A függöny mögött

Melyikünk ne szerette volna tudni egy rendkívül fontos, stratégiai döntés előtt, hogy mi lenne az akkor és ott leginkább megfelelő választás? Milyen fantasztikus volna, ha konfliktushelyzetben vagy egy roppant bonyolult ügyben láthatóvá válna, vajon mi mozgatja és milyen irányba az abban szereplő személyeket, szervezeti egységeket? Micsoda, előny lenne, ha be lehetne kukkantani a folyamatok mozgatórugóit rejtő függöny mögé? A szervezetfejlesztés és stratégiaalkotás legújabb, külföldön egyre sikeresebb, megoldás-orientált módszere segítségével az események, folyamatok modellezhetők, az alternatívák tesztelhetők, a függöny pedig bizony föllebbenthető.

Egy vállalati szervezet, de bármely, emberek alkotta csoport, formájától, státusától függetlenül igen bonyolult és sokrétű rendszer. Ennek oka többek között az is, hogy a szervezeten belüli kapcsolati struktúrák a szervezet méretével, a dolgozó kollégák számával egyre összetettebbekké válnak. Rengeteg az információ, bonyolult a kommunikáció, és mindig felmerül egy új probléma, amit – lehetőleg azonnal – meg kell oldani.

Sok válasz adható az ilyen égető kérdésekre aszerint, hogy a problémát megoldani hivatott vezető vagy tanácsadó milyen metódust alkalmaz, mit tapasztalt korábban, milyen elmélet, vagy már kipróbált gyakorlat nyomán alakítja álláspontját, véleményét és döntési stratégiáit.

Olyan módszer azonban mindeddig nem létezett, amelynek segítségével rendkívül gyorsan lehetne a potenciális alternatívák rendszerre gyakorolt hatásaira vonatkozóan igen nagy pontosságú információhoz jutni.

Az elmúlt két évtized során azonban, német nyelvterületen megszületett egy olyan gyökeresen új módszer, amely a vállalati, illetve tulajdonképpen bármilyen szervezet rendszerében jelen lévő, emberi tényezők egymásra hatását, a felszínen nem észlelhető, rendszerszintű folyamatokat láthatóvá teszi, az egyes döntések kockázatait modellezi. Lehetőséget nyújt, hogy gyorsan betekintsünk egy rendszer belső dinamikájába, és az egyes rendszerelemek, vezetők, partnerek, csoportok, részlegek vagy működési területek egymásra hatását, kapcsolatait, összefüggéseit látványosan érzékelhetővé tegyük. Segítségével feltárhatók az adott rendszert mozgató, rejtett dinamikák csakúgy, mint a vezetők vakfoltjai, melyek megismerésével utat nyithatunk új megoldások felé.

A rendszermodellezésnek ma már több fő alkalmazási területét is el lehet különíteni: kis és nagyvállalatok bármely formája, családi és multinacionális nagyvállalatok vagy állami feladatot ellátó, országos hatáskörű szervezetek számára egyaránt egyedülállóan hatékony eszköznek bizonyult.

Az eredmény éppen olyan gyors és látványos, ha egy szervezet vezetője arra kíváncsi, hol a szervezet helye az adott piacon, vagy a vállalat új piacok felé akar terjeszkedni, esetleg új terméket kíván bevezetni, új projektet indítani, mint amikor vállalatvásárlások, fúziók előtt tisztázni kell bizonyos kérdéseket, amikor átlátható, gondosan szabályozott helyzetet kell teremteni.

Sor kerülhet arra is, hogy a vezetőnek, tulajdonosnak stratégiai döntést kell hoznia egy gyorsan változó, kedvezőtlen piaci helyzetben, felül kell vizsgálni a vállalat vagy a szervezet feladatait, céljait, esetleg piaci múltját. Ilyenkor aranyat érhet, ha a modellezés segítségével a döntéshozó számára nyilvánvalóvá válhat az egyes alternatívák tesztelése során azok alkalmazhatósága vagy épp potenciális sikeressége.

Szervezeti problémák diagnosztizálásának is kiváló eszköze a rendszermodellezés. Leginkább akkor érdemes ezt az eszközt alkalmazni, ha a szervezet vezetői és tagjai egyaránt érzik, hogy valami nem stimmel, de még nem tudni, pontosan mi ennek az oka. Tipikusan ilyen helyzet, ha a felelős tisztségviselőnek vezetési nehézségei támadtak, ha nem működnek jól a vevő- és/vagy a munkakapcsolatok, vagy amikor egy szervezetben kiugróan magas a fluktuáció vagy hirtelen megnő a betegállományban lévők száma.

Mi fán terem? Hogy működik?

A kockázatfókuszú stratégiai rendszermodellezés egy radikálisan új szemléletű, eredetileg az emberi kapcsolatok alapvető törvényszerűségeinek mintázatait felhasználó módszer adaptálásával, (kvantumfizikai alapokon), az ún. morfogenetikus mező segítségével, a szervezetállítással, mint eszközzel dolgozik, amely számos, sikeres alkalmazásának tapasztalata szerint tökéletesen bevált különféle rendszerek, így szervezetek működési zavarainak diagnózisára és korrigálására is egyaránt. A módszer lényege a fenomenológiában, azaz a jelenségvizsgálatban rejlik, amely a problémát feltárni kívánó megbízótól és a megfigyelőktől minden modellezés során személyes jelenlétet kíván meg. Maga a modellezés egy állandóan rendelkezésre álló, szakértői csoport (10-12 fő) aktív közreműködésével zajlik, akik több száz rendszerállítási folyamatban szereztek előzetes tapasztalatot, valamint saját szakterületüket behatóan ismerik. A Magyarországon jelenleg működő, egyetlen ilyen csoport tagjai között vannak pszichológusok, marketing és szervezetfejlesztő szakemberek, közgazdászok, jogászok, trénerek. Ezeket az ismereteiket a modellezési folyamat aktív szakaszának végeztével, az értelmezést segítő, utólagos konzultáció során hasznosítják.

A probléma, a kérdés megfogalmazására egy vagy több előzetes konzultáción kerül sor, ahol csupán a megbízó és a modellezést később majd lebonyolító vezető van jelen. Ha a probléma minden, a megbízó szempontjából fontos aspektusát számba vették s majd a kérdést is megfogalmazták, következik az aktív szakasz, a voltaképpeni modellezés. Ebben a szakaszban a megbízó szeme elé egy élő, mozgó csoportkép tárul, amelynek elemeit maga határozta meg, s amely belső viszonyairól, dinamikájáról most képet kaphat – mintha csak moziban ülne.

A modellezésben résztvevő személyek (az ún. képviselők) nem ismerik a probléma természetét és lényegét, hiszen nem vesznek részt az előzetes megbeszéléseken. Így érhető el, hogy prekoncepcióik, egyéni elképzeléseik se legyenek azzal kapcsolatban. Mégis, a modellezés során „vakon”, saját egyszerű érzeteik alapján, mozgásukkal leképezik a felállított rendszer dinamikáját. A módszer alkalmazása során igen gyorsan, mindenki számára érthető összefüggések kerülnek napvilágra. Lehetőség van az egyes rendszerelemeket megjelenítő (modellező) szereplők, képviselők mozgatására, új alternatívák kipróbálására, úgy, hogy közben figyelhetjük a rendszer egészének reakcióját. Egy modellezési folyamat 30-60 percig tart. A résztvevők egymással nem, csak a modellezést irányító vezetővel kommunikálnak, az ő kérdéseire adnak választ. A problémát megoldani akaró megbízó számára a szakértő, tapasztalt képviselők visszajelzései mindig rendkívül informatívak, az utánkövetés eredményei szerint a modell minden esetben leképezi a kérdéses szervezet belső dinamikáját, s gyakran meglepő felismerésekhez vezeti a megbízókat.

Dinasztiák – családi vállalkozások

Speciális területe a rendszermodellezésnek a családi vállalkozások, szakmai dinasztiák fennállásából fakadó problémák diagnosztikája. A családi vállalkozásoknak szervezeti szempontból minden más vállalkozásoktól eltérő, sajátos jellege van, amely nem függ a vállalkozás méretétől. Ennek forrása, hogy a családi tradíció, a családban rejlő emocionláis többlet megsokszorozza a vállalathoz, szakmához, esetleg a praxishoz való kötődést, megnehezíti a döntéshozatalt, az ezzel járó felelősséget átszínezi, megnöveli. Leegyszerűsítve: ha a cég, az iroda vagy a praxis bajban van, a család is bajban lesz és viszont: a család gondjai a vállalkozás gondjaivá válnak.

Meglepő, de ez a tétel minden méretű családi cégre igaz. Ugyanis ha egy vállalkozás családi vállalkozásként születik és lép a piacra, akármilyen nagyra nő is, mindig családi vállalkozás marad, feltéve, hogy tulajdonosai továbbra is a családtagok vagy az ő utódaik lesznek. Ezért a családban meglévő emberi kapcsolatok, viszonylatrendszerek soha nem választhatók el élesen a vállalkozástól, át meg átszínezik azt. Így a család mindig hat a vállalkozásra és a vállalkozás, a szervezet pedig visszahat a családra, amely maga is egy szervezetnek tekinthető. A családi tradícióban rejlő erő és az üzleti sikerekhez szükséges innovációs törekvések egyszerre vannak jelen az ilyen szervezetekben és befolyásolják annak működését, illetve ezen keresztül a családtagokat összefűző láthatatlan szálakat is összebogozhatják.

A család és a vállalkozás/praxis /szervezet közötti kölcsönhatás jellegéből fakad, hogy sosem juthat nyugvópontra – a gazdasági környezet, a külső körülmények változása szüntelen alkalmazkodást kíván meg mind a szervezettől, mind az azt alkotó, létrehozó családtól egyaránt. A család és a vállalkozás közti kényes határvonal így sosem lehet statikus, hanem a körülmények függvényében állandóan mozgó, dinamikus marad.

A működési zavarokat ezért éppen az okozza, hogy a tulajdonosok, a vezetők részei egyúttal a szervezetnek is, így igen gyakran nem látják, hiszen nem láthatják, hol is húzódik ez a határ – ezért rendszeresen át is lépik azt. Így a még nem zavaró, elviselhető mértéknél jobban szűrődik át egymásba a két szféra: a család és a vállalkozás.

A rendszerszintű modellezés, a jelenségvizsgáló szervezeti rendszerelemzés segítségével ez az egyébként láthatatlan elválasztó vonal vagy annak hiánya érzékelhetővé tehető, a zavar oka feltárható és kezelhető.

A módszer hatásmechanizmusának és egyedülálló hatékonyságának kulcseleme az addig rejtett információ feltárásának lehetősége. Ennek ismeretében egészen más döntéseket hozunk, mint enélkül tennénk. Sőt, meg is próbálhatjuk, tesztelhetjük a döntéseinket, azok lehetséges következményeit szemügyre vehetjük egy organikus, élő, azonnali értelmezést lehetővé tevő modell segítségével. A rendszermodellezést követően többé már nem feltételezésekre kell alapoznunk döntéseinket, a jövőnk újabb kapukat nyit meg nekünk.

Dr. Bakó Krisztina

NÉHÁNY TIPIKUS MODELLEZÉSFAJTA

Állandó, illetve projekt-teamek dinamikájának modellezése: A csoporton belüli kapcsolati és/vagy kommunikációs problémák elemzése. A résztvevők mellett szerepelnek a csoportcélok, feladatok is.

Szervezeti dinamikák modellezése: Láttatja a különböző hierarchiaszintek együttműködésének hatékonyságát, tisztázza a szervezet kommunikációs struktúráját, megmutatja esetleges elbocsátások nemkívánatos következményét, új munkatársak belépésének hatásait stb. Megjeleníthető benne 1-1 üzletág, csoport, osztály, működési terület. Mindenféle szervezet, így politikai pártok, csoportosulások, alkalmi tárulások, koalíciók belső dinamikájának megjelenítésére is alkalmas.

Makrodinamikai modell: A cégek esetében annak küldetését, termékeit és szolgáltatásait, ügyfeleit és az eredményt/nyereséget modellezi. Segítségével egy sor kérdés gyorsan tisztázható, mint például cégek esetén a cég értékei, ügyfél-orientáltság, új termékek attraktivitása, partnerkapcsolat – politikai szférában az egyes lépések, stratégiák hatása a választói viselkedésre, ellenfelek és szövetségesek reakciói makrogazdasági hatásokra, támogatottság vagy társadalmi ellenállás stb.

Projektviselkedés-modellezés: Gyors és megbízható eszköz projektek elemzésére, életképességének vizsgálatára.

Szervezeti befektetések kockázatmodellezése, célközelítés: Felismerhetők a cél elérését támogató, illetve az azt eddig gátló tényezők, pl.: melyik meglévő eszköz/forrás (kihasználtsága) nem elégséges, mi az „ára” egy probléma megoldásának, és milyen további (kellemetlen) feladat elvégzése szükséges.

„GO – NO GO” döntésmodellezés: Döntési alternatívák teljesen új perspektívából történő vizsgálatát teszi lehetővé.

Konfliktusmodellezés: a konfliktusok struktúrájának megoldás-orientált modellezése, rejtett dinamikák feltárása.