Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Egy-egy tranzakció során a jogi feladatok összességének tervezése, koordinálása, végrehajtása és ellenőrzése projektmenedzselésnek minősül, még ha ez így nem is kifejezetten kerül megfogalmazásra az abban résztvevők számára.
1. A jogügylet mint projekt
Függetlenül attól azonban, hogy hogyan is nevezzük ezt a tevékenységet, be kell látni, hogy ez egy nagyon fontos része az ügyvéd munkájának ahhoz, hogy egy tranzakció végén az ügyfelek elégedettek legyenek amellett, hogy az ügyvédi iroda is optimálisan használta az erőforrásait. Gondolhatnánk azt elsőre, hogy a tudatos jogi projektmenedzsment a nagyobb, a méretüknél fogva szükségszerűen professzionálisan szervezett ügyvédi irodák luxusa. Azonban fel kell ismernünk, hogy a többi ügyvédi iroda sem engedheti meg magának azt, hogy nem vagy éppen rosszul alkalmazzák ezt a metódust a munkájuk során. A szűkösebb és/vagy kevésbé rugalmasan alakítható (anyagi, emberi stb.) erőforrások indokolják, hogy ezek felhasználását nagyon tudatosan szükséges tervezni, menedzselni és ellenőrizni annak érdekében, hogy az ügyvédi iroda az ügyfél elvárásainak minden tekintetben megfeleljen, ideértve a szakmai és anyagi szempontokat is.
Egy tranzakcióban számos szereplő működhet közre mind az eladó, mind a vevő oldalán (üzleti, pénzügyi, jogi, adózási, műszaki tanácsadók), akik munkáját megfelelően össze kell hangolni annak érdekében, hogy az ügylet sikeresen záruljon. Sajátos helyzetéből fakadóan az ügyvédnek gyakran kettős szerep jut a tranzakció során: egyrészről ellátja az ügyvédi irodán belüli folyamatok tervezését, szervezését és végrehajtását a szűkebb értelemben vett jogi feladatok ellátása érdekében; másrészről az egész ügylet vonatkozásában kell a folyamatokat menedzselni és a különböző résztvevők eltérő érdekeit, elvárásait, igényeit összefogni és hatékonyan becsatornázni a munkafolyamatba azért, hogy a projekt haladjon és sikeresen záruljon. Az ügyvéd sajátos helyzete abból fakad, hogy minden információ nála fut össze, hiszen a jogügylet alapdokumentumát, az adásvételi szerződést (és az ahhoz kapcsolódó egyéb okiratokat) ő szerkeszti. A konkrét jogi munka elvégzéséhez így valamennyi szereplővel kommunikálnia kell, tőlük információt kell beszerezni, azt továbbítani és az egész tranzakció minden részletével tisztában lenni, a nagy képet átlátni.
2. A projektmenedzsment térnyerésének ösztönzői
A (professzionális) jogi projektmenedzsment utóbbi időkben tapasztalható térnyerése nem elhanyagolható mértékeben annak is köszönhető, hogy a 2008-as gazdasági világválság, majd a 2020-as COVID világjárvány egyik mellékhatásaként az ügyfelek számára jellemzően szűkösebb jogi büdzsé állt rendelkezésre, amivel párhuzamosan a korábbiaknál nagyobb tervezhetőséget és/vagy kontrollt kívántak szerezni a jogi költségek alakulása felett. Ezek legegyértelműbb megnyilvánulásai az ügyfelek által már leggyakrabban elvárt felülről korlátos (ún. „fee cap”) vagy fix díjas árajánlatok, de az óradíjas alapon történő elszámolás esetén is szinte kötelező elem a várható munkadíj előzetes becslése, amely aztán valamiféle „puha” korlátként működik a felek viszonyában: az ettől történő eltérést csak részletekbe menő indoklással tudja az ügyvéd az ügyfelével elfogadtatni.
3. A büdzsé menedzselése
A modern ügyviteli szoftverek szerencsére már nagyban megkönnyítik az ügyvédek munkáját a pénzügyi büdzsé menedzselésében, amelyek lehetővé teszik az ügyre fordított munkaórák és a munkadíjak folyamatos, akár napi szintű monitorozását, ennek megfelelően erre irányuló igény esetén az ügyfelek naprakész tájékoztatását is. Ezen túlmenően rengetek hasznos információ nyerhető ki egy modern ügyviteli szoftver által kezelt adathalmazból, mint például a kiszámlázott és az ügyre ténylegesen fordított munkaidő aránya, amelyek elemzésével a tervezés pontossága nagyban javítható, illetve a projekten dolgozó kollégák hatékonysága mérhető, fejleszthető. Megfelelő ügyviteli szoftver nélkül egy-egy komplexebb projekt pénzügyi menedzselése igencsak időigényes lehet, amely nagyban ronthatja a projektet menedzselő ügyvéd hatékonyságát és eredményességét.
