CompLex Reggeli

Szerző: ugyvedvilag.hu
Dátum: 2013. május 23.
Rovat:

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Egyre nagyobb szerepe lesz az elektronikus archiválásnak az ügyvédi tevékenységben az elektronikus ügyintézés körének bővülésével. Az e-iratkezelésben a nem fájlalapú dokumentumtárolás lehet a megoldás, olyan program segítségével, amely az ügyvédi munkához a legjobban illeszkedik. Az iratok tárolása, megőrzése, hosszú távon is visszakereshetősége papír alapon sem egyszerű, és nincs ez másként az elektronikus iratokkal sem – hangzott el a CompLex Ügyvédreggeli keretében dr. Homoki Péter előadásában. Az ügyvéd e-archiválási kötelezettsége szervesen kapcsolódik az elektronikus iratkezeléshez. Informatikai szóhasználat szempontjából meg kell különböztetni…

Egyre nagyobb szerepe lesz az elektronikus archiválásnak az ügyvédi tevékenységben az elektronikus ügyintézés körének bővülésével. Az e-iratkezelésben a nem fájlalapú dokumentumtárolás lehet a megoldás, olyan program segítségével, amely az ügyvédi munkához a legjobban illeszkedik. Az iratok tárolása, megőrzése, hosszú távon is visszakereshetősége papír alapon sem egyszerű, és nincs ez másként az elektronikus iratokkal sem – hangzott el a CompLex Ügyvédreggeli keretében dr. Homoki Péter előadásában.

Az ügyvéd e-archiválási kötelezettsége szervesen kapcsolódik az elektronikus iratkezeléshez. Informatikai szóhasználat szempontjából meg kell különböztetni az elektronikus dokumentumkezelést és az iratkezelést. Utóbbinál a megőrzés célja a bizonyítás, megőrizni a hitelességet biztosító adatokat, fontos a változatlanság, és kifelé kell azokat megmutatni. A dokumentumkezelés az iratkezeléssel szemben nem alkalmas a bizonyításra, célja a dokumentum keresése, újbóli felhasználása, minél több ember általi elérése. Befelé irányul, ügyvédi munkát igyekszik segíteni.

Jelenleg dokumentumkezelő rendszereket főként nagyvállalatok használnak, a piacon most meglévő rendszerek nem kisvállalkozásoknak készülnek, pedig az ügyvédek elsősorban ilyenek. (Legfeljebb néhány nagy magyar ügyvédi iroda használ csak dokumentumkezelő rendszert.)

Jelenleg az az általános gyakorlat, hogy az ügyvéd Wordben elkészíti az iratot, majd elmenti. Mivel az ilyen iratok száma egyre nő, megfelelő könyvtárstruktúrát is ki kell alakítani. Ez a szempontrendszer nem mindig működik jól, és megvannak a maga korlátai, hátrányai. Dr. Homoki Péter a saját példáját hozva említette: tíz év alatt 4 gigabájtnyi irata keletkezett, amelyeket 14 ezer fájlban, és csak egy nehezen követhető és átlátható, ezres könyvtárstruktúrában tudott elhelyezni. Ebben a szisztémában nem elég pusztán a kimenő, papír alapú iratokat tárolni, ez ugyanis hamar eléri a kezelhetetlen nagyságrendet. Ráadásul nem is mindenki fogja a könyvtárstruktúrát egységes elvek alapján használni (például más fájlnéven menti el egy másik kolléga az iratot, illetve magában a fájl nevében nem tárolható minden szükséges és fontos információ).

Elterjedt az a gyakorlat, hogy a könyvtárstruktúrát ügyfelekre bontják. Bizonyos esetekben ügytípusokra is lehet bontani (például külön a cégeljárásra vagy ingatlan adásvételre), így azonban egyre mélyebb lesz a könyvtár faszerkezete, ráadásul a kereszthivatkozásokat is karban kell tartani.

Dr. Homoki Péter szerint a megoldás a nem fájlalapú dokumentumtárolás, azaz, hogy egy adott dokumentum több szempont szerint is kereshető legyen. Ha jó az alkalmazás, nem jelent többletmunkát a tárolás, de könnyebben megtalálható a keresett dokumentum. A programmal szembeni elvárás, hogy igazodjon az ügyvédi munka folyamataihoz, és ne fordítva. A dokumentumhoz megadandó plusz adatokat a program rögzíti automatikusan, amit csak lehet, a szöveg tartalmából kinyerve. Jelenleg egyetlen hasonló alkalmazás található meg a piacon, de az is még úttörő jellegű informatikai megoldásnak számít. Fontos megemlíteni, hogy az ügyvédet fegyelmi felelősség terheli az elektronikus adat elvesztéséért is!

