmal is, vagy akár az adott ügyfél nevével (pl. ABC0123 Cég), és betehetünk minden olyan anyagot (pl. jogszabályt, bírósági döntést, iratmintát, folyóiratcikket), amit az adott projekt, ügy megoldásához már előkerestünk, így legközelebb az ügyet elővéve már csak a kedvencek mappára kell kattintanunk. Ezáltal ugyanúgy mindig a legfrissebb, időgéppel állítható jogszabályi állapothoz férünk hozzá, mintha a keresőből nyitottuk volna meg. Gyűjthetjük a kedvenceket egyesével, vagy a keresőből szabadszavas kereséssel is: ekkor a megjelenő listából tetszőleges számú találatot adhatunk hozzá egy mozdulattal a kijelölt kedvencek mappánkhoz, vagy újat is létrehozhatunk. Természetesen egy anyagot bármennyi, tetszőleges számú mappába is elmenthetünk kedvencként (tehát ha van öt ügyünkhöz öt külön almappánk, ahol mindegyiknél szükségünk van az Info tv.-re, akkor azt mindegyik mappába felvehetjük).

A kedvenceket nemcsak egyéni munkára lehet használni: ha céges előfizetéssel munkatársaink is használják a Jogtárat, akkor kiválaszthatjuk, hogy a „Saját kedvencekbe” történő elhelyezés mellett például az „0205 kártérítéses” munkacsoportba tartozó kollégáinknak is megjelenjen a csoportszintű kedvencek között a kérdéses anyag, így nekik már nem kell azt kikeresniük. Emellett a teljes kedvencek listát exportálhatjuk is.

Innen megint csak egy kattintás, és a kedvenceket hozzáadhatjuk a figyeltetési listánkhoz is, így ha változik az adott jogszabály, arról rögtön értesülünk. Ha pedig már nincs rá szükségünk, mert például lezártuk az ügyet, akkor egy kattintással törölhetjük az egész mappát, vagy belőle egyes kedvenceket is.

Könyvjelző és jegyzetek: fontosak a részletek

Az Én Jogtáram menüpontból elérhető külön a Könyvjelzők, jegyzetek almenüpont. Míg a kedvencek megjelölése egy adott jogszabály, dokumentum egészére vonatkozik, addig a könyvjelzők a kiválasztott anyagon belül kisebb egységek (pl. jogszabályban paragrafusok, bekezdések, alpontok, vagy folyóiratcikkben akár egy adott bekezdés) megjelölésére szolgálnak. Egy anyagon belül tetszőleges számú könyvjelzőt helyezhetünk el, amivel megjelölhetjük a számunkra fontos részeket, hogy később, amikor visszatérünk az ügyhöz, azonnal lássuk, hol hagytuk abba. A megnyitott dokumentumon belül található egy Könyvjelzőkereső is, amivel végigléptethetjük az abban megjelölt könyvjelzőinket, így nem kell külön végiggörgetni az egész anyagon.

A könyvjelző önmagában használva csak egy jelölő, igazán a jegyzetek funkcióval együtt a leghasznosabb. A jegyzetekkel megjegyzést fűzhetünk bármely dokumentum legkisebb alegységéhez is, ahova még könyvjelző csatolható (maga a jegyzet opció a könyvjelző elhelyezése esetén jelenik meg annál az egységnél, amit megjelöltünk könyvjelzővel). A jegyzet lehet bármilyen szöveg, amit fontosnak találunk: állandó megjegyzést fűzhetünk például a Ptk. 6:519. §-ához, utalhatunk saját korábbi vagy folyamatban lévő ügyünkre, vagy az egyébként kapcsolódó anyagok közül megjelölhetjük, hogy melyik az a Kúriai döntés, szakcikk, ami számunkra releváns, vagy egyszerűen csak emlékeztetőt, további magyarázatot fűzhetünk az adott szakaszhoz. Kiválaszthatunk egy iratmintát is – ezt hasznos egyúttal a kedvencekhez is hozzáadni – melynek bizonyos fordulatához jegyzetet fűzhetünk, hogy mit lenne még érdemes beleírni. Megjelölhetünk egy BHGY-t is, ahol egy-egy bekezdéshez odaírhatjuk, hogy abból mit szeretnénk felhasználni, vagy a döntés elején egy rövid jegyzetben összegezzük az általunk levont – és a későbbiekben bármikor felhasználható tanulságokat. A jegyzetbe írtak később is szerkeszthetők, és törölhető maga a jegyzet is, ha már nincs rá szükségünk.

Fontos: bár a Jogtár felületén jelenik meg a jegyzet, azt csak mi látjuk, tehát más Jogtár-felhasználó nem, mivel ez nem nyilvános, a saját Én Jogtáram funkció felületéhez tartozik. Ettől függetlenül amikor a keresés funkciót használjuk, akkor természetesen a saját jegyzeteink szövegében is kiadja a találatot a kereső, amennyiben be vagyunk jelentkezve a saját profilunkkal. A Könyvjelzők, jegyzetek almenüpontot kiválasztva külön, csak a jegyzeteink szövegében is kereshetünk.

