Irodai elrendezés és kommunikáció

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Ma már az egyre összetettebb munka, fokozottabb együttműködést és kommunikációt követel a dolgozóktól. Mindemellett a munkatempó felgyorsult, a munkavállalók összetétele egyre sokszínűbb (többféle nemzetiségűek és többféle szaktudással rendelkeznek) és a dolgozók párhuzamosan több feladatot is végeznek. Egyre több kutatás támasztja alá azt az állítást, hogy a hatékony belső kommunikáció segít a dolgozók munkával való elégedettségének javításában, a vállalati imázs kialakításában, amely a pénzügyi teljesítményben is megnyilvánul.

Napjainkra új kommunikációs csatornák jelentek meg és a nagysebességű, több irányú információáramlás lett jellemző. A vállalaton belüli kommunikáció és információáramlás változása, az új kommunikációs technológiák használata a szervezeti formák és folyamatok átalakulásában is megfigyelhető. Egyes megközelítések szerint mára már az iroda elsődleges célja, hogy a dolgozók interakcióba kerüljenek egymással, amely során a vezetők motiválják a dolgozóikat, és a dolgozók szocializálódnak, személyesen kommunikálnak munkatársaikkal és információkat osztanak meg. 

A vállalatvezetők a kommunikáció segítségével irányítják, befolyásolják a szervezet dolgozóit és koordinálják a tevékenységüket. Így ma már egyre több munkavállaló találja úgy, hogy a munkavégzésének legfontosabb része a kommunikáció. Ma már a folyamatos, dinamikus kommunikáció (legyen az formális vagy informális) vált egyre fontosabbá, amely biztosítja a hatékony munka elvégzését a modern szervezetekben. Mindezekre a kihívásokra a szervezet az irodai megjelenésében is válaszol. A cikk keretében három irodai elrendezésre szeretnénk kitérni, úgy mint a nagylégteres, a cella és a variálható irodai elrendezésre.

Az egy légterű, vagy nagylégteres irodai kialakítás, a hasonló feladatokat ellátó dolgozók ellenőrizhetőségét és kommunikációját támogatja és költséghatékony megoldást jelent a vállalatok számára, azonban a dolgozók munkával való elégedettségét negatívan befolyásolja. A dolgozók elégedetlenségének okai között a már említett figyelemelterelő hatások túlzott megjelenését és a környezet feletti kontroll hiányát lehet megemlíteni, mint például a nagy zajterhelést, a magánszféra hiányát és a több dolgozó (minimum 12-20 fő) igényeinek nem megfelelő fizikai környezet kialakítását (fűtés, hűtés, világítás, levegőcsere).

A nagylégterű irodák dolgozókra gyakorolt hatását már régóta vizsgálják. Az előbb felsorolt tényezők mellett a kutatások még a nagylégterű irodákban észlelt magas stressz szintet emelik ki. A problémákra válaszul az irodai kialakítások területén ismét a néhány fő személyes igényeit kiszolgáló cella-, vagy sejtiroda jelent meg, amelyekben 3-4 főt helyeztek el és amely a nagy koncentrációt igénylő munkafolyamatok elvégzését támogatta. A cellairodák a dolgozók számára a környezeti feltételek jobb személyre szabhatóságát biztosították.

Az irodákban a nagylégterű és cella irodahelyiségek kialakításának egyik legfontosabb befolyásoló tényezője a munkafolyamatok jellege lett. Több vizsgálat is bebizonyította, hogy a rutin, monoton tevékenységek társas környezetben való elvégzése jobb eredményeket produkált, mint ugyanazon feladatvégzés csendes, elszeparált környezetben. Ennek oka, hogy a monoton, nem túl hangos (40dB), háttér zaj a rutin munkafeladatok elvégzése közben fenntartja a dolgozó figyelmét, amely kevesebb hibázáshoz vezet. Azonban a bonyolult, nagy mentális megterhelést igénylő munkafeladatok végzésekor a társas környezet ronthatja a dolgozók teljesítményét.

A munkavégzésnek és az együttműködésnek megfelelő irodai elrendezéseket több kutatás is vizsgálja. Így például több kutatási eredmény is a cellairodák hátrányaként említi, hogy csak az irodán belüli kommunikációt támogatja, az egyes irodahelyiségek, szervezeti egységek közötti kommunikációt nem. A fizikai körülmények kommunikációra gyakorolt hatását Thomas Allen vizsgálta (Peters, Waterman, 1986), amelyben megállapította, hogy a dolgozók, ha 5 méteres távolságon belül helyezkednek el egymástól, akkor a heti legalább egyszeri személyes kommunikáció valószínűsége 25%, míg ha 10 méter (vagy nagyobb) távolságra vannak a munkahelyek egymástól, akkor a személyes kommunikáció valószínűsége alig éri el a 8-9%-ot. Így a dolgozók közötti együttműködést a már bemutatott nagylégterű irodai elrendezéssel és az egyes szervezeti egységek, a kisebb irodahelyiségek egymáshoz közeli elrendezésével támogathatjuk.

