Útmutató: jogászok az online világban – 3. rész

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Előző két cikkünkben a domain-név kiválasztásának egyes szempontjait ismertettük, és röviden bemutattuk a .hu domain-nevek regisztrációjának folyamatát, valamint a domain-név regisztrációját követő teendőket. Domain-nevünk birtokában e-mail-címeket hozhatunk létre, valamint ráállíthatjuk a honlapunkra, így látogatóink ezen a címen érhetik el tartalmainkat. Cikkünkben az egyedi e-mail-cím létrehozásával, az e-mail alapvető beállításaival, és a megfelelő tárhelycsomag kiválasztásával kapcsolatos tudnivalókat foglaljuk össze.

Az e-mail-cím felépítése; miért fontos az egyedi e-mail-cím

Az e-mail-cím egy felhasználónévből, a „@” (kukac, angolul „at sign”) karakterből, és egy domain-névből álló, csupa kisbetűt tartalmazó karaktersorozat, például: info@ugyvedirodaneve.hu.

A domain-név lehet egy e-mail-szolgáltatást nyújtó cégé (pl. gmail.com, freemail.hu, hotmail.com, citromail.hu), és természetesen lehet a saját domain-nevünk is. Az online megjelenés részeként fontos, hogy egyedi domain-nevünket használjuk az e-mail-címünkben is, mivel ez hitelességet sugároz, az ügyfeleink, partnereink láthatják, hogy erre is külön figyelmet fordítottunk.

Az „@” előtti rész lehet például: „info”, az e-mail-cím használójának neve (pl. „vezetéknév.keresztnév” formátumban), vagy egy részleg neve (pl. „iroda”).

Az e-mail-cím működése

Az e-mail-cím egy olyan szerverre mutat, amelyen egy levelezőrendszer fut. A szerveren az e-mail-címhez kiosztott tárhely áll rendelkezésre a levelek tárolására. A leveleinket egy erre a célra szolgáló levelezőklienssel érhetjük el, ez lehet egy böngészőből elérhető webes alapú alkalmazás (pl. a gmail.com felülete) vagy egy külön telepített szoftver is (pl. a Microsoft Outlook). A webtárhely-szolgáltatók az egyedi e-mailcím-szolgáltatásuk részeként általában a Roundcube nevű ingyenes, nyílt forráskódú webes levelezőrendszert adják az ügyfeleiknek. Ennek előnye, hogy bárhonnan (ahol van internetkapcsolat és böngésző) elérhető a levelezés.

A levelezőkliens nem fut folyamatosan, a szerver viszont igen, ezért a levelek először az utóbbira érkeznek meg, és a levelezőkliens onnan tölti le az adatokat (be lehet állítani, hogy bizonyos időközönként automatikusan csatlakozzon, vagy csak kérésre). Emiatt nem az számít, hogy a számítógép merevlemezén vagy a telefonunk memóriájában mennyi szabad hely van még, annyi levelet tudunk fogadni, amekkora tárhely az e-mail-címünkhöz tartozik a szerveren (ez az e-mail-cím úgynevezett kvótája).

A levelezőkliensek kétféle protokollal csatlakozhatnak a szerverhez. Ezeket azért mutatjuk be röviden, mert az e-mail-címek beállításakor el kell döntetnünk, melyiket szeretnének használni.

POP3 (Post Office Protocol): miután a levelezőkliens letölti a leveleket, azok törlődnek a szerverről, ez abban az esetben hasznos, ha olyan e-mail-címünk van, amit rajtunk kívül más nem olvas (egyfelhasználós fiók). Ennek előnye, hogy a levelezőklienst futtató eszköz tárhelykapacitásától függ, hogy mennyi levelet tárolhatunk.

IMAP (Internet Message Access Protocol): a szerveren levő postafiókban kezeli a leveleket, csak azt tölti le, amit épp olvasunk (és nem törlődik). Ezt javasoljuk például abban az esetben, ha egy több személy által használt titkársági, irodai e-mail-címet állítunk be; valamint akkor is jó választás, ha több eszközről használjuk a levelezésünket (pl. mobiltelefonról és számítógépünkről is).

