Itt az akta, hol az akta, ad acta…

A jogászi munka – legyen az az ügyvédség, bíróság, ügyészség vagy a közigazgatás bármely területén – nélkülözhetetlen velejárója az adminisztráció, melynek minősége hatással van az ügyfelek közérzetére, más kifejezéssel élve az ügyfélkezelésre is.

Ahogyan a vállalatok és egyéb organikusan növekvő szervezetek fejlődése során is megfigyelhető, úgy a jogászi munka e kötelező velejárója is hosszú fejlődéstörténeti korszakokon keresztül magával hozta az adatkezelés, ügyfélkezelés korszerűsödésének egyes fázisait. A múlt század elejétől napjainkig a hagyományos írásbeliség irodai letéteményese a gyors- és gépírni jól tudó titkárnő, akinek nélkülözhetetlen munkaeszköze az írógép volt. Talán kevesen tudják, hogy az írógép ötlete Kempelen Farkas fejéből pattant ki – bár nem őt tartja számon a világ az írógép feltalálójaként –, tudniillik ő volt az első, aki egy vak zongoratanárnő, Paradis Teréz részére megszerkesztett egy olyan fa klaviatúrából álló masinát, amelynek segítségével papírra tudta vetni gondolatait. Az írógép elterjedése és népszerűvé válása után a gépírás oktatását vállaló szakembereknek nem volt nehéz rádöbbenniük, hogy a masina használatának leggyorsabb, leghatékonyabb módja, ha mind a tíz ujjat használják a gép kezelésére. Tudjuk, hogy magánjogunk a jogi aktusok érvényességéhez nem túl sok esetben kíván írásbeliséget. Ugyanakkor a nem kötelezően írásba foglalandó jognyilatkozatokat is sokszor írásban rögzítik, hiszen vita esetén lényegesen egyszerűbb az aktus megtörténtének bizonyítása, pl. kölcsön vagy ingóságok adásvétele, illetve egyéb ügyletek esetében is. Az adminisztráció során keletkezett dokumentummennyiség megbízható, naprakész, precíz kezelése az irodai munka fontos fázisa. Hagyományosan az aktarendszer, illetve annak kezelése kapcsolódik ehhez a képhez, mely minden, a napi jogi munkában tevékenykedő szakembernek sok értékes percét, óráját emészti fel, legyen az önállóan vagy irodában tevékenykedő jogász vagy titkárnő. Ugyanakkor a munka során nem csupán az általunk szerkesztett okiratok mennyisége növeli az adathalmazt, ezáltal a tárolandó anyagok mennyiségét, hanem az irodákba kívülről, a bíróságoktól, kollégáktól, ügyfelektől, illetve egyéb helyekről érkező iratanyag is. Tapasztalatból tudjuk, hogy ezek között találhatunk néhány soros, ugyanakkor rendkívül fontos, pl. egy végzés fellebbezésével kapcsolatosan megállapított határidőt tartalmazó, illetve sok-sok oldalas dokumentumokat is. A naponta kezelt és egyre gyarapodó iratmennyiség tehát folyamatosan több irányból érkezik, illetve távozik az irodákból. Külön kiemelném a határidőkkel kapcsolatos, fent példaként felhívott fellebbezési határidők kérdését, illetve gyakorlatát. Hiszen egy véletlenül – mondjuk a túlterhelt és ideges titkárnő által – félrecsúsztatott egy oldalas levél „eltűnése”, vagy olykor a beérkező levelek postakönyvben való téves dátummal, akár csak egy nappal elcsúszva történő bejegyzése, vagy a már elkészített fellebbezés rossz helyre történő címzése is súlyos ügyvédi felelősséget vonhat maga után, hiszen pl. ebben a helyzetben a megbízó, akár az összes jogorvoslati lehetőségétől eleshet. A napi munka természetes velejárója, hogy olykor egy már korábban lezárt – letett – ügy aktáit, iratait kell valamilyen okból kifolyólag előkeresni. Lehet, hogy több száz oldalnyi iratból, mindössze csak egy oldalra lenne szükségünk, de ehhez át kell nézni, adott esetben órákig is eltartó sziszifuszi munkával irathalmazokat. Egyedül dolgozó egyéni ügyvéd esetében rengeteg hasznos óra veszhet így el, de az irodáknak sem mindegy, hogy az egyébként csúcsra járatott és méregdrága óradíjjal fizetett titkárnő – akinek talán éppen a földhivatalba, a postára kellene mennie – mivel tölti munkaidejét.