Tranzakcióra, azon belül is különösen a jogi átvilágításra vonatkozó fix díjas vagy felülről korlátos árajánlat adása esetén kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy az ajánlatot milyen feltételezésekkel adjuk meg, tekintettel arra, hogy a munka mennyisége nehezen vagy egyáltalán nem becsülhető előzetes információk hiányában. Ilyen feltételezés lehet például, hogy a megadott díj 20 db szerződés átvizsgálását foglalja magában vagy, hogy a tranzakció 4 héten belül aláírásra és 8 héten belül zárásra kerül. Amennyiben ezen feltételezések időközben változnak, akkor azok alapot adnak arra, hogy a díjazás ennek megfelelően változzon. A feltételezésekkel azonban óvatosan kell bánni, mert a túl sok vagy nem észszerű feltételezések – érhető okokból – ugyanolyan riasztó hatással lehetnek az ügyfélre, mint a túl magas óradíjak.
Az ügyféllel folytatott nyílt és megfelelően időzített kommunikáció szerepe nagyban felértékelődött a költségvetés menedzselésében. Gyakran előforduló konfliktusforrás lehet például, hogy a céltársaság átvilágítása során feltárt problémához lazán kapcsolódó vagy a céltársaság gazdasági tevékenységének megértéséhez nem feltétlenül szükséges jogszabályi háttér bemutatását igényli az ügyfél annak ellenére, hogy nem leíró jellegű, hanem csak a problémákat feltáró és arra koncentráló ún. „red flag” típusú átvilágítást rendelt meg. Ilyen és más hasonló esetekben, mikor az ügyfél olyan munka elvégzését igényli, amely nem képezte a megbízás részét, mindig időben és korrekt módon kell felhívni a megbízó figyelmét e körülményre a későbbi félreértések és a kellemetlen meglepetések elkerülése érdekében.
4. Egyes rizikó faktorok és kezelésük
A jogi költségvetés megfelelő menedzselése szükségszerű ugyan az ügyvédi iroda szempontjából, de ez önmagában nem elég ahhoz, hogy az ügylet sikerrel záruljon és az ügyfél elégedetten távozzon. Számos tényező van, ami odafigyelést igényel és amivel kalkulálni kell, hogy se időben, se szakmailag ne legyen félremenedzselve az ügylet lebonyolítása.
Bár ma már egyre ritkább, nemzetközi tranzakciók esetén érdemes lehet számolni a nyelvi korlátok okozta problémákkal. A sajátos jogi szaknyelv megértése, alkalmazása még tárgyalási szintű idegen nyelvtudással rendelkező ügyfelek esetében sem feltétlenül elvárható, ezért bonyolult jogi konstrukciók, más jogrendszerekben nem, vagy más formában létező jogintézmények ismertetése nagyobb odafigyelést igényelhet a tárgyalást vezető ügyvédtől, mert ez sok félreértés alapjául szolgálhat. Továbbá a szerződés nyelvének meghatározása során tervezni kell azzal is, hogy határon átnyúló ügylet esetén a helyi hatóság vagy bíróság a saját nyelvén várja el a dokumentumok benyújtását (mint például külföldi befektető magyarországi stratégiai társaságban fennálló tulajdoni részesedés megszerzése kapcsán az Innovációs és Technológiai Miniszterhez tett bejelentés során), amely fordítás egy hosszabb szerződés esetében jelentősebb időigénnyel és költséggel járhat.
Ehhez némileg hasonló kihívást jelent a projektet vezető ügyvéd számára, ha az ügylet valamelyik szereplője vállalat eladásban / felvásárlásban nem jártas fél vagy esetleg teljesen eltérő jogi, kulturális környezetből érkezett, mert ez esetben kellő odafigyelést kell biztosítani az ügyfél vagy adott esetben a másik fél edukációjára az ilyen ügyletek során alkalmazott jogi konstrukciók, legjobb gyakorlatok stb. ismertetése kapcsán. A szükséges ismeretek hiánya miatti lassú reakcióidők, nem releváns vagy inkompetens javaslatok könnyen vakvágányra terelhetik a projektet, vagy annak jelentős elhúzódásához vezethetnek.
