A munkavállaló hozzáférési joga személyes e-mailjeihez
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Az adatvédelmi hatóság kettőszázezer forint adatvédelmi bírság megfizetésére kötelezett egy munkáltatót, mert az jogszerűtlenül tagadta meg azt, hogy a munkavállaló hozzáférjen a korábbi archivált, magáncélú leveleihez.
A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) 2020. június 8-ai NAIH/2020/34/3. számú döntésében azt is megállapította, hogy a munkáltató nem segítette elő a munkavállaló hozzáférési jogának gyakorlását, amikor nem adott átlátható tájékoztatást a munkavállaló részére a kérelme nyomán hozott intézkedésekről.
A NAIH utasította a munkáltatót arra, hogy a munkavállaló bevonásával és tájékoztatásával vizsgálja felül, hogy a munkavállaló e-mail-archívumának mely személyes adatai minősülnek magáncélúnak, és ezen magáncélú elektronikus levelekhez biztosítsa a munkavállaló hozzáférését.
Azt is rögzíteni kell ugyanakkor, hogy a NAIH elutasította a munkavállaló arra irányuló kérelmét, miszerint a munkáltató adja ki részére a munkahelyi e-mail-fiókjának munkavégzéssel összefüggő, korábbi archivált leveleit.
Az úgy tényállása dióhéjban az, hogy a munkavállaló a jogviszonyának megszűnését követően kérte a munkáltatót, hogy hozzáférhessen munkahelyi e-mail fiókjának archívumához, amely magáncélú üzeneteket is tartalmazott, de a munkáltató ezt megtagadta adatvédelmi okokra hivatkozva.
A munkáltató nyilatkozata szerint a munkavállaló jogviszonyának fennállása idején (2018-as év) nem volt szabályozva az elektronikus levelezőrendszer magáncélú használata, nem volt erre vonatkozó megfelelő belső szabályozás, ezért azt a munkavállaló – annak nyilatkozatával megegyezően – magáncélra is használhatta.
Megjegyezzük, hogy a munka törvénykönyvének 2019. április 26-ától hatályos rendelkezései szerint a munkavállaló a munkáltató által a munkavégzéshez biztosított számítástechnikai eszközt, rendszert – eltérő megállapodás hiányában – már kizárólag a munkaviszony teljesítése érdekében használhatja. Vagyis, ha nincs külön megállapodás, a munkavállaló nem folytathat magáncélú levelezést a munkavégzésre kapott számítógépen, e-mail-címen.
A NAIH a fenti ügyben a GDPR 83. cikk (2) bekezdés c) és d) pont alapján kifejezetten súlyosító körülményként vette figyelembe, hogy a munkáltató elzárta a munkavállalót az érintetti joga gyakorlásától azzal, hogy nem tette lehetővé a munkavállaló hozzáférését a magáncélú elektronikus leveleihez.
Lényeges tehát, hogy a munkahelyen a munkavállaló által használt e-mail tekintetében előre megfogalmazott, átlátható és kommunikált szabályok legyenek a magáncélú és a munkavégzés érdekében végzett használatra a fenti jogviták, bírságok elkerülése érdekében. Ha a munkáltató tudomással bír arról a magáncélú e-mail használatról és ezt akár hallgatólagosan jóváhagyja, akkor a munkaviszony megszűnésekor feltétlenül biztosítani kell a munkavállaló számára a privát üzeneteihez, digitális anyagaihoz történő hozzáférést.
A cikk szerzője dr. Zalavári György senior partner ügyvéd. Az Ecovis Hungary Legal a Jogászvilág.hu szakmai partnere.
