Ügyvédi Iroda – ügykezelés a 21. században

Melyik mappában is van az adásvételi szerződés? Holnapra vagy holnaputánra beszéltük meg az aláírást? Jártunk már el ennek az ügyfélnek más ügyében? Mindkét szerződést leellenőriztette velünk? Hány tulajdonilap-lekérés is volt? Ha Önben is felmerültek már ilyen vagy ehhez hasonló kérdések munkája során, akkor ez a cikk Önnek szól.

Míg a hagyományos jogászi munka alapvetően papírok mentén zajlik, mára a sok ügy és ügyfél mellett a keletkező dokumentumok követése rengeteg időt és energiát emészt fel. Ugyanakkor a számítógép és az informatika egyre inkább óhatatlanul részévé válik a jogászok munkaapparátusának, a hivatalos nyilvántartások digitalizálásával, beadványok elektronikus útra terelésével. Míg azonban az ügyek egy részének intézése papírok alapján, egy másik része viszont elektronikusan történik, talán még nehezebb az összeset nyomon követni és észben tartani. És mindez hatványozottan igaz, ha egy több ügyvédből álló ügyvédi irodáról van szó.

Korszerű szoftveres eszközök az ilyen, ember számára bonyolult és szerteágazó információs folyamatokat képesek összefogni és támogatni, hatékony eszközöket kínálva az adatok tárolására, rendszerezésére és keresésére. És persze ma már az is elvárás, hogy ezt felhasználóbarát környezetben tegyék, és kellemes látványvilág párosuljon mindehhez.

Mindezen elvárásoknak való megfelelést tűzi ki maga elé az Ügyvédi Iroda program, mely nemzetközi együttműködésben, jogi és informatikai szakemberek közös munkájának eredményeképpen jött létre.

Belépéskor professzionális, divatos színekből építkező látvány fogad, amely átlátható képernyőkkel, és magukat adó, evidens ikonokkal kiegészítve alkotja az Ügyvédi Iroda kezelőfelületét.

Az Ügyvédi Iroda lehetőséget biztosít arra, hogy nyilvántartsuk az iroda dolgozóit, ahol adataik mellett megadhatjuk a foglalkozásukat és az órabérüket is. Ezen adatok alapján a program az elvégzett tevékenységeik értékét automatikusan számolni és számlázni tudja.

Az ügyfeleket – alapadataik rögzítésén túl – kategóriákba tudjuk sorolni, felelőst tudunk melléjük rendelni az iroda dolgozói közül, pénzügyi (elszámolási) információkat, megjegyzéseket fűzhetünk hozzájuk. Emellett egy-egy ügyféllel kapcsolatban be lehet állítani, hogy ki férhessen hozzá az iroda dolgozói közül az adataihoz, valamint kimutatásokat tudunk csináltatni a programmal, például arra vonatkozóan, hogy az adott ügyfélnek általában mikor és milyen ügyeit intézi az iroda, azokból milyen bevétele származik.

Nagyban megkönnyíti a munkát az, hogy az ügyekkel kapcsolatban egy helyen tárolható, illetve egy helyről elérhető az összes információ. Így az ügyben keletkezett minden irat, az összes felmerült költség, minden elvégzett cselekmény, minden esemény, amelyre sor került, az ügyekre kattintva egy lépésben elérhető, megtekinthető, szerkeszthető. Továbbá meghatározható az ügy lefolyásának folyamata, melyben folyamatosan nyomon tudjuk követni azt is, minden utánanézés és hosszas iratolvasgatás nélkül, hogy egy adott pillanatban éppen melyik szakaszában áll az adott ügy.

Az elvégzett tevékenységeket úgy tudjuk rögzíteni, hogy hozzárendeljük azt, aki végezte, így akár évek múlva is egyetlen kattintással kideríthetjük, hogy ki csinált meg valamit. Rögzíteni tudjuk azt is, hogy mennyi ideig végeztük az adott cselekményt, de adott esetben azt is beállíthatjuk, hogy egy-egy tevékenység költségét nem hárítjuk át az ügyfélre, hanem magunk viseljük. A tevékenységekhez – ha például szerződéskészítésről van szó – hozzárendelhetünk valamilyen dokumentumot – az elkészített szerződést –, de hozzárendelhetjük a tevékeny-
ség során felmerült költségeket is, például nyomtatási költségeket.

Egyik nagy erőssége az Ügyvédi Iroda programnak, hogy egy helyen, rendszerezve tudjuk tartani az összes dokumentumunkat, ügyfélhez és ügyhöz rendelve, így ha keresünk egy-egy dokumentumot, elegendő mindösszesen annyit tudni, hogy kinek az ügyében keletkezett, és pár másodpercen belül már előttünk is van. A program azonban nemcsak az elektronikus dokumentumok nyilvántartását végzi hatékonyan, hanem például közvetlenül egy ügyfél dokumentumainál állva kezdeményezni tudjuk a szkennelést, így számos lépést meg tudunk takarítani azzal, hogy rögtön ott jön létre a beszkennelt dokumentum, ahol tárolni fogjuk, ráadásul közben nem is kell egyik programból a másikba lépdelni.

