Adatbányászat az ügyvédi irodákban


Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Az adatbányászat használható lehet az ügyvédi irodáknál, de ha a rendszer túl lassú vagy megbízhatatlan lesz, az ügyvédek nem fogják használni, és a beruházás pusztán pénzkidobás lesz. Kár lenne érte, mert a technológia előnyei gyakorlatilag az ügyvédi irodák minden ügyfolyamatában érezhetők. Az adatgyűjtő alkalmazások és a bányászati technológiák növelik a termelékenységet, új lehetőségeket nyújtanak és segítenek előnyt szerezni az egyre jobban versenyorientált piacon.

A tevékenységük során a jogi irodák rendkívül sok adattal dolgoznak és tárolják azokat. Szinte az összes, ha nem az összes adat digitális formában is rendelkezésre áll és sok iroda már felismerte az eddig kiaknázatlan adatvagyonban rejlő lehetőségeket. Már kezdik felfedezni azokat a modern technológiákat, amelyek segítenek az adatok újrafelhasználásában és kiértékelésükben. A legnagyobb irodák már foglalkoznak is az adatbányászattal, de kevesen csinálják jól.  Nagy kihívást jelent a megfelelő eszközök megtalálása és az eredmények, valamint a feladatok priorizálása, mivel ez adatbányászat még nagyon új jogi terület és minden iroda adatprofilja különböző.

Az adatbányászat hatékony lehet a kis irodák számára is, de ezeknél nagyon kicsi az adatazonosság, mivel elsősorban helyben illetve regionális szinten dolgoznak. Itt elsősorban a helyi kollégákra és a cégnél általánosan ismert információkra támaszkodva aknázzák ki a lehetőségeket.

A kisebb irodáknak ennek ellenére nagyon is ajánlott lenne az adatbányászat, de szinte alig alkalmazzák. A nagy irodáknak viszont egyértelműek lépniük kell, ha nem akarnak lemaradni a versenytársaktól, ezért már szinte mindegyikük próbálja megtalálni a számára legmegfelelőbb eszközöket és módszereket.

Mire használhatjuk az adatbányászattal kapott eredményeket?

Az adatbányászat egyik legnagyobb előnye, hogy növeli a termelékenységet. Ez leginkább a végzendő jogi munka könnyebb meghatározásában és az elkészült munkák újrafelhasználhatóságában ölt testet. Például, ha egy újonnan felvett kolléga írásbeli feladatot kap, és nincs mintája a feladathoz, a belső rendszerben mintákat kereshet, például megnézhet korábbi szerződéseket, leveleket és indítványokat kereshet, amellyel csökkentheti a kutatásra fordított időt. Az USA-ban használható például a Shepard Hivatkozási Rendszer, amelyben ellenőrizhető, hogy egy korábbi szövegben lévő jogszabályi hivatkozások még hatályosak-e. Ezt “Shepardizálás”-nak hívják.

A peres praxissal rendelkező ügyvédek kereshetnek az adatbázisukban és ellenőrizhetik, hogy az éppen aktuális ügyükben érintett, ügyvédekkel, ügyvédi irodákkal, felekkel, bírákkal és szakértőkkel, esetleg tanúkkal kapcsolatba kerültek-e már más ügyben. Ezzel jobb rálátásuk lesz az ügyre és hatékony stratégiákat tudnak kidolgozni az aktuális ügyeikben. Ez minimálisra csökkenti azoknak az e-maileknek a szükségességét, amelyeket mindenkinek elküldünk az irodánál és úgy kezdődnek, hogy “nem tud valaki valamit…….. -ról?” A jogi elemzői platformok ezt sokkal hatékonyabban meg tudják oldani úgy, hogy megkeresik az összes PACER (bírósági ügyekkel kapcsolatos jogi adatbázis az USA-ban – szerk.) adatot. Azok számára, akik nem használnak PACER elemzést, a saját irodájuk adatainak bányászása a legjobb megoldás.

Az M&A tranzakciók során az ügyvédek adatbányász technológiát használhatnak annak érdekében, hogy megtalálják a iroda ügyei között a sajátjukhoz hasonlókat, és a talált mintákat összevethetik a z USA Értékpapír és Tőzsdefelügyeleti Hatóságának EDGAR adatbázisában található nyilvános adatokkal. A vállalkozás saját adatainak bányászata olyan megállapodásokban és szerződéses rendelkezések kidolgozásában nyújthat segítséget, amelyek már valamilyen irodai ügyben előfordultak, és amelyek az éppen elintézendő ügyben alkalmazandók. A sikeres adatbányászat általában kontextusokra keres, nem pedig teljes szövegek átemelésére irányul, annak érdekben, hogy konkrét pontokat találjanak. Azoknak az irodáknak, amelyek sok M&A munkát végeznek és adatfeldolgozási technológiát alkalmaznak erre a célra, megfelelően fel kell címkézni az adataikat, annak érdekében, hogy a keresés sikeres legyen.

