Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A kreativitás, a problémamegoldás képessége és az innovatív szemlélet olyan kompetenciák, amelyeknek szakmától, szakterülettől függetlenül nagy értéke van minden szervezetben. Éppen ezért része ezen jellemzők vizsgálata a legtöbb szervezet kiválasztási folyamatának. Persze az szervezettől függően igencsak változó lehet, milyen jellegű és mértékű kreativitásra van szükség. Igénytől függően számos olyan módszer van, amely segíti ezen kompetenciák kibontakoztatását, ezek közül az egyik a brainstorming. Fontos azonban tisztázni, hogy a brainstorming nem „csodaszer”, és nem megoldás minden problémahelyzetben. Írásunk célja, hogy a brainstorming módszerének bemutatása révén segítsünk azonosítani azokat a feltételeket, amelyek mellett a módszer alkalmazása hatékony lehet, illetve hogy beazonosítsuk azokat a szempontokat is, amelyek ellehetetlenítik és hatékonytalanná teszik e módszer alkalmazását.
Jelen korunk problémái
A gond ott kezdődik, hogy világunk egyre komplexebbé válik, aminek következtében a szervezeti problémák megoldása sem megy egyik pillanatról a másikra. Sokszor van szükség integrált szemléletre, több szakember együttműködésére, az előzetes tudás és tapasztalatok összefésülésére ahhoz, hogy a felmerülő problémára értelmes és ténylegesen előre vivő megoldást találjunk. A komplexitás miatt általában sok a változó, és nehéz átlátni, melyek a valóban releváns és előtérbe helyezendő szempontok.
Ezen problémák további jellemzője, hogy általában időnyomás alatt kell őket megoldani úgy, hogy a potenciális kimeneteket nem is lehet feltérképezni a megoldási fázisban. Fontos továbbá az is – főleg ha a probléma a piaci folyamatokat is érinti –, hogy az alkalmazásra kerülő ötlet egyedi legyen, olyan, ami kifejezetten az adott vállalathoz, az adott témához és problémához kötődik. A sablonmegoldások ideje ugyanis lejárt, és az ügyfelek elvárása is az egyedi megoldásokra mutat.
A brainstorming lényege
A brainstorming módszerének alapfeltételezése, hogy a társas helyzet serkentőleg hat a lehető legjobb ötletek kitalálására. Hogy miért? Leginkább azért, mert társas helyzetben a tagok elvileg tudják egymást motiválni és kölcsönösen erősíteni a kitűzött célprobléma megoldása érdekében. Mivel a helyzetben sok ember van jelen, több szempont kerül előtérbe, így lehetőség nyílik a problémahelyzet komplexebb átgondolására is.
Az ötletek továbbgondolhatóak, így elképzelhető, hogy sokkal színesebb megoldások születnek, mint amit egy személy önmaga ki tud találni, ráadásul ilyen helyzetben az ötleteket egymásra is lehet építeni, ami még inkább valószínűsíti a jó minőségű megoldások megtalálását. A módszer jellemzője a nyitott légkör, a szabad ötlet- és véleménynyilvánítás.
A módszer kitalálója Alex Osborn, és a brainstorming legfőbb erénye a felszabadult hangulat, melynek köszönhetően nagymértékben növelhető a szellemi munkát végző csoportok hatékonysága. Ez persze csak úgy működik bármelyik szervezetben, ha a csoport tagjai között elfogadó és együttműködő viszony alakul ki. Lényegében ez a módszer kulcsa, valamint az a feltételezés, hogy rossz ötlet nincsen. Ezek a feltételek nagyon fontos alappillérek a módszer hatékonyságát garantálandó, ennek ellenére jellemző, hogy ez az alapozási folyamat elmarad, mégis elvárják a spontán eredményeket. Pedig ha az előmunkálatok elmaradnak, elvész a módszer lényege.
A brainstorming folyamata
Egy klasszikus brainstorming folyamat első lépése, hogy megfogalmazódik az a kérdés, probléma, amire kreatív megoldásokat kellene keresni – itt kezdődik minden. A résztvevők kiválasztása szempontjából fontos az érintettség és a hozzáértés, ez ugyanis nagy valószínűséggel biztosítja az elköteleződést és a lelkesedést a feladat iránt.
Fontos, bár nem elsődleges szempont, hogy a környezet, ahol maga a folyamat zajlik, legyen inspiráló, azaz segítse a légkör oldását és a gondolatok, ötletek szabad áramlását. Mivel az a cél, hogy az elhangzó ötletek megmaradjanak, fontos, hogy a folyamatot koordináló személy jegyzeteljen. Ezek a jegyzetek fontosak egyrészt azért, hogy az ötletek ne vesszenek el, másrészt, hogy feljegyezve és például flip chart táblára kiírva további inspirációt biztosítsanak a lehető legjobb ötlet megtalálásához.
A brainstormingra fel kell készíteni az érintettek, ezért érdemes már jó előre egyeztetni az időpontot és a helyszínt. Egy nyomás alatt lévő dolgozó, aki idő szűkében van, vagy el van merülve egy másik munkában, nem fog jó ötletekkel előállni, ráadásul a csoporthangulatra is rombolóan hathat motiválatlansága. A jól megválasztott időpontot minden érintettel érdemes írásban is közölni, hogy ezzel is jelezzük a közös munka fontosságát, komolyságát.
