A modern iroda: új munkavégzési formák és ergonómia

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Az irodai munkavégzés a modern szervezeti tevékenység színtere, mely a fizikai munkafolyamatoktól szeparált környezetben lehetővé teszi a hatékony menedzselési tevékenység elvégzését. Az iroda, mint az adminisztratív munkaerő-állomány és a vezetők munkahelye, illetve az ott folyó munka óriási változáson ment keresztül több évszázad alatt, mind fizikai megjelenésében, mind technológiájának fejlődésében, mind pedig az ott dolgozók igényeinek kielégítési szintjében. A szerző alábbi tanulmánya a HR&Munkajog szaklapban jelent meg.

Az alábbi tanulmány ezeket a változásokat tekinti át, időrendben haladva a „klasszikus” irodai munkától eljutva a modern technológia vívmányait kihasználó, s az ergonómia elveit is figyelembe vevő irodai munkavégzés jellemzéséhez, melynek helyszíne manapság már egyre inkább nem is a szervezet székhelye vagy telephelye, hanem más, atipikus megjelenési formák, mint például a megfelelő technológiával felszerelt otthon/munkahely.

Hagyományos irodai munkavégzés

Az első, irodaháznak tekinthető épületet a XVI. század második felében Firenzében építette Vasari (Hercegfi– Izsó, 2007, 150). Itt, egy emeletes épületben, hosszú – folyosókról nyíló szobákban intézték a felek üzleti, kereskedelmi, banki tevékenységeiket. A klasszikus irodai munka kialakulása az ipari forradalom időszakára tehető, amikor a szürke- és fehérgalléros (fizikai és szellemi) munkatevékenységek fizikailag is szétváltak. Addig ugyanis az „irodai” munkatevékenységek színhelye gyakran a lakótér volt (például dolgozószoba). Ez idő tájt azonban szükségessé vált a fizikai termék- előállítás helyszíne mellett olyan munkavégzési színterek kialakítására is, ahol például követni lehetett a gazdasági folyamatokat (számviteli, pénzügyi, munkajogi tevékenységek), lehetőség nyílt a megalapozott döntéshozatal lebonyolítására (tárgyalások, értekezletek, üzletkötések), a tervezésre, elemzésre, s mindezen tevékenységek adminisztrációjára és asszisztenciájára. Így, az iroda a vállalat „lelke”, a szervezeti kommunikáció központja lett, melyet csak erősítettek azok a műszaki találmányok (telegráf, távíró, írógép, telefon stb.), melyek megadták ehhez a műszaki hátteret. Az irodai munka tehát önálló foglalkozássá, s az iroda a szervezeti felső és középvezetők, illetve az ő hátterükben az adminisztratív végrehajtó személyzet munkavégzési helyszínévé vált – derül ki a HR&Munkajog 2012/12-2013/1 számában megjelent tanulmányból.

Mint minden munkatevékenység, így az irodai munka is kifejlesztette saját speciális munkaeszközeit, melyek közül kiemelt jelentőségű manapság is az íróasztal, részben azonos funkciókkal. Az irodai bútorzat (székek, elemes bútorcsaládok, szekrények, zárható széfek, térelválasztók stb.) és infrastruktúra (kommunikációt segítő eszközök, liftek, raktárak, toalettek, konyhák és pihenők, központi étkezde stb.) fejlődése lehetővé tette amunkavállalók komfortérzetének javítását, az alkalmazottak környezeti terheinek csökkentését, végeredményben a munkavégzés hatékonyságának javulását. A klasszikus irodai munkahely jellemzői a következőkben összegezhetők:

