Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Amint széleskörű lesz az átoltottság és a járvány lecseng, az ügyvédi irodák azt vizsgálják majd, hogy hogyan térhetnek vissza a munkavállalók az irodába, és hogy kell átalakítani a munkakörnyezetet.
Az ügyvédi irodák sorra jelentik be az irodai és a távmunka vegyítésére vonatkozó terveiket. Az Allen & Overy például nemrégiben tette közzé, hogy elvárja, hogy az ügyvédek és az egyéb munkatársak a munkaidő 40% -ában otthonról dolgozzanak.
A Linklaters pedig lehetővé teszi alkalmazottai számára, hogy idejük 20-50% -ában távmunkában végezzék a feladataikat. A korábbihoz hasonló „állandó jelenlét” megkövetelése irracionálisnak bizonyult. Egy hibrid modell kezd kibonatkozni, ahol közép- és hosszú távon egyesek bizonyos napokon fizikailag jelen lesznek az irodában, mások pedig nem. Mit tehet az irodáknak másképp annak érdekében, hogy az együttműködés és a termelékenység zavartalanul folytatódjon – és milyen technológiára lesz szükség az új hibrid környezet zökkenőmentes kialakításához?
1. A „holtidő” kiküszöbölése
Egyértelmű, hogy a mobilitás – a kritikus dokumentumokhoz és e-mailekhez való hozzáférés bármikor, bármilyen eszközről, bárhonnan – fokozott prioritást élvez a vállalatok számára. Miért? Mert az ügyvédi irodák felismerték, hogy munkavállalóik földrajzilag bárhonnan képesek elvégezni a munkát.
Ahelyett, hogy a dolgozók a városban, az iroda székhelyének közelében laknának, sok szellemi munkavállaló a külvárosba vagy a vidékre költözött vagy tervez költözni. Ez növeli az ingázásokat, esetenként egy-két órát a bejárós napokon -, ami vidéki úthálózat hiányosságaiból adódik.
Az irodáknak olyan technológiát kell bevezetniük, amely támogatja a produktív munkát. A szellemi munkásoknak képesnek kell lenniük arra, hogy a feladatra összpontosítsanak, legyen szó akár dokumentum megjelöléséről, vagy fontos fájlok olvasásáról, függetlenül a jelerősségtől és anélkül, hogy aggódnának amiatt, hogy aktívan „offline kell lenniük”, ha nem stabil az internetkapcsolat.
Az egyik kulcsa ennek a gördülékeny élménynek a biztosítása a mobilalkalmazásokon keresztül, amelyek hozzáférést biztosítanak a felhőben tárolt fájlokhoz, és amelyek automatikusan szinkronizálják a dokumentumok és e-mailek minden változását, amint a kapcsolat lehetővé teszi. Így a munkavállalók utazás közben is dolgozhatnak, anélkül, hogy aggódnának az internetkapcsolat miatt: fájljaik elérhetővé válnak online vagy offline módon, és minden változtatásuk átvezetésre kerül, amit létrejön az internetkapcsolat.
2. A gyakornokok munkáját biztosítani kell
Amint a részben irodán kívüli modell érvényesül, a szakértő munkavállalók megtalálása minden eddiginél fontosabbá válik. Ez különösen az irodák junior munkavállalói esetében érvényes. Az elmúlt év megakasztotta néhány gyakornok fejlődését. Személyesen nem találkoztak senkivel. Nem ismerkedtek meg a kollégákkal és nem tudtak fellépni az irodák gyakornokaként mások előtt.
Ezért az irodák gyakran nem tudják, hogyan találjanak olyan szakértelmet az üzletben, amely segíthetne számukra a sürgető kérdések megválaszolásában. Tény, hogy a mentori programok nagyobb kihívást jelenthetnek, ha a mentor az esetek 40% -ában nem tartózkodik fizikailag az épületben, vagy ha más napokon jön be az irodába, mint a gyakornok. E körülményekre tekintettel hogyan lehet a legjobban védekezni a gyakornokok lemaradásával szemben? Annak biztosítására, hogy a gyakornokok megtanulják és elsajátítsák az összes szükséges tudást és szakértelmet, amely a munkavégzéshez szükséges az ügyvédi irodáknak olyan technológiára van szükségük, amely könnyen hozzáférhetővé teszi az ismereteket akkor is, ha az emberek fizikailag nincsenek az irodában, és nem folytathatják ezeket a spontán beszélgetéseket vagy nincsen olyan gyakran segítség a kérdések megválaszolásához.
