Csapatfejlődés az ügyvédi irodában is Koronavírus
Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A csapatépítés a mindennapi munkavégzés mellett sok odafigyelést és időt igényel. Miért érdemes mégis energiát szánni rá egy ügyvédi iroda számára?
„Úgy gondolom, hogy minden jó cégnél igazi partneri viszonyt kell kialakítani az alkalmazottakkal. A legjobb érdekeik szerint kell cselekedni – és ez idővel hasznára válik a cégnek.”
Sam Walton
Nemrégiben egy ügyvédi iroda vezetője keresett meg minket, történt ugyanis, hogy a Covid időszaka alatt két új kolléga is csatlakozott az irodájához, és azt tapasztalta, hogy valami miatt nem működtek olyan gördülékenyen a dolgok, mint korábban. Kutatta az okát, felmerült benne, hogy talán az online működés, esetleg az új kollégák csatlakozása, vagy valami más miatt változott meg a csapatban a hangulat, a kapcsolódás. Kereste a megoldást arra vonatkozóan, hogyan tudná a csapatát összekovácsolni, hogy minél rövidebb idő alatt újra hatékonyan legyen közöttük az együttműködés.
Mitől csapat a csapat?
Ilyen esetben az első és legfontosabb tisztázandó kérdés, hogy korábban csapatként működtek-e az ügyvédi iroda munkatársai?
A válasz egyszerűen tűnhet, hisz miért ne lenne egy csapat ugyanazon ügyvédi iroda neve alatt vagy egy osztályon dolgozók közössége. A valóságban azonban egy célért dolgozók harmonikus együttműködése ennél jóval több tényező összehangolt működésétől függ.
Szervezetfejlesztői – szakmai – megközelítés szerint egy jogászi munkaközösség akkor csapat, ha:
(1) több emberből áll: két vagy több kolléga dolgozik együtt, lehet adminisztrátor, ügyvéd, ügyvédjelölt, partner, nem feltétel a jogi végzettség,
(2) feladatuk egyértelműen van meghatározva: az ügyvéd és az adminisztrátor feladata értelemszerűen eltérő, de van mindenkinek saját feladata, azaz tisztázott mi tartozik a munkakörébe (egyértelmű-e, hogy az adminisztrátort meg lehet kérni az iratok spirálozására, akár az ügyvédjelölt is megteheti-e vagy mindenki maga végzi)
(3) vannak közös céljaik is: szükséges, hogy egyes feladatok kapcsolódjanak közös célokhoz is, például egy csapattag számára közös cél-e az iroda fejlődése, egy újabb projekt megszerzése, és nemcsak a „megint egy lehetőség a túlórára” vészharang szólal meg a kollégákban,
(4) kölcsönösen függnek egymástól információk, erőforrások, képességek tekintetében: ha mindenki önállóan ellátja a feladatait és időnként egyeztetnek egy-egy jogi kérdésről, akkor az inkább egy lazább társulás. Szükség van a csapatbeli összetartozáshoz, hogy kölcsönösen támogassák a közös cél elérését, és ebben a folyamatban függjenek egymás munkájától. Például egyik a peres, másik a tranzakciós ügyeket viszi ugyan, de az ügyfeleket így tudják teljes körűen kiszolgálni jogi szolgáltatásokkal,
(5) egyesítik erejüket annak érdekében, hogy közös céljukat elérjék: részfeladatokat vállalnak egy munkafolyamatból, egy-egy területen összedolgoznak, összeadják tudásukat,
(6) tisztázott a szereposztás és az együttműködési keret: milyen mértékben szükséges transzparensnek lennie a szereposztásnak és a kereteknek, és valamennyi fél számára tisztázottak-e, ugyanazt gondolják-e a szerepekről, hogyan működnek együtt a közös célok megvalósítása iránt. Például az ügyvéd nagyobb önállóságot vár el a jelölttől, ugyanakkor a jelölt számára nem egyértelmű, hogy önállóan is dönthet-e egyes ügyfélkapcsolati kérdésekben, vagy nem egyértelmű, hogy milyen időszakra tervezik egymással az együttműködést,
(6) meghatározott a csapat határa: mind a csapattagok, mind a kívülállók tudják, hogy kik tartoznak a csapathoz és kik nem, hányan vannak az irodában (volt már arra precendens, hogy valaki 10, más pedig 12 főt jelölt meg, fontos tehát, hogy tisztázott legyen, kiket tekintünk az iroda tagjainak).
Csoportnak azt nevezzük, amikor két vagy több ember valamilyen cél érdekében vagy valamilyen okból kifolyólag egységet alkot, ilyen lehet egy közös irodabérlés.
A fenti fogalomelemekre nem mindig egyértelmű a válasz. De miért is van jelentősége annak, hogy csapatban vagy csoportban dolgozunk-e az ügyvédi irodában?
