Hogyan fogadd jól a visszajelzést – könyvajánló

Világszerte a vállalatok évente 825 millió munkaórát töltenek el a munkavállalók éves értékelések előkészítésével és lebonyolításával. A visszajelzés – a munkahelyi éves értékelésen túl is – elkerülhetetlen része társas életünknek, még akkor is, ha sokszor nem visszajelzésnek hanem megjegyzésnek, jó tanácsnak vagy baráti beszélgetésnek hívjuk.

Bár formális értékelés során nagyon fontos, hogy a visszajelzést adó is tudatos legyen a párbeszédben, mégis leginkább a fogadó félen múlik, hogy tanulni, fejlődni tud-e a kapott értékelésből. Nem kell minden kritikát elfogadni, jogunkban áll meghúzni a határainkat, de érdemes megérteni, miért kaptuk. 

 Számos tényező akadályoz minket abban, hogy a visszajelzésből fejlődni tudjuk: 

• igazságtalannak érezzük, 
• problémás a kapcsolati, emberi viszonyunk azzal, aki a visszajelzést adja,
• sérti az önérzetünket, magunkról alkotott képünket.

 Douglas Stone-Sheila Heen: Köszönöm a visszajelzést! című könyve abban nyújt segítséget, hogyan fejtsük le ezt az érzelmi filtert a kapott visszajelzésről, hogy meglássuk benne azt a részletet, amiből tanulni tudunk és tudatosan vegyünk részt ezeken a beszélgetéseken.   Amikor valamilyen visszajelzésről azt gondoljuk, hogy egyszerűen nem igaz, akkor tudnunk kell, hogy mindenkinek vannak vakfoltjai. Személyiségének, viselkedésének olyan jegyei, amiket nem lát. Elég, ha csak arra gondolunk, hogy soha nem látjuk magunkat kívülről egy szituációban, úgy, ahogy mások látnak és az agyunk a saját hangunk érzelmi töltetét sem érzékeli. Ezért, ha bármilyen olyan értékelést kapunk, amivel nem tudunk azonosulni, érdemes megkérni a visszajelzést adó személyt, hogy fejtse ki bővebben mire gondolt. Mondjon konkrétumot. Lehet, hogy teljesen félreértett valamilyen helyzetet, amit így tisztázni tudunk. De az is lehet, hogy meglátott valami olyan területet, amiben tényleg érdemes fejlődni. 

Amikor a köztünk lévő személyes ellentétek nehezítik a megértést, fontos, hogy hátra lépjünk és nagyobb perspektívában szemléljük a problémát. Ez vajon csak az „én és ő” problémája, vagy van itt egy nagyobb „én és mindenki” probléma is, ami egy közvetlen kapcsolatban hatványozottan csapódik le? Vannak-e olyan személyiségjegyeink, amelyeket valójában mindenki lát, csak más viszonyokban nem okoz hasonlóan súlyos problémákat? Ha felismerjük a tágabb „én és mindenki” problémát, a közvetlen visszajelzést is nagyobb fejlődési készséggel tudjuk fogadni. 

Talán azt a legnehezebb feldolgozni, ha olyan visszajelzést kapunk, amitől sérül az önmagunkról kialakított képünk. Az erre adott egyéni reakcióink velünk született habitusunkból kifolyólag mások. Vannak emberek, akik érzékenyebben reagálnak, vannak, akik kevésbé, vannak, akik gyorsan túljutnak a negatív kritikán és lehiggadnak, vannak, akiknek ehhez egy élet is kevés. Fontos megérteni, hogy az érzelmeink minként torzítják el a visszajelzéseket és meg kell értenünk, hogy egy aktuális visszajelzés mindig egy konkrét feladatra, időszakra vonatkozik, nem rombolja le a múltat és teszi tönkre a jövőnket. Attól, hogy most valamit nem jól csináltam, nem lettem elveszett, rossz ember. Egy negatív kommenttől nem buktam meg az élet minden területén és mindenki előtt. 

 Fontos, hogy az értékelések kapcsán kivegyünk a fenti torzító tényezőket a képletből és annak halljuk a visszajelzést, ami az valóban lenni akar. 

Amikor a munkahelyen értékelést adunk, meg kell értenünk azt is, hogy mit vár az, akivel beszélünk és a visszajelzést úgy kell felépítsük, hogy megkapja belőle a kolléga azt is, amit vár, ne csak azt, amit mi gondoltunk elmondani. Egy értékelő beszélgetésen van aki elismerést vár, van aki mentorálást és van aki teljesítményértékelést. Ha nem ismerjük a motivációit, az értékelés csalódás lesz számára. 

• Ha valaki egy adminisztratív munkakörben keményen és precízen dolgozik, akkor azt ismerjük el. Ha csak tippeket adunk neki, hogyan tudná még jobban szervezni a feladatait (mentorálás) csalódottan fog távozni, mert csak egy kis elismerésre vágyott. 
• Ugyanakkor, ha egy adott területen valaki kezdő, akkor éppen tippekre vágyik, hogyan boldoguljon az új területen (mentorálás). Számára csalódás, ha csak azt mondjuk, mindent nagyon jól csinál és nagyon ügyes (elismerés), mert ebből nem lehet fejlődni. 
• Ha valaki fontos, rutinos és tapasztalt játékos a csapatban, ő valószínűleg leginkább teljesítményértékelésre vágyik. Látni akarja, hogy hol tart egy 10-es skálán, mennyire van a következő ugrástól. Csalódás számára, ha csak egy általános elismerést kap, mert ebből az érdektelenséget hallja ki. 

A legtöbb beszélgetésben ezeknek valamilyen kombinációja jelenik meg, de a fő motivációt érteni kell. A könyv sok hasznos tippet ad arra, hogyan irányítsunk egy értékelő beszélgetést és hogyan húzzuk meg a magunk határait. Nem kell mindenben alkalmazkodnunk, a beszélgetés lényege a helyzet közös megértése, világos elvárások megfogalmazása, amikor mindkét fél úgy áll fel a beszélgetésről, hogy abból valamit tanult. A szerzők sok életszerű példát és gyakorlati útmutatást adnak a visszajelzések működésére és kommunikációs buktatóira vonatkozóan, nem csak munkahelyi szituációkban. 

 A legfőbb tanácsokat a szerzők egy 24 oldalas angol nyelvű összefoglalóban is leírják: „Team leader’s discussion guide” címmel. 

---