Csoportmunka: együtt, gyorsabban

A csoportmunka lehetősége egy cégen belül érhető el a megjelölt csoportba tartozó munkatársak részére. Ahogy azt már fentebb említettük, a kedvencek esetében nemcsak saját magunk számára, hanem a közös csoportfelület részbe is elmenthetünk fontos anyagokat.

Ezen felül a jegyzeteket azonnal megoszthatjuk a csoportunkkal, így azok számukra is láthatóvá válnak. A megosztás természetesen csak a jegyzetet készítő és a kiválasztott csoport számára látható, azt még a cégen belül sem láthatják azok, akik nem a csoport tagjai. Külső, más Jogtár felhasználó egyáltalán nem férhet hozzá, mint ahogy mi sem láthatjuk más felhasználó jegyzeteit, kedvenceit, vagy könyvjelzőit. A megosztást a jegyzet létrehozója kontrollálhatja (így később akár vissza is vonhatja), és a jegyzetet is csak ő törölheti.

Mindez nagyban elősegítheti a közös munkát, és annak a felgyorsítását. A csoportnak van a Jogtáron belül megnyitható saját oldala is, ahol elérhetők a már összegyűjtött kedvencek és megosztott jegyzetek, a csoportesemények pedig időrendben mutatják a legutóbb megosztott jegyzeteket. A csoportmunkával így mintegy egy saját „kommentárt” állíthatunk össze a cégünk számára, egyszerűbbé téve ezzel a tudásmegosztást.

Jogtár Word bővítmény

A Word bővítmény funkció ugyan kakukktojás abból a szempontból, hogy szigorúan véve nem az Én Jogtáramhoz tartozik, hanem az Alkalmazások menüpontból érhető el az Ügyvéd és a Jogtanácsos Jogtár előfizetői számára, mindazonáltal nagyon hasznos kiegészítője a jogászi munkának. A telepítés után a saját Word programunkon belül (attól függően, hogy melyik Microsoft Word verziót használjuk) egy ikon vagy a Jogtár szó jelzi a bővítményt a menüsoron.

A bővítmény célja, hogy különböző módokon segítse az okiratszerkesztést, így például a szövegen belül hivatkozott jogszabályokat az alkalmazás „linkesíti”, vagyis a Jogtáron belül megszokott módon kék színnel jeleníti meg a kereszthivatkozásokat, és rákattintva megnyitja a hivatkozott anyagot (pl. az adott jogszabályt) a Jogtár felületén. Ehhez csak ki kell választani a Linkek beillesztése opciót, ami az összes (bizonyos formai követelményeknek megfelelő) hivatkozást automatikusan felismeri.

A Jogszabály megnyitása opcióval a Word-ön belül, Word-ös dokumentumként ugyanabban az ablakban megnyílik az általunk kijelölt jogszabály (melyhez természetesen a megfelelő időállapotot is kiválaszthatjuk), a §-keresővel pedig rögtön a kívánt részhez léphetünk, és már át is másolhatjuk az általunk beszúrni kívánt szöveget. Ha pontosan tudjuk, hogy melyik részt akarjuk beszúrni, akkor gyorsabb a Jogszabályrészlet kikeresését választani, mert azzal a jogszabály megnyitása nélkül rögtön az adott szakaszt illeszti be a szövegbe.

Két, a munka pontosságát gyorsító funkció érhető még el, melyek a hivatkozott jogszabály aznap hatályos szövegével dolgoznak. A Hivatkozott jogszabályok beszúrása megjegyzésként abban segít, hogy a szövegben szereplő jogszabályhely-megjelölések valóban helyesek-e, és valóban arra akartunk-e hivatkozni (a korrektúra segítségével láthatjuk a szövegrészletet, melyet aztán a megjegyzés törlésével könnyen eltávolíthatunk). A Hivatkozott szövegrészlet beszúrása a szövegbe azt nyújtja, amit az elnevezése is mutat: ha utólag úgy gondoljuk, hogy nemcsak a jogszabályi egységre történő hivatkozást akarjuk feltüntetni a dokumentumban, hanem magát a szövegrészletet is, akkor azt ezzel a funkcióval külön keresés nélkül gyorsan beilleszthetjük. Ezen felül a Word-ön belül kereshetünk és megnyithatunk Jogtáras iratmintát is, melyet azonnal szerkeszthetünk.

Nemcsak a beadványok, szerződések, nyilatkozatok készítésénél lehet hasznos a bővítmény, de jól használható például a belső szabályzatok, utasítások készítésénél is, mivel gyorsítja a dokumentumok előállítását és segít a precíz munkavégzésben.

---