Új év, új könyvelő? (2. rész)


Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Számos vállalkozásnál az új üzleti év kezdete egyben egy „új barátság” kezdetét is jelenti – adott esetben a cég új könyvelőjével. Cikkem előző részében sorra vettük, mit is értünk a könyvelés átadásán, átvételén, azaz pontosan melyek azok az iratok, amelyek ilyenkor gazdát cserélnek. A folyatásban néhány – az előző részben megismert – problémás cég példáján keresztül arra keresünk választ, hogy mit várhatnak el a felek egymástól, milyen jogok illetik meg a régi és az új könyvelőt.


Régi könyvelő kötelezettségei, jogai, új könyvelő lehetőségei

A vállalkozó és a könyvelő közötti szerződéses viszony felmondása esetén a szerződő felek közötti elszámolás kiindulópontja az, hogy a könyvelő megbízatása mire szólt, mire terjedt ki. Ez egyben azt is jelenti, hogy a könyvelővel írásban kötött szerződésnek részletesen tartalmaznia kell a könyvviteli szolgáltatás és az egyéb szolgáltatások ellátásával kapcsolatosan mind a könyvelő, mind a megbízó feladatait, felelősségét, beleértve a megbízás megszüntetésének a feltételeit és az ekkor elvégzendő feladatokat is.

Abban az esetben, ha a szerződést felmondják, a könyvelőnek minden, a könyvviteli elszámolást közvetlenül, illetve közvetetten alátámasztó (és fentebb felsorolt) számviteli bizonylatot át kell adnia a megbízónak.

Az Szt. 169. §-a (2) bekezdésének előírása szerint a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatokat legalább 8 évig kell a gazdálkodónak olvasható formában megőriznie. (Lényegében – az elévülési idő tartamától eltekintve -, ezzel összhangban rendelkezik az Art. 44. és 47.§-a is, a bizonylatok, nyilvántartásoknak az utólagos ellenőrzésre alkalmas módon, az elévülési időn belül történő megőrzéséről.)

Ebből következően törvényesen a könyvelő csak a tárgyévi üzleti évre vonatkozó bizonylatokat tarthatja magánál, őrizheti, amelyeket legkésőbb az üzleti évről készült számviteli beszámoló elfogadása, az éves adóbevallások benyújtása után célszerű a megbízónak átadnia. Természetesen nem kizárt az sem, hogy a felek szerződésükben úgy állapodtak meg, hogy az iratanyag őrzését a könyvelő vállalja.

A volt könyvelőnek az a feladata, hogy a tárgyévi – nála lévő – bizonylatokat bizonyítható módon, az általa könyvelt könyvelési adatállományt pedig az átadás-átvételkor teljes körűen nyomtassa ki, és adja át a megbízónak, ezzel egyben az adatállomány-megőrzési kötelezettsége alól a volt könyvelő mentesül (az a megbízót terheli a továbbiakban).

Ha e kötelezettségének a korábbi könyvelő nem tesz/tett eleget, akkor megbízójának erre őt írásban kell felszólítania. Amennyiben a második felszólítást sem követi a kívánt eredmény, akkor szólhat közbe a bíróság, azaz a kérdést sajnos jogi úton rendezhetik a felek.

Az új könyvelő felelőssége (az Szt. 150.§-ában részletezett feladatok erejéig) csak arra az időszakra terjedhet ki, amelyre megbízási szerződés alapján a könyvviteli szolgáltatás végzését elvállalta.

Ez történhet az üzleti évben év közben is, meg év elején is. Ha év közben vállalta a megbízást, akkor a jegyzőkönyvben rögzíteni kell azt is, hogy a tárgyévi bizonylatokat teljes körűen a könyvelő rendelkezésére bocsátották-e vagy sem. Ez utóbbi esetben fontos, hogy rögzítsék a rendelkezésre bocsátás határidejét is, és az új könyvelő ettől függővé teheti a megbízás elvállalását.

Általában elmondható – a hivatkozott jegyzőkönyvtől függetlenül -, fontos, hogy a könyvelő a megbízójával olyan szerződést kössön, amelyben részletesen szabályozzák a könyveléshez, az adóbevallásokhoz szükséges alapbizonylatok átadás/átvételének a módját, helyét, időpontját, teljes körűségének dokumentumait is, majd tisztázzák ezek és az ezekből készült másodlagos bizonylatok visszaadásának/visszavételének módját, helyét, időpontját, teljes körűségét, a bizonylatok megőrzésének a megbízót terhelő feladatait.

Változásfigyeltetés

Ne maradjon le!

Használja Változásfigyeltetés szolgáltatásunkat az Önt érdeklő jogszabályok, jogterületek és tárgyszavak figyeltetésére!

