A csoportszintű panaszbejelentő rendszer nem elegendő

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Számos globális és nagy nemzeti vállalat már most is rendelkezik központosított csoportszintű whistleblowing-rendszerrel, és abban bízik, hogy ez a globális megoldás az egyes országokban működő tagvállalatoknál is megfelelő lesz. Ugyanakkor az Európai Bizottság egyes tagállami munkaadói szervezetek, iparkamarák és mások ezügyben írt közös leveleire válaszként írt nyilatkozataiban már 2021-ben elutasította a központi jelentési rendszer ötletét. A következőkben a Grant Thornton nemzetközi üzleti- és adótanácsadó cég szakértői hasznos gondolatokkal segítik az érintetteket.

Az irányelv szerint minden 50-nél több foglalkoztatottal rendelkező vállalatnak belső bejelentési rendszert kell bevezetnie, függetlenül attól, hogy a társaság egy nemzetközi cégcsoport része-e vagy sem. Az irányelv ugyan nem tiltja a csoportszintű központi bejelentőrendszereket, de ezek csak az egyes vállalatok szintjén működő bejelentőrendszerekkel párhuzamosan létezhetnek.

A Bizottság 2021-ben azzal indokolta véleményét, hogy a rendszer hatékonyabb, ha a problémát a bejelentő vállalat szintjén és a nemzeti szinten elfogadott különböző jogi szabályozásokkal kezelik. Ezért, ha több mint 50 alkalmazottja van a szervezetnek, el kell kezdenie a felkészülést a saját bejelentőrendszerének bevezetésére, még akkor is, ha már van egy globális bejelentőrendszer a csoportján belül.

Az erőforrások csoporton belüli megosztása viszont korlátozott mértékben megengedett

Amennyiben egy leányvállalatnak legfeljebb 249 foglalkoztatottja van, egyesítheti a bejelentések fogadásához és kivizsgálásához szükséges erőforrásokat az anyavállalattal, de a Bizottság értelmezése szerint eközben a következő feltételeknek kell megfelelniük:

• A bejelentőnek lehetővé kell tenni, hogy a leányvállalat szintjén tegyen bejelentést, ha akar, azaz a leányvállalat belső bejelentési csatornáit használhassa ehhez.
• A bejelentőt tájékoztatni kell arról, hogy az anyavállalat szintjén ki férhet hozzá a bejelentéshez a vizsgálat lefolytatásához; a bejelentőnek mindig meg kell adni a lehetőséget, hogy visszautasítsa, hogy az anyavállalat vizsgálja ki a bejelentett visszaélést, és kérhesse a panasz kezelését a leányvállalaton belül.

• A felelősség a bejelentés bizalmas kezeléséért, a bejelentő visszajelzéséért és a bejelentett visszaéléssel kapcsolatos korrekciós intézkedések megtételéért mindig a leányvállalatnál marad.

Az erőforrások összevonása nem lehetséges a nagyvállalatok esetében

„Nagyvállalatok esetében, azaz, ha a leányvállalatnak több mint 249 foglalkoztatja van, az erőforrás-összevonás egyáltalán nem megengedett. Minden ilyen vállalatnak ki kell alakítania saját belső bejelentési rendszerét, amely független a csoport központi bejelentési rendszerétől. Ezen kívül elegendő kapacitással kell rendelkeznie az ilyen bejelentések kezelésére” – mondja Kóczé Péter, a Grant Thornton nemzetközi üzleti- és adótanácsadó cég digitális üzletágának vezetője.

Speciális eset: a csoport egészét érintő bejelentési ügyek

Még ha nincs is rendszeres vizsgálatmegosztás a csoporton belül, előfordulhatnak olyan helyzetek, amikor a bejelentett jogsértések anyavállalati szinten történő kezelése az egyetlen hatékony megoldás. Ezek olyan helyzetek, amikor a bejelentés a csoporton belüli strukturális problémára vagy a csoporton belül több vállalatra vonatkozik, és amikor a vállalat, amelynél a jogsértést jelentették, nem rendelkezik a probléma hatékony megoldásához szükséges hatáskörrel.

Az Európai Bizottság magyarázata szerint ilyen esetekben a bejelentőt tájékoztatni kell erről a tényről, és fel kell kérni, hogy járuljon hozzá ahhoz, hogy az ügyet a csoporton belül egy olyan szervezethez utalják, amely illetékes a probléma megoldásában. Ez azonban jelentős kockázatokkal jár. Ha a bejelentő nem járul hozzá a bejelentett ügy átadásához, lehetővé kell tenni számára, hogy visszavonja a bejelentést, és azt külső csatornákon keresztül nyújtsa be.

A csoport ekkor azt kockáztatja, hogy elveszíti az ellenőrzést a bejelentett ügy felett, és az ezzel járó esetleges hírnévkárosodást, anyagi és nem anyagi kárt, magas költségeket, elhúzódó pereskedést és egyéb hátrányos következményeket.

Óvatosan döntsön egy központi bejelentési rendszer magyarországi felhasználása mellett

A bejelentési rendszerek központosítása lehetővé tenné a gyakorlatok és tapasztalatok koncentrálását, a bejelentések egységes kezelését, közös technológiai platform használatát a csoporton belül, ezáltal a bejelentések hatékonyabb és alacsonyabb költségek melletti kezelését.

„Ez az elméletben logikusnak tűnhet, de nem feltétlenül állja ki a gyakorlat próbáját. Nem csak a Whistleblowing irányelvek sérülhetnek egy központi bejelentési rendszer feltétel nélküli átvételével, de mivel az iránymutatást az egyes tagországok eltérő módon ültethették át saját jogrendjükbe, annak a kockázata is fennáll, hogy a bevezetett megoldás esetleg nem felel meg maradéktalanul a helyi jogszabályoknak” – hívja fel a figyelmet Kóczé.

Elég csak arra gondolni, hogy az uniós irányelvhez képest a Panasztörvény szélesebb kört jogosít fel bejelentéstételre. Például a jelenlegi, volt vagy felvenni tervezett munkavállalókon kívül

• a jelenlegi és valamennyi volt szerződéses partner, tulajdonos, alvállalkozó, beszállító,
• illetve az ügyvezetők és felügyelő bizottsági tagok is tehetnek bejelentést

Ezért azt javasoljuk, hogy a cégcsoport központi bejelentési rendszerének átvételéről időben egyeztessen szakértővel – zárul a tanácsadó cég közleménye.