Complist felhasználói szemmel: tapasztalatok a jogászokat segítő compliance szoftverről


A Complist szoftver közel két éve elérhető a piacon. Most egyik felhasználójával, dr. Lengyel Bernadett-tel, a Körber Hungária Gépgyártó Kft. jogtanácsosával beszélgettünk arról, hogy milyen tapasztalatai vannak a jogi megfelelést támogató szoftverről, hogyan használják a mindennapokban a munkájuk során.

Korábban már kérdeztük arról, hogy mit jelentenek Önöknél, vagyis egy nagyvállalatnál a compliance feladatok. Hogyan nézett ki ennek a tevékenységnek a menedzselése a Complist előtt, milyen feladatokat kíván meg ez a munka?

dr. Lengyel Bernadett

dr. Lengyel Bernadett

Ahogyan az az előző interjúban is nyilatkoztam, a Társaságunknál a jogi megfelelőséggel kapcsolatos feladatokat két csoportra bontanám, amelyből az első csoport a belső szabályzatoknak megfelelést, míg a második csoport a jogszabályi megfelelést jelenti az értelmezésemben. A jogi megfelelés második pillére, a jogszabályoknak történő megfelelés úgy történt korábban a gyakorlatban a társaságunknál, hogy az egyes területekre (amelyeket nálunk szegmenseknek nevezünk) vonatkozó jogszabályokat a szegmensek külön Excel táblázatában vezették. A Complist alkalmazás bevezetése előtti feladatok nagyon sok körültekintést, odafigyelést igényeltek, hiszen a Jogtár alkalmazásunkban be kellett állítani a jogszabályfigyelést, ezen jelzéseket is figyelemmel kellett kísérni, és ez jelentős időt vett el a területek aktív munkájából.

Mióta kezdték el használni a Complistet a Körbernél? Mi volt a fő indoka, hogy a bevezetése mellett döntöttek?

2022 májusától használjuk a Wolters Kluwer Hungary Kft. szoftverét, a Complist alkalmazást a jogi megfelelés biztosítására. A Complist az előzőekben említett Excel táblázatokat váltotta fel a Társaságunknál. Tekintve, hogy termelő vállalat vagyunk, a hangsúly nálunk a termelésen van, a jogszabályfigyelés pedig egy adminisztratív munka, ugyanakkor természetesen nem elhanyagolható, hiszen a jogszabályi megfelelést valamennyi alkatrész, termék esetén biztosítani kell a megrendelők részére. Ezt is figyelembe véve az alkalmazás bevezetése előtt valamennyi szegmenssel külön megbeszéléseket szerveztem, majd megkérdeztem a vezetőket, hogyan figyelik a jogszabályokat, mennyi időt vesz igénybe ez heti vagy havi bontásban, és milyen elvárásaik lennének egy jogi megfelelést biztosító szoftver esetén. Az interjúk alatt kiderült az is, hogy a szegmensek életét nagyban megkönnyítené egy alkalmazás, amelyben egységes és naprakész, könnyen nyomonkövethető a jogszabályváltozások kezelése, ugyanakkor a területre vonatkozó új jogszabályok hatálybalépésekor automatikus tájékoztatást, e-mailt kapjanak, könnyen kezelhető legyen a rendszer, emellett gyorsan visszakereshető legyen a feladat, és egyszerűen legyen riportálható akár a vezetők, akár a partnerek felé a megfelelés. Így amikor bemutattam a kollégáknak a Complist használatát, valamennyi érintett szegmens egyöntetűen igennel válaszolt az alkalmazás hasznosságát és időtakarékosságát illetően.

Vannak ún. Complist felelősök, és Complist felhasználók. Ez a megkülönböztetés mit takar?