Az e-iratkezelésnél a bizonyításon van a hangsúly, elvárás, hogy az irat utólag ne legyen módosítható, az iratkezelési elvárásoknak feleljen meg, és tudjon kimutatást, nyilvántartás adni a tárolt iratokról. Részletes szabályait a levéltári törvény határozza meg, amely a közfeladatokat ellátó szervekre vonatkozik elsősorban. Az ügyvédi kamarai szabályzat – az 1994. (VI. 1.) MÜK szabályzat az ügyvédi szervek iratai és az ügyvédi iratok irattári kezeléséről és selejtezéséről – rögzíti a selejtezési szempontokat, azt, hogy az iratokat irattári tételekbe kell sorolni, az iktatás nem elég. Az ügyvédi iratokat öt évig kell megőrizni, de van, amit korlátlan ideig (így bármilyen okiratot).

Az e-archiválás lényege, bármilyen irat hosszú távú megőrzése, jogszabály vagy szakmai elvárás miatt kötelezően, vagy célszerűségből, saját magunk védelme érdekében. Papír alapon sem egyszerű az iratok hosszú távú megőrzése, sok az előírás, rendszerezve kell lenniük, hogy a keresett iratokat meg lehessen találni. Nincs ez másként az elektronikus iratok esetében sem, a cél az, hogy az irat hosszú távon legyen olvasható maradjon, ne fogjon ki rajta az idő. Előfordulhat, hogy magának az adatnak a megőrzése nem volna különösebben nehéz feladat, csakhogy az ügyvédek által őrzött iratok többségénél az irat hitelességét is meg kell őrizni. Megjegyzendő, hogy a hitelességet biztosító adat független a tartalomtól.

Az e-archiválás annyiban több, mint az iratkezelés, hogy más jellegű problémákkal nézünk szembe. Az elektronikus iratnak olvashatónak kell maradnia, még ha korábbi technológia szerint rögzítették is. Az elektronikus aláírással szembeni követelmény, hogy az hosszú távon működjön és hiteles is legyen, ezzel kapcsolatban gondok vetődhetnek fel a hitelesség megőrzése miatt; az idővel együtt jár egy úgynevezett kompromittálódási kockázat, amely egyrészt az emberi tényezőhöz (például egy egykori munkavállaló visszaélései), valamint a technikai fejlődéshez, a korábbi technológiai elavulásához kapcsolódik.

Jövőre már nem csak cégeljárást kell elektronikusan végezni, 2010-től a fizetési meghagyást, valamint a vállalkozások egymás közti pereit is így kell intézni. Egyre nagyobb jelentőségük lesz az elektronikusan kiállított számláknak is, amely leginkább a közműcégeknél, a légitársaságoknál és a nagyobb lízingcégeknél használatos.

Az ügyvédekkel kapcsolatban felmerülő kérdés, hogy mit és miért kell megőrizniük. Hivatalosan meg kellene őrizni a beadványt, a bírói végzést és a tértivevényt (cégeljárásban). Dr. Homoki Péter elmondása szerint sok kolléga teszi fel a kérdés, ha ezen iratokat a cégbíróságnak is meg kell őrizni, akkor az ügyvédeknek miért kell? Vidéken volt olyan eset, hogy elvesztettek, véletlenül töröltek néhány e-iratot, az ügyvédet azonban ez esetben is terheli a megőrzési kötelezettség, nem hivatkozhat arra, hogy cégbíróság elvesztette az iratot. Az e-archiválás nem csak a cégbírósági adatok archiválását jelenti, a bankoknál például az ügyvédnek magának kell elektronikus iratot elküldenie, nem fogják cégbíróság irattárából lekérni.

Az e-archiválás részletes szabályaival kapcsolatban dr. Homoki Péter azt mondta, hogy a magyarországi, szigorú szabályozás sajátosság, igazi hungarikum, külföldön az ennyire átfogó szabályozás nem jellemző. A szabályozás jogi alapjaival is vannak gondok. 2004-ben fogadták el az e-archiválási törvényt, a jogalkotónak az volt az eredeti szándéka, hogy papír alapú iratot ne kelljen megőrizni, ha elektronikusan megfelelő módon megőrzik azt. A Pénzügyminisztérium felügyelete alá tartozó szerveknél vetődött fel, hogy a mai adózási fegyelem mellett ez aligha bölcs ötlet. A törvényben ennek ellenére továbbra is az áll: elektronikusan is meg kell őrizni azt, amit papíron is. A végrehajtási rendelet ehhez képest azt írja elő, hogy amit elektronikusan meg kell őrizni, annak milyen plusz feltételei vannak.

