A kis ügyvédi irodáknak lépéseket kell tenniük, és foglalkozniuk kell a kiberbiztonsági és adatvédelmi előírásokkal

A kis ügyvédi irodáknak prioritásként kell kezelniük a kiberbiztonsági és adatvédelmi szabályozásokat, hogy megvédjék ügyfeleik érzékeny adatait és megőrizzék szakmai hírnevüket.

A kiberbiztonsági és adatvédelmi szabályozások az elmúlt években a technológia és az internet exponenciális növekedése miatt egyre fontosabbá váltak. A jogi ágazat, beleértve a kis ügyvédi irodákat is, minden nap szembesül az adatokat érintő kihívásokkal. Valójában a kis praxisoknak előnyben kell részesíteniük a kiberbiztonsági és adatvédelmi szabályozásokat, hogy megvédjék ügyfeleik érzékeny adatait és megőrizzék szakmai hírnevüket. Ez a cikk feltárja azokat az okokat, melyek eredményeképp a kis ügyvédi irodáknak is  törődniük kell a kiberbiztonsággal és az adatvédelmi szabályokkal, továbbá kezdeti lépéseket is javasol ehhez.

Hat ok, amiért a kis ügyvédi irodáknak aggódniuk kellene a kiberbiztonsági és adatvédelmi szabályozás miatt:

1. Etikai kötelezettségek

A jogászi hivatás okán az ügyvédeknek morális kötelezettségük van ügyfeleik bizalmas információinak védelmére. A különböző etikai kódexek szakmai és magatartási szabályai hangsúlyozzák az ügyfelek bizalmas adatainak védelmének fontosságát. Ezen etikai kötelezettségek megszegése fegyelmi eljáráshoz és súlyos szankciókhoz vezethet. A közösségi médiában közzétett bejegyzésektől a webhelyet kezelő harmadik fél szolgáltatón át az iroda nevében hitelkártyás fizetést feldolgozó cégig az ügyvéd felelősséggel tartozik annak biztosításáért, hogy az irodával kapcsolatba lépő valamennyi fél szigorúan ellenőrzött keretek között működjön a bizalmas információk nyilvánosságra hozatalának megakadályozása érdekében.

2. Jogi kötelezettségek

A kis méretű ügyvédi irodákra is vonatkozhatnak adatvédelmi szabályok, például a Fogyasztói Adatvédelmi Törvény (California Consumer Privacy Act – CCPA – a ford.). Ezen előírások be nem tartása súlyos anyagi következményekkel járhat számukra. Az ügyvédeknek és az irodának nem csupán a titoktartás a kötelezettsége, hanem annak biztosítása is, hogy az ügyfelek adatait a magánélet védelmét tiszteletben tartó módon tárolják. Általánosságban igaz, hogy a kis ügyvédi irodák papírmentesek, és gyakorlatilag minden adatukat elektronikusan tárolják, ezért gondoskodniuk kell arról, hogy az adatok tárolásának módja megfeleljen a vonatkozó jogszabályoknak.

3. Az ügyfelek elvárásai

Az ügyfelek egyre inkább elvárják személyes adataik védelmét, amikor ügyvédi irodával lépnek kapcsolatba. Az iroda azon képessége, hogy a kiberbiztonsági intézkedéseket és az adatvédelmi szabályok betartását demonstrálja, bizalmat kelthet az ügyfelekben, és versenyelőnyt jelenthet a piacon. Gondoskodniuk kell arról, hogy mindenki megfelelő tájékoztatást kaphasson az előírásokról és a megfelelési stratégiáról annak érdekében, hogy az ügyfelekkel folytatott kommunikáció hatékony és pontos legyen.

4. Növekvő kiberfenyegetés

A kis praxisok egyre gyakrabban válnak kiberbűnözők célpontjaivá, mivel – saját meglátásuk szerint – nem rendelkeznek elegendő erőforrással és szakértelemmel a megfelelő biztonsági intézkedések végrehajtásához. A kiberbűnözők egy ügyvédi iroda IT-rendszereinek sebezhetőségeit igyekeznek kihasználni, hogy érzékeny ügyféladatokat lopjanak el, vagy váltságdíjért zsarolják az irodát. Ahogy a kiberbűnözők módszerei folyamatosan fejlődnek, a kis ügyvédi irodáknak előnyben kell részesíteniük a kiberbiztonsági előírásokat saját és ügyfeleik védelme érdekében. Első lépésként fel kell ismerni, hogy ennek a veszélynek a mérsékléséhez szakértőket kell bevonni és kialakítani a megfelelő és biztonságos munkakörnyezetet.

5. Hírnév és bizalom

Az ügyvédi irodák a hírnevükre és ügyfeleik bizalmára támaszkodnak a siker érdekében. Az adatvédelmi szabályok be nem tartása súlyosan ronthatja az iroda hírnevét, ami az ügyfelek elvesztéséhez és folyamatosan romló hatékonysághoz vezethet. A kiberbiztonsági és adatvédelmi szabályok előtérbe helyezésével a kis ügyvédi irodák megőrizhetik ügyfeleik bizalmát és megvédhetik hírnevüket.

