Céges rendezvények adatkezelési kérdései

A munkáltatók többsége manapság évente akár több rendezvénnyel, csapatépítő programok és céges partik útján is igyekszik a munkavállalói közösséget fejleszteni. Digitális világunk okán pedig ezekhez az eseményekhez hozzátartozik a fényképek, videók készítése és azok közzététele akár egy belső hírlevélben, akár a cég közösségi oldalain.

A munkavállalókat megörökítendő kép- és hangfelvételek elkészítésére és felhasználására azonban – tömegfelvételek kivételével – nem kerülhet sor korlátok nélkül, eme emlékhordozók ugyanis a polgári törvénykönyvben (Ptk.) rögzítetteken túl a GDPR (az EU adatvédelmi rendelete) védelmét is élvezik.

Egy alkalmazottat mutató fénykép vagy videó, akárcsak a név vagy egyéb személyazonosító adat, személyes adatnak minősül és annak kezelésére (az elkészítéstől a végleges megsemmisítésig) csak megfelelő jogalap mellett és a mindenkori adatkezelési szabályokat betartva lehet sort keríteni.

A munkaviszony és az azt tanúsító munkaszerződés azonban nem tekinthető kellő felhatalmazásnak a munkáltatók részére a felvételek kezelésére, ugyanis a munkaviszony fő célja a foglalkoztatás, melyhez a céges rendezvények egyfajta extraként kapcsolódnak.

Egy alkalmazottat mutató fénykép is személyes adatnak minősül, kezelésére csak megfelelő jogalap mellett és az adatkezelési szabályokat betartva lehet sort keríteni

Mindezek alapján tehát nem elegendő, ha akár az egyéni munkaszerződések, akár a cégek belső szabályzatai tartalmaznak egy egyszerű utalást vagy tájékoztatást arról, hogy a rendezvényeken felvételek készülhetnek, biztosítani kell hozzá a GDPR 6. cikke szerinti megfelelő jogalapot, mely – a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) jelen témát is érintő állásfoglalása szerint – ilyen esetekben kizárólag az érintett hozzájárulása lehet.

Az érintetti hozzájárulásnak pedig mindenkor előzetesnek, önkéntesnek és megfelelő tájékoztatáson alapulónak kell lennie. Azaz, a munkáltatók még a rendezvények előtt kötelesek munkatársaikat megfelelő adatvédelmi tájékoztató közzétételével értesíteni a jövőbeni adatkezelés körülményeiről, továbbá kötelesek biztosítani a lehetőséget, hogy a munkavállalók eldönthessék, szeretnének-e szerepelni a felvételeken vagy sem. Utóbbinak azért is van fokozott jelentősége, mert az adatvédelmi hatóság munkahelyi adatkezelésekre vonatkozó, átfogó tájékoztatója szerint a munkaviszony alá-fölérendeltségi jellemzője okán nehéz valódi önkéntességet igazolni.

A hozzájárulásokat megfelelő módon dokumentálni is szükséges, azok létét ugyanis bármikor tudni kell igazolni a hatóság felhívására, főleg a tárgyi esetekben a munkahelyi „kiszolgáltatottság” okán.

További fontos szempont, hogy a munkavállalóknak bármikor jogukban áll a már elkészült felvételek felhasználását megtiltani, avagy a felvételek törlését kérni akár úgy is, hogy azok a világhálóról is eltűnjenek.

Figyelemmel kell lenni arra is, hogy ha a rendezvényen a munkavállalók hozzátartozói, köztük kiskorú gyermekei is részt vehetnek, akkor az ő vonatkozásukban is szükséges beszerezni a megfelelő hozzájárulásokat, melyet a gyermekek esetében azok 16 éves koráig a szülők adhatnak meg, e fölött azonban a kiskorúak önállóan jogosultak dönteni.

Végül, szem előtt kell tartani, hogy az egyes adatkezelésekről a munkáltatók kötelesek saját maguk adatkezelési nyilvántartást vezetni, melyben az adott adatkezelés (jelen esetben felvételkészítés és -felhasználás) legfontosabb paramétereit kell feltüntetni. A nyilvántartás vezetése nem terheli a 250 munkatársnál kevesebbet foglalkoztató vállalkozásokat, kivéve, ha a felvételek az érintettek jogaira és szabadságaira nézve valószínűsíthetően kockázattal járnak.

A fenti szabályok csak a cégek által készített és/vagy általuk felhasznált képekre, videókra vonatkoznak. Ha akár a cég vezetői, akár az alsóbb szintű munkavállalók kizárólag személyes célokra, otthoni emlékek gyanánt örökítik meg egymást, úgy az nem esik egyáltalán a GDPR hatálya alá.

A cikk szerzője dr. Kálmán Kinga társult ügyvéd. Az Ecovis Hungary Legal a Jogászvilág.hu szakmai partnere.