A jogi megfelelőséggel kapcsolatos feladatok mára már valamennyi nagyobb szervezetnél jelen vannak, hiszen a jogszabályok be nem tartása számos kockázatot hordoz magában (bírság, pénzügyi veszteség, ügyfél-, illetve hírnév vesztés). A szervezet működése és különféle tevékenységei szempontjából fontos jogszabályok mellett a belső dokumentumokban hivatkozott joganyagokat is figyelemmel kell kísérni. Ehhez nyújt segítséget a Wolters Kluwer Complist Dokumentumfigyelő modulja, amely automatikusan követi a dokumentumokban hivatkozott jogszabályok változásait.
Miért jelent kihívást a jogszabályváltozások követése a szervezetek számára?
Számtalan olyan belső dokumentum – például szabályzat, utasítás, szerződés, minta – található a szervezeténél, amelyben egy másik jogszabályra történik hivatkozás. A hivatkozott jogszabályok nyomon követése ugyanakkor komoly kihívást jelent a szervezetek számára.
Elképzelhető, hogy a szervezet nincs tudatában annak, hogy melyik dokumentuma tartalmaz jogi hivatkozásokat. A szóba jöhető dokumentumok száma ráadásul széles, hiszen egy belső szabályzaton belül éppúgy ott „lapulhat” egy hivatkozás, mint egy rendeletben, utasításban, határozatban, szerződésben, vagy éppen egy mintában, sablonban.
A dokumentumok különböző területekhez, ügyekhez kapcsolódhatnak, különböző helyeken, platformokon tárolódnak, ami megnehezíti az odafigyelést. Ráadásul egyetlen dokumentum több jogszabályhivatkozást is tartalmazhat. A jogszabályok pedig folyamatosan, nagy számban és gyakorisággal változnak.
Ha a szervezetnek nem áll rendelkezésére olyan digitális megoldás, amely ezt a folyamatot könnyen kezelhetővé teszi, előfordulhat, hogy a jogi dokumentumok szerkesztői elhagyják a hivatkozásokat vagy rugalmasan (egy jogszabályra általánosságban) hivatkoznak rájuk.
A jogi dokumentumok szakmai minősége szempontjából a legelőnyösebb, ha a dokumentumokhoz kapcsolódó joganyagokra történő hivatkozások a lehető legpontosabbak. Ez a hivatkozási mód lehetővé teszi a jogszabály könnyű elérhetőségét, biztosítja az egyértelműséget, hozzájárul a félreértelmezések elkerüléséhez, valamint segíti kialakítani a dokumentum összhangját a kapcsolódó jogszabály rendelkezéseivel.
A jogszabályi hivatkozások nem csupán a vállalatokat, és egyéb szervezeteket érintik. Az ügyvédek, tanácsadók és irodáik ugyancsak a hivatkozások segítségével biztosíthatják az ügyfeleik dokumentumainak megfelelőségét. Ezáltal eredményesebbé tehetik a saját tanácsadói szolgáltatásukat.
Digitális megoldás a jogszabályok nyomon követésére
A szabályzatok előkészítésével, szövegezésével foglalkozók munkáját nagymértékben segíti, ha nem egyesével, hatalmas mennyiségű szöveget átnézve, magas hibahatárral, „kézileg” kell ellenőrizni egy-egy módosításnál vagy új rendelet megalkotásánál, hogy vajon kell-e, és ha igen hol, és mit módosítani, hanem szoftveres és egyéb elektronikus (adatbázis alapú) megoldások segítik a munkájukat. Ilyen szoftver a jogszabályi megfelelést támogató Complist szoftver Dokumentumfigyelő modul, amelynek a használatával többletmunka és a jogszabályok nyomon követéséből adódó nehézségek nélkül tudják elvégezni ezt a feladatot.
Milyen felhasználói igényeket fed le a Dokumentumfigyelő modul?
Automatikus nyomon követés
Több száz, dokumentumban hivatkozott jogszabály egyenként történő felülvizsgálata és módosítása nem csekély időbe telik, főként, ha erre évente több alkalommal is sort kell keríteni. Ezért alapvető, hogy a szoftver folyamatosan figyelje a dokumentumokban hivatkozott jogszabályokat, és a változásokról automatikusan értesítse a szervezetet.