Az irodákban keletkezett aktahalmaznak a lezárt ügyekhez tartozó tömege ugyanakkor felvet egy további, a költséghatékonyság szempontjából egyáltalán nem mellékes kérdést, amely az akták tárolásával kapcsolatos. Ez egyben az elvégzendő adminisztráció következő, lényeges fázisa. Kisebb egységeknél talán könnyebb a helyzet, hiszen itt valószínűleg kevesebb iratanyag halmozódik fel, de különösen a nagyobb irodáknál komoly probléma lehet az évek hosszú sora alatt felgyülemlett hatalmas mennyiségű dokumentum naprakész, precíz és biztonságos tárolása. Ezen adminisztrációs termékek helyigénye méreteiben olykor meghaladja az irodáét és gyakorlatilag azzal azonos minőségű helyszínt igényel, hiszen nem lehet vizes, dohos, salétromos a tárolásra szolgáló helyiség, illetve az ideális tárolási hőmérséklet is megköveteli a legalább minimális komfortfokozatot. A napi munka egyéb apró részletei is – mint pl. valamely megbízó ügyével kapcsolatos telefonos egyeztetés, érdeklődés, amely adott esetben nem kapcsolódik feltétlenül írásbeliséghez, de az ügy elintézése szempontjából jelentőséggel bírhat – igényelnek legalább egy-egy figyelmeztető feljegyzést, pl. egy sárga négyzet alakú papírkára, vagy határidő naplóba, amely felett az ügyek sűrű halmazában olykor átsiklik a még megannyira figyelmes tekintet is. A fent leírtak az irodák munkájában általánosnak mondhatók, persze azért azok eltérhetnek a precizitás, az esetlegesen már létező minőségbiztosított ügymenet, illetve a jól vagy kevésbé jól megoldott irattárolás szempontjából egymástól. Úgy tűnik azonban, hogy e széles körű adminisztrációs tevékenység máig tartó fejlődéstörténetének a CompLex Kiadó jóvoltából egy újabb állomásához érkeztünk. Az innovatív szellemi team egy olyan új irodai szoftvert fejlesztett ki, amely a jövő, illetve már a jelen ügyvédi irodájának is nélkülözhetetlen kelléke lesz. Az új fejlesztésű irodai csodafegyver az előzetes ismertetés és bemutató alapján, vélhetően rengeteg hasznos időt, ezáltal pénzt fog megtakarítani azon irodáknak, illetve szervezeteknek, amelyek élnek majd a CompLex kínálta lehetőséggel. Az eszköz természetesen nem önmagától működik. A meglévő ügyfél-, ügy-, illetve adatállományt az ügy kezdetétől fogva a papír alapú aktákból be kell táplálni az operációs rendszer segítségével a szoftver által megadott rendszerbe. Az adathordozóra történő felvitel munkaigényes folyamat, de jócskán meghálálja a befektetett időt, hiszen a felhasználó által megadott módon képes rendszerezni az aktív és passzív adatbázist. Így az eddig aktákban tárolt dokumentumok tartalma azonnal a számítógépes adatbázisban jelenik meg oly módon, hogy minden adat egy CD-nyi helyen koncentrálódik és bárhol, bármikor könnyedén hozzáférhető. Nem igényel raktárnyi területet az akták tárolása, valamint többórás keresgélést sem a külső irattárban. A rendszer számon tartja és figyelmeztet a bejegyzett határidőkre, felhívja a figyelmet az ügyfelekkel történő közelgő megbeszélésre. A CompLex tehát egy igazi új „komplex” szolgáltatást nyújt a várhatóan idén ősszel piacra kerülő új irodai segéderő által, amely vélhetően sok felesleges munkától kíméli meg a szerencsés felhasználót és elősegíti a hatékonyabb és megbízhatóbb ügyfélkezelést is. Az új szoftver használatának következtében remélhetőleg eltűnik a címben is megfogalmazott és sokunk által jól ismert kérdés: Itt az akta, hol az akta? Ad acta!

Galyas László

Olvassa el kapcsolódó cikkeinket az ÜgyvédVilág III. évfolyamából:

Jogtár kiegészítések ügyvédekre szabva
Jogtár kiegészítések ügyvédeknek – Fizetési meghagyás kiegészítés
Jogtár kiegészítések ügyvédeknek – Bírósági végrehajtás/Ügyvédi hivatás
Jogtár kiegészítések ügyvédeknek – Büntetőjog kiegészítés, hatáskör és illetékességi mutató
CompLex szoftverek
CégkompLexus – Gyöngyszemek a Céghírek adatbázisából
Új szoftver a turpis cégek nyomában – Cégfigyelő mesterfokon
E-polgár e-világban e-kérdések körül
Egy nő iPhone-os kalandjai a Codex Europa-val
Ügyvédi Iroda – ügykezelés a 21. században
Officium – A jogügyletek biztonságát támogató szoftver