A Complist rendszert használók két nagyobb csoportra bonthatóak, és ennek megfelelően a Complist alkalmazó munkavállalók kétféle jogosultsággal rendelkeznek. A Complist felelősök valamennyi, a vállalatnál megfigyelt jogszabályt látják, míg a Complist felhasználók csak a területüket érintő jogszabályokat. Ez az alapvető különbség a két felhasználói csoport közt. A jogi megfelelés biztosítékául a rendszert Complist felelősök és Complist felhasználók közösen töltik fel információkkal. Az alkalmazás bevezetése előtt a Társaságunk egyes területeiről (pl. pénzügy, HR, szállítmányozás, stb.) begyűjtöttük azokat a jogszabályokat, amelyeknek történő megfeleléséről gondoskodnunk kell a tevékenységeinket illetően. Ezeket a jogszabályokat felvittük a rendszerbe, a jogszabályokat a területeinkhez, azaz a szegmenseinkhez rendeltük. A Complist rendszer működése során automatikus e-mail értesítést küld a felhasználóknak a jogszabályok változásáról, amelyekkel kapcsolatosan a felelősök feladatokat tudnak kiosztani a szegmenseknek. A jogszabályi megfelelés bizonyítékai a rendszerben dokumentálhatók, a megfelelés aktuális, naprakész állapotáról pedig bármikor letölthető a jelentés/riport Társaságunknál. Az alkalmazás használatának bevezetésénél fontos szempont volt, hogy az előírt négyszem-elv (Vier-Augen-Prinzip) alkalmazására is alkalmas legyen a rendszer.

Complist

A szoftver számos funkcióval rendelkezik, ilyen például a jogszabályi megfeleléshez kapcsolódó bizonyítékok, teendők és megjegyzések felvétele. Ez hogyan néz ki Önöknél a gyakorlatban?

Igen, a szoftver nagyon sok, a napi adminisztrációt megkönnyítő funkcióval rendelkezik. A funkciókat két csoportra bontanám, az alapfunkciókra és a speciális funkciókra. Az alapfunkciók értelmezésemben a feladatkiosztás és a feladatok teljesítése jogszabályváltozás esetén. A gyakorlatban ez úgy valósul meg, hogy beérkezik az alkalmazásban rögzített jogszabály változásáról szóló e-mail, amelyet a Complist felelősök kiosztanak a jogszabályváltozással érintett területnek, kérve a terület segítségét abban, hogy ha releváns a társaság működését illetően a változás, ott csatoljanak bizonyítékot, ahol nem releváns, ezt a megjegyzésben jelöljék. Nem releváns alatt értem azt, amikor a jogszabályban pl. a minisztériumi megjelölés módosult, azaz pusztán adminisztratív jellegű a változás. Ezt követően a Complist felhasználó e-mailben értesítést kap arról, hogy a részére feladat került  kiosztásra. A Complist felhasználó a számára kiosztott feladatot elvégzi, majd azt elvégzettre állítja, azaz kipipálja a feladat előtt található jelölőnégyzetet.  Ezután a Complist felelős ezt még ellenőrzi. A felelős e-mailben értesül arról, hogy a feladatot a felhasználó elvégezte. Az ellenőrzés tulajdonképpen abból áll, hogy a Complist felelős megnézi, hogy a felhasználó bizonyítékot csatolt, vagy megjegyzést tett a kiosztott feladathoz az alkalmazásban. A bizonyíték mezőt akkor használjuk, amikor a jogszabályváltozás a vállalatunk működésében relevanciával bír. Például egy partnerrel történő szerződéskötés, egy belső szabályzat megírása vagy módosítása szükséges. A felhasználó ebben az esetben a szerződött partner nevét, a székhelyét és a cégjegyzékszámát, valamint a szerződés lejárati, módosítási idejét is beírja a rendszerbe, szabályzatkészítés vagy -módosítás esetén pedig a szabályzat Szabályozástárunkban elérhető linkjét másolja be a szabályzat nevével és verziószámával. Az ellenőrzés során a négyszem-elv miatt a Complist felelős is ellenőrzi a bizonyítékot és a megjegyzést is. Amennyiben eltérést tapasztal, egyeztet a Complist felhasználóval, és módosítja a megállapítást. Amikor a feladatot rendben találja, úgy megfeleltre állítja a feladatot. És ez valamennyi feladatnál ismétlődik.

Speciális funkciók 2022. augusztus 1. napjától érhetők el az alkalmazásban. A funkciókban a jogi megfeleléshez tartozó különböző feladatok is kioszthatóak. Pl. a bizonyítékként rögzített szerződés lejár vagy módosítása szükséges. Ezért is van jelentősége, hogy a bizonyíték mezőben ezen adatok szerepelnek. Az alkalmazásban be tudjuk állítani a lejárati dátum előtti automatikus e-mail figyelmeztetést, értesítést, ezzel hatékonyabban tudjuk figyelni, nyomon követni a szerződéseinket. A fenti speciális funkció csak egy példa a több mint fél éves tapasztalatok szerint, amennyiben további, határidőhöz kötött feladat kerül meghatározásra, azt is tudjuk kezelni a rendszerben.

