Cégnyomtatvány kitöltő szoftver: a digitális megoldás előnyei

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Ahhoz, hogy az ügyvédi irodák versenyképesek és profitábilisak maradjanak, meg kell találniuk azokat a feladatokat, amelyet hatékonyabban tudnak elvégezni. Az egyik leggyakoribb és legidőigényesebb feladatnak a nyomtatványok kitöltése számít, így nem meglepő, hogy a digitális átalakuláshoz alkalmazkodó irodák többsége nyomtatvány kitöltő szoftvereket alkalmaz. Ám ahhoz, hogy az informatikai megoldás maximálisan támogassa a felhasználókat, fontos, hogy a megfelelő funkciókat is tartalmazza.   

A hatékony ügykezelés, az ügyféligények minőségi kiszolgálása minden ügyvédi irodában alapvető fontosságú. Ehhez azonban elkerülhetetlen a technológiai megoldások alkalmazása, amely lehetővé teszi számos feladat automatizálását.

Gyakori, hogy az ügyvédek napjaik nagy részét olyan időigényes feladatokkal töltik, mint a szerződések, egyéb jogi nyomtatványok kitöltése. Az elektronikus ügyintézés fejlődésével párhuzamosan ugyanakkor egyre több ügyvédi iroda kezdte el alkalmazni a nyomtatvány kitöltő szoftvereket munkájuk során, amellyel csökkentik a dokumentumok létrehozásához szükséges időt, kiküszöbölhetik a hibalehetőséget. A szoftver használatával csökkennek az adminisztrációs terhei, az automatizált folyamatok révén költséghatékonyabbá válik az iroda működése.

Hogyan tudja egy jól kiválasztott informatikai szoftver támogatni a nyomtatványok kitöltését, továbbá ezen kitöltött nyomtatványoknak az előírt formátumban történő benyújtását? Mik azok a legfontosabb szempontok, amit egy szoftver kiválasztása során mérlegelni érdemes?

Felhasználóbarát felület

Fontos, hogy olyan informatikai megoldást találjon az ügyvédi iroda, amely egyszerű használatot, gördülékeny munkamenetet biztosít.

A Wolters Kluwer Cégeditor nyomtatvány kitöltő szoftver ezt az igényt maximálisan biztosítja. Alkalmazásával egy könnyen kezelhető, praktikus kialakítású terméket kap kézhez a felhasználó: fejlett menürendszer, navigációs pult segíti a gyors eligazodást.

Funkcionalitás

A Cégeditor funkciói az ügyfelek igényeire vannak szabva. Automatikusan tölti be a cégbejegyzésbe bejegyzett adatokat a cégnyomtatványokba, a cégjegyzékszám megadásával.

Az iroda saját kitöltött dokumentumainak kezelése, mentése, megjelenítése is megoldható a programmal, illetve lehetővé válik a korábbi szerződések beimportálása a Cégeditor programja alá.

Hasznos funkció, hogy a korábban kitöltött, akár már elavult sablonból is kinyerhetőek és visszaolvashatóak az adatok. A korábbi xml, vagy cie állományok tartalmi részének az új nyomtatványba történő betöltésével megspórolhatja a felhasználó, hogy egy már korábban kitöltött dokumentumba beírt adatokat újból begépelje.

Lehetőség van fix (egy vagy több) jogi képviselő beállítására és későbbi automatikus kitöltésre, azaz az adatok rögzítésével nem kell mindig azokat újra beírni.

Mód van hálózati mód beállítására, így közös tárhelyről használhatóak az iroda dokumentumai.

Kényelmi funkciók

A gyors munkavégzést segíti, ha számos kitöltést segítő, kényelmi funkció áll az ügyvédi iroda munkatársainak rendelkezésére.

A Cégeditor esetében automatikus cégadat-, dátumkitöltés, automatikus xml ellenőrzés könnyíti meg a nyomtatványok kitöltését.

A kitöltést segítő funkciók közé tartozik továbbá, hogy az irányítószám beírása után automatikusan kitölti a település nevét, tartalmazza a hivatalosan használt országkód-listát, közterület jellegét pedig listából lehet kiválasztani.

A tevékenységi köröknél elegendő a teáor-szám vagy a név megadása, és a másik adatot automatikusan tölti ki a program. Adószám és adóazonosító ellenőrzése be van építve a programba, így csak valós számokat lehet megadni.

A szoftver láthatóvá teszi a lábjegyzeteket is a felhasználónak, akinek egyúttal lehetősége van a különböző nézet beállítások, eszközök ki- és bekapcsolására. Ha pedig elakadna, könnyen elérheti a súgót, ahol a felmerülő kérdéseket gyorsan tisztázhatja.

Gyors keresés

Számtalanszor előfordulhat az a helyzet, hogy valamilyen információt kellene gyorsan megtalálni. A Cégeditor keresőmezőjét használva az Új Jogtár minden adatbázisa alatt kereshet a felhasználó az iratminták, nyomtatványok között, amire értelemszerűen jogosultsága van.

Megoldható a kitöltött dokumentumok kereshető adatbázisba mentése, így könnyebben elérhetőek azok a későbbiekben is.

A sablonok pedig az átlátható tartalomjegyzéknek köszönhetően is könnyen kiválaszthatóak.

A jogszabályi változásokat azonnal leköveti

Az ügyvédi iroda számára fontos, hogy a nyomtatványok mindig a jognak megfelelőek legyenek, bármilyen változás esetén a szoftver gyorsan lekövesse azokat.

A Cégeditor esetében a változásokra a Jogtár® csapata azonnal reagál, ami lehetővé teszi a felhasználónak, hogy időveszteség nélkül, problémamentesen küldhesse el a hatályos jognak megfelelő nyomtatványokat.

A Cégeditor szoftverrel több mint 50, elektronikusan kitölthető dokumentumhoz, cégekkel és fizetési meghagyással kapcsolatos nyomtatványokhoz, szerződésmintákhoz férhet hozzá az előfizető.

Hol érheti el a Cégeditor szoftvert?

• A Cégeditor (cégnyomtatvány és fizetési meghagyással kapcsolatos dokumentum kitöltő) szolgáltatás alap szintje a Jogtár bármely verziója és szintje (Alap, Plusz, Prémium) és az Iratmintatár előfizetői számára az előfizetés részeként az Iratminta programon belül elérhető.
• A Cégeditor prémium szintjét az Iratmintatár Plusz és az Ügyvéd Jogtár Prémium előfizetők használhatják.

A cikk a Wolters Kluwer Hungary Kft. termékeire/szolgáltatásaira vonatkozó reklámot tartalmaz.

---