A protokoll beállítását a levelezőkliensünkön belül tehetjük meg. IMAP alkalmazása esetén ha sokat levelezünk, nagyobb tárhelyet kell vennünk, mivel a levelek a szolgáltatónál tárolódnak; míg POP3 esetén csak a két letöltés közötti levélmennyiségnek kell elférnie a szerveren. POP3 beállításakor szem előtt kell tartanunk, hogy a szerverről való törlést követően a leveleket nem feltétlenül tudja visszaállítani a szolgáltató (ha a szolgáltató rendszeresen készít biztonsági mentést, akkor esetleg tud segíteni). Ebből következően, ha ellopják azt az eszközünket, amire a levelezésünk letöltődik, elveszhetnek a leveleink (ezért érdemes saját biztonsági mentést is készíteni, és az adatokat vagy egy külső merevlemezen, vagy egy felhőalapú internetes szolgáltatásban tárolni). Emellett POP3 esetén késleltetett törlést is beállíthatunk (pl. 5 nap elteltével). IMAP esetén a szerveren saját mappaszerkezet is kialakítható, például hasznos lehet egy „Elintézett” mappa létrehozása, így a többi munkatárs is láthatja a feladatok állását, továbbá személyre szóló mappákat is érdemes használni.

Mindezekből következően az egyszemélyes ügyvédi irodáknak jó megoldás lehet a POP3 is, egyebekben pedig az IMAP alkalmazását javasoljuk.

Az e-mail-cím kialakítása után választanunk kell egy jelszót, valamint meg kell határoznunk egy kvótát (mekkora legyen az e-mail-címhez tartozó tárhely).

A jelszóval kapcsolatban fontos, hogy tartalmazzon kis- és nagybetűket, számokat és akár írásjeleket is, és minimum 10 karakterből álljon (jelszó generáláshoz javasoljuk például a Secure Password Generatort).

Az e-mail-címekhez tartozó jelszavakkal kapcsolatban számos tipikus hibák tudnánk említeni, de ezek felsorolásától biztonsági okokból eltekintünk.

A kvótával kapcsolatban arra érdemes figyelni, hogy például egy 1 GB-os tárhelyhez létre lehet hozni 3 db 1 GB-os kvótájú e-mail-címet, de ebben az esetben fennáll annak a veszélye, hogy előbb betelik a tárhely.

Az újonnan létrehozott e-mail-címek átirányíthatók egy vagy több másik e-mail-címre, és az is beállítható, hogy az eredeti címen tárolódjanak-e a levelek (az átirányítás például szabadságolások esetén hasznos, vagy ha a régi, megszokott e-mail-címünket szeretnénk elsősorban használni).

A levélküldés folyamata

Eddig a levelek fogadására tértünk ki, a következőkben röviden összefoglaljuk, hogy a levél elküldését követően technikailag milyen folyamat zajlik le.

A levélküldéshez szükség van egy SMTP-vel (Simple Mail Transfer Protocol) kommunikáló szerverre, melyet általában az e-mail-címet szolgáltató fél biztosít; emellett az internetszolgáltató (pl. UPC) SMTP szerverét is használhatjuk. A levelezőkliensen belül állítható be, hogy melyiket alkalmazzuk, az előbbi előnye, hogy nem helyhez kötött, egy nyílt WiFi-t elérhetővé tevő kávézóból is levelezhetünk. Javasoljuk tehát, hogy olyan szolgáltató válasszunk, amelyik saját SMTP-t működtet.

Miután a levelezőkliensben megírtuk, majd elküldtük a levelet, az SMTP szerver felveszi a kapcsolatot a címzett szerverrel. Ha nem sikeres a küldés, a szerver egyre ritkuló időközönként újrapróbálkozik vele (pl. átmeneti túlterhelés vagy egyéb technikai hiba miatt előfordulhat, hogy a címzett nem tudja átvenni).