• Zárt cellairodák: Az ilyen jellegű irodahelyiség alkalmas volt az egyéni, koncentrált figyelmet igénylő munkára, s maximum három-négy alkalmazott elhelyezésére. A szervezetbeli státusztól függően alakult az iroda mérete, berendezése, bútorzata, infrastrukturális felszerelése. A vezető beosztású alkalmazottak általában egyszemélyes, nagyobb területű és magasabb felszereltségű irodákban dolgoztak, melyhez sejtszerűen tartoztak titkári irodák, előszobák is.
• Papíralapú munka: A klasszikus irodai tevékenység – egészen a XX. század utolsó negyedéig – dominánsan papír alapokon nyugodott. Ez lehetővé tette ugyan a szervezeti folyamatok nyomon követését és leírását, ám rendkívül idő- és helyigényes volt, hiszen az információkat először kézzel, majd később írógép segítségével le kellett írni, s a képződött iratanyagot (kartotékok, dossziék, jegyzetek, szerződések, nyomtatványok stb.) tárolni és őrizni kellett.
• Munka- és folyamatközpontú tevékenység: A klasszikus irodai munkaszervezés központi eleme a szervezeti folyamatok és tevékenységek (például döntéshozatal) elősegítése és adminisztrációja volt, így az irodai munkafeladatok jelentős része leíró jellegű, rutinszerűen végezhető tevékenységből tevődött össze, mint például jegyzőkönyvezés, levelezés, dokumentálás, kontírozás, bérszámfejtés stb., hogy csak néhány tipikus és monoton tevékenységet ­említsünk. Mindezeket a feladatokat általában ülő testhelyzetben végezték az alkalmazottak, anélkül, hogy munkafeladataik és körülményeik kialakításánál figyelembe vették volna a feladat egyhangúságát, illetve a fizikai munkakörnyezetet befolyásoló tényezőket (például fény, levegő, zaj, testhelyzet). Bár Mayo 1920-as és 30-as években végzett híres hawthorne-i kísérletei rámutattak arra a tényre, hogy a munkakörnyezeti feltételek javítása összefügg a fizikai állományú alkalmazottak teljesítményével, ezt a megállapítást nem vették figyelembe az irodai munka kialakításánál, melynek munkavégzési körülményeit általában jobbnak tekintették például a gyártósorokénál.

Új munkavégzési formák az irodai munkában

A mai, modernnek tekintett irodai munkavégzés kereteinek kialakulásában egyaránt szerepet játszott a XX. század második felében megjelenő globalizáció jelensége, mely egyik oldalról jelentős mértékben megnövelte a nemzetközi nagyvállalatok méretét, másrészt, ezzel párhuzamosan kikényszerítette a vállalatrészek közti kommunikáció és szervezeti folyamatok felgyorsítását. Létrejöttek tehát a globális vállalatok felhőkarcolókat meghazudtoló irodai központjai és kialakultak azok az egész világra kiterjedő globális vállalati hálózatok, melyek „sohasem alszanak”. Ehhez társult a tömegkommunikációs (faxok, később mobiltelefonok akár műholdas kapcsolattal stb.) és informatikai eszközök (nyomtatók, szkennerek, monitorok stb.) robbanásszerű fejlődése, illetve a számítógépek megjelenése (kb. 30 éve már hordozható formában is), melyek infrastrukturális hátteret nyújtottak a fent jellemzett változásokhoz és az irodai munkavégzés gyökeres átalakulásához. Harmadrészt pedig a munkavállalók szervezeteikkel szembeni elvárásai is megváltoztak, melynek következményeképpen lassan teret kapott a munkajog különböző területein a megfelelő, egészséges munkavégzéshez szükséges környezeti elemek minimumfeltételeinek deklarálása, s ezek konkretizálása az irodai munka területén is. A fent említett három tényező alapjaiban változtatta meg a modern irodai munkát, melynek eredményeképpen a következő megoldások jelentek meg az irodai munkavégzési közegben:

• Közös, egy légterű munkahelyek: Ezen irodaforma előnye, hogy a szükséglettől függően átalakítható és variálható bútorzattal rendelkezik, egyben lehetővé teszi az akkor elterjedőben levő csoportos jellegű munkafeladatok elvégzését, emellett az egyterűség, körbejárhatóság és vizuális áttekinthetőség megkönnyíti a munkavégzés ellenőrzését. Az ilyen jellegű ­irodai munkavégzés esetében lényeges kritérium a fizikai szeparáció elérése például térelválasztók alkalmazásával.
• Nyitott ajtók módszere, körbejáró vezetés: Az irodai munka koordinációját és a kommunikációs folyamatok felgyorsulását azzal is lehet segíteni, hogy a vezetők nem zárják be magukat egy „elefántcsonttoronyba”, vagyis az asszisztenciával elbarikádozott és párnázott bejárati ajtójuk mögé, hanem kinyitják a munkavégzésük terét a többi alkalmazott felé. Ez egyrészt azzal a következménnyel járt, hogy a vezetők fizikailag is elérhetőkké váltak, másrészt így a vezetők első kézből és azonnal értesülhettek a lényeges üzleti fejleményekről. A vezető, passzív elérhetőségét még azzal is fokozhatta, hogy időről időre megjelent a végrehajtók között, mely növelte a munkavégzés hatékonyságát, ám megszüntette a vezetők „érinthetetlenségét” is.
• Elektronikus munkavégzés, a papír nélküli iroda elmélete: A számítógépek és más irodatechnikai berendezések (például nyomtató, szkenner, fax, mobiltelefon stb.) elterjedésével azt gondolták a szakemberek, hogy beköszönthet a „papír nélküli iroda” korszaka, ám ez – bár elviekben megvalósítható lenne, gondoljunk csak a digitális adathordozók megjelenésére(például disk, CD, mobile rack, pendrive stb.) – a gyakorlatban mégsem „kopott ki” a papír használata az irodai munkavégzésből. Jelenleg gyakran azzalkell szembesülni, hogy a digitális adattárolás mellett párhuzamosan a papíralapú adatrögzítést is alkalmazzák a munkavállalók, mely nem hatékony megoldás, emellett olyan új problémák kerültek előtérbe mint a rendszer adatmentése, archiválás, frissítés, vírusvédelem kiépítése, az alkalmazottak adatokhoz való hozzáférésének korlátozása, elektronikus aláírás stb..
• Új munkakörök és kompetenciák: A fenti elektronikus munkavégzés nemcsak munkakörök megszűnéséhez (például gyors- és gépíró) vezetett az adminisztratív területeken, hanem olyan új munkahelyek megjelenését is eredményezte az irodai területen, mint a rendszergazda, informatikus, szoftverfejlesztő, adatrögzítő stb. Mára tehát az informatikai ismeretek és készségek már elengedhetetlenül fontossá váltak egy irodai munkakör betöltéséhez.
• Virtuális munkaközösségek: Az ICT eszközök (Information and Communication Technologies) lehetővé tették a multinacionális méretű vállalatoknál a fizikai együttlét nélküli csoportos munkavégzést. A hálózatos szervezetek esetében tehát az irodai infrastruktúra feloldotta az időbeliség és térbeliség problémáját, ezáltal a szervezet „online” üzemmódban, folyamatosan működőképessé vált, az információk áramoltatásának reakcióideje pedig minimálisra csökkent. A szervezet tagjainak a virtuális térben való munkavégzése azzal a következménnyel is járt, hogy az irodai dolgozók nagy része – kis túlzással – bármikor és bárhol el tudta végezni a munkáját.
• Home office, shared desk, hot desk: A fenti jelenség forradalmasította az irodai munkavégzést, mivel megjelentek az atipikus munkavégzési formák (lásd később: például távmunka) és munkaidő-beosztási rendszerek (lásd később: például rugalmas munkaidő), így az irodai munkavégzés kikerült az iroda falain kívülre. Az irodai munka helyszíneként újra el lehet képzelni a lakóteret (home office), emellett az irodán belül megjelentek azok az alternatív és költségkímélő megoldások, amikor több munkavállaló használja osztott üzemmódban ugyanazt az irodai munkahelyet vagy munkaállomást (shared desk), akár csak a legsürgősebb, máshol nem megoldható tevékenységek elvégzésére (hot desk). Az iroda tehát modern értelemben nem a munkavállaló második otthonaként funkcionál, ahol az alkalmazott több időt tölt, mint otthon, hanem olyan alternatív munkavégzési helyszín, mely bizonyos körülmények közt, de nem kizárólagosan a munkafeladat ellátásának a tere.

A modern irodai munka és az ergonómia kapcsolata

A modern értelemben vett irodai munkát végzők körében is egyre inkább körvonalazódott az az erőteljes kívánalom, miszerint a munkavégzés körülményeinek egyszerre kell megfelelnie a hatékony működés és a munkavállaló biztonság, kényelem és egészség iránti igényeinek. Az ezekre az igényekre szerveződő tudományos diszciplína az ergonómia, mely az ember és munkakörnyezete kölcsönhatásának tudományos tanulmányozása (Hercegfi 2007,13 in. Murrell, 1965). Emellett az ergonómia másfajta szakirodalmi elnevezései is ismertek, mint például Human Engineering, Bioengineering, Human – Machine Interface Engineering stb., mely fogalmak jól kifejezik a téma interdiszciplináris jellegét. Az irodai munkavégzés fizikai környezettel kapcsolatos ergonómiai területei a következők (Hercegfi 2007, 8. fej. alapján):