 

A távolság hatása a kommunikációra
Forrás: Peters-Waterman (1986:252)

Az irodai kialakításokban fokozatosan jelent meg a közösség-alapú (community-based) szemlélet, amely térszervezés kulcstényezője az információhoz való hozzáférés és munkatársakkal való kommunikáció biztosítása volt. E szemlélet tükrében új kulcsszavak jelentek meg az irodák jellemzése során, úgymint a könnyedség, az átláthatóság, a spontenitás, a multi-funkcionalitás és a barátságosság, amelyek új identitást adtak a munkahelynek. Az új téralakítási szemlélet megjelenésével az irodák olyan munkakörnyezetet biztosítanak, amelyek elősegítik az ismeretek megosztását és átadását, továbbá előmozdítják a formális és az informális kommunikációt. Mindezt az iroda kialakítás struktúrájának, eszközrendszerének is támogatnia kell, így az individualizmus (én) és a kollektivizmus (mi), továbbá a társadalmi, kulturális és érzelmi hozzáállás is a középpontba került.

A közösség-alapú térszervezés szemlélete keretében a szakirodalom három típusú területet különböztet meg a csoportmunka támogatásra (Sias, 2000), úgymint a személyes tér, a kollektív tér és az osztott tér. Személyes tér kialakításának lehetősége mind a nagyterű irodákban, mind a zárt irodákban jelen van. A kollektív tereket általában többen használják és reprezentációs, külső látogatók fogadására is alkalmas, mint például a recepció, az előtér vagy a konferencia-, tárgyalóterem. Az egyes munkacsoportok által használt tereket osztott térnek nevezi a szakirodalom, amelyek állandó jelleggel, vagy egy projekt erejéig egy-egy csoporthoz tartozhatnak és a kommunikációhoz szükséges összes speciális eszközzel fel vannak szerelve. A kollektív terek formális kommunikációt támogató helyiségei a tárgyalók, az informális kommunikációt támogató helyiségei-terei az étkezők, teakonyhák, kávézók. Napjainkban kommunikációs térként jelennek meg az irodákban a különböző „break-pontok”, amelyek az álló/ülő gyors megbeszélések színterei, amelyek biztosítják a szükséges technikai feltételeket (áramellátás, internet, stb.). Ezek a terek az irodán belüli fő közlekedési útvonalak mentén, vagy különböző operatív területek mellett helyezkednek el.

Az irodai terek, munkahelyek, hatásának vizsgálata a dolgozók együttműködésére, az innovációra és a szervezet teljesítményére vonatkozóan még gyerekcipőben jár. A továbbiakban egy esetet mutatunk be , amelyek segítségével próbáljuk szemléltetni a szervezet irodai átalakításának hatását a belső kommunikációs folyamatokra.

Egy 2005-ös nagy-britanniai rádióállomás iroda átalakítás során a cég célja az átalakítással a rádió márka ismertségének növelése mellett, a dolgozók és az egyes szervezeti egységek egyesítése, egy munkatérben való elhelyezése volt. Az iroda ergonómiai átalakítása következtében csökkent a kihasználatlan területek nagysága, valamint a több szintes épületben minden dolgozó egy közös szinten, nyitott munkatérben kapott helyet, amitől a belső kommunikáció javulását várták a szakemberek. A térbeli átszervezés új viselkedés mintákat követelt a dolgozóktól. Az átalakítás után a vezetőség a személyes kommunikáció hatékonyságának és gyakoriságának növekedéséről számolt be. A dolgozók között az interakciók sűrűsége 25%-kal növekedett és a belső telefonhívások száma 40%-kal csökkent. Az átalakításnak köszönhetően a szervezeten belüli szociális háló sűrűbbé vált, a munkatársak közötti kölcsönös bizalom erősödött.   Egy kiválasztott dolgozó átalakítás előtti és utáni szervezeti kapcsolathálójának bemutatása Forrás: Sailer, et al. (2010:203) Az új térkialakítás támogatta a dolgozók közötti belső kommunikációs folyamatokat, amelyeknek köszönhetően a dolgozók már nem csak a velük egy helyiségben elhelyezkedő, valamint az egy szervezeti egységnél dolgozó kollégáikkal tartottak személyes megbeszéléseket, hanem más szervezeti egységhez tartozó kollégáikkal is. Mindezeknek köszönhetően a szervezetben a személyes kommunikáció minősége javult és mennyisége szinte megduplázódott. Következésképpen a vállalat a szervezeti struktúra megváltoztatása nélkül, csak az irodai tér átszervezésével nagymértékben befolyásolta a vállalaton belüli kommunikációs szokásokat, úgymint a munkatársak közötti együttműködést és a munkateljesítményt.

Sok vállalat anélkül alakítja ki kommunikációs stratégiáját és irodai munkakörnyezetét, hogy kihasználná e tényezők munkavégzésre, dolgozói elégedettségre és teljesítményre gyakorolt hatását. A vállalatok az új információs és kommunikációs technológiák megjelenésének hatására a munkafolyamataikat át-, illetve újraszervezik, amelyek keretében új munkavégzési formák is megjelennek. Az át-, és újraszervezés eredményességének kulcsa a rendszerben való gondolkodás, melynek hatására a dolgozók munkájának színvonala, teljesítménye, egészsége, valamint a munkahelyi légkör javulhat. A munkahelyek és az új munkavégzési formák kialakításakor a „rendszerben való gondolkodás” keretében figyelembe kell venni, például a munkavégzés fizikai környezetét, a munkafeladatot, a technológiát, a szervezetet és az egyént.

---