Miért kell a munkaügyi audit?

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A munkáltatók működésében kulcsfontossággal bír a munkajogi és egyéb, a munkaviszonyhoz kapcsolódó jogszabályok és szabályozások gyakorlati alkalmazásának megoldása, ezek rendszeres ellenőrzése, valamint a külső ellenőrzésekre való felkészülés. Ebben a munkában munkaügyi auditorok segíthetik a vállalatokat, akiknek a képzése kisebb volumenben már 2012-ben elindult, de egyetemi, posztgraduális képzésként csak 2014 szeptemberétől fog indulni a Pécsi Egyetemen. A munkaügyi auditról és képzésről kérdeztük Balogh Monikát, a BAC & Co. Ltd. ügyvezető partnerét.

Mit értünk munkaügyi auditon?

A munkaügyi audit egy olyan vállalatirányítási- vagy management audit, amely a vállalat klasszikus adminisztratív funkcióinak (HR, bérszámfejtés, EHS, általános ügyek, jogi ügyek) működtetése során alkalmazott rendszerek és folyamatok, keletkező termékek komplex átvilágítására alkalmas, beleértve e rendszerek és folyamatok hatékonyságának, összefüggéseinek, kapcsolódási pontjainak, valamint az ezek működésére vonatkozó munkajogi szabályozásnak való megfelelés vizsgálatát is.

Egy vállalat esetében mire terjed ki ez az audit?

A vállalat klasszikus értelemben vett adminisztratív funkcióinak menedzselését, működését vizsgálja, leszámítva a pénzügyet és az IT-t, amire általában külön szakmai audit van. Természetesen átvilágításra kerül a szabályozás, a dokumentáció, a gyakorlat és az ellenőrzési funkció is.

Mit vizsgál egy munkaügyi auditor?

Erre a kérdésre nem egyszerű a válasz, mert valóban komplex ellenőrzésről van szó. Talán egyszerűbb nem az audit tárgyának, hanem az audit céljának a szemszögéből közelíteni a kérdéshez. Az auditor azt vizsgálja, hogy optimális-e az adott cégnél a munkahatékonyság, a lehető legtakarékosabb és jogszerű-e a működés, garantálják-e a meglévő rendszerek és folyamatok a hosszú távú fenntarthatóságot, megfelelő-e a munkavállalói motiváció, és biztosított-e a folyamatos fejlődés.

Milyen elemekből épül fel egy munkaügyi rendszer?

Az én felfogásom talán egy árnyalatnyit eltér a megszokottól, de én mindent idesorolok, ami alakítja, irányítja, vagy bármilyen módon befolyásolja a vállalat emberi erőforrás felhasználásával kapcsolatos ügyeinek kialakítását, kezelését, intézését. Túl hosszú lenne mindent felsorolni, de gondolni kell itt például a menedzsment elkötelezettségére, vállalati politikákra, menedzsmentcélokra, szervezeti felépítésre, kommunikációs csatornákra, HR politikára. Továbbá a tevékenységi körre, munkaszervezési adottságokra és politikákra, munkavállalói állomány felépítésére és összetételére, felelősségi körök és felhatalmazások rendszerére, a teljes HR- és bérszámfejtési folyamatokra és rendszerekre, ellenőrzési funkciókra, létszám-, és bértervezésre,munkaügyi kapcsolatokra, de még a vállalat nemzetiségi kultúrájára is.

PTE – Jogi szakokleveles munkaügyi auditor képzés

A képzés komplex ismereteket nyújt a foglalkoztatás keretében felmerülő munkáltatói munkajogi kötelezettségek teljesítésének minden aspektusáról, valamint ezek ellenőrzésének metodikájáról. Főbb tárgyak: Munkaügyi ellenőrzés; Adójog, Tb jog; Emberi erőforrás management és munkajog; Munkaügyi audit Képzési idő: 3 félév (levelező rendszerű) Képzés helye: Budapest (PTE ÁJK kihelyezett képzés) A képzésről minden további információt megtalál ide kattintva.

Miért fontos ez a vállalatoknak, miben könnyíti meg a munkát a nagyvállalatoknál?

Klasszikusan erre az a válasz, hogy elkerülhetőek a munkaügyi és munkajogi problémák, megspórolhatóak a bírságok, én mégsem ezt az aspektust emelném ki. A vállalati működés nagyon összetett valami. Kizárólag egységként lehet rá tekinteni, ha valamelyik fogaskerék elromlik a gépezetben, az az összes többi folyamatra hatással van. Egy állandóan változó közegben (vevői elvárások, technológia, piac, gazdasági helyzet, jogi és más szabályozás, emberek, az emberek felkészültsége, elkötelezettsége stb.) szinte képtelenség mindenre teljes mértékben odafigyelni. Az auditnak elsősorban az a célja, hogy objektív és globális képet kapjon a cég vezetése arról, hol vannak az erősségek és a gyenge pontok az adminisztrációban (szervezetben), természetesen ebbe beletartoznak a bírsággal vagy jogvitákkal fenyegető gyakorlatok, helyzetek, folyamatok is, de nem kizárólag –, optimális módon kihasználja-e a cég a rá irányadó diszpozitív jogszabályok által nyújtott lehetőségeket, megfelelnek-e a vállalat céljainak a jelenlegi folyamatok, eszközök, erőforrások, munkaszervezés stb. Feltárja az esetleges költségcsökkentési lehetőségeket, megmutatja a folyamatosan fejlődő és fejlődésben megrekedt területeket, képet ad a szervezeti kommunikációs csatornák működőképességéről.

Érdemes-e kisvállalkozásoknál is munkaügyi auditot végezni?

Mindenképpen hasznosnak tartom. Az audit program természetesen ebben az esetben egy kicsit másképp fog kinézni. A kis cégek legtöbbször erőforráshiánnyal küszködnek, emiatt gyakori, hogy nincs rá módjuk, hogy rendszereket alakítsanak ki, és működtessenek. Így sokkal több a hibalehetőség, nem hatékony vagy jogszerűtlen gyakorlat. Egy ilyen audit keretein belül feltárhatóak, és priorizálhatóak a problémák. Az auditorok – lévén, hogy a menedzsment szemszögéből vizsgálják a cég működését – természetesen tekintettel vannak ilyenkor a cég lehetőségeire, és olyan fejlődési iránymutatást igyekeznek megfogalmazni, amelyeknek a bevezetése reálisan megvalósítható. Igyekeznek továbbá azokat a pontokat is beazonosítani, ahol költségcsökkentés érhető el.

Mészáros Etelka, a HR-Munkajog szaklap 2014/7-8. számában megjelen interjújából megtudhatja azt is, hogyan történik egy munkaügyi audit és mi a különbség a munkaügyi és a munkajogi audit között.

---