A tudásmenedzsment-programok értékes szerepet játszanak ezen a területen és betekintést nyújtanak azon rendszerekbe, amelyek mindennap használják a számlázási rendszert a direktmarketing rendszert, hogy azonosítsák az emberek közötti kapcsolatokat, ügyeket, ügylettípusokat, iparágakat és egyéb releváns adatokat. A tudásmenedzsment-rendszerek segíthetnek a munkatársaknak vagy a gyakornokoknak abban, hogy gyorsan megállapítsák, kinek van szakértelme az adott területen, vagy milyen tudásanyag lehet a legrelevánsabb olyan feladatok kezelésekor, amelyeknél hasznos lenne a speciális információ.
3. A „régi” munkatapasztalatok újragondolása az új paradigma
A sikeres hibrid munkavégzésről szóló friss Gartner-jelentés azt sugallja, hogy az értékes „irodai” tapasztalatokat át kell ültetni a távoli munkavégzésbe, és fel kell erősíteni azt, ami működik, hogy ez a munkakultúra része legyen. A meglévő technológiával kapcsolatos új gondolkodás hatással lehet erre. Például az 5 perces, spontán beszélgetés, amely nem biztos, hogy szimulálható úgy, hogy létrehoznak egy szokásos felugró ablakot a naptárban, amikor elérhetőnek kell lenni videón. Ez lehet az egyik módja a hatékony együttműködés létrehozásának és a spontaneitás egy részét vissza lehet szerezni.
4. Az iroda biztonsága távmunkavégzéskor
Az irodákat és az otthonokat egyaránt magában foglaló hibrid környezetben való munkavégzéskor a vállalatoknak ijesztő biztonsági kihívásokkal kell szembenézniük. Ahelyett, hogy egy irodaház biztonságát garantálnák, amelyben 500 ember dolgozik, meg kell védeniük az iroda összes rendszerét, plusz 500 különféle „irodát” – vagyis emberek otthonait.
Ehhez valós idejű fenyegetés-felderítésre és a végponteszközök felügyeletére van szükség, valamint behatolás esetén a teljes ellenőrzési nyomvonalat fel kell tudni tárni, hogy pontosan lássuk, mely fájlokra volt hatással. A biztonság ezen átfogó megközelítése biztosítja, hogy a munkavállalók biztonságosan tudnak produktívak maradni és együttműködhetnek egymással, helytől függetlenül.
5. Felkészülés a sikeresebb találkozókra
A hibrid munkahelyek valósággal a csapattalálkozók alapszabályainak meghatározása biztosítja az együttműködés és a termelékenység zökkenőmentes működését, amely minden résztvevő számára egyenlően működik. A hibrid munkavállalók meetingjeinek 100% -os „videotelefon” útján történő lefolytatása jó gyakorlat, annak ellenére, hogy egyes munkavállalók együtt lehetnek az irodában. Ez mindenki számára kiegyenlíti a játékteret, megfosztva a fizikailag jelenlévőket a tisztességtelen előnyöktől. Kiküszöböli a fecsegést és a zajt egy konferenciateremben, ami megnehezítheti az online hallgatók részvételét, és megkönnyíti a távoli résztvevőket abban, hogy a terem másik oldalán lévő monitorról próbáljanak meg kommunikálni a konferenciaasztal körül ülő kollégákkal. Az olyan eszközök, mint a virtuális táblák, szintén szabványossá válhatnak. A fiatalabb munkatársak és gyakornokok számára történő találkozók rögzítése és elérhetővé tétele közvetlenül javíthatja tudásukat és tapasztalataikat. Például az, hogy hogyan tárgyalják vagy tárgyalják az ügyletet egy ügyféllel, jó képzési terület lehet.
Az akadályok elhárítása
Mivel az ügyvédi irodák az elmúlt év távmunka-megállapodásairól egy hibrid modellre váltanak, amely ötvözi az irodai munkát az otthoni munkavégzéssel, a technológiának kulcsszerepe van abban, hogy az ügyvédi irodák segítsenek a termelékenység, az ismeretek megosztása és a biztonság körüli akadályok felszámolásában. Ezzel a segítséggel az ügyvédi irodák sikeresen áttérhetnek egy új munkahelyi modellre, amely belátható időn belül a vállalati környezetben alapvetés lesz.