Szolgáltatóválasztás szempontjai

Az e-mail-címet és a tárhelyet biztosító szolgáltató kiválasztásakor lényeges kérdés, hogy szükségünk van-e azonnali supportra, vagy elegendő, ha a felmerült problémákra néhány napon belül válaszolnak (pl. az eljárási határidők tartása miatt hasznos lehet a gyorsabb reakció).

A szolgáltatók általában csomagajánlatot adnak, ezek közül lehetőleg olyat válasszunk, amely tartalmazza a cPanel adminisztrációs felületet a tárhelyhez. A cPanel a legelterjedtebb felület, ezért szolgáltatóváltás esetén egyrészt egyszerűbb az átköltözés, másrészt nem kell újratanulni a felhasználói felület használatát. A cPanelben tudunk e-mail-címeket létrehozni és törölni, kvótát és jelszót megadni, átirányításokat kezelni és a webtárhelyet adminisztrálni.

A webtárhely és az e-mail-tárhely a cPanelt biztosító szolgáltatóknál egy csomagban van, egyetlen tárhelyet veszünk, és annak a méretét osztjuk fel a szolgáltatások között. A tárhelycsomag főbb paraméterei: a méret (az összes e-mail-cím és a honlapunk tartalmának mérete összesen ennyi lehet); hogy hány domain-név rendelhető hozzá; valamint hogy hány e-mail-címet lehet létrehozni.

Mivel egy tárhelyen vannak az e-mailek és a honlap is, ha az e-mailhez túl nagy kvótát rendeltünk, és emiatt betelik a tárhely, akkor egyik e-mail-címünk sem tud levelet fogadni, és akadozhat a honlap működése is. Ebben az esetben a szolgáltató egy figyelmeztető e-mailt küld a tárhelyhez megadott kapcsolattartónak (a helyzetet adatok törlésével vagy a csomag bővítésével tudjuk kezelni).

Fontos még a szolgáltató kiválasztásánál, hogy támogassa a honlapunk működését: általában PHP- és MySQL-alapúak a honlapok, ettől eltérő esetben a webfejlesztő tud tanácsot adni a megfelelő csomag kiválasztásához. (A WordPress, Joomla- és Drupal-alapú holnapok mind PHP- és MySQL-alapúak, ezekről a következő cikkünkben lesz szó).

Lényeges továbbá, hogy SSL (Secure Sockets Layer) vagy TSL (Transport Layer Security) protokollt alkalmazzon a választott szolgáltató az adatátvitel (pl. FTP, IMAP, POP3, SMTP) során, ezek teszik lehetővé a biztonságos kapcsolatot (a cPanelt használó szolgáltatóknál ez a szolgáltatás része). Ha nem biztonságos a kapcsolat, többek között a jelszavak is kódolatlanul mennek át, így könnyen lehallgathatóvá válnak. Például egy nyilvános WiFi-hálózat esetén a router tulajdonosa viszonylag egyszerűen le tudja hallgatni az adatforgalmat, ezért fontos, hogy titkosított kapcsolatot használjunk.

Érdemes rákérdezni a szolgáltatónál, hogy milyen gyakorisággal készít biztonsági mentéseket, és hogy ezek hány napon belül érhetőek el (milyen gyorsan állíthatók vissza az adatok) probléma esetén (sok szolgáltatónál cPanelen belül visszaállítható), valamint, hogy mennyi ideig őrzik a mentéseket (egyes szolgáltatók akár egy évig is tárolják). A cPanel további előnye, hogy az egész tárhelyről készíthetünk magunknak saját biztonsági mentést, és azt eszközeinken bármeddig tárolhatjuk (az mindenképp hasznos, ha nem csak a szolgáltatónál vannak meg az adataink).