A jogi előírások alapján a megőrzés történhet saját magunk által. Minden iratra, dokumentumra vonatkozó kötelezettség, hogy kizárható legyen az utólagos módosítás, védve legyen a jogosulatlan hozzáférések, a törlés, a (véletlen) megsemmisülés és a sérülés ellen. A gyakorlatban jelenleg az a legáltalánosabb, hogy az ügyvéd a szükséges iratokat egyszerűen kiírja egy CD-re vagy DVD-re. Ezek azonban legfeljebb négy-öt évig őrzik meg az adatokat, utána már adatvesztés lép fel. A legoptimálisabbak a szalagos egységek, ezek azonban túl drágák – maga az egység nagyjából százezer forint, egy-egy kazetta pedig néhány ezer forint –, az egyéni ügyvédeknek egyáltalán nem biztos, hogy megéri beszerezni. Igénybe vehetünk erre is szakosodott szolgáltató céget, de itt is vannak kockázatok; ha külföldi szolgáltatót választunk, nem biztos, hogy a cég örökké működni fog, vagy ha esetleg megszűnik, előtte bizonyosan értesíti az ügyvédet. Fontos tudni, hogy az ügyvéd felelőssége még akkor is fennáll, ha a szolgáltató az iratot esetleg elvesztette, vagy a felelősségét korlátozta.

Az elektronikusan aláírt iratok saját magunk általi megőrzésével kapcsolatban többletkötelezettségek állnak fenn; az aláírt iratokat együtt kell kezelni, átadás előtt az aláírást ellenőrizni kell, valamint minősített időbélyegzővel kell ellátni. Ez esetben az időbélyegzővel kapcsolatban lehet probléma, ezért érdemes azt egy-kétévente újabb alkalommal elhelyezni az iraton. Külön kockázatot jelenthetnek a 11 évet meghaladó megőrzési idejű iratok, a hitelesítésszolgáltató ugyanis tíz évig köteles őrizni adatainkat.

Közjegyzőknél hatvan napon belül kell az iratot archiválni, az ügyvédekre nincs ilyen előírás, az előadó szerint „minél előbb, annál jobb”. A pluszköltség miatt a túl gyakori archiválás sem ajánlott. Mindez archiválási szolgáltató igénybe vételével is megoldható, amelyet a Nemzeti Hírközlési Hatóság felügyel (jelenleg egyetlen ilyen cég van, a Microsec Kft.)

Ennek az a nagy előnye, hogy ha az ügyvéd megbízza a szolgáltatót (3 megabájtnyi adat ötven éven keresztüli megőrzése jelenleg 1400 forintba kerül), nem ő fog felelni, hanem a szolgáltató. Nincs törvényi megoldás arra, hogy a szolgáltatónak tárolás előtt az e-iratot elvileg ellenőrizhesse (vagyis az eredetit is láthassa), de valójában ne férhessen hozzá, érdemben ne olvashassa el, hogy az ügyvédi titok ne sérüljön.

Legtöbben az e-szignó programot használják az archiválásra, van már olyan iratkezelő program is, amely az ügyvéd e-elektronikus iratkezelő programján belül összeállítja az aktát, ellátja e-aláírással, és fel is veszi a kapcsolatot a szolgáltatóval. Ezzel kapcsolatban dr. Homoki Péter az e-akta metaadatainak a megfelelő kitöltésére hívta fel a figyelmet, hiszen csak ettől lesz majd kereshető a tárolt akta.

dr. Schmidt Gábor

Kapcsolódó cikkek:


Frankfurti Autószalon 2019
2019. szeptember 13.

Frankfurti Autószalon 2019

Megfogyatkozva, de a jelenlévők töretlen lendülettel vetették bele magukat a kétévente megrendezett frankfurti autókiállításba. Míg a franciák a Renault-val, az angolok a Jaguar–Land Rover-párossal jelentek meg, Ázsiából a Honda és Hyundai volt jelen, addig az otthoni pályán mozgó autógyárak teljes arzenállal képviseltették magukat.

Mi tanulhatunk Zidane-tól?
2019. szeptember 6.

Mi tanulhatunk Zidane-tól?

Egy jelenleg is tartó, sikerekkel övezett pályafutás részleteibe avat be minket egy vadonatúj sportkönyv, egy másik pedig focit tanít.

Audi S6 – Újragondolva
2019. augusztus 30.

Audi S6 – Újragondolva

Érdekes lépésre szánta el magát az Audi, S6-os modellje 1994 óta ékesíti a piacot, mint az A6-os nagy teljesítményű változata, amely kizárólag Quattro-rendszerrel és benzines erőforrásokkal volt kapható.

Volt egyszer egy… Hollywood
2019. augusztus 23.

Volt egyszer egy… Hollywood

… És volt egyszer egy Tarantino, aki korhűen repítette vissza nézőjét a tragikus 1969-es évbe.

A szabadság fokai
2019. augusztus 9.

A szabadság fokai

Két vadonatúj, izgalmas könyv hihetetlen, de igaz történetek alapján.