Egy másik az e-mailes értesítés nemcsak a teendőkről és határidőkről, hanem a jogszabályváltozásokról is. Hogyan érdemes kihasználni ennek a funkciónak az előnyét, milyen stratégiát alkalmaznak?

A társaságunk 1995. október 28-án Hauni Hungária Kft. cégnéven alakult meg, akkor a dohányipari gépgyártó cég voltunk. 2021. január 1. napján nevet váltott. Kollégáim sokszor viccelődnek azzal, hogy eddig anyánk nevét viseltük, most felvettük apánként. (Nevet.) A névváltásra azért került sor, mert a gépgyártó cég az anyavállalatunk portfóliójában található további négy üzletágunkba sorolható gépek gyártásával is foglalkozik, és a Hauni nevet világszerte a dohányipari gépekkel hozták összefüggésbe. Az új ágazatokba történő gépgyártás újabb jogszabályoknak megfelelést is maga után vont. Ezen jogszabályok megfelelését is biztosítani szükséges. Amennyiben új jogszabálynak megfelelés valósul meg, az érintett terület ezt jelzi a Complist felelősöknek, akik ezt a rendszerben rögzítik. Azaz az alkalmazás nem egy statikus rendszert kezel, hanem dinamikusan változtatható. Sőt, a hatálytalanná vált jogszabályokat is ki tudjuk szedni a figyelt jogszabályok közül, emellett be tudjuk tenni a hatálytalan jogszabály helyett az új, hatályos, új számmal és néven futó utódját.

A feladatok határidejének meghatározásakor szükséges figyelembe venni a jogszabályváltozáshoz írt kötelezettségeket. Jelenleg például a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény változásainak megfelelésének feladatára fordítunk figyelmet, ezek pl. még 2023. január 1. napja előtti intézkedést igényelnek, így a határidők megadása ehhez igazodva kerülnek meghatározásra.

A Complist lehetőséget ad riportok készítésére, illetve azonnali helyzetjelentésre a megfelelés aktuális állapotáról. Szokták használni ezeket a funkciókat?

Jelenleg ezen funkciókat nem használtuk, viszont az év végi jelentésben könnyen és gyorsan lekérhető az aktuális riport a jogi megfelelésről, így amennyiben ez szükséges, pontos és naprakész riportokat tudunk adni villámgyorsan a vezetőség részére.

Ha ki kellene emelni három előnyét, amivel a szoftver segíti a mindennapi munkájukat, melyek lennének azok, és miért?

Nagyon nehéz helyzetben vagyok, mert háromnál több előnyét is említeném az alkalmazásnak. (Nevet.) Ha viszont ez háromra korlátozódik, akkor elsőként kiemelném, hogy a jogi megfeleléssel kapcsolatos minden információ egy helyen érhető el a Complistban. A második, hogy a megfelelés állapota naprakészen követhető, és a harmadik, hogy arról bármikor egy kattintással Excel riport is lekérhető. A Jogtárral és a Szabályozástárral összekötött funkció ezen felül csak hab a tortán.

körber logó koerber

 


Kapcsolódó cikkek

2023. február 7.

A fogyasztói jogok kollektív védelme a vállalkozások jogsértő tevekénységével szemben I. rész

A tanulmány a fogyasztóvédelem egyik tipikus eszközének, a közérdekű igényérvényesítésnek a szabályozását, a kollektív fogyasztói érdekek védelmének alapvető jogintézményeit tekinti át. Ismerteti a kollektív fogyasztói érdekek védelmének fejlődését, a perben megjelenő feleket (a vállalkozás, a keresetindításra jogosult), továbbá a perindítás feltételeit és a feltételek perjogi értelmezését. A perindítás feltételei közül a tanulmány most közlésre kerülő első része csak a jogszabályba ütköző tevékenységet vázolja fel, míg a perindítás további feltételeit a tanulmánynak a Fogyasztóvédelmi Jog Online következő számában publikálásra kerülő második része fogja a joggyakorlati szempontokra fókuszálva tárgyalni.

2023. február 6.

Változások a munka világában

2023. január 1-től módosult a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.). A változás számos fontos területet is érintett, ezek többségét az alábbiakban tekintjük át. A mostani módosítócsomag két EU-s irányelv (2019/1152 és 2019/1158) átvételére vezethető vissza.