Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Az Áht. kimondja, hogy kötelezettségvállalásra csak a szabad előirányzat mértékéig kerülhet sor. Ez az alapvető garanciális szabály hivatott biztosítani az államháztartás kiadási előirányzatainak financiális fenntarthatóságát.
A kiadási előirányzatok felhasználásának kontrolltevékenysége a kötelezettségvállalás, mely fizetési kötelezettség vállalásáról szóló írásbeli nyilatkozatban ölt formát. A kötelezettségvállalás tehát alapvető hatást gyakorol az adott költségvetési szerv gazdálkodásának szabályszerűségére. Az ÁSZ ellenőrzési tapasztalatain alapuló tanácsadó tevékenysége keretében összegyűjtötte a kötelezettségvállalás azon kellékeit, melyek, ha módszeresen, következetesen alkalmazásra kerülnek, úgy általuk kikerülhetőek a kötelezettségvállalás buktatói.
A kötelezettségvállalás első és egyben legfontosabb kellékeként azonosítható a kötelezettségvállalás eljárásrendjének belső szabályzatban való kialakítása. A költségvetési szerv ennek kialakításával teremti meg a kontrollkörnyezetet. Kötelezettségvállalás kontrollkörnyezete alatt értjük a gazdálkodási/ kötelezettségvállalási szabályzatot, a felhatalmazásokat, kijelöléseket, illetve a gazdálkodási jogkörgyakorlókról és azok aláírásmintájáról vezetett nyilvántartást. A kötelezettségvállalás klasszikus kellékeiként tartandók számon a kötelezettségvállalás dokumentumára rájegyzett, a pénzügyi ellenjegyzés meglétét igazoló adatok, a kötelezettségvállalást megalapozó szerződésekkel kapcsolatban jogszabály által előírt tartalmi elemek, és végül, de korántsem utolsó sorban a kötelezettségvállalás nyilvántartásának kormányrendeletben előírt kötelező minimum elemei.
Az alábbiakban sorra vételre kerül az, hogy a kötelezettségvállalás egyes kellékei hogyan segíthetik a költségvetési szervet abban, hogy a kötelezettségvállalással kapcsolatos buktatókat elkerülje.
I. A kötelezettségvállalással kapcsolatos szabályozási feladatok végrehajtásával a költségvetési szerv megteremti azon kontrollkörnyezetet, melyben egyértelműek a kötelezettségvállalással kapcsolatos felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok.
A kötelezettségvállalásra vonatkozó alapvető szabályokat törvényi szinten az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) tartalmazza, míg a részletszabályokat az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) adja meg. Azonban az Ávr. sem szabályoz le mindent, helyet hagy a költségvetési szerv feladatellátásából, vagy szervezeti sajátosságából származó specialitásoknak. Ezért kapnak fontos szerepet a belső szabályzatok a számvevőszéki ellenőrzések kapcsán, mivel ezen belső szabályzatokkal lesz teljesen lefedett a kötelezettségvállalás folyamata.
Az ÁSZ ellenőrzési tapasztalatai alapján gyakorta feltárt hibaként jelentkezik, hogy nem kerülnek kidolgozásra a kötelezettségvállalás eljárási és dokumentációs részletszabályai ezáltal a kötelezettségvállalás folyamata nem átlátható, valamint nem egyértelműek a kötelezettségvállalással kapcsolatos felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok.
Ennek elkerülésére az alábbiakban a költségvetési szerv kötelezettségvállalással kapcsolatos szabályozási kötelezettségeinek számbavételére kerül sor:
II. A kötelezettségvállalással, illetve az azt megelőző pénzügyi ellenjegyzéssel a költségvetési szerv biztosítja, hogy kifizetésre ellenőrzés nélkül ne kerülhessen sor.
Az Áht. előírja, hogy kötelezettségvállalásra csak pénzügyi ellenjegyzés után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően, írásban kerülhet sor. A pénzügyi ellenjegyzés folyamatba épített, garanciális jellegű kontroll a kifizetések felett. A pénzügyi ellenjegyzőnek meg kell győződnie arról, hogy a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. A kötelezettségvállalás során kiemelt figyelmet szükséges fordítani a pénzügyi ellenjegyzés jogszabályban előírt kellékeinek meglétére, mert ezek igazolják a közpénzfelhasználás közvetlen kontrolltevékenységeinek hiánytalan és szabályos elvégzését. Kötelezettségvállalás, és az azt megelőző pénzügyi ellenjegyzés hiányában nincs kontroll a kifizetések felett.
További fontos, garanciális előírás, hogy a kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. A jogszabályban meghatározott összeférhetetlenségi szabályokra a kontrolltevékenységek gyakorlása során kiemelt figyelmet szükséges fordítani.
III. A gazdálkodási jogkörök gyakorlására való felhatalmazások kiadásával a költségvetési szerv biztosítja, hogy kötelezettséget csak az arra feljogosított személyek vállalhassanak a felhatalmazásban megadott időszakban és az ott megadott összeg határáig.
Jogszabály pontosan meghatározza, hogy ki jogosult kötelezettségvállalásra: a kötelezettséget vállaló szerv vezetője vagy az általa írásban felhatalmazott személy. A számvevőszéki ellenőrzés rendszeresen feltár olyan eseteket, ahol a kötelezettségvállalás gyakorlása nem a jogszabályi előírások szerint történik, mert a kötelezettségvállalásra jogosulatlanul, írásbeli felhatalmazás hiányában került sor, vagy a gazdasági jogkör gyakorlója a felhatalmazásban megadott összeghatárt túllépve vállal kötelezettséget.
Az írásbeli felhatalmazások kiadásával a költségvetési szerv pontosan behatárolja azon személyi kört, akik adott időszakban, adott összeghatárig a kontrolltevékenységet gyakorolhatják, ezzel elejét véve annak, hogy illetéktelen személyek dönthessenek a közpénz felhasználásáról.
IV. A kötelezettségvállalások alapját képező visszterhes szerződések körültekintő megkötésével biztosítható, hogy a költségvetési szerv elkerülje az esetleges jogvitákat, illetve azt, hogy olyan szervezet felé köteleződjön el, mely nem minősül átláthatónak.
A megkötött visszterhes szerződés tartalmi elemeit jogszabály határozza meg (pl. szakmai, műszaki teljesítés mennyiségi és minőségi jellemzőinek meghatározása, a számlázás alapjául szolgáló egységár, a kifizetés határideje stb.). A számvevőszéki ellenőrzés gyakorta tárja fel, hogy a kötelezettségvállalás alapját jelentő visszterhes szerződés nem tartalmazza a számlázás alapjául szolgáló egységárat. De mindezeken felül talán a legfontosabb kitétel, hogy jogi személlyel, jogi személyiséggel nem rendelkező szervezettel kötött visszterhes szerződés esetén a szerződésnek tartalmaznia kell a szervezet képviselőjének nyilatkozatát arra vonatkozóan, hogy átlátható szervezetnek minősül.
Átláthatósági nyilatkozat hiányában fennáll a veszélye annak, hogy olyan belföldi vagy külföldi jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező gazdálkodó szervezet felé köteleződik el a költségvetési szerv, melynek tényleges tulajdonosa nem ismerhető meg, vagy olyan államban rendelkezik adóilletőséggel, amellyel Magyarországnak nincs kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezménye.
V. A kötelezettségvállalás jogszabályban előírt minimum tartalmi elemekkel való haladéktalan nyilvántartásba vételével biztosítható a pontos adatszolgáltatás.
A számvevőszéki ellenőrzés gyakorta tárja fel azt a hibát, hogy a kötelezettségvállalást nem veszik nyilvántartásba, vagy a nyilvántartásba vétel nem szabályszerű. A kötelezettségvállalást követően haladéktalanul gondoskodni kell annak nyilvántartásba vételéről. A kötelezettségvállalás módosulása, meghiúsulása, megszűnése esetén haladéktalanul gondoskodni kell a nyilvántartásban szereplő adatok módosításáról.
A nyilvántartás kötelező minimum tartalmát jogszabály írja elő. Ezen nyilvántartás a költségvetési jelentés, a maradvány kimutatás és további olyan, a jogszabályban előírt adatszolgáltatási kötelezettség alátámasztására szolgál, melyek során az adatok az államháztartás alrendszereinek konszolidált (összesített) jelentéseibe kerülve költségvetési tervezés alapját képezik, ezért kiemelten fontos a pontos adatszolgáltatás, melynek alapfeltétele a kötelezettségvállalás haladéktalan nyilvántartásba vétele.