6. Az adatszivárgás (data breach) költsége

Az adatszivárgás költsége lesújtó lehet a kis ügyvédi irodák számára. Az IBM (International Business Machines – a világ legnagyobb informatikai vállalata – a ford.) legutóbbi adatszivárgási jelentése szerint az 500 főnél kevesebb alkalmazottat foglalkoztató irodák átlagos adatszivárgási költsége 2,98 millió dollár. Az adatvédelmi szabályok be nem tartásáért kiszabható esetleges bírságokon és szankciókon túlmenően az adatvédelmi kötelezettségszegés anyagi veszteséget, magas perköltségeket és a korrekciós intézkedések végrehajtásának költségeit is eredményezheti. A kiberbiztonságba és az adatvédelembe való befektetés nemcsak jogi és etikai alapkövetelmény, hanem megfontolt pénzügyi döntés is.

Az ügyvédi irodáknak gondoskodniuk kell arról, hogy csökkentsék az adatvédelmi kötelezettségszegések költségeit azáltal, hogy átfogó kiberbiztosítást kötnek, és olyan stratégiát dolgoznak ki, amely megvédi őket az exponenciálisan súlyosbodó károktól.

Hirdetés

DIGITAL COMPLIANCE BY DESIGN & LEGALTECH 2024

Üzlet, technológia és jog találkozása a digitális gazdaságban
A digitális gazdaság uniós szabályozási közege rendkívül komplex. Ha nem fordítunk kellő figyelmet a jogi-szabályozási szempontokra, a projekt elbukhat a jogszerűségen. Ha pedig nem a leghatékonyabb LegalTech eszközöket választjuk, a piac elszaladhat mellettünk, mire kijövünk az egyébként jogszerű, de idejétmúlt megoldással.
Időpont: 2024. május 8. Helyszín: Radisson Blu Béke Hotel
Információ és jelentkezés

Kezdeti lépések a kis ügyvédi irodák számára a kiberbiztonsági és adatvédelmi előírások helyes alkalmazásának érdekében:

1. A már alkalmazott biztonsági és adatvédelmi gyakorlatok értékelése: Elsőként az irodának fel kell mérnie a már alkalmazott intézkedéseket. Fel kell ismerni a gyenge pontokat és az esetleges kötelezettségszegéseket. Az egyik kiemelt jelentőségű pont, hogy az iroda hogyan kezeli banki tranzakciók és a különböző külső cégekkel való együttműködések során megvalósuló adattranszfert.
2. Átfogó kiberbiztonsági terv kidolgozása: Tervet kell készíteni az ügyvédi irodák technológiai vonatkozásaiban jártas szakértőkkel, amely felvázolják az iroda kiberbiztonsági céljait, stratégiáit és a kockázatok csökkentésére irányuló intézkedéseket. Ennek a tervnek olyan területekkel kell foglalkoznia, mint a hozzáférés-szabályozás, a titkosítás, a hálózati biztonság és az egyes incidensekre való reagálás.
3. Alkalmazottak képzése: Az alkalmazottak oktatása a kiberbiztonság és az adatvédelmi megfelelés fontosságáról elengedhetetlen. Oktatást kell tartani a bevált gyakorlatokról, például az erős jelszavak használatáról, az adathalász emailek felismeréséről és az érzékeny ügyféladatok védelméről. Ezeket a képzést rendszeresen és következetesen kell elvégezni annak biztosítása érdekében, hogy mindenki értesülhessen az iroda legújabb megfelelőségi irányelveiről.
4. Adatvédelmi tisztviselő vagy megfelelőségi tisztviselő (compliance officer) kijelölése: Célszerű kiválasztani egy személyt az irodán belül, aki felelős az adatvédelmi és biztonsági kérdések felügyeletéért, a vonatkozó előírások betartásáért, valamint a fokozódó fenyegetésekről és a bevált gyakorlatokról való tájékoztatásért.
5. Adatvédelmi szabályzatok frissítése: A szabályok hatékony átültetése érdekében elengedhetetlen egy olyan átfogó adatvédelmi szabályzat kidolgozása, amely megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak. Ezenfelül meg kell győződni arról, hogy az ügyfelek tájékoztatást kapnak az adataik gyűjtésének, felhasználásának, tárolásának és védelmének módjáról.
6. Hozzáférés-szabályozás: A bizalmas információkhoz való hozzáférést csak azoknak kell engedélyezni, akiknek a betekintés szükséges munkaköri feladataik ellátásához. Az illetéktelen hozzáférés megelőzése érdekében erős hitelesítési intézkedéseket kell alkalmazni, például kétlépcsős azonosítást. Amikor az irodának külső együttműködőket kell bevonnia, gondoskodnia kell arról, hogy partnereik is betartsák az adatvédelmi előírásokat, valamint ajánlott olyan titoktartási megállapodást kötni, amely átfogó garanciákat és kellő szigorú szankciókat tartalmaz.
7. A szoftverek rendszeres frissítése: Naprakészen kell tartani a szoftvereket és az informatikai rendszereket a legújabb biztonsági frissítéseknek megfelelően. Az elavult rendszerek olyan kockázatokat rejtenek, melyek a kibertámadások célpontjává tehetik az irodákat.
8. Külső szakértők bevonása: Mindenképpen konzultálni kell kiberbiztonsági és adatvédelmi szakértőkkel, hogy az iroda bevezethesse a számára legmegfelelőbb gyakorlatokat a vonatkozó előírásoknak megfelelően. Ezek a szakértők értékes útmutatást is adhatnak a felmerülő kockázatok kezeléséhez.
9. Szabálysértési választerv készítése: Tervet kell kidolgozni az esetleges adatvédelmi incidensek kezelésére, beleértve a jogsértés megfékezésére, az érintett ügyfelek értesítésére és a szabályozó hatóságokkal való együttműködésre vonatkozó eljárásokat.
10. Rendszeres felülvizsgálat és módosítás: Folyamatosan figyelni és értékelni kell az iroda kiberbiztonsági intézkedéseinek és adatvédelmi irányelveinek hatékonyságát. Szükség szerint módosítani kell az alkalmazott stratégiákat az esetleges hiányosságok orvoslásának érdekében.