Egy csapat sokkal hatékonyabban, gördülékenyebben és a nehézségeknek, konfliktusoknak ellenállóbban tud működni, a csapattagok között kialakul a bizalom, a kölcsönös együttműködésre való hajlandóság, sőt igény is van rá. Megnő az egymás iránti lojalitás, és önmagában egy kicsit csábítóbb munkalehetőség miatt nem fogja elvinni a szakmai tudását a cégtől, mert megtapasztalta, hogy egy csapat tagjaként működni ennél sokkal több: felelősség, biztonság és bizalom is egyben. Hasonlíthatjuk akár a házassághoz is: attól, hogy vannak nem tökéletes időszakok és néha megakadnak a dolgok, nem kezdünk el nézelődni, mert több érték és lehetőség van a meglévő kapcsolatban.
Miért hasznos ez az irodának hosszútávon?
- A munkatársak egy csapatban nem centivel mérik a kiosztott feladatok mennyiségét, szakmai kihívástartalmát, hanem figyelemmel és bizalommal vannak arra vonatkozóan, hogy hosszútávon kiegyenlítődik a befektetett különbség. Ez a bizalom nem megelőlegezett, hanem tapasztalatra épül.
- Támogathatják egymást a munkában, hiszen közös célért dolgoznak és egyértelmű, hogy mindannyiuk erőforrására szükség van a feladat elvégzéséhez. A közös gondolkodás nem a tudás hiányára utal, éppen ellenkezőleg: azok egyesítésére.
- Lehet konstruktívan konfrontálódni, vagyis az eltérő vélemények nem jelentik a másik tudásának kétségbevonását, sokkal inkább a szakmai fejlődés lehetősége rejlik benne. (Szemléletes példa: A légiközlekedésben felismerték annak fontosságát, hogy a hierarchia és a másik tudásának tisztelete mellett szükséges, hogy a kapitány döntésével párhuzamosan a „másod”pilóta véleménye is kifejezésre és számításba kerüljön a fedélzeten. Adatok vannak ugyanis arra vonatkozóan, hogy ha a másodpilóta álláspontját korábban figyelembe vették volna, egyes légiszerencsétlenségek elkerülhetőek lettek volna.).
- Lehet véleményt módosítani, ami nem a tévedés elismerését jelenti, sokkal inkább a közös munka eredményét mutatja.
- Kevesebb energiát igényel, ha tisztázottak a szerepek, feladatok, felelősségek, önálló döntési jogkörök.
Néhány gondolat, hogy mitől más a csoport és a csapat, melyek azok a szempontok, amik miatt érdemes a csapatépítésre tudatosan energiát szánni:
1. Egyéni szemlélet vs Közösségi elképzelés
Egy csoportban mindenki a saját egyéni céljait tartja szem előtt, vagyis, hogy ki milyen tudással tud gazdagodni az ügyvédi irodában, milyen kapcsolatokra tehet szert, és hogyan támogatja mindez a karrierjében. Csapat esetében az egyéni célok mellett felerősödnek a szervezeti célok, vagyis milyen jelentőséggel bír olyan ügyvédi irodához tartozni, ami különböző társulásokban, jószolgálati tevékenységben vesz részt, vagy rugalmas volt a COVID időszaka alatt és biztonságot adott. Ezeket a csapatépítő közösségi gondolatokat érdemes tudatosítani személyes jelenlétkor is, hisz úgy nagyobb az összetartó ereje.
2. Proaktív jelenlét vs Passzív jelenlét
Hívhatjuk munkavállalói vagy vállalkozói szemléletnek is: vajon a kollégák magukénak érzik az iroda fejlődését vagy csupán elvégzik a rájuk bízott feladatot? Egy csapatban jellemző a proaktív szemlélet, legyen figyelmünk arra, hogy ezeket a gondolatokat hogyan tudjuk megszólaltatni és becsatornázni a közösség életébe.
3. Agilitás vs Függőség a kommunikációban, munkavégzésben
A kolléga iránymutatásra vár, apróságok esetén is jóváhagyásra vár, ennek következtében akár napok is eltelhetnek effektív munka nélkül – vagyis a nélkülem semmi sem működik érzés jellemző, vagy a szabadságunk alatt is gördülékenyen mennek a munkafolyamatok. Egy csapat agilis, a vezető távollétében és jelenlétében is.
4. Rugalmasság vs Merevség a szabályozásban
A szabályok vagy ürügyként, vagy biztonsági korlátként szolgálnak. Érdemes elgondolkodni azon is, hogy a szabályok betartatása csupán energiát visz-e el, vagy támogatják a csapat életét, irányt mutatnak, de az attól való eltérés igénye kifejezhető és elfogadható.
Amennyiben hosszabb távon szeretne valaki a munkatársaival tervezni, elengedhetetlen, hogy csapatot építsen, ne kizárólag csoportot. Ez pedig nem egy zsákba futásos vagy sörözős csapatépítés keretei között tud megvalósulni, hanem először is a fenti fogalmi elemek egyéni és közös tisztázásával. A jó vezető jó csapatjátékos is. A jó vezető felismeri a szükségleteket, szem előtt tartja az egyéni igényeket is, empatikus, ugyanakkor határozott is. A jó vezető tudja, hogy mindezek megvalósulása vezet a hatékony és eredményes munkavégzéshez, a munkatársak lojalitásához, mert egy jó vezető hosszútávban gondolkozik.
A cikk szerzője Baksa Henriett és dr. Sárdi-Papp Réka nemzetközileg akkreditált szervezetfejlesztő és business coachok.
