PwC: Felejtsük el az erkölcsi bizonyítványt

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A társaságok, vállalkozások lassan egy éve alkalmazzák az általános adatvédelmi rendeletet, amely jelentős mértékben szigorította és feltételekhez kötötte az adatkezelést az Európai Unióban. Az alkalmazás egyes területeken nehézkes volt, mivel az uniós szintű szabályozást biztosító általános adatvédelmi rendelettel több nemzeti szintű jogszabály nem áll összhangban. Az országgyűlés által a napokban elfogadott adatvédelmi „salátatörvény” legfontosabb célja, hogy egyes magyar törvényeket az adatvédelmi rendelet figyelembevételével módosítson, kiegészítsen, megteremtve az összhangot a nemzeti, illetve az európai szintű szabályozás között – írja közleményében a PwC.

Az adatvédelmi salátatörvény a munka törvénykönyvét is módosította.

A munkáltatók számos, különböző típusú személyes adatot kezelnek. Nincsen változás abban a körben, hogy továbbra is azokat a személyes adatokat kezelheti a munkáltató, amelyek a munkaviszony létesítése, teljesítése, megszűnése (megszüntetése) szempontjából lényegesek. A hivatkozott szabály a gyakorlatban azt jelenti, hogy amennyiben a munkáltatónak valamely kötelezettsége teljesítéséhez vagy jogos érdeke alapján szüksége van a személyes adatra, úgy abban az esetben jogosult az adott személyes adatot kezelni.

Új szabállyal találkozhatunk abban a körben, hogy milyen feltételek mellett kezelheti a munkáltató a munkavállaló erkölcsi bizonyítványát, azaz a különleges adatnak minősülő bűnügyi személyes adatát.

„Egyes munkáltatók szinte valamennyi munkakör esetén az alkalmazás általános előfeltételének tekintették a feddhetetlenséget igazoló erkölcsi bizonyítvány becsatolását. Az erkölcsi bizonyítvány eredeti példánya, vagy másolata a munkaviszony létesítését követően bekerült a munkavállaló személyügyi aktájába, és a munkáltató esetenként a munkaviszony megszűnését követően is éveken át őrizte a dokumentumot. Tette mindezt annak ellenére, hogy az adatvédelmi hatóság már korábban is mindössze hatvan napban korlátozta értelmező állásfoglalásaiban az őrzési időtartamot. Arra is van gyakorlat, hogy a munkáltató két-három évente ismételten bekérte az erkölcsi bizonyítványt, ezzel vizsgálva, hogy vajon továbbra is megbízhat-e a munkavállalóban” – mondta Szűcs László, a Réti, Várszegi és Társai PwC Legal szakértő ügyvédje.

A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság egy idén nyilvánosságra hozott állásfoglalásában – az általános adatvédelmi rendelet szabályaira hivatkozva – már bemutatta, hogy a munkáltatók mely feltételek fennállása esetén használhatják fel az erkölcsi bizonyítványból nyert különleges adatokat. Ezzel az értelmezéssel összhangban állnak a munka törvénykönyvébe bekerült új szabályok, amelyek – kiegészítve az általános adatvédelmi rendelet szabályait – pontosan meghatározzák azokat az eseteket, amikor a munkáltatónak lehetősége van az erkölcsi bizonyítvány beszerzésére.

Az új munkajogi normák hatálybalépését követően az erkölcsi bizonyítványt kérő munkáltatóknak előzetesen meg kell határozniuk, hogy az erkölcsi bizonyítványban található adatok mely munkakörök esetén zárhatják ki a foglalkoztatást. Csak olyan munkaköröket sorolhatnak ide, ahol törvény által védett titok, törvényben meghatározott munkáltatói érdek (például lőfegyverek használata), vagy a munkáltató jelentős vagyoni érdeke sérülne abban az esetben, ha az erkölcsi bizonyítványban szereplő adat ismeretének hiányában kerülne sor a foglalkoztatásra.

A fenti szabályok alapján a munkáltatók jelentős része csak akkor kérhet erkölcsi bizonyítványt a jövőben, ha belső szabályzata pontosan felsorolja a jogszabályi feltételeknek megfelelő munkaköröket. Ezt meghaladóan a jelentős vagyoni érdek sérelmének bemutatására a munkáltatónak érdekmérlegelési tesztet kell készíteni, amely – munkakörönként és munkaköri feladatoként bemutatva – beazonosítja, hogy a munkavállaló mely munkaköri feladatához kapcsolódóan milyen vagyonelemekkel kerül kapcsolatba, az adott munkafeladatokhoz kapcsolódóan milyen mértékű kárveszély azonosítható be és ez a kárveszély a munkáltató teljes vagyonához viszonyítva jelentős vagyonelemnek tekinthető-e, vagy sem. A beazonosítást követően el kell készíteni azt a tájékoztatót is, amelyet a munkáltató az érintett pályázóknak, munkavállalóknak az erkölcsi bizonyítvány bemutatását megelőzően átad.

A gyakorlatban mindez ahhoz fog vezetni a termelő cégek esetén, hogy az erkölcsi bizonyítványokat csak azoknál a munkavállalóknál tekintheti meg a munkáltató, akik pénzkezeléssel foglalkoznak, rendelkeznek utalványozási, szerződéskötési vagy aláírási joggal, vagy rendszeresen nagyértékű vagyontárgyakat kezelnek, esetleg a kulcs informatikai rendszerekhez olyan jogosultsággal férnek hozzá, amely jogosultság visszaélésszerű gyakorlása a munkáltató számára jelentős vagyoni érdeksérelemmel járna. Önmagában annak ténye, hogy a munkavállalók nagyértékű gépeken dolgoznak, vagy az általuk használt munkaeszköz jelentős értéket képvisel, a jövőben nem lesz elégséges indok ahhoz, hogy a munkáltató erkölcsi bizonyítvány beszerzésére kötelezze a munkavállalót.

A korábban hivatkozott hatósági állásfoglalás arra is utal, hogy a munkáltatók a jövőben nem készíthetnek másolatot az erkölcsi bizonyítványról, illetve azt sem papíralapú, sem elektronikus dokumentumként nem tárolhatják rendszereikben. A munkáltatók kizárólag arra jogosultak, hogy az erkölcsi bizonyítvány adatait tanulmányozzák – ez azonban önmagában is adatkezelést valósít meg, tehát fontos, hogy a munkavállalóknak szóló adatkezelési tájékoztató továbbra is utaljon erre.

Mivel az új jogszabályt a kihirdetést követően tizenöt nap elteltével alkalmazni kell, a munkáltatónak a korábban beszerzett erkölcsi bizonyítványokat meg kell semmisítenie. Új erkölcsi bizonyítvány az érintett munkakörök vonatkozásában csak akkor kérhető be, ha a fenti felételeknek megfelelő dokumentumok már elkészültek.