A fent felsorolt lépések segítségével a kis ügyvédi irodák elkezdhetik megfelelően kezelni a kiberbiztonsági és adatvédelmi problémákat. Ezen szempontok előtérbe helyezésével betarthatják etikai és jogi kötelezettségeiket, megfelelhetnek az ügyfelek elvárásainak, védekezhetnek a növekvő kiberfenyegetésekkel szemben, valamint megőrizhetik hírnevüket és ügyfeleik bizalmát. Végső soron a kis praxisok hosszú távú sikeréhez elengedhetetlen az előírásoknak való megfelelésre fordított tőke, a megfelelően képzett környezet kialakítása és a szükséges biztosítékok megtétele.

---

Daniel B. Garrie, bíró, mediátor és elismert szakértő, aki jártas a kiberbiztonság, az adatvédelem, az e-kutatás és a szellemi tulajdon területén. A Law & Forensics LLC alapítója és ügyvezető partnere, ahol a kiberbiztonsági és igazságügyi szakmai csoportokat vezeti, és gyakran vesznek részt szakértőként az e-felfedezés, a kiberbiztonság és a számítógépes kriminalisztika területét érintő eljárásokban. Ezenkívül a bíróság által kinevezett békítőtestület tagja, valamint adjunktus a Harvard Egyetem Doktori Iskolájában, ahol információbiztonságot, számítógépes kriminalisztikai és kiberbiztonsági jogot tanít.

Peter A. Halprin, a Haynes Boone New York-i irodájában működő Insurance Recovery Practice Group partnere. Peter kiemelkedő szakmailag elismert ügyvéd. Segített ügyfeleinek biztosítási fedezetet nyújtani üzleti e-mail-kompromittációs rendszerek, számítógépes bűnözés, adatszivárgás, adathalász e-mailek, számlamanipulációs sémák, ransomware támadások és adatvédelmi támadások ellen. Jártas a megfelelési és a technológiai ágazatban, emellett elismert szerző és előadó, fő témája a kiberkockázatok elleni védelem biztosítása. A Global Cyber Institute tagja, a Benjamin N. Cardozo School of Law jogi adjunktusa, valamint a Chartered Institute of Arbitrators munkatársa. Nemrég végzett egy Harvard VPAL kurzuson is, melynek címe: „Kiberbiztonság: kockázatkezelés az információs korszakban”.

Elsa Ramo a Ramo Law PC alapító és ügyvezető partnere. Ramo ügyfeleit olyan innovatív megoldások felé irányítja, amelyek optimalizálják helyzetüket az egyre szorosabb piaci versenyben. Ramo olyan tartalomfejlesztő vállalatokkal dolgozik együtt, mint az Imagine Entertainment, a Hartbeat Productions, a Concordia Studios, a Lion Forge, a The Jim Henson Company, a Hello Sunshine, a Skydance, a Boardwalk Pictures és a Scout Productions. Olyan független producereket is képvisel, mint az Anne Clements, a JuVee Productions, a Campfire és a Yale Entertainment. Emellett Elsa Ramo megalapította és jelenleg is irányítja butikcégét, mely 2005 óta egyéni praxisból átvéve több mint 24 ügyvédet foglalkoztat New Yorkban és Los Angelesben. Ramo megalapította a Professional Entertainment Female Attorneys (PEFA) non-profit szervezetet is, amelynek küldetése, hogy mentorálást, támogatást és hálózatépítési lehetőségeket biztosítson friss diplomásoknak és a szórakoztatóipar jogi területével foglalkozó nőknek. A Daily Journal 100 legjobb női jogász közé sorolta.

A cikk létrejöttében közreműködött: Anna Diaz Gessner

A tartalom általános tájékoztatást fogalmaz meg, nem tekinthető jogi tanácsnak.

---

Fordította: Takács Fanni Bernadett

Eredeti cikk: Small Law Firms Must Take Action and Address Cybersecurity and Privacy Regulations

---

A cikk a Wolters Kluwer Hungary termékeire/szolgáltatásaira vonatkozó reklámot tartalmaz.

---