Megrendelés >>

Óva inteném a könyvelőket attól – még ha indítékaikat meg is értem-, hogy a ki nem fizetett könyvelési díj fejében, annak „kikényszerítésére”, visszatartsák távozó ügyfelük iratanyagát, vagy annak egy részét.

A bizonylatok ugyanis a vállalkozás tulajdonát képezik, azokat a könyvelő nem tarthatja vissza.

Ha mégis, azaz a rábízott dologgal (iratokkal) sajátjaként rendelkezik, vagy azt eltulajdonítja, sikkasztást követ el. (Btk. 372. § (1) bek.)

Az ügy súlyosságától– az eltulajdonított értéktől – függően 1- és 10 év közötti szabadságvesztéssel kell számolnia a tettesnek.

Ugyanakkor a könyvelő visszatarthatja a saját munkája „termékeit” – így például az általa készített bevallásokat – ha elszámolási vagy más jellegű vitája van ügyfelével.

és a MEGOLDÁSOK…

A C.) esetben tehát Szorgos Kata helyesen járt el, amikor ügyfelének átadta a cég bizonylatait, annak ellenére, hogy a társaság nem rendezte az adott időszak könyvelési díját. Azt jogszerűen megtehette volna, hogy az általa, a szóban forgó bizonylatok alapján készített bevallásokat, könyvelést (főkönyvi kivonatot, analitikákat) visszatartja addig, míg a megbízó nem fizeti ki az elmaradt díjazását. Tekintettel arra, hogy ügyfele vitatja a követelés jogosságát, az ügy végére minden bizonnyal a bíróság tesz pontot, így Kata mellett szól, hogy teljes mértékben jogkövető magatartást tanúsított.

Az A.) esetben – ha nem elszámolási vita miatt tartotta vissza az előző könyvelő az iratok egy részét -, a fentebb már tárgyalt felszólítás és végső megoldásként a bírósági eljárás marad megoldásként.

Mind az A.), mind a B.) esetekben felmerül a hiányzó adatok pótlásának, az önellenőrzésnek, esetleg a bizonylatok újrakönyvelésének lehetősége.

Amennyiben a már lezárt időszak(ok) beszámolóját nem támasztja alá leltár, akkor az új könyvelőnek indokolt azzal a feltétellel elvállalnia a megbízást, ha leendő ügyfele teljes körű leltárt készít, a könyvelés átvételét megelőző fordulónappal. Ez lesz a további könyvelés kiindulópontja. A megbízótól kapott, tárgyévi bizonylatok könyvelésével – visszamenőlegesen – lehet a január 1-jei, bizonylatokkal alátámasztott nyitó egyenleghez eljutni. Ha ettől eltér az esetleg meglévő mérleg adata, az eltérést tisztázni kell, önellenőrzés keretében kell a helyesbítést végrehajtani.

Ehhez kapcsolódóan is nagyon fontos, hogy a számvitelben nem teljes egészében ugyanazt értjük az önellenőrzésen, mint adózási szempontból. Ez utóbbi esetben ugyanis számolnunk kell az elévülési idővel, míg a számvitelben ez a kategória nem létezik.

Így a B.) esetben az új könyvelő 2016 januárjában veszi észre, hogy a szóban forgó ingatlan nem szerepel az alapítvány nyilvántartásában, könyveiben. Tegyük fel, hogy a megbízó szerint a nyaraló – mondjuk – már 1998-ban is az alapítvány tulajdonában volt.

Számviteli szempontból annak, hogy ez a sajnálatos módon ködbe vesző gazdasági esemény közel húsz éve történt, nincs az önellenőrzés elvégzését korlátozó jelentősége. A szóban forgó ingatlant fel kell venni a nyilvántartásokba, könyvvitelileg el kell számolni, ideértve a számviteli értékcsökkenést is- 1998-tól -, természetesen. Adózási következményei (feltéve, hogy az alapítvány folytat adóköteles gazdasági tevékenységet) azonban csak a még el nem évült időszakot – így a 2010-2015. évi társasági adóbevallásokat – érintően lesznek az ügynek.

Fentiek értelemszerűen érvényesek a profitérdekelt gazdálkodókra is azzal, hogy esetükben nyilván számolni kell adójogi következményekkel is.

A beszámolóval lezárt év(ek) újrakönyvelése már kényesebb kérdés.

Régi bizonylat, új könyvelés?

A számviteli törvény ennek lehetőségét sem tartalmazza, nemhogy szabályait rögzítené. Ez azért van így, mert minden elkövetett hibát a felfedezés időpontjában lehet/kell a könyvelésben javítani.

Ezt a könyvelők is tudják. Ettől függetlenül, mégis felmerülhet a már feldolgozott bizonylatok ismételt könyvelése, mint egyetlen, lehetséges megoldás, ha olyan mennyiségű hibával és átláthatatlan irathalmazzal kell szembenéznie a könyvelőnek, amely más módon kezelhetetlen.