Használható eszközök

A legfőbb eszköz, ami az adatbányászathoz szükséges, az egy jó dokumentumkezelő rendszer. A legnagyobb irodák vagy saját fejlesztésű szoftvert vagy külső szolgáltató termékét veszik igénybe. A dokumentumkezelő rendszer, azonban csak akkor tud igazán hatékony lenni, ha a felhasználók által használt címék és a metaadatok megfelelőek. Ha egy dokumentumot nem helyesen címkéztek fel, a megfelelő metaadatok, ideértve a dátum, a tárgy, az ügyfél, az ügy és a szerzők, hiányában, azt később akkor is figyelmen kívül hagyhatja a rendszer, ha az releváns lenne.

Természetesen vannak olyan módszerek, amelyekkel a metaadatokban meglévő hiányok javíthatók (például, ha valaki a szerzőnél a saját nevét használta, akkor a cég munkaidő-nyilvántartási rendszeréből meg lehet tudni, hogy ki dolgozott valójában az ügyön). Az olyan alkalmazások, mint a dokumentumkezelő rendszer, és az időmérő alkalmazások integrálása megkönnyítheti és gyorsabbá teheti ezt a folyamatot, miközben érdekes és hasznos adatokat generálhat.

Néhány nagyvállalat ma már vállalati szintű keresési rendszereket alkalmaz, amelyek képesek beépíteni az összes alkalmazást, amelyet a vállalatnál használnak, rögzíteni és szerkeszteni a bevitt adatokat, és teljes hozzáférést nyújt egyetlen integrált felületen. Bár ezek a rendszerek hatékonyak, de csak olyan információkat vagy metaadatokat tudunk bennük keresni, amelyeket korábban már valaki felvitt a rendszerbe.

Vannak olyan keresésjavító technológiák is, amelyek a dokumentumkezelő rendszert átfésülve, automatikusan rögzítik a metaadatokat. Vannak, akik olyan címkéket alkalmaznak, amelyek szükségtelenné teszik a teljes szöveges keresést, mások metaadatokat alkalmaznak (például joghatóság, irányadó jog, valamint ügyvédek, cégek, bírók és szakértők, valamint tanúk) és gyűjtenek, amelyek segítenek a dokumentumok „intelligensebbé” tételében. A mesterséges intelligencia fejlődése a metaadatok az automatikus rögzítését egyre egyszerűbbé és megfizethetőbbé teszi.

Vannak olyan rendszerek is, amelyek lehetővé teszik a belső és a külső adatok integrált keresését egyetlen felületen. Lehet, hogy ez az ügyvédi irodák számára az adatbányászat alapvető eszköze lesz.

A hozzáférés ellenőrzése

Az adatbányász technológiát alkalmazó cégek számára elengedhetetlen, hogy alaposan átgondolják a biztonsági protokollokat. Az ügyvédi irodákon belül a legtöbb adat nem érhető el mindenki számára. Például egy pénzügyi szolgáltatást igénybe vevő ügyfél rendelkezhet úgy, hogy az irodánál csak olyan személyek férhetnek hozzá az adatokhoz, akik közvetlenül dolgoznak az ügyön. A hozzáférési jogosultságokat általában a cég dokumentumkezelő rendszerében lehet beállítani. A legtöbb irodának szüksége van ügy alapú- és dokumentum szintű biztonságra is. Ez a gyakorlatban azt eredményezi, hogy az egyes felhasználók keresési eredményei jelentősen eltérők lehetnek a hozzáférési jogosultságtól függően. Azok az irodák, amelyek a mintákat széles körben elérhetővé akarják tenni, szélesebb körű hozzáférést biztosíthatnak az ügyekkel kapcsolatos dokumentumokhoz, úgy, hogy bizonyos információkat eltávolítanak belőlük. Az irodáknak azonban minden esetben biztosítaniuk kell, hogy az általuk használt technológia teljes ellenőrzést biztosítson a dokumentumokhoz való hozzáférés felett.

