Saját Adatbázis szolgáltatás: saját jogtár a Jogtáron belül

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Mi is az a „saját jogtár”? A cikkben kísérletet teszünk arra, hogy körüljárjuk és bemutassuk a cégek, önkormányzatok és más szervezetek belső jogalkotását segítő szolgáltatást, az ún. SAB-ot. Kitérünk a belső szabályalkotás kezelése során elkövetett gyakori hibákra, és arra, hogy milyen segítséget jelenthet a cégek életében az, ha nem kell foglalkozniuk a különböző osztályokon, vagy akár eltérő tárhelyeken tárolt szabályzatok kutatásával, mellette pedig mennyire megkönnyíti ez a munkáját a cég munkavállalóinak is.

A Saját Adatbázis szolgáltatás (vagyis SAB) a nagyvállalatok, önkormányzatok, és mindazon szervezetek számára jelent segítséget, ahol jelentős mennyiségű saját belső szabályzat, joganyag, illetve rendelet kerül megalkotásra, így ezek rendszerezése, áttekintése, követése, és a hatályos, szabályszerű állapot biztosítása nem egyszerű.

Noha ma már minden egyes belső szabályzatnak, utasításnak súlya van, és kihatással lehet a cég egészére például egy esetleges audit során, vagy egyszerűen csak a mindennapi feladatok jogszabályoknak megfelelő végzése miatt, a nagyobb szervezeteknél is előfordul, hogy nem tudják rendben tartani, átláthatóvá tenni, és naprakészen frissíteni az összes szabályzatukat. Ennek több oka is lehet, mint például hogy nincsen megfelelő vagy elegendő számú munkaerő erre a feladatra, vagy a szükséges technológiai háttér, a megfelelő platform hiányzik.

Gyakori hibák a belső szabályozások kezelése során

Sok esetben a felülről jövő normatív jellegű utasításokat egyszerűen körbeküldik a levelezőrendszerben az összes munkatárs számára, de kolléga legyen a talpán, aki követni tudja, hogy melyik mikortól és meddig hatályos, vagy mi volt az email tárgya, nem került-e a spam mappába a levél, és egyáltalán, volt-e már róla szó a sok ezer email között. Arról nem is beszélve, hogy a később jövő új kollégáknak sokszor elfelejtik átküldeni az összes, éppen hatályban lévő belső szabályzatot, így a munkavállaló a legjobb szándéka ellenére is csak a sötétben tapogatózik, hiszen amiről nem tud, azt megkérdezni sem tudja. Ha pedig egy adott időszak a kérdéses, hogy akkor helyesen jártak-e el a céges előírások szerint, külön tortúra visszakeresni, hogy aznap éppen melyik „leges_legvegso_valtozat.doc” volt a végleges és ténylegesen alkalmazandó dokumentum.

Gyakori probléma az is, hogy jószándékúan beszkennelik az aláírt változatot (nem túl jó minőségben), és azt küldik körbe pdf-ként, vagy ha van egy intranethez hasonló felület, akkor arra egységesen mindig csak a legújabb változatot töltik fel. A pdf dokumentummal az a gond, hogy legtöbbször nem kereshető formátumban kerül fel, nem lehet belőle másolni szövegrészletet, és a benne megjelölt jogszabályokat, vagy saját, másik szabályzatra hivatkozó anyagokat is külön kell kikeresni. Ha pedig időközben átnevezik a szabályzatot, vagy egybevonják egy másik, hasonló témát szabályozó dokumentummal, akkor nagyon nehéz lekövetni, hogy egyáltalán melyik volt az előzménye, hiszen már nem fogják megtalálni ugyanazon a néven, éppen ezért egy korábbi verzióról is azt hihetik, hogy még mindig az a hatályos.