Fontos azonban, hogy a már elfogadott beszámolóval lezárt év újrakönyvelése nem teszi semmissé a korábbit, azaz az ismételt feldolgozás „csak” a szükséges önellenőrzés alátámasztását szolgálja. Az így kapott adatokat a már beadott bevallásokkal, beszámolókkal egybevetve, a korábbi időszakok hibáinak korrekcióit is a folyó könyvelésben kell elszámolni. A beszámolóban az elkövetett hibák és hibahatások jelentős vagy nem jelentős voltának függvényében a tárgyév adatai közt, vagy az ún. háromoszlopos megoldást követve kerülnek be a helyesbített adatok.

Felmerülhet az ezer sebből vérző beszámoló ismételt közzététele is, kérdés, van-e erre lehetőség. A számviteli törvény ugyanis nem várja ezt el (az ún. lényeges hiba kategóriájának megszűnésével). Ha nem kötelező, ez nem jelenti azt, hogy a cég önszántából mégis megteheti?

Nos, a helyzet az, hogy nem, illetve csak kivételes esetben!

A számviteli törvény szerinti beszámoló elektronikus úton történő letétbe helyezéséről és közzétételéről szóló 11/2009. (IV. 28.) IRM–MeHVM–PM együttes rendelet szerint a beszámoló újbóli letétbehelyezésére csak akkor kerülhet sor, ha

• a beküldött beszámoló informatikailag hibás (pl.: nincsenek meg a mellékletek, az elektronikus űrlap nem megfelelően van kitöltve), vagy

• az elektronikus űrlapon megadott cégjegyzékszám és adószám nem megfelelő, vagy

• a közzétett beszámolóval együtt megküldött elektronikus űrlapon megadott cégadatok, a beszámolóban feltüntetett adatok nem egyeznek a cég cégjegyzékének adataival, és ezáltal a beszámoló nem annak a cégnek a beszámolójaként került közzétételre, amelyre a beszámoló adatai alapján vonatkozik.

Egyéb esetekben – például a cég kérelmére – a közzétett beszámoló a céginformációs szolgálat honlapjáról már nem távolítható el, helyette új beszámoló nem tölthető fel! Így a beszámoló ismételt, eltérő tartalommal történő közzétételére nincsen mód.

II. Wolters Kluwer Jogi Konferencia

2016. május 11-12. között kerül megrendezés a II. Wolters Kluwer Jogi Konferencia, melynek fő témái között az új Ptk. gyakorlata, valamint az új polgári perrendtartás szerepel.

Napijeggyel a részvétel mindössze 39.990 Ft+ áfa!

Részletes program és jelentkezés >>

Az ismételt benyújtást az informatikai rendszer sem fogadja be, az eredeti, első feltöltés lesz lekérdezhető.

Amennyiben egy társaság a már elfogadott és közzétett, azaz a Céginformációs Szolgálathoz feltöltött beszámolóban jelentős összegű hibát fedez fel, akkor a hibát a számviteli törvény ellenőrzésre vonatkozó szabályai szerint kell kezelni.

A szerző közgazdász, okleveles adószakértő.


Kapcsolódó cikkek

2024. november 7.

Mit várhatunk a tervezett lakhatási cafetéria programtól?

Az Új Gazdaságpolitikai Akcióterv részeként a Kormány az országos lakhatási feltételek fejlesztése érdekében, november 30. határidővel elkezdte ismét kidolgozni a 2019. január elsejével kivezetett munkáltató által adókedvezménnyel adható lakhatási támogatást. A money.hu szakértői megvizsgálták a korábbi támogatási forma felépítését és rávilágítottak néhány nyitott kérdésre az új béren kívüli juttatás bevezetésével kapcsolatban.

2024. november 7.

A cégbíróság feladatai az új, elektronikus ingatlan-nyilvántartás rendszerében

Az elmúlt években állandóan központi téma volt a magyar ingatlan-nyilvántartás megújítására vonatkozó törvényalkotói szándék, lassan, több alkalommal történő halasztással meg is jelentek az irányadó jogszabályok. Mivel ez a változás jelentős informatikai fejlesztéseket, új rendszerek munkába állítását és több adatbázis összekapcsolását és igényel, a számítástechnikai feltételek megteremtése is további késedelmet generált.

2024. november 7.

Az Európai Unió és a munkajog – jogalkotás és joggyakorlat

A Wolters Kluwer Hungary 21. alkalommal rendezte meg a munkajoggal foglalkozók elsőszámú szakmai találkozóját, a Magyar Munkajogi Konferenciát 2024. októberében. Uniós csatlakozásunk 20. évében a szakmai program fókuszában az uniós jog magyar jogalkotásra és joggyakorlatra gyakorolt hatása állt.