Spam (levélszemét)

Ha egyszerre jelentős mennyiségű (több száz) spam érkezik az e-mailünkre, ennek egyik lehetséges oka lehet az e-mail-címünk feltörése. Annak, hogy a jelszót a szolgáltatótól lopják el, minimális az esélye, sokkal valószínűbbek a következők: nem volt biztonságos a kapcsolatunk, és lehallgatták; nem volt elég erős a jelszó, és kitalálták; kémprogram/vírus van a számítógépen. A szolgáltató a nagymennyiségű levél törlésében tud segíteni, a mi teendőnk egy új, erős jelszó megadása, és az eszköz átvizsgálása (van-e rajta rosszindulatú program).

Hírlevél

Ha tervezzük hírlevél küldését, előtte érdemes egyeztetni a választott tárhelyszolgáltatóval. A honlapunk mellé telepített hírlevélküldő rendszer alkalmazását nem javasoljuk, vannak kifejezetten hírlevélküldésre specializálódott szolgáltatók (pl.: Mailchimp), amelyek a saját szervereiket használják majd a levelek kiküldésére (a tárhelyszolgáltató valószínűleg csak plusz díjazásért vállalná az ezzel járó plusz terhelést). A hírlevélküldéssel kapcsolatos jogi szabályozásról és tanácsokról egy későbbi cikkünkben lesz szó.

A szerződés időbeli hatálya

Általában egy éves időtartamra szól egy tárhelyszolgáltatási szerződés, az egy év letelte előtt a következő két út valamelyikét javasolt követni:

– ha szolgáltatót szeretnénk váltani, akkor át kell költöztetni a tartalmat, ebben érdemes az új szolgáltató segítségét kérni (sok csomagban benne van az átköltöztetés díja is);

– ha nem váltunk szolgáltatót, fizessünk időben, mert a tárhely zárolása esetén a honlapunk nem lesz elérhető, és nem fognak működni az e-mail-címek.

Mekkora méretű tárhelyre lesz szükségünk?

Jó kiindulópont lehet annak áttekintése, hogy egy átlagos hónapban mennyi szkennelt, nagyobb méretű csatolmányt küldünk, emellett meglevő honlap esetén a honlap teljes tartalmának mérete. Egy egyszemélyes ügyvédi iroda esetén 1 GB is elég lehet kezdetben. Szerződéskötés előtt érdemes rákérdezni, hogy a későbbiekben hogyan és mennyiért bővíthető a csomag.

Webtárhely

Ahogy a fentiekben írtuk, egy tárhely oszlik meg az e-mail-címek és a honlap között. A domain név az a szöveges cím, amelyet a böngészőbe írva elérhető a honlapunk; a böngésző a HTTP-t (Hypertext Transfer Protocol) alkalmazza az adatok átvitelére. A domain-nevet a szolgáltató állítja rá a tárhelyünkre (vagy ezt cPanelben magunk is megtehetjük). Megjegyzendő, hogy ha kizárólag e-mailezésre használjuk a tárhelyet, a domain-nevet akkor is rá kell állítani.

Javasoljuk, hogy a domain-név és a tárhely ugyanannál  szolgáltatónál legyen, így a beállítások elvégzéséről nem kell külön egyeztetni.

A domain-neveket két módon lehet ráállítani egy tárhelyre a cPanelben:

Alias: a domain-nevet ezzel átirányíthatjuk egy másik domain-névre (pl. a kötőjeles, ékezetes változatot a „fő” domain-névre); vagy a tárhelynek van egy úgynevezett „public html” mappája, és az összes alias domain-név az ebben a mappában található honlapra mutat. Ez akkor alkalmazható, ha egyetlen honlap van a tárhelyen.

Add-on („kiegészítő tartomány” a magyar nyelvű cPanelben): a domain-névhez hozzárendelhető az a mappa, ahová a honlapot elhelyeztük a tárhelyen. Ezt kell választanunk, ha több honlapot működtetünk egy tárhelyről.

Nem javasoljuk több honlap egy tárhelyen való elhelyezését, mivel ha a honlapot feltörik, a tárhely teljes tartalmához (minden e-mail-címhez és honlaphoz) hozzá tudnak férni. A honlapunkat például úgy tudják feltörni, hogy a WordPress-, Joomla-, Drupal-alapú honlapok folyamatos frissítést igényelnek, ha ez elmarad, biztonsági rés maradhat benne (a honlapüzemeltetésről a következő cikkünkben lesz szó, de már itt megjegyezzük, hogy a felsorolt rendszerű honlapok folyamatos frissítése nagyon fontos).

A másik lehetséges probléma az egy tárhelyről kiszolgált több honlappal az lehet, hogy ha a honlap túlterhelődik (mert pl. túl sok a látogató, vagy a nagyméretű honlapon lassan halad a keresőmotorok által alkalmazott indexelő robot), akkor, mivel a szolgáltató tárhelyenként korlátozza be az igénybe vehető erőforrásokat, egy honlap lelassíthatja vagy elérhetetlenné teheti a további tartalmakat is (e-mail-címeket, honlapokat).

További szempont lehet, hogy a webfejlesztőnk viszonylag könnyen (ha adunk neki egy FTP-hozzáférést, egy PHP scriptre van csak szüksége) hozzá tud férni a tárhely teljes tartalmához a cPanelben (a levelezéshez is), ha több honlapunk van, nem feltétlenül jó, ha az összes felett irányítást gyakorolhat (emiatt is fontos, hogy megbízható webfejlesztőt válasszunk). Arra az esetre is jó, ha van saját biztonsági mentésünk a tárhelyünkről, ha a webfejlesztő véletlenül töröl valamit.

A tárhelyre FTP-n (File Transfer Protocol) keresztül tölthető fel tartalom, ezt a webfejlesztő intézi általában. A honlap üzemeltetésének szempontjaira a következő cikkünkben térünk ki részletesen.

Az e-mailezés megbízhatóságáról

Az e-mail tartalma alapértelmezetten nem kódolt. Az elküldését követően átmegy az internetszolgáltatónk vagy a tárhelyszolgáltatónk SMTP-szerverén, majd a címzett szervere is megkapja. Emiatt a saját és a címzett szolgáltatói hozzáférhetnek a tartalmához. Erre tekintettel javasoljuk, hogy a bizalmas információkat tartalmazó küldeményeket kódolva küldjük át, ennek legegyszerűbb (és a kódolatlan átküldéshez képest biztonságos) módja egy kódolt .zip melléklet alkalmazása (a fájl megnyitásához szükséges jelszót javasolt más csatornán, pl. sms-ben átküldeni). Megjegyzendő, hogy az e-mailek természetesen más módokon is kódolhatók, ezekre jelen cikkünkben nem térünk ki [pl. az is jó megoldás, ha mindkét fél ­­- a küldő és a címzett is – rendelkezik PGP- (Pretty Good Privacy) vagy GPG- (GNU Privacy Guard) titkosítással, ez a kódolt .zip melléklethez képest sokkal biztonságosabb forma].

Végül megjegyezzük, hogy hiba úgy gondolni egy elektronikus levélre, hogy az küldést követően feltétlenül megérkezik. Fennakadhat a spamszűrőn, kapcsolati probléma lehet, a címzett postafiókja túl lehet terhelve, valamelyik szolgáltatnál hardveres hiba lehet stb. Előfordulhat továbbá, hogy hibás e-mail-címre küldjük a levelet (sok esetben elég lehet egy karakter elütése, kihagyása, pl. „vezetéknév.keresztnév@gmail.com” vagy „vezetéknévkeresztnév@gmail.com”), ilyen esetben is hasznos, ha a levél bizalmas tartalma kódolt.

A következő cikkünkben a honlapkészítés és honlapüzemeltetés egyes lehetséges módjairól lesz szó.

---