Officium

Megfelelés

A CompLex Kiadó legújabb kiadványaként most egy szoftverrel szeretne megoldást nyújtani az ügyvédeknek jelentős többletteherrel járó, nehezen megvalósítható nyilvántartási kötelezettségeik teljesítéséhez.

A szoftver alapvető célja, hogy a vonatkozó szabályozás [2007. évi LXIV. tv., 54/2007. (XII. 21.) IRM r., 2/2007. (XI. 19.) MÜK szabályzat; 2007. évi CXXXVI. tv. és ennek teljesítésére alkotott egységes és mintaszabályzat; 13/2005. (X. 27.) IHM r.] által megfogalmazott elvárásoknak való megfeleléssel hatékony eszköz legyen az ügyfélazonosítás és az ügyletellenőrzés során. Biztosítja a nyilvántartás vezetését az ügyfelekről, illetve igazolt adataikról, az okmányellenőrzésekről és az azok alapjául szolgáló ügyletekről, a hitelesített aláírásokról, az átalakított iratokról, illetve az iratátalakítás tényéről, az illetékes rendőrkapitányságnak írt bejelentésekről és az ügyletazonosításokról is.

Az Ügyfélnyilvántartásban minden ügyfélnek van Azonosítási adatlapja, melyhez ellenőrzések adatait, dokumentumokat, feljegyzéseket és ügyeket lehet csatolni. Mivel a természetes személyek és a jogi (nem jogi) személy szervezetek azonosítási adatai nagyban eltérnek egymástól, ezért az azonosító adatok beviteli és karbantartó felületei is különböznek.

Az Ügynyilvántartás az ügyekre vonatkozóan tartalmaz Azonosítási adatlapot, és ehhez kapcsolhatók ügyfelek, ügyben érintett más személyek, továbbá ellenőrzések, dokumentumok, feljegyzések is. A program automatikusan képez JÜB-ügyszámot, de egyéni ügyszámképzés is lehetséges.

Az ügyfelek és ügyek azonosító adataihoz kapcsolódóan tárolhatók a különböző adatellenőrzések adatai, illetve az adatok változatlanságáról szóló Nyilatkozatokra vonatkozó információk. Jelenleg négy ellenőrzéstípus választható: JÜB, PMT, Céginformácó és Takarnet.

Az ügyfelek és ügyek azonosítási adataiban, illetve a kapcsolódó adatellenőrzések és nyilatkozatok adataiban történt változtatásokat a program naplózza, így minden módosítás követhető, az előzmények megtekinthetők.

A program saját Dokumentumtárral rendelkezik. Ide kerülnek eltárolásra a csatolt dokumentumok, a munka során felhasználható irat- és nyomtatványminták (űrlapok). Az Officium [1] nyilvántartásában az ügyfélhez, ügyhöz, adatellenőrzéshez tetszőleges számú és típusú dokumentum csatolható. A dokumentumkapcsolatok létrehozása mindig annak az entitásnak az adatbeviteli adatlapján történik, amelyikhez a dokumentumot csatolni kell.

A csatolt dokumentumokhoz metaadatok is tartoznak, amelyek egy része automatikusan kerül meghatározásra, más része a felhasználó által megadható. Biztosítva van a jogszabály által kötelezően előírt okirat-átalakítás (digitalizálás) metaadatainak rögzítése, sőt elektronikus dokumentum papír alapon való megjelenítésekor Előlap nyomtatása is lehetséges az e-dokumentum azonosítását biztosító adatokról. A program ezzel is támogatja a papír alapú és az elektronikus irattár kapcsolatát.

Az Officium az adatbázisában nyilvántartott adatokat és dokumentumokat jelszóval védve, titkosított formában tárolja, ezzel nehezítve az illetéktelen hozzáférés lehetőségét.

Praktikum

A jogszabálynak való megfelelés mellett kényelmi szempontokra is gondoltunk. Így például arra az elvre, hogy amit egyszer már beírtunk, többet ne kelljen, hiszen ahányszor adatot rögzítünk, annyiszor áll fenn az elírás veszélye, és minden újabb adatbevitel időt is igényel. Ha az adatok beírását az Officiumban kezdi (és nem a szerkesztendő okiratban), csak egyszer kell az adatokat rögzíteni, mert

– az adatlapok adatai egy gombnyomással kimásolhatók a vágólapra egyszerű szöveges formátumban, ahonnan azután egy beillesztés paranccsal bármely szövegszerkesztőbe (pl. egy Word dokumentumba) bemásolhatók (pl. ügyfél adatainak átemelése okiratszerkesztéskor);
– a program űrlapok (formanyomtatványok) automatikus kitöltésével is támogatja a munkát; jelenleg JÜB és PMT nyomtatványok állnak rendelkezésre, de tervezzük a nyomtatványok teljes körével való automatizálás megvalósítását;
– az ügyfél, ügy és dokumentum adatai, a különböző szűkítések eredményei egy export funkcióval .csv fájlformátumú állományba menthetők, amely azután MS Excel segítségével tovább is feldolgozható.

A nyilvántartásban (ügy, ügyfél, dokumentum) tárolt adatok között összetett keresési feltételek fogalmazhatók meg a hatékony szűkítés érdekében.

A program előre meghatározott, az esetek többségében módosítható, bővíthető (és ezáltal személyre szabható) kategorizálások segítségével könnyíti meg az adatok megadását, ezeken keresztül pedig az egységes adatbázis kialakítását.

Az Officium lehetőséget biztosít a rögzített adatok és kapcsolódó dokumentumok teljes mentésére az ezeket tartalmazó fájlok meghatározható célkönyvtárba másolásával. Ezt megteheti a felhasználó, de paraméterezett adatbázismentés esetén ez a művelet – az adatbázis biztonsága érdekében – automatikusan is elindul. Az adatbázis mentése során elmentett adatok és dokumentumok szükség esetén visszaállíthatók.

A programnak hálózatos verziója nincs. Nem kezel jogosultságokat, a Windowsba sikeresen bejelentkezett felhasználó a program összes funkcióját és adatát eléri. Az Officium telepítésének módjától függően vagy csak kizárólag egy felhasználó, vagy az összes – a számítógépen regisztrált – felhasználó számára elérhető. Ez utóbbi esetben a program indításakor azonosítja, hogy éppen melyik Windows felhasználó nevében fut, és ennek megfelelően a saját adatbázisából kiválasztja az ehhez a Windows felhasználóhoz rögzített ügyvéd azonosítási adatait, és ezzel a beállítással fog működni (a program fejlécében megjelenik az azonosított ügyvéd neve és kamarai száma).

Az Officium használatának elsajátítását részletes felhasználói kézikönyv segíti, mely a honlapon (www.complex.hu) is elérhető.

Egyéni ügyvédek, egyszemélyes, illetve kisebb társas ügyvédi irodák számára ajánljuk.

[1] Az officium szó jelentése: hivatal, kötelezettség, kötelesség, kötelességtudás. Lásd Györkösy Alajos: Latin–magyar kéziszótár. Akadémiai Kiadó, Budapest, 2007, 380. oldal.

Olvassa el kapcsolódó cikkeinket az ÜgyvédVilág III. évfolyamából:

Jogtár kiegészítések ügyvédekre szabva
Jogtár kiegészítések ügyvédeknek – Fizetési meghagyás kiegészítés
Jogtár kiegészítések ügyvédeknek – Bírósági végrehajtás/Ügyvédi hivatás
Jogtár kiegészítések ügyvédeknek – Büntetőjog kiegészítés, hatáskör és illetékességi mutató
CompLex szoftverek
CégkompLexus – Gyöngyszemek a Céghírek adatbázisából
Új szoftver a turpis cégek nyomában – Cégfigyelő mesterfokon
Itt az akta, hol az akta, ad acta…
E-polgár e-világban e-kérdések körül
Egy nő iPhone-os kalandjai a Codex Europa-val
Ügyvédi Iroda – ügykezelés a 21. században