Tudja a jobb kéz, mit csinál a bal

A gazdasági szférában, a nagy és még nagyobb vállalatok bonyolult folyamatainak egységes és átlátható működtetésére az elmúlt évtizedekben számos, az egyes vállalati funkciókat hatákonyan támogató, ún. integrált vállalatirányítási rendszer született. Ezek legkevésbé kiszámítható eleme – csakúgy, mint a vállalati szervezeté – az ember, divatosan szólva az emberi erőforrás. Az elmúlt évek fejlesztéseinek köszönhetően azonban egyre több és jobb, kifejezetten humánerőforrás-kezelő szoftver vált elérhetővé, speciálisan ügyvédi irodák számára is.

Az ügyvédi irodák, mint szervezetek, sok szempontból alapvetően különböznek más szervezetektől: többnyire a klasszikus vállalati struktúrától eltérő modell szerint épülnek fel, vezetőik pedig a folyamatos, magas színvonalú szakmai munka mellett gyakorta egy személyben látják el a klasszikus vezetési funkciókat is. Így, míg egy vállalati szervezetben a feladatok funkcionálisan megoszlanak az egyes felsővezetők között, addig az ügyvédi irodákban, különösen a nagyobb létszámúakban e sokrétű tevékenységek terhe együttesen a vezető partner(ek) vállára nehezedik.

Mégis, mikor egy jól menő, kisebb iroda növekedésnek indul, vagy a sikeres ügyvéd egyre magasabb posztot tölt be a nagy iroda szervezeti struktúrájában, pontosan ugyanaz játszódik le az iroda szervezetét tekintve, mint a gazdasági szféra bármely más területén bekövetkező szervezeti változások során. Az ügyvédi irodák, mint szervezetek éppen olyan életciklusokat élnek meg, olyan problémákkal küzdnek, mint a termelő, kereskedelmi vagy pénzügyi vállalatok. Emiatt és bizonyos dolgozói létszám fölött a jogi szférában is nagy szükség van humánerőforrás-menedzsment tevékenységre. A nagyobb, a multinacionális vállalatokhoz sok tekintetben hasonló, nemzetközi ügyvédi irodákon kívül azonban a munkatársakat érintő, komplex feladatok ellátására (felvétel, kiválasztás, leépítés, fejlesztés, karriertervezés, szervezetfejlesztés stb.) az ügyvédek nem alkalmaznak külön szakembert. Pedig, ha az irodában legalább tízen vagy annál többen dolgoznak, ha a feladatkörök (jogterületek) világosan elkülönülnek, ha az irodán belüli karrier elvben tervezhető és esetleg még különböző képzésekkel fejlesztik is a munkatársakat, ez esetben rendkívül nagy szükség volna a modern munkaerő-gazdálkozás hatékony eszközrendszerére.

A megoldás ebben az esetben egy humánerőforrás-szoftver lehet, amely hozzásegíti a vezető vagy tulajdonos partnert ahhoz, hogy a vállalati szférában évtizedek óta bevált technikákat a saját területén alkalmazhassa, a rendkívül gyorsan változó gazdasági helyzetben rugalmasan reagálhasson, és ha már nincs más megoldás, a létszám csökkentését a lehető legkevesebb hátránnyal oldja meg. Egy ilyen HR-szoftver tulajdonképpen tükröt tart a vezetőnek: megmutatja, mennyire hatékonyan működik valójában az iroda, azaz a szervezet, amit irányít; összemérhetővé teszi a hasonló munkaköröket, számszerűsíti a munkatársakba való „befektetéseket”, a szubjektív értékelési szempontok mögé egzakt számokat, statisztikát, adatokat állít, lehetővé téve a személyi döntések racionális alapokra helyezését.

Hogyan képes minderre egy szoftver?

Röviden és szakszerűtlenül fogalmazva, rendszerezi a vállalaton, az irodán belül különböző módon és helyeken tárolt, fontos információkat, egységesen kereshetővé teszi a releváns adatokat ahhoz, hogy az azonos funkciók és feladatkörök több, különböző szempontból összevethetőek, átláthatóak s így tervezhetőek legyenek.

A humánerőforrás-kezelő programok, akár egy nagy és drága, integrált vállalatirányítási rendszer részeként működnek, akár könnyen elérhető, szakma-, ill. szektorspecifikus, önálló szoftverek, amelyeket a fejlesztők cégre, irodára szabnak, abban mind egységesek, hogy modulos szerkezetben épülnek fel.

Minden HR-szoftver rendelkezik egy személyi modullal, amelyben a dolgozók alapadatait, végzettségeit, képzettségeit, előző munkatapasztalait, jogviszonyait, státusát lehet tárolni. Nyilvánvalóan egy szervezet számára alapvető szükséglet, hogy a vezető tisztában legyen a dolgozó képességeivel, a tőle elvárható maximális teljesítménnyel. Egy dolgozó fejlesztése ugyanis költséges dolog, ezért minden szervezet tudatosan és költséghatékonyan szeretne tervezni a rendelkezésre álló munkaerővel. Ezért a HR-szoftverekben létrehozható vagy megtalálható egy ún. kompetenciakatalógus, amelyben rögzíteni lehet az adott munkakörben elvárt képességek, készségek körét, majd a képzések után a képességek, készségek, képzettségek terén történt változásokat is.

