Kompetens vezető vs. informatika

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Azonosítottunk és fejlesztünk vezetői kompetenciákat, például a delegálását, a kommunikációt, a motivációt, az időmenedzsmentet, a meetingszervezést és még sorolhatnánk. A vezetői feladatokat, a napi rutinmunkát azonban a rendelkezésre álló infrastruktúra segítségével kell végrehajtani. Ez az infrastruktúra ma már legtöbbször informatikai eszközöket jelent.

A legértékesebb humán erőforrás, azaz a dolgozók, képességeit, tudását – szép idegen szóval: kompetenciáját – a szervezet, a vállalat hatékonyabb és eredményesebb működése érdekében fejlesztjük. A kompetencia latin eredetű szó, alkalmasságot, ügyességet jelent. Itt olyan készségek összességét értjük alatta, melynek birtokában a vezető képes lesz egy adott feladatot a megkívánt szinten ellátni.

De vajon növelheti-e az infrastruktúra ezeknek a kompetenciáknak a hatékonyságát, és egyáltalán: kihasználjuk-e a rendelkezésre álló infrastruktúra által biztosított lehetőségeket? Az alábbiakban néhány hagyományos vezetői kompetenciát szeretnénk némileg új megvilágításba helyezni

Delegálás: a vezetőnek ki kell osztania a feladatokat

A vezető nem az, aki elsőként megcsinálja, hanem aki kiosztja a feladatokat, és azok elvégzését számon kéri. Rontja-e a vezető delegálási képességét, ha nem tudja nyilvántartani, hogy melyik feladatot kinek és milyen határidővel osztotta ki? Igen, hiszen nem tudja, hogy kitől és mikor kell számon kérni a feladat teljesülését. A kiosztott feladatokat tehát nyilván kell tartani. Ha valakinek káptalan a feje, ezt fejben tarthatja, esetleg használhat kockás füzetet is. De vannak már ennél hatékonyabb eszközök.

Számtalan informatikai megoldás van, amely nem csak nyilvántartja a feladatokat, de a folyamatok egy részének automatizálásában is segít. Automatizálhatjuk a különböző feladatlisták összekapcsolását, automatizálhatjuk a riasztásokat, hogy a figyelmeztesse a vezetőt a számonkérésre és így tovább. A feladatok természetesen nem végződnek el maguktól, de a hatékony számonkérés és a jól adminisztráció megkönnyíti a vezető életét, és javítja ennek a vezetői kompetenciájának a hatékonyságát.

A delegálni lehet úgy is, hogy kinyomtatok egy feljegyzést, átadom a kollégának, elmagyarázom neki, mit szeretnék, megmondom neki, hogy ő a felelős a feladatért, valamint hogy mikor várom az eredménnyel. Mindezt azonban meg lehet tenni e-mailben, telefonon vagy videokonferencián is úgy, hogy közben a kommunikáció minősége ne romoljon, ám a ráfordított idő csökken, és a hatékonysága pedig nő. És akkor arról még nem is beszéltünk, hogy egy hatékony menedzsment rendszerben ezek az elektronikus csatornák rugalmasan összekapcsolhatók egymással.

Időgazdálkodás, azaz a jó vezetőnek mindig arra van ideje, amire kell

Az idő pénz – tartja a mondás, és ma ez hatványozottan igaz. Az a vezető, aki ma nem olvassa leveleit a mobilján, sok esetben akadályozza a munkafolyamatokat. Kollégáinak, beosztottjainak várniuk kell, míg újra levelezése közelébe kerül, és döntésével továbbmozdítja az addig megállt munkafolyamatot. Húsz-harminc éve a cégeknél még a belső kézbesítő rohangált körbe. Egyik nap körbevitte a feljegyzést, majd másnap a válasz is megérkezett. Minden kör két napot vett igénybe, mire végleges döntés születhetett. Ma ezek a körök jó esetben percek alatt lezajlanak, mindenki ott ül a gépe előtt, és e-mailben vagy más online csatornán kommunikál kollégáival. Ha egy vezető, döntéshozó kolléga nincs a gépe közelében, akkor könnyen visszasüllyedhetünk a két-három évtizeddel ezelőtti munkasebesség szintjére, ami katasztrofális lehet a cég jövőjére nézve.
A fenti példa alapján könnyen belátható, hogy nagyon sok vezetői kompetencia hatékonysága múlik ma az alkalmazott infrastruktúrán, és egyáltalán azon, hogy a vezető hajlandó-e kihasználni annak előnyeit. Egyre több tréner és tanácsadó cég veszi fel a hagyományos kompetenciafejlesztései tematikájába a kapcsolódó informatikai eszközök és szolgálatátok oktatását.

Az eszközök a szemünk előtt vannak, csak használni kell őket

Kezdjük az alapoknál: az Outlooknál és az Exchange-nél, melyek talán a legelterjedtebb eszközök. Ha ezek megvannak a cégnél, a legkézenfekvőbb, hogy ezekkel kezdje egy vezető kihasználni az informatika nyújtotta lehetőségeket. Az Outlook és az Exchange nemcsak levelezésre, hanem találkozó szervezésre, feladat nyilvántartásra és kiosztásra, valamint csoportmunkára is alkalmas. Sőt szinte minden mobiltelefon platformmal is szinkronizálhatók, így a vezető akkor megkapja a fontos értesítéseket, és  dönthet, ha épp az irodától távol van.

A következő lépés az informatika kihasználásában a rendelkezésre álló adatok gyors elemzésének képessége. Alap kimutatások készítésére minden irányítási rendszer képes, de általában a vezetőnek nem pontosan ezekre az alap adatokra van szükségük. A legtöbb vállalatirányítási, elterjedt rövidítéssel ERP (Enterprise Resource Planning), valamint úgyfélkezelő, azaz CRM (Customer Relationship Management) rendszer képes adatokat exportálni Excel munkafüzetbe. Itt az adatok szűrésével, csoportosításával, valamint azokból kimutatások készítésével létrehozhatjuk a kívánt adattömeget. Az adatok grafikus, azaz különféle diagramkal történő ábrázolásával jól érzékeltethetjük az adatok változását.

Az informatika kihasználásának egyik csúcsa ma egy vezetői döntéstámogató rendszer használata. Sok vállaltirányzási és CRM rendszer tartalmaz vagy kiegészítőként megvásárolható egy ilyen modul. Sajnos ennek ellenére kevesen használják.

Ezeket a modulokat vezetői irányítópultnak – szaknyelven dashboardoknak – is nevezik, melyek a kiválasztott paramétereket grafikusan ábrázolva gyorsan áéttekinthető helyzetképet adnak a vállalti pénzügyekről, az értékesítés alakulásáról vagy éppen a gyártásról. A repülőgép műszereihez hasonlóan ránézésre leolvasható, ha változik egy fontos paraméter, például a vevőszám vagy a nyereségességi mutató. Az ilyen rendszerek bevezetéséhez azonban először el kell dönteni a vezetésnek, hogy melyek azok a paraméterek – azaz KPI-okat (Key Performance Indicator), azaz kulcs teljesítmény mutatókat – amelyeket mérni és monitorozni szeretnének.
Business Andminisztration – adminisztrációs kompetenciája

Eddig azt vizsgáltuk, hogy az informatikai ismeretek hogyan befolyásolják a többi korábban azonosított vezetői kompetenciát. Most nézzük meg, hogy önmagában megállja-e a helyét az, hogy az információk kezelését és adminisztrálását kompetenciaként azonosítottuk.

A vállalati adminisztráció elvégzéséhez ma nélkülözhetetlen az informatikai készségek és ismeretek széles palettája. Korábban elég volt, ha egy vezető tisztában volt a gazdasági törvényszerűségeket, leegyszerűsítve: tudott írni, olvasni, számolni tudott, illetve volt víziója az irányított céggel kapcsolatban.

Ma azonban a stratégiai döntések egy jelentős rész már arról szól, hogy milyen legyen a vállalatirányítási rendszer, az ügyfélszolgálaton bevezessünk-e CRM rendszert, a termelési adatokat milyen adatbázisban kezeljék, és egyáltalán: a kollégák a vállalat működése során létrehozott dokumentumokat hol és hogyan kezeljék. Azaz egyre nagyobb hangsúlyt kap az üzleti folyamatok adminisztrációja, valamint azok informatikai megvalósítása. Mindezekhez a döntések azonban már közel sem informatikai szempontúak, hanem csakis az üzleti célok függvényében értelmezhetők. Ehhez azonban a vezetők részéről is elengedhetetlenek az informatikai kompetenciák. Egy jó vezető tehát nem vagy üzleti, vagy adminisztrációs, vagy informatikai kompetenciával kell bírjon, hanem ezt a hármat egységben kell kezelnie.

Az informatikai eszközök és a vezetői kompetencia összefüggéseit együttműködő partnerünk, a Bitport.hu (informatika az üzlet nyelvén) értelmezte.

---