Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
A személyi okmányokról készített egyszerű másolat nem igazolja az abban szereplő adatok pontosságát és valódiságát.
Az egyik felsőoktatási intézmény kérdéssel fordult a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) a diplomák nyelvvizsga hiányában történő átadásával kapcsolatos adatkezelés ügyében.
A felsőoktatási intézmény beadványában előadta, hogy a felsőoktatási intézményeket és a hallgatókat érintő intézkedésekről szóló 101/2020. (IV. 10.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) értelmében azon volt, záróvizsgával rendelkező hallgatók is megkaphatják a felsőfokú végzettséget igazoló oklevelüket, akik nyelvvizsga hiányában korábban nem vehették át azt.
A felsőoktatási intézményekben a diplomák kiadását– a személyes érintkezések elkerülése érdekében – elsősorban postai úton tervezik megvalósítani, amelyhez az adategyeztetést is elektronikus úton folytatják majd le.
Tekintettel arra, hogy jelenleg a felsőoktatási intézménynek nincs lehetőség a személyazonosításra alkalmas okmányok bemutatásával ellenőrizni az adatok valódiságát, azzal kapcsolatban kérte a NAIH állásfoglalását, hogy jogszerűen kérhetik-e a felsőoktatási intézmények – az esetleges változásokat is igazoló – okiratokról készített elektronikus másolat megküldését a hallgatóktól.
A felsőoktatási intézmény beadványában arról tájékoztatta a NAIH-ot, hogy két okból is szükséges a hatósági igazolványokban található személyes adatok ellenőrzése.
Adatpontosság ellenőrzése
Egyrészt az akár több évvel ezelőtt abszolutóriumot szerzett volt hallgató – oklevél kiállítására vonatkozó kérelmét a felsőoktatási intézmények meg kell vizsgálnia és a beérkezésétől számított 30 napon belül a Korm. rendelet értelmében olyan közokiratot kell kiállítania, amely naprakész, pontos adatokat tartalmaz a hallgatóra vonatkozóan.
Jogosultság ellenőrzése
Másrészt az is a felsőoktatási intézmény feladata, hogy a személyes megjelenés nélkül elektronikus úton igényelt és jellemzően postai úton továbbításra kerülő, több részből álló iratot (oklevél és mellékletei, azaz a teljes tanulmányi út kivonata, korábbi hallgatók papíralapú indexe) az arra valóban jogosult személy kérésére és részére küldje meg a felsőoktatási intézmény, tehát hitelt érdemlően azonosítsa a hallgatót és egyben garantálja az eredeti, esetleg később nem pótolható, számos személyes adatot tartalmazó iratok biztonságát.
A felsőoktatási intézmény példaként említette, hogy különös jelentősége van az adategyeztetésnek olyan hallgatók esetében, akik az abszolutórium megszerzése óta eltelt időszakban nevet változtattak, illetve akikre vonatkozóan a felsőoktatási intézmények nem rendelkeznek elektronikus nyilvántartásban rögzített adatokkal, esetleg az intézmény jogelődjével álltak hallgatói jogviszonyban, és a rendelkezésre álló adatok naprakészsége nem biztosított.
Ezen érintetti kör kapcsán a felsőoktatási intézménynek, mint adatkezelőnek a GDPR alapelvei között rögzített pontosság elvének történő megfeleléshez is szükséges, amelynek értelmében a kezelt személyes adatoknak pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük, és az adatkezelőnek minden észszerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék vagy helyesbítsék.
Ugyanis, amennyiben a felsőoktatási intézmény nem rendelkezik az érintettre vonatkozó naprakész adatokkal, úgy a volt hallgató által elektronikusan megküldött adatok helyességét az adatkezelő nem tudja ellenőrizni, tehát egy esetleges gépelési hiba esetén a közokiratban és az Oktatási Hivatal felé az okirat kiállításáról szóló jelentésben is hibás adatok szerepelhetnek.
A NAIH a fentiekre tekintettel rögzítette, hogy a benyújtott kérelemben rögzített személyes adatok pontosságát a felsőoktatási intézmény köteles ellenőrizni.
A NAIH tájékoztatása szerint a diplomák postai úton történő kiadása során a GDPR azon rendelkezésének is meg kell felelni, amely szerint a személyes adatok kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”). Ez a GDPR alapján az adatkezelő feladata.
A koronavírus járványt megelőzően e célból bevett biztonsági intézkedés volt a hatósági igazolvány bemutatására történő felhívás útján az érintett azonosítása, tehát annak ellenőrzése, hogy valóban az arra jogosult személy a közokiratot, illetve az oklevél mellékleteiben rögzített személyes adatokat személyesen átvevő, megismerő érintett.
Az elektronikus okmánymásolat alkalmatlansága
A NAIH felhívta a figyelmet, hogy az 1992. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Nytv.) és a személyazonosító jel helyébe lépő azonosítási módokról és az azonosító kódok használatáról szóló 1996. évi XX. törvény (a továbbiakban: Szaztv.) által deklarált funkciójukat a hatósági igazolványok akkor tölthetik be, ha az okmány megtekintése alapján az ügyintéző megbizonyosodhat arról, hogy az okmányon szereplő személy fényképe és az igazolványt felmutató személy képmása megegyezik, illetve az ügyintéző meggyőződhet az okmány eredetiségéről is.
Azonban a hatósági igazolványról mint közokiratról készített másolatnak kizárólag akkor van az eredeti közokiratéval azonos bizonyító ereje, ha a másolatot a polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény (a továbbiakban:Pp.) 324. § (1) bekezdésében meghatározott módon készítették, azaz „ha a másolatot közokirat kiállítására jogosult vagy megőrzésére hivatott szerv, továbbá ha ezek ellenőrzése mellett más személy vagy szervezet készítette, valamint, ha azt az E-ügyintézési tv. szerinti hiteles másolatkészítés központi elektronikus ügyintézési szolgáltatás szabályai szerint készítették.”
A hatósági igazolványról készített–az előző feltételeknek meg nem felelő –egyszerű elektronikus másolat vagy fénykép könnyen manipulálható, különösebb szakértelem nélkül szerkeszthető, az elektronikus környezetben biztosan nem megfelelő az érintett azonosítására.
Az adatok pontosságára vonatkozó cél eléréséhez a hatósági igazolványról készült elektronikus másolat elektronikus csatornán történő bekérése nem feltétlenül szükséges, míg az oklevél jogosult általi igénylésének megállapítása érdekében, az érintett képmásával történő összevetés lehetőségének hiányában – további biztonsági intézkedések, például a másolaton személyhez kötött elektronikus aláírás elhelyezése nélkül – nem alkalmas.
Az adattakarékosság elve ugyanakkor rögzíti, hogy a kezelt adatoknak az adatkezelési cél szempontjából megfelelőnek és relevánsnak kell lenniük, és a kezelt adatok körét a szükségesre kell korlátozni. Ez azt is jelenti, hogy nem gyűjthetők olyan személyes adatok, amelyek az adatkezelés céljának elérésére nincsenek hatással, arra alkalmatlanok.
A NAIH álláspontja szerint pusztán egy– hitelesnek nem tekinthető – okmánymásolat alapján utólag rendkívül nehezen bizonyítható az, hogy az okmány bemutatásakor az