Munkajog és compliance

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A munkajogi compliance része, hogy egy vállalat HR-szervezetének szorgalmaznia kell a társaság belső előírásainak megalkotását, majd biztosítania annak érvényesítését is.

Amint azt e cikksorozat olvasói már biztosan tudják, a compliance – a lényegét megragadva – egyfajta megfelelőséget jelent. Egy compliance-tudatos vállalkozás vonatkozásában ez azt a törekvést jelenti, hogy a cég mindennapos működése megfeleljen lehetőleg valamennyi, különféle területeket szabályozó előírásnak, jogszabálynak.

Egy vállalkozás tevékenységét átfogó szabályozás egyik fő vonulata a munkajog. Természetesen itt is az elsődleges kötelezettség a jogszabályi előírások betartása, de emellett erre a területre különösen igaz, hogy számos belső szabályzatot kell, illetve célszerű megalkotni és rendszeresen karbantartani amellett, hogy a belső szabályzatok betartását is monitorozni kell. Ráadásul ezen a területen leghangsúlyosabb talán az „emberi tényező”, megalapozva a komplett humánerőforrás-tematikát.

A jogi compliance követelménye ezen a területen azt kívánja, hogy a vállalkozásnak meg kell felelnie a foglalkoztatással kapcsolatos törvényeknek és egyéb szabályoknak. Elsődlegesen ez egy külső szabályozási környezetet jelent, ideértve a munka törvénykönyvét (Mt.), a munka- és adatvédelmi szabályokat, a diszkriminációval kapcsolatos előírásokat, illetve a társadalombiztosítási és – például – a külföldiek munkavállalására vonatkozó szabályokat is.

A munkajogi compliance másik, belső vonatkozása az, hogy a vállalkozáson belüli HR-szervezetnek biztosítania kell a belső vállalati szabályok és előírások végrehajtását és érvényesítését is, a jogi kereteknek való megfelelőségen túl, valamint javasolnia kell a szükséges belső szabályzatok megalkotását, elfogadását. Ez egy összetett feladatot jelent, melynek első lépése a szervezetre vonatkozó HR- és munkajogi folyamatok meghatározása, és az ezeket a folyamatokat rendező szabályzatok létrehozása úgy, hogy azok összhangban legyenek a külső szabályozással és a cég felépítésével, a munkapiaci elvárásokkal és a tulajdonosok elvárásaival, illetve a szervezet által kialakított gyakorlattal. Ezt követően végre is kell hajtani mindezeket, majd szükséges a végrehajtás ellenőrzése, az esetleges kockázatok felmérése és kezelése, valamint az időközben bekövetkezett jogszabályi változásokhoz való alkalmazkodás, azok, illetve következményeik átültetése a mindennapi gyakorlatba is. Így kerülhet a vállalkozás olyan helyzetbe, hogy a rá vonatkozó szabályok esetleges megsértéséből eredő kockázatokat csökkenteni tudja.

Ezeket a belső szabályzatokat lehet csoportosítani úgy, hogy azok megalkotása jogszabályi kötelezettségen alapul (pl. munkavédelmi és tűzvédelmi szabályzat), vagy az adott társaság saját működésének megkönnyítése, céljainak elérése érdekében önkéntesen hozza létre azokat (pl. cégautó-, iratkezelési, javadalmazási vagy távmunka-/home office-szabályzat). Az utóbbi szabályzatokban az érintett cégek tipikusan bizonyos, jogszabályban nem vagy nem kellően rendezett kérdések részletes, saját magukra formált szabályrendszerét alkotják meg. Ennek számos előnye lehet, hiszen a vállalkozások így tudják „személyre szabni” a jogszabályi előírásokat, pontos feladatokat (adott esetben hatásköröket, felelősöket, eljárásrendet) meghatározva.

A munkajog területét érintően az alábbi belső („önkéntes”) szabályzatokkal érdemes rendelkeznie egy társaságnak:

• home office-/távmunka-szabályzat,
• cégautó-szabályzat,
• magatartási kódex,
• juttatási szabályzat,
• fegyelmi szabályzat,
• iratkezelési szabályzat.

Mint említettük, e szabályzatok megalkotása, az igények felmérése is komplex feladat, de fontos hangsúlyozni, hogy ezeket a belső előírásokat rendszeres időközönként szükséges áttekinteni és hozzáigazítani a megváltozott jogszabályi környezethez és a megváltozott munkavállalói és munkáltatói igényekhez.

A cikk szerzője dr. Czifra Péter és dr. Lovrecz Éva. Az ABT Legal és az ABT Tanácsadó Kft. a szakmai partnere.

---