A pdf-es szöveg összehasonlítása egy korábbi verzióval is csak manuálisan, emberi szemmel történhet, és amikor valamit nehéz megtalálni vagy egyértelműen beazonosítani, akkor sokszor egyszerűbb a munkavállalónak, ha megkérdezi a munkatársát arról, hogy melyiket kellene figyelembe vennie. Ebben viszont az a veszély rejlik, hogy egy rossz gyakorlat évekig működhet azért, mert valaki úgy emlékezett rá, hogy azt úgy kell csinálni, mert úgy „szokták”.

Ez csak néhány, a gyakorlatban előforduló példa volt, de ennél sokkal változatosabb hibák és rendszertelenségek léteznek a legjobb szándék ellenére is.

Hogyan készül és mit tud a SAB?

A SAB egy „kis” Jogtár, összekötve a Jogtárral és annak funkcióval. Elsődlegesen le kell szögezni, hogy noha a Jogtár platformján jelenik meg, a saját tartalom csak annak a cégnek, vállalatnak, önkormányzatnak a munkatársai számára elérhető, akik ott dolgoznak, tehát más Jogtár felhasználóknak nem. Ez alól kivétel, ha az önkormányzat, vagy a vállalat szeretné, hogy a saját honlapján is megjelenjenek mások számára bizonyos (vagy az összes) rendeletek, szabályzatok.

Minden, a SAB-használó ügyfél által küldött anyag először egy egységesítésen és előkészítésen esik át: formai szempontból a Jogtár külső megjelenéséhez és sajátosságaihoz kerül igazításra. Ez nemcsak azt jelenti, hogy nem kell többet a ferdén beszkennelt képeket nézni, hanem azt is, hogy a szövegben szereplő hivatkozások kék színnel kattintható linkké válnak (jogszabály, vagy másik belső szabályzat esetén arra mutatnak, honlap esetén a weblap címére stb.), ha tagolt hosszabb szövegről van szó, akkor látszódni fog és bekerül egy kattintható címrendszer („tartalomjegyzék”), mely a navigálást segíti, és elérhetővé válnak a Jogtáron belüli keresési lehetőségek, így a teljes szöveg kereshető formátumú lesz.

A szabályzatok hivatkozása okán röviden ki kell térni a rugalmas vagy merev hivatkozás kérdéskörére is. A vállalati belső jogalkotásnál sokszor csak rugalmas hivatkozással, sőt van, hogy csak általános hivatkozással történik a jogszabályok, szabályzatok megjelölése, ami viszont nem szerencsés. A digitális megoldások, mint például a SAB is nagyon nagy segítséget tudnak nyújtani a munka során, ehhez pedig célszerű a merev hivatkozási formát használni, vagyis pontosan megjelölni, hogy melyik jogszabályra, vagy melyik saját joganyagra akart utalni a szabályzatot alkotó személy vagy testület. Ha kell, akkor értelemszerűen meg kell jelölni a szakaszt, bekezdést, pontot is, tehát nemcsak annyit kell beleírni, hogy „a mindenkor hatályos Mt. szerint”, hanem például „a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 196. § (3) bekezdésére figyelemmel” stb. Saját joganyagra hivatkozásnál pedig például ahelyett, hogy a „tavalyi elszámolási utasításban foglaltak szerint” lenne feltüntetve, célszerű kiírni, hogy a „2019. évi Gazdálkodási és elszámolási ügyvezetői utasítás 3. pontjában foglaltak szerint”, így később sem lesz kérdéses, hogy mire gondolt a normaalkotó. A SAB-ban a kereszthivatkozások segítségével ráadásul a szöveg megfelelő időállapotára lehet ugrani rögtön a szabályzatból, ahelyett hogy azt kellene böngészni, hogy melyik évről, napról van szó, és akkor mi volt hatályban.