Adatbiztonság és felhő

Az adatok felhőben való tárolása, mint biztonsági kockázattal kapcsolatos aggályok más iparágakban már jelentősen enyhültek, de sok ügyvédi iroda továbbra is vonakodik a felhő technológia bevezetésétől. Megfigyelhető, hogy az ügyvédek általában nem, vagy lassabban követik a többi iparágat az új technológiák bevezetésében, amely az ügyfelek által rájuk bízott titok miatt indokolt lehet. Egyes ügyfelek például szigorúan megtilthatják az irodák számára, hogy adataikat az irodahelyiségen kívül tárolják. Megfigyelhető azonban, hogy az ügyvédek és az ügyfelek részéről is egyre kevesebb az ellenállás a technológiával szemben, amely az adatbányászat esetében is áttörést jelenthet.

A felhő kiváló hozzáférést biztosít az adatokhoz, és óriási előnyöket kínál a rugalmasság és az adattárolás szempontjából. Az analitika fejlődésével a felhő lehetővé teszi az olyan adatintegrációt, amelyek segítségével a felhasználók gyorsan és vizuálisan összekapcsolhatják az eltérő adatforrásokból származó adatokat és így hozzáférhetnek a korábban elérhetetlen adatokhoz. Ezek olyan lehetőségeket biztosítanak, hogy egyes ügyvédek már használnak adat alapú jogi stratégiákat a peres ügyek megnyerésére, valamint a jogi ügyekben történő jobb döntéshozatalra.

Ma már nem vitatott, hogy az adatok biztonságosabban tárolhatók a felhőben, mint egy tűzfal mögött. A nagyobb felhőalapú technológiai szolgáltatók, átfogóbb és megbízhatóbb informatikai biztonságot kínálnak, mint amit a cégek saját maguk meg tudnának valósítani, mert egy ilyen szintű védelem egyszerűen túl bonyolult és túl drága lenne az irodák számára. Másrészt továbbra is az ügyfelek határozzák meg az irodák által használt technológiákat. Egyfajta kompromisszumos megoldás a jogi világban, amely egyre inkább elterjedt, lehetővé teszi, hogy az alkalmazások akár a felhőn keresztül, akár a lokális szerverekről, vagy esetleg egy privát felhőből férnek hozzá.

Az adatmegőrzés és hatása az adatbányászatra

Az adatmegőrzési szabályzatok kidolgozásakor figyelembe kell venni a megőrzéssel kapcsolatos felelősségi kérdéseket és kockázatokat, ugyanakkor az irodáknak meg kell érteniük, hogy ha túl sok adat van a kezükben, az súlyos teljesítményproblémákat okozhat és értelmetlenné teheti az adatbányászatot. A duplikált fájlok és a „elektronikus szemét”, mint például a fax borítólapok vagy az ügyhöz nem kapcsolódó e-mailek vagy fájlok „rendszeres tisztítása” az adattárakat használhatóbbá teszi. Az adatbányászattal komolyan foglalkozó vállalatoknak időt kell fordítaniuk a régi és irreleváns adatok eltávolítására szolgáló protokollok kidolgozására, amelyek ugyanakkor megfelelnek a jogszabályoknak és a belső irányelveknek is.

(law.com/legaltechnews)


Kapcsolódó cikkek

2021. július 29.

Gyorsított vizsgálatot indított a GVH a tégla piacon

A Gazdasági Versenyhivatal gyorsított ágazati vizsgálatot indított a kerámia falazóelemek hazai piacán. E vizsgálati eszköz alkalmazására először került sor, amióta a Kormány kibővítette a versenyhatóság eszköztárát az építőipari piaci problémák hatékonyabb kezelésére – olvasható a hivatal weboldalán.

2021. július 29.

Minden üzenet célba ér? – Avagy a hasznos visszajelzés kritériumai

Előző írásunkban körbejártuk a visszajelzés fogalmát, hasznosságát és a visszajelzés kérésének módját. Most arra keressük a választ, hogy miképpen tudunk úgy visszajelzést adni, hogy az hatásos legyen, megérkezzen az üzenet, általa pedig szakmailag fejlődni tudjon a jogász közösségekben a munkahelyi kapcsolódás és ne eredményezzen konfliktusokat.

2021. július 29.

A közös tulajdonú ingatlan használati rendjének egysége

A Kúria a közös tulajdonú ingatlanon kialakult használati renddel kapcsolatban kimondta, hogy a kizárólagosan használt részek tekintetében a tulajdonostársakat megillető részjogosítványok egységet képeznek, amit maga a bíróság sem bonthat meg.