A tranzakciót megelőző vevői átvilágítás folyamata melegágya lehet egy ügylet félremenedzselésének mind idő, mind költség szempontjából, ezért fontos, hogy ezt a szakaszt előre megtervezzük és mindvégig szigorúan kézben tartsuk. Eladói oldalról kiemelt odafigyelést érdemel az átvilágítás tárgyát képező virtuális adatszoba összeállítása, mert a kért dokumentumok és információk begyűjtése és feltöltése hosszabb időt vehet igénybe, különösképpen akkor, ha a tranzakcióról csak bizonyos munkavállalók szerezhetnek tudomást a céltársaságban az ügylet bizalmas jellegére tekintettel.
Vevői oldalról fontos, hogy megfelelő szolgáltatásokat nyújtó virtuális adatszoba szolgáltatót válasszunk ki, mert ezzel jelentős erőforrásokat spórolhatunk magunknak. Amennyiben követhetetlenné válik az átvilágítás folyamata és nem tudjuk melyik dokumentumok kerültek átnézésre és melyikek nem, melyik menedzsment kérdésre érkezett válasz és melyikre nem, annak természetesen nem csak munkaszervezési szempontból van negatív hatása, hanem jogi szempontból is: később – egy esetleges szavatossági igényből eredő jogvita esetén például – nem mindegy, hogy ki, mit és mikor töltött fel az adatszobába az eladói adatfeltárás részeként és így miről volt vagy lehetett tudomása a vevőnek.
Az átvilágítási munka megkezdése előtt hasznos egy munkaindító megbeszélés tartása a kollégákkal, aminek keretében a projektet vezető ügyvéd egyértelműen felosztja a feladatokat, hogy melyik munkatárs melyik átvilágítandó részterületért felelős az átfedések elkerülése végett. Szintén érdemes előre egyeztetni az átvilágítási jelentésben használni kívánt kifejezéseket és meghatározásokat, amely nagyon sok munkát spórolhat a jelentést véglegesítő ügyvéd számára. A munka érdemi részét meghatározó szakmai irányelveket (pl. ingatlanhasznosító céltársaság esetében mely rendelkezéseket kell vizsgálni a bérleti szerződésekben vagy mik lehetnek a szerződésben előforduló tipikus vagy a legfrissebb tapasztalatok alapján azonosított rizikófaktorok) szükségszerűen előre meg kell határozni, mert ez nem csak gyorsítja a munkát, de biztosítja is annak egységes szakmai színvonalát nagyobb létszámú csapat esetén is. Az átvilágítás során javasolt státusz megbeszéléseket tartani rendszeres időközönként a folyamat haladásáról és az addig felmerült tapasztalatokról, hogy probléma esetén azt kellő időben és kellő módon kezelni lehessen.
A tárgyalások során szintén nagy kihívást jelenthet a projekt menedzselése szempontjából, ha nagyobb számú részvényes/tag vesz részt a tranzakcióban az eladói oldalon, ahol az egyes individuális érdekek nagyon különbözőek lehetnek. Ennek gyakori előfordulása a startup cégek növekedése közben, a többszöri befektetési körök során felduzzadt tagi/részvényesi létszám. Az érdekellentétre remek példa lehet a napi operációban részt nem vevő (kis)részvényesek, akik nem feltétlenül kívánnak szavatossági felelősséget vállalni a társaság prudens működéséért, mely esetben komoly konfliktusok forrása lehet, hogy akkor melyik részvényes miért és milyen mértékben vállaljon felelősséget; feltéve persze, hogy a vevő nem ragaszkodik az egységes és azonos terjedelmű eladói felelősségvállaláshoz. Kompromisszumkészség hiányában megoldhatja a patthelyzetet az utóbbi időben egyre népszerűbb tranzakciós biztosítás (W&I Insurance) is.
Természetesen hosszan sorolhatnánk még a jogügylet menedzselése során jelentkező rizikófaktorokat és kihívásokat, de jelen cikknek nem célja ezeket teljeskörűen és kimerítően bemutatni. Ugyanakkor reméljük, hogy e néhány példán keresztül is sikerült rávilágítani arra, hogy a projektmenedzseri képességek elsajátítása és fejlesztése szinte nélkülözhetetlen ezen a jogterületen a sikeres ügyvédi tevékenységhez.
A cikk szerzője Dr. Helembai Gábor, CLM Bitai & Partners Head of M&A, a CLM Bitai & Partners Ügyvédi Iroda szakértője. A CLM Bitai & Partners Ügyvédi Iroda a jogaszvilag.hu szakmai partnere.