A formai előkészületek után történik az adatbázis felépítése, vagyis például évenkénti besorolás alapján rendszerezésre kerül az összes, vagyis a már hatályon kívül helyezett és a hatályos anyagok is. Ezzel egyidőben az anyagok hatályosítása is megtörténik, vagyis az eredeti szöveg, annak módosításai és esetleges hatályon kívül helyezése a Jogtáron már jól ismert „időgép” funkcióval állíthatóvá válnak, így minden időállapota jól követhető az adott dokumentumnak. (Nemcsak az időgép mutatja, hanem a „kezecske” ikon is, mellyel a szövegen belül látszódik, hogy hol történt, vagy hol várható a következő időállapotban változás.) Az anyagok tehát egységes szerkezetben jelennek meg, viszont követhetőek ugyanazon dokumentumon belül az időbeli és szövegbeli módosulások.

A SAB nemcsak az adatbázis egyszeri felépítését és Jogtárra történő kivezetését jelenti, hanem annak karbantartását, és a további, jövőben meghozott joganyagok alapján az adatbázisban szereplő anyagoknak a módosítását, új anyagok feltöltését, változások átvezetését, vagyis kodifikálását a Jat.-ra, és az Alkotmánybíróság, illetve a Kúria joggyakorlatára is figyelemmel, ahol az releváns.

Mit jelent a SAB a szervezet életében?

A SAB-bal minden munkavállaló számára egyértelmű és könnyen követhető, hogy éppen mely szabályzat vonatkozik rá, és annak melyik a hatályos, alkalmazandó verziója, vagy milyen változásra kell felkészülnie például a következő hónap elsejétől. A tájékoztatás mindenkihez időben elér, és egy egységes felületen van jelen.

Ki lehet alakítani akár csoportokat is annak érdekében, hogy mely szabályzat kire vonatkozik, és ennek megfelelően is be lehet állítani az egyes munkavállalók jogosultsági, hozzáférési szintjeit. Könnyebbség lesz azoknak a munkatársnak is, akik eddig le voltak terhelve a belső jogalkotás adminisztrációs oldalával: innentől kezdve kizárólag a módosítások, új anyagok megalkotásával, vagyis a szakértői részével kell foglalkozniuk – a szabályzattár naprakészen tartása és a hatályosítás a SAB-szolgáltatás része. (Érdemes használni hozzá a Jogtár Word bővítményt is, és a munkát nagyon tudja segíteni még a saját jegyzetek funkció, melyet a Jogtár csoportmunka keretén belül meg is oszthatnak egymással a csoport tagjai – erről bővebben lásd Az Én Jogtáram cikket.)

Továbbá nem kell külön oldalon böngészni a kapcsolódó anyagokat, hiszen a dokumentumban szereplő linkekkel könnyen elérhető bármely magyar és európai uniós joganyag, valamint a szervezet saját szabályzatai a Jogtáron belül, így a hivatkozások útján beépül egy összefüggő kapcsolati hálóba, mely akár segítheti a belső szabályzatok megfelelőségének vizsgálatát is. Mindez nemcsak értékes időt és energiát takarít meg a szervezetnek és a munkavállalónak, de megadja azt a biztonságot is, hogy mindenki a rá vonatkozó, hatályos rendelkezések szerint tud eljárni a munkája során, és a szervezet szabályszerű működése már nem attól függ, hogy véletlenül megtalálták-e a tizedik módosítását egy három éve beszkennelt és körbeküldött joganyagnak, vagy eszébe jutott-e a szabályzatot előállító társosztálynak, hogy a másik osztályt is betegyék a címzettek közé a levélben, mivel rájuk vonatkozóan is tartalmaz rendelkezéseket a körlevél.

A SAB a szervezet, cég, önkormányzat igényeihez kapcsolódóan egyedire szabható a szervezeti követelményeknek való megfelelés alapján, és összekapcsolható a Legal Monitoring szolgáltatással is, mely további segítséget nyújt abban, hogy a jogalkotással megbízott munkatársakról a SAB-bal a szabályzatok adminisztrációs, rendszerezési terhét levéve tovább segítse őket a kodifikációs tevékenységük szakmai részében is szakértői megoldással. (Erről részletesen olvashat még ebben a cikkben.)