• A világítás: A munkahelyen a természetes és mesterséges megvilágításra egyaránt szükségünk lehet, emellett azok ellensúlyozására árnyékolás is fontos lehet. A természetes fény javítja az ember közérzetét, így elsősorban ennek dominanciájára kell törekedni. Ekkor a helyiség alapterületének 15-20 százalékát ablakfelületnek kell kitennie. A mesterséges fényforrásból származó fénynek három fajtája ismert, az ún. közvetlen, szórt és közvetett megvilágítás. Ezeknél a lehetőségeknél kerülni kell a káprázást és a villódzást. A képernyős munkahelyek esetében kisebb megvilágítási fényerő elégséges lehet, hiszen maga a képernyő is fényt bocsát ki, de túl sötét sem lehet, mivel az túlterheli a pupillát.
• A színek: Az irodai teljesítményt befolyásolják a falak és burkolatok színei is, eszerint úgy kell kialakítani a munkakörnyezetet, hogy a színvilág segítse a munkavégzést. A fekete-szürke-fehér színek például depresszív jellegűek, míg a telített színekhez köthető a vidámság. A meleg színek stimulálnak, míg a hideg (kék, zöld) színek nyugtatnak, melyek hatása például a szívritmussal és vérnyomással fiziológiailag is mérhető. A színeknek további hatásai lehetnek például a hőérzetre, mely azért mástól is függ, a térérzetre például vonalak alkalmazásával. Továbbá a színek tisztaságérzetet kelthetnek, figyelmeztethetnek például a piros szín alkalmazásával, elkülöníthetnek például a sárga-fekete kontraszt alkalmazásával, tájékozódást segíthetnek az eltérő színek, jelzések alkalmazásával, divatossá, modernné varázsolhatják a munkakörnyezetet.
• A zaj: A munkahelyi zajok esetében figyelemmel kell lennünk a zaj- és zörejkeltő elemek, például az irodai gépek, munkatársaink tevékenysége, illetve a beszűrődő zajok esetében többek között a hangmagasságra, a hangerősségre, a hangnyomásra, a hangszínre és hangminőségre. A zaj pszichikus hatással jár, mert bár az alkalmazottak hamar megszokják a zajt, az azonban ettől függetlenül kifejtheti károsító hatását.
• A rezgések: Ezek a zavaró elemek negatívan hathatnak az emésztőszervekre, a légzésre és a vérkeringésre is. A rezgésekből fakadó ártalom ellen elsősorban a rezgéseknek a forrásnál való csökkentésével lehet védekezni.
• A klimatikus környezet: A munkahelyi környezetet meghatározó tényezői a hőmérséklet, a páratartalom, a légmozgás és a hősugárzás, melyek közül döntő tényező a megfelelő hőmérséklet. A korrigált effektív hőmérséklet (klímaindex) olyan mutatószám, mely egyszerre veszi figyelembe a fenti tényezőket. Szellemi munka esetében, a hideg és meleg évszaktól függően kb. 20–24C0 közti irodai léghőmérséklet a megfelelő. A klimatikus jellemzők témaköréhez tartozik még a légszennyezés (por, füst, gázok, gőzök, vegyi anyagok) elleni védelem, illetve a sugárzás, melynek legfőbb forrása a monitor. Külső klimatikus környezeti elemnek tekinthetők a meteorológiai tényezők, úgymint időjárási frontok és légnyomásváltozások, napkitörések, holdfázisok (telihold), vagy a levegő ionizációja, melyeknek vegetatív (testhő- és szívritmusváltozás) és pszichés (reakcióidő növeke­dése, nyugtalanság) hatása befolyásolhatja a munkateljesítményt.
• Társas környezet: Mindenkinek alapvető fiziológiai szükséglete munkahelyén is az önmagával való együttlét (privacy), vagyis a személyes jellegű munkatér, melynek három dimenziója van, úgymint:

1. Vizuális személyes tér, mely esetében fontos az ­alkalmazott részleges fizikai szeparációja, mely megoldható nagy légteres irodákban is például paravánnal, vagy mobil térelválasztóval. Ez segíti akoncentrációt, s csökkenti a „Nagy testvér figyel téged” jellegű direkt ellenőrzéssel kapcsolatos frusztrációt.
2. A verbális személyes tér kialakításakor leszűkít­hető, hogy ki az, aki hallja a személyes munkaterületünkön történő beszélgetéseket, illetve csökkenti a mások által folytatott beszélgetés zavaró hatását.
3. Fizikai személyes tér a komfortérzet és a munkakoncentráció miatt lényeges. Ennek nagyobbnak kell lennie, mint a személy intimzóna-távolsága (kb. kevesebb, mint 50 cm) és mint a személyes tere (0,5-1,2 méter). Ez az ún. társas zóna, mely 1,2-3,6 méter sugarú teret jelent, mely megfelelő körülményeket jelent a kollektív munkavégzéshez és tárgyaláshoz. Az ezen kívül eső teret nyilvános zónának nevezzük, mely azonban nagyban függ a kulturális környezettől is.

Mindezeket kiegészítendő, ergonómiai szempontból egy irodai (ülő) és számítógépes munkahely és az azt ellátó munkavállaló által képzett ember-gép rendszer elrendezésekor is számos ajánlást kell figyelembe venni, legyen az a munkaállomás a vállalatnál, vagy akár otthon.

dr. Jarjabka Ákos tanulmánya a HR&Munkajog szaklap 2012/12. számában jelent meg. A szaklap a Complex Kiadó webshopjában fizethető elő.

---