A jogi folyamatok automatizálása
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Cikkünkben megvizsgáljuk, hogy a folyamatok strukturálása miért olyan fontos lépés a jogi szoftverek bevezetése előtt.
Az egyszerű munkák jogi szoftverek bevezetésével történő automatizálásával a vállalati jogászok több időt fordíthatnak a komplexebb, nagy értékű feladatokra.
Az automatizálás a folyamatok felülvizsgálatával kezdődik.
A Wolters Kluwer és The Lawyer által „Az értékek bemutatása: legaltech és a vállalatok jogi osztályai” címmel készített jelentés szerint az Egyesült Királyság vállalatainál a jogi osztályok több mint kétharmada növelni kívánja a folyamatok strukturálásának hatékonyságát az elkövetkező három évben. Ide tartozik annak meghatározása, hogy milyen folyamatok vannak a vállalatnál, milyen folyamatért felelős a jogi osztály (különösen azok, amelyeket rendszeresen végeznek), és annak meghatározása, hogy mennyi időt töltenek velük. Így meghatározva, hogy mely feladatokat érdemes automatizálni.
Miért fontos a jogi osztály folyamatainak strukturálása?
A jogi osztály szoftvereinek telepítésekor csábító egyből a fejlesztőhöz fordulni. Fontos azonban először áttekinteni a saját folyamatokat, mert ez segít meghatározni, mire és miért van szükség.
Maurits Annegarn, a Wolters Kluwer jogi szoftverének szegmensmenedzsere szerint: „Ha nincs lehetőség nyomon követni a működését, struktúráit és házirendjeit, fennáll annak a kockázata, hogy nem megfelelő szerződéseket köt. Azt akarja, hogy ezeket digitalizálják és automatizálják, hogy a problémákat megjelölhessék, és az érintett munkavállalókat be lehessen hívni elbeszélgetésre?
Kezdje a meglévő folyamatok felülvizsgálatával
Ahelyett, hogy új folyamatokat vezetne be, vizsgálja meg a jelenlegi folyamatokat a jogi osztályon. Milyen kihívásokkal szeretne foglalkozni? Milyen folyamatok válhatnak hatékonyabbá? Vessen egy pillantást a kiemelt, tartós kihívásokra, mint például az adminisztrációra fordított túl sok idő, a folyamatban lévő munka korlátozott ellenőrizhetősége vagy a szerződés-megújítási határidők elmulasztása. Csábító lehet az összes jogi folyamatának egyszerre történő automatizálása, de ez a megközelítés valószínűleg kudarcot vall, mert ehhez óriási változásokra van szükség. Ha sikerült meghatározni az automatizálni kívánt folyamatokat, az már a siker kezdete.
Térképezze fel a működését a jogi szoftvermenedzsment bevezetése előtt
Már tudja, milyen folyamatokat szeretne automatizálni, lépésről lépésre szeretné feltérképezni a folyamatot, és megjelölni az érintetteket. Ebben a szakaszban az is fontos, hogy vezessen be minden mutatót. Például, ha papírmentes munkafolyamat megvalósításával szeretné lerövidíteni a szerződés jóváhagyási folyamatát, akkor tudnia kell, hogy mennyi időbe telik jelenleg a szerződés jóváhagyása és aláírása és kinek kell azt aláírnia. Ne feledje, hogy szükség lehet az értékesítő munkatársak bevonására. Mivel a jogi osztály gyakran együttműködik más osztályokkal, érdemes figyelembe venni, hogy a jogi osztály szoftverét valószínűleg a szervezet más részlegein is használják majd.
A kutatás további részleteiért, beleértve azt, hogy miként használják ma a jogi osztályok a technológiát, és a jogi technológiák bevezetésével kapcsolatos kihívásokról, töltse le a beszámolónkat:
A beszámolónk az Egyesült Királyságban több mint 130 ügyvéd és jogi vezető megkérdezésén alapul, és azt vizsgálja, hogy miként javíthatja a legaltech a hatékonyságot a modern vállalatok jogi osztályain.
A cikk a Wolters Kluwer Hungary Kft. termékeire/szolgáltatásaira vonatkozó reklámot tartalmaz.
(lexology.com)