A Wolters Kluwer Complist Dokumentumfigyelő moduljával automatikusan követheti a dokumentumokban hivatkozott jogszabályok változásait. Így egyszerűen biztosíthatja szervezete dokumentumainak (belső szabályzatok, szerződések stb.) folyamatos jogszabályi megfelelését.
A Dokumentumfigyelő technológiájának köszönhetően a jogszabályváltozások nyomon követése a Dokumentumfigyelő által végzett teljes jogszabály szintjén, és a hivatkozott dokumentum egy szakaszának (§, cikk) szintjén is történhet.
A Dokumentumfigyelő beolvassa a szervezet egy vagy több mappájában tárolt, jogszabályi hivatkozásokat tartalmazó dokumentumait és felismeri a dokumentumokban lévő jogszabály hivatkozásokat. A dokumentumok lehetnek MS Word, Excel vagy PDF formátumúak.
Változás esetén értesítést küld, illetve a Complist felületén jelzi a felhasználó számára a változással érintett, átnézendő dokumentumokat.
Jogtár összeköttetés
A jogszabály egy kattintással megnyitható a Jogtárban, és akár teljes szövegben megtekinthető, vagy szöveg-összehasonlító nézetben láthatóvá tehető a konkrét változás. Ezáltal könnyen ellenőrizhető a jogszabályváltozás tartalma és eldönthető, mely dokumentumokat kell felülvizsgálni a jogszabályi változások miatt. Emellett rögzíthető, hogy mely dokumentumok kerültek átnézésre az őket érintő jogszabályváltozások kapcsán.
Dokumentum és jogszabály nézet
Kétféle csoportosítás segít a különböző megközelítéseket kedvelő felhasználóknak a szoftver használatában: a jogszabályváltozások felől megközelítve látható, hogy mely (hivatkozott) jogszabályok változtak, és ezek a jogszabályváltozások a szervezet mely jogi dokumentumait érintik. Az érintett dokumentumok felől megközelítve látható, hogy mely dokumentumok tartalmaznak olyan jogszabály-hivatkozásokat, melyek változnak.
Adatbiztonság
A jogi dokumentumok esetében fontos az adatbiztonság: mivel a jogi hivatkozások főként jogi vagy üzleti dokumentumokban vannak, az ügyfelek számára lényeges, hogy a dokumentumok ne hagyják el a szervezetet.
A Dokumentumfigyelő eleget tesz ennek a követelménynek. Az ügyfél dokumentumaiban hivatkozott jogszabályok nyomon követése anélkül történik, hogy a dokumentumok elhagynák a szervezetet vagy feltöltésre kerülnének a felhőbe.
Mindez a modul egyedi felépítésének köszönhető: két különálló, de egymással kapcsolatban lévő rész biztosítja, hogy az adatbiztonsági követelményeknek megfeleljen. Egyrészt a számítógépen futó, telepített, asztali alkalmazásnak, amely felismeri a jogi hivatkozásokat a beolvasott mappákban lévő dokumentumokban. Másrészt a Complist online felületén elérhető modulnak, amely megjeleníti a dokumentumokat, jogszabályokat, a felhasználó pedig itt elvégezheti a jogszabályok ellenőrzését.
Egy lépés a jogszabályi megfelelést támogató ökoszisztéma kiépítése felé
A Complist a jogszabályi megfelelőség biztosításához nyújt támogatást: alkalmazásával egy felületen érheti el a jogi megfeleléssel kapcsolatos összes információt, a megfelelés biztosításához kapcsolódó minden feladatot.
A Complist és kiegészítő modulja, a Dokumentumfigyelő mellett a jogszabályi megfelelést támogató ökoszisztémát tovább bővítheti a szervezet. A jogszabályi megfelelést kiterjesztheti a belső szabályzataira is (SDB szabályzattárral), a jogi adatbázissal, a Jogtárral való összekötés révén – mint arról korábban szó volt – a számára releváns jogszabályok teljes szövegét is elérheti.
A Complist Dokumentumfigyelő modullal kapcsolatos bővebb információkért látogasson el a weboldalra.
A cikk a Wolters Kluwer Hungary Kft. termékeire/szolgáltatásaira vonatkozó reklámot tartalmaz.