Egy ötletelési folyamat semmiképpen sem lesz hasznos, ha parttalanul zajlik, kell tehát valaki, aki koordinálja a folyamatot. Nem kell, hogy ez a formális vezető legyen, sőt, hasznosabb, ha egy semleges személy vállalja fel ezt a szerepet. A koordináláson túl ő az, aki a folyamat végén összegzi és az érintettek felé kommunikálja a brainstorming munka végeredményét, továbbá az ő feladata, hogy már a folyamat elején közölje, és mindvégig betartassa a szabályokat, melyek jellemzően a következők:
A folyamat utolsó lépése mindig az ötletek hasznosításának átgondolása, megtervezése. A flip chartra előzetesen felvázolt ötleteket a csoport jó, ha közösen értelmezi, minősíti, csoportosítja. A minősítés során át kell gondolni, melyek az átfedésben lévő vagy az egymást kizáró elemek, és mérlegelni kell ezek elvetésének, továbbfejleszthetőségének kérdését.
Miért legyünk óvatosak?
Mivel a módszerben számos buktató is rejlik az előnyök mellett, érdemes körültekintően alkalmazni. A brainstorming ugyanis csak akkor lesz hatékony, ha a megfelelő problémára a megfelelő módon kerül alkalmazásra.
| Munkajogi kérdés-válasz szolgáltatás |
|---|
|
Használja kérdés-válasz szolgáltatásunkat és kérdezzen szakértőinktől, akik egyénre szabott segítséget nyújtanak az Ön számára 5 munkanapon belül. |
Fontos szempont, hogy a brainstorming helyzet egy társas helyzet, amelyben nem tud bárki feloldódni. Márpedig ez az ötletelés kulcsa. Ha például nem jó az előzetes előkészítés, ha a résztvevőknek negatív tapasztalatai vannak egymással vagy a közös ötletgyűjtéssel kapcsolatban, az spontán alááshatja a folyamat sikerét.
Mivel társas helyzetről van szó, az a veszély is fennáll, hogy valamely tag túl dominánssá válik, és miatta a többiek nem tudják elmondani ötleteiket, véleményüket, aminek következtében jó felvetések maradhatnak figyelmen kívül.
A csapattagok temperamentumától függően kezelni kell az esetleges versenyhelyzeteket is. Egy versenyhelyzet ugyanis jó arra, hogy egyre jobb és jobb megoldások kigondolására ösztönözze a résztvevőket, azonban ha az agresszió szintje túlságosan megemelkedik, és egymás legyőzése válik prioritássá, az az ötletgyártásra mindenképpen gátlón hat.
A kollektív tudat miatt sokszor spontán alábbhagy a csoport kreativitása. Csoportos helyzetben ugyanis a tagok úgy is hathatnak egymásra, hogy a gondolkodásuk egyre hasonlóbbá válik (csoportgondolkodás). És bár ennek következménye az egységesség és az egyre nagyobb egyetértés, ami általánosságban egy csoportfolyamatra nézve pozitív lehet, azonban semmiképp sem segíti a lehető legjobb ötletek kigondolását és nyilvánossá tételét.
Előfordul az is, hogy a tagok a kritikus gondolkodást nem tudják félretenni, és elindul egymás ötleteinek minősítése, kritizálása. Ha ilyen helyzetben a folyamatot koordináló vezető nem tud hatékonyan fellépni, nagyon rosszá válhat a hangulat, melyben a résztvevők akár azt is megbánhatják, hogy egyáltalán bekapcsolódtak a folyamatba és bármilyen ötlettel előálltak.
A specifikus megoldások megtalálása szempontjából jó, ha szakemberek ülnek össze. Azonban minél inkább specialista valaki, annál szűkebben lát egy problémát. Ha csak ilyen típusú emberek kerülnek egy csoportba, a kreativitás szintje szintén nagyon alacsonnyá válhat, éppen ezért fontos odafigyelni arra, hogy a probléma szempontjából különböző érintettségű személyek kerüljenek be az ötletgyártó csoportba, akik a kérdést más-más perspektívából tudják mérlegelni.
Mikor igen, mikor nem?
Mivel a módszer alkalmazása egyszerű és viszonylag kevés eszközt igényel, érdemes bevetni, ha a probléma újszerű, ismeretlen, és a csoport tagjai nyitottak, lelkesek és szívesen dolgoznak másokkal együtt. Egy szélsőségesen introvertált személyt azonban fölösleges bevonni egy ilyen folyamatba, vele érdemes inkább négyszemközt leülni, és megkérdezni ötleteit az adott témával kapcsolatban.
Nincs értelme a türelmetlen, alacsony toleranciaszinttel rendelkező egyének bevonásának sem, és jobb nem behívni a folyamatba azokat sem, akik nem tudnak másokkal fegyelmezetten együttműködni. Nem érdemes továbbá ezt a módszert alkalmazni akkor sem, ha nincsenek a témához értő és aktuálisan el is érhető személyek, vagy ha nincs elegendő idő a folyamat levezetésére, az ötleteket feldolgozására.
A brainstorming tehát egy nagyon jó módszer lehet, ha fentebb vázolt „ideális” feltételek mellett, koordináltan kerül alkalmazásra olyan problémák esetében, amelyek a módszer feltételrendszeréhez jól illeszkednek. Önmagában ez a módszer soha nem adja meg a választ egy problémára, hiszen nem is ez a funkciója, hanem sokkal inkább az, hogy lehetővé tegye a felmerült kérdéssel kapcsolatban a lehető legtöbb ötlet felvetését és összegyűjtését.
A módszer kiválóan alkalmas továbbá a csapattagok nyitott gondolkodásának, együttműködésének, asszociációs készségének fejlesztésére. Az azonban, hogy a megfogalmazódó ötletek közül mi kerül kivitelezésre, és azok valóban megoldást hoznak-e, a problémát kezelő vezető és a szakemberek hozzáértésétől függ. Ennek része mind a felmerült ötletetek „egy az egyben” történő alkalmazása és azok továbbgondolása is.
Így válhat egy jó ötlet valódi megoldássá.