Ezeken kívül néhány sablondokumentum is rendelkezésre áll, melyek tulajdonképpen egy-egy ügytípusban szükséges dokumentumok. Ezeket egy kattintással elkészíthetjük, olyan módon, hogy mivel az ügyfél és az ügy bizonyos adatait rögzítettük, így ezeket az adatokat a program képes beleírni a dokumentumba, és így egy gombnyomással elkészíthető egy eseti meghatalmazás az ügyféltől az iroda számára.

Mindemellett a dokumentumok közé nemcsak fájlokat, hanem papíralapú dokumentumokat is rögzíteni tudunk, megjelölve a helyüket is, továbbá lehetőség van hangjegyzetek, weblinkek rögzítésére is.

A programban rögzíteni tudjuk a találkozókat, eseményeket, melyeken részt veszünk, részt fogunk venni. Ennek az az előnye, hogy szinkronizálni tudjuk ezeket az eseményeket az Outlookos naptárral, így minden értekezletet, találkozót egy helyen tudunk tartani. Továbbá kérhetünk emlékeztetőt az eseményekről. Az eseményekhez – hasonlóan a tevékenységekhez – dokumentumokat tudunk rendelni, így megjelölve, hogy azok mikor készültek, vagy kivel való egyeztetés alapján módosultak. Az eseményeket ügyfélhez és ügyhöz tudjuk rendelni, azonban mivel az eseményekként rögzített történések nem feltétlenül kötődnek egy ügyfélhez, így ezeknél az is lehetséges, hogy nem kapcsoljuk adott ügyfélhez vagy ügyhöz.

Rögzíthetjük a programban egy üggyel kapcsolatban felmerült költségeinket, kategóriába sorolhatjuk, megjegyzést fűzhetünk hozzájuk, pénznemet, SZJ számot, áfakulcsot tárolhatunk el, meghatározhatjuk, hogy áthárítjuk-e az ügyfélre, vagy magunk viseljük az adott költséget.

A rögzített költségekből tudunk számlát előállítani, melyen rajta vannak a megadott időszakban teljesített és az ügyfél által viselt tevékenységek díjai, valamint az ügyek intézése során felmerült költségek is. Meghatározható a fizetés módja, határideje is. Az Infocentrum Számlázó kiegészítő modullal az APEH által elfogadott számla is készíthető. Az alapprogramban nyomon tudjuk követni az ügyfelek fizetési kötelezettségeit, a program külön kijelzi a teljesítetlen számlákat.

A program képes a programon kívül keletkezett levelek, dokumentumok, küldemények iktatására, eltárolására.

A szoftverben fejlett szűrő és keresési funkciók találhatóak, melyekkel mind az ügyfelek, mind az ügyek, mind a tevékenységek, mind az események, mind a dokumentumok, mind a költségek, mind a számlák, mind az iktatott iratok között keresni és tallózni tudunk, ezzel is elősegítve a minél egyszerűbb és gyorsabb hozzáférést.

Az informatika szerepének növekedésével egyre fontosabbá válik az informatikai biztonság is. Az Ügyvédi Iroda ennek több irányban is eleget tesz. Csak felhasználónévvel és jelszóval lehet belépni, így az adataink védve vannak az illetéktelenektől. Emellett meghatározható minden felhasználónál az, hogy milyen hozzáférési és módosítási jogosultságai vannak, és azt is szabályozhatjuk, hogy egy-egy adathoz ki és milyen mértékben férhet hozzá.

A programhoz több kiegészítő modul érhető el, melyek további fontos funkciókkal bővítik az Ügyvédi Irodát. Ilyen az Archiváló és Aláíró Modul, mellyel hitelesített elektronikus aláírással láthatjuk el a dokumentumainkat, valamint archiválni tudjuk őket. A másik ilyen modul az Infocentrum Számlázó Modul, mely képessé teszi a programot APEH által elfogadott elektronikus számla kiállítására.

Az Ügyvédi Iroda készítői igen magas elvárásokat tűztek ki magukkal szemben, és így áttekintve a rengeteg hasznos eszközt és funkciót – melyeken túl még számos egyéb funkció is található benne – elmondható, hogy sikerült ezeket a célkitűzéseket megvalósítani.

A program megismerését a CompLex Kiadó Kft. rendszeres ismertető előadásokkal segíti elő, melyekre ingyenesen lehet jelentkezni.

Olvassa el kapcsolódó cikkeinket az ÜgyvédVilág III. évfolyamából:

Jogtár kiegészítések ügyvédekre szabva
Jogtár kiegészítések ügyvédeknek – Fizetési meghagyás kiegészítés
Jogtár kiegészítések ügyvédeknek – Bírósági végrehajtás/Ügyvédi hivatás
Jogtár kiegészítések ügyvédeknek – Büntetőjog kiegészítés, hatáskör és illetékességi mutató
CompLex szoftverek
CégkompLexus – Gyöngyszemek a Céghírek adatbázisából
Új szoftver a turpis cégek nyomában – Cégfigyelő mesterfokon
Itt az akta, hol az akta, ad acta…
E-polgár e-világban e-kérdések körül
Egy nő iPhone-os kalandjai a Codex Europa-val
Officium – A jogügyletek biztonságát támogató szoftver