Így a kompetenciakatalógus segítségével lehetőség nyílik fejlesztési tervek létrehozására. Lehet például évi rendszerességgel, különböző mérési eszközök segítségével az adott munkakörben elvárt kompetenciákkal összevetni a dolgozóéit; vagy ennek alapján a vezető(ség) a kollégával közösen karriertervet készíthet, definiálva az elérni kívánt munkakörhöz tartozó követelményeket, kompetenciákat, majd együtt kijelölhetik a fejlesztés lépéseit (szakmai továbbképzés iránya, külföldi tanulmányutak, esetleg személyes képességfejlesztés, tréningek stb.). Ezeket a fejlesztési terveket elsődlegesen azon kollégák vonatkozásában érdemes megalkotni, akik a vezető partnerek által támasztott követelményeket az elvárt szinten vagy azon felül képesek teljesíteni. Lehetőség van arra is, hogy a szoftver segítségével a vezetők a belső utódlástervezés szempontjait is figyelembe vehessék, hogy adott esetben felkészülten nézhessenek szembe egy nem várt eseménnyel.

E funkciókon túl egy HR-szoftver másik, ún.szervezeti modulja a munkakörökre–feladatkörökre vonatkozó információkat gyűjti egy csokorba. Sorvezetőt, „sablont” ad a vezetőknek, amelynek segítségével könnyedén meg lehet fogalmazni a felelősségi köröket, világosan el lehet különíteni a kritikus, át nem ruházható, illetve a munkakörhöz szorosan nem kapcsolódó feladatokat, így csökkentve az átfedéseket és ellentmondásokat az egyes munkaterületek között, jelentősen növelve ezzel a szervezet hatékonyságát. Amikor a vezető valamilyen formában (írásban vagy szoftveres támogatással) pontosítja a beosztott kollégáival szembeni elvárásokat, egyúttal létrehozza az alapját egy későbbi teljesítményértékelésnek is. A munkakörök pontos definiálása révén az egyes feladatkörök összemérhetővé válhatnak, így mögéjük lehet rendezni egy koherens bérezési–juttatási rendszert is.

Egy HR-szoftver tehát képes arra, hogy összevesse az adott munkakör vonatkozásában megfogalmazott elvárásokat a munkakört betöltő képességeivel a kompetencia-katalógus alapján, majd statisztikát, akár százalékokban kifejezett kimutatást készít arról, hogy az adott munkatárs mennyire felel meg az elvárásoknak. Ezek alapján biztonsággal tervezhetővé válik például a képzés, fejlesztés, tréning büdzséje, láthatóvá válik, hogy bizonyos feladatokra kik lehetnek a legmegfelelőbbek, vagy a másik oldalról tekintve: az adott kollégához mely munkakör áll a legközelebb, mely területen lehet ő a leghatékonyabb, hogyan, milyen fejlesztéssel tudja ezt elérni és ez mennyibe kerülne a szervezet számára. Így a teljes szervezetben megjelenő fejlesztési igényt összesítve, átfogóan lehet megtervezni az optimális költségelosztást. Az oly sokszor rendkívül nehezen megfogható indokok és érvek helyett így a vezető egy HR-szoftverre támaszkodva számszerűsített információk alapján tud döntéseket hozni személyi kérdésekben is. Az informatika mindemellett megkönnyíti a stratégiai tervezést is. Miután a szoftver pillanatfelvételként rögzítette a szervezet aktuális állapotát, segíti a vezetőt a szervezeti átalakítások tudatosabb megvalósításában. A feladatkörök átszervezésekor, megszüntetésekor, esetleges létszámcsökkentéskor megmutatja, mindez milyen következményekkel járhat a maradó kollégák leterheltségére vonatkozóan, képesek lesznek-e ellátni a meglévő feladatokat, lehet-e még növelni a hatékonyságot, csökkenteni a létszámot, vagy a szervezet eljutott arra a pontra, amikor a vezető partnernek új munkatársak felvételén kell gondolkodnia.

Egy HR-szoftver számos fontos, a szervezetet érintő kérdésben támasza lehet egy ügyvédi irodát vezető, humánerőforrás-gazdálkodás terén járatlan jogásznak. Segít, mert „megmondja”, a vezető/tulajdonos partner mikor, kit fejlesszen és milyen irányban, rendszerben láttatja az irodát, mint emberek alkotta, működő szervezetet, mérhetővé tesz szubjektív, mérhetetlennek és összevethetetlennek tartott dolgokat is, tudatossá teszi az iroda utódlási és karriertevezési lépéseit, megalapozza a bérezés és a büdzsé hatékony tervezését és felhasználását is. Az ügyvédi iroda, mint szervezet működése sokkal áttekinthetőbbé válik, s nem keveredik többé, mit csinál a jobb kéz és mit tesz a bal.

dr. Bakó Krisztina – dr. Blaski Judit