MI használata a szerződéses complianceben


Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Az MI alkalmazásával egy átfogó szerződéskezelési rendszer alakítható ki, amely nem tranzakció jellegű és nem a kezdetekre fókuszál. Az adatbázis olyan megismételhető lépésekre összpontosít, amelyek megakadályozzák a jogoksértés elkövetését vagy a jogvesztést.

A szerződések a modern üzleti világ alapvető részét képezik. A társaságok, méretüktől függően akár több száz vagy több ezer szerződéssel is rendelkeznek. Mindegyik szerződés egyedi jogokat és kötelezettségeket határozhat meg és időtartamuk is különböző lehet. A társaságoknak ezért rendkívüli terhet jelent az összes szerződés betartása.

Noha sok vállalkozás továbbra is a szerződéses compliance hagyományos megközelítését követi, már léteznek innovatív eszközök a folyamat hatékonyabb kezelésére.

A klasszikus megközelítés

A hagyományos megközelítés ma már – a sok szerződés miatt – kezelhetetlen. A szerződéseket általában jogi tanácsadói segítséggel készítik elő és tárgyalják. Miután aláírták, a vállalat feladata, hogy azt kezelje és betartsa. Különböző vállalati csoportokat lehet megbízni a szerződéses állomány kezelésével, beleértve a compliancet, a pénzügyet és az ügyvezetést. A vállalati jogászok általában a partnerekkel fennálló jogi ügyeket intézik, de nem feltétlenül vesznek részt a szerződések kezelésében. Az ügyvédi irodák pedig nem vállalják a szerződéses adminisztrációt a szerződéskötést követően.

Ha a vállalkozások ad-hoc módon kezelik a szerződéseket és nincs kiépített rendszerük, a dolgok gyorsan kaotikussá válhatnak. Noha a szerződés megszövegezése során jelentős tudás alakul ki, de mihelyt azt ténylegesen alkalmazni kell, nem mindig működik megfelelően az elszámoltathatóság, amely kihívásokhoz vezethet.

Az innovatív megközelítés

Az a modell, amelyet a legtöbb vállalat alkalmaz, az ügyletek megkötésére fókuszál és nem törődik azzal, hogy mi lesz utána. Ez hosszú távon nem hatékony, és nem is megfelelő. Ideje megváltoztatni az üzletkötést követő modellt, hogy a vállalkozások hatékonyan kezelhessék a szerződéseket a vállalat méretétől függően.

A szerződéskötést követő szerződéskezelés legfontosabb lépései a következők:

  • Olyan kulcsfontosságú szerződéses rendelkezések meghatározása, amelyek megkövetelik mindkét fél közreműködését, vagy kulcsfontosságú dátumokat, alapvető eseményeket tartalmaznak;
  • Adatbázis létrehozása, a rendelkezések rögzítése meghatározott adatformátumban, és elérhetővé tétele az illetékesek számára;
  • Visszacsatolási kör létrehozása: a jelenlegi és a jövőbeni tranzakciókat a korábbi szerződésekből összegyűjtött információkkal lehet összevetni, az adatbázisban tárolni és elemezni; és
  • A jogi szövegek szabványosítása a jövőbeni szerződésekben.

Ezzel az új mintával a megközelítés most már átfogó (teljes ciklusú szerződéskezelés), nem pedig tranzakció jellegű és nem a kezdetekre fókuszál. Az adatbázis olyan megismételhető lépésekre összpontosít, amelyek megakadályozzák a jogsértés elkövetését vagy a jogvesztést.

A mesterséges intelligencia használata a szerződéskezelésben

Az új rendszer felépítéséhez elengedhetetlen a technológiai eszközök használata – amelyek legalább egyike a mesterséges intelligencia (MI). Fontos a nyelvezet meghatározása a szerződésekben, az MI pedig jelentősen csökkentheti a folyamat idejét és költségeit. Ezt nem plusz munkaként kell felfogni, hanem olyan szükséges feladatként, amely kezelhetővé teszi a projektet.

Az MI alternatívája egy manuális folyamat, amelyet fiatal munkatársak vagy vállalati jogászok végeznek. Ez a folyamat jelentős időráfordítást igényel és nagy a hibalehetőség. Ha több ember vesz részt a tevékenységben, akkor a végeredmény sem lesz egységes.

Az MI felgyorsítja a modell meghatározását, így a munkavállalók nagyobb hangsúlyt fektethetnek az elemzésre. Ez azonban csak akkor tud hatékony lenni, ha megfelelő a projekttervezés. Ennek során arra kell összpontosítani, hogy az adatokra milyen kérdések megválaszolásához van szükség, milyen formátumban kellenek az adatok és milyen típusú rendelkezésekre és válaszokra kell alkalmasnak lenniük.

Ezek az adatok egy adatbázisban tárolódnak, amelyet egy központi hubba (egy olyan eszköz, amely az adatok változtatása nélkül, az egyik csatlakozóján érkező adatokat továbbítja az összes többi csatlakozója felé – szerk.) gyűjtenek. A felhasználók hozzáférhetnek az adatbázisban található irányítópulthoz, amely automatizálja a releváns rendelkezések megjelölését és értesítéseket küldhet meghatározott emberek számára. Ez a fajta rendszer lehetőséget nyújt jelentések és statisztikák készítésére is.

A jogi MI szerepe nem az ügyvéd helyettesítése, hanem egy fontos eszköz, amelyet segíti az ügyvédeket az adatok kezelésében.

Az elemzés és az értelmezés lehetővé teszi a fordított tervezést

Miután a társaság rendelkezik a szükséges adatbázisokkal, és kinyerte a szerződéses adatokat, nemcsak javíthat a szerződéses compliancen, hanem a saját javára fordíthatja a folyamatot. Az adatokat felhasználhatja a szerződéskötés és a folyamatban lévő tárgyalások során és az adatbázis  elősegíti a tárgyalásokon való döntéshozatalt is. Ezekkel az előrelátást segítő lehetőségekkel könnyebb a szerződések lényegére fókuszálni.

Ez a megközelítés segíthet például, az olyan nagy volumenű szerződéseknél, amelyeket egyes vállalatok specialistáknak szerveznek ki és amelyeknél titoktartási megállapodásokra van szükség. Az új megközelítés segítségével a vállalkozások egyaránt nyomon követhetik a szerződéses compliancet (például visszaszolgáltatási vagy megsemmisítési értesítéseket küldhetnek a partnereknek vagy új igényt rögzíthetnek az adatbázis segítségével), valamint egyszerűsíthetik a folyamatot egy áttekintési terv előkészítésével. Az eredmény egy következetes megközelítés, amely kevesebb mérlegelést igényel a vállalat egyedi ügyeiben, valamint gyorsabb és olcsóbb annak köszönhetően, hogy a folyamat kezelhetővé válik.

(law.com/legaltechnews)


Kapcsolódó cikkek

2024. május 15.

Fontos határidő közeledik a gazdasági szankciókkal érintett magyar cégeknek

Az ukrán-orosz háborúra reagálva az Európai Unió a közelmúltban újabb gazdasági szankciókat vezetett be Oroszországgal szemben. Az egyik legfontosabb változás, hogy bizonyos, az orosz cégek vagy szervek részére nyújtható, biztosítható vagy értékesíthető szolgáltatások, amelyek eddig a szankciók alól mentességet élveztek, 2024. június 20. napjától csak hatósági engedély birtokában végezhetők majd. Melyek ezek a szolgáltatások? Honnan szerezhető be az engedély és milyen feltételeknek kell majd megfelelni? Mivel a határidő vészesen közeleg, ezért a Schönherr Hetényi Ügyvédi Iroda munkatársai, dr. Bognár Alexandra és dr. Suller Noémi segítenek eligazodni az új szabályozásban a fenti kérdések megválaszolásával.

2024. május 14.

NIS2 visszaszámlálás: Másfél hónapjuk van a vállalatoknak a NIS2 nyilvántartásba vételre

A NIS2 direktíva számos követelményt fogalmaz meg az EU-tagállamok kiber- és információbiztonságára vonatkozóan. Magyarországon a „2023. évi XXIII. törvény a kiberbiztonsági tanúsításról és a kiberbiztonsági felügyeletről”, azaz a „Kibertan-törvény” implementálja a direktíva rendelkezéseit, melynek értelmében az érintett vállalatoknak 2024. június 30-ig regisztrálniuk kell magukat a Szabályozott Tevékenységek Felügyeleti Hatósága (SZTFH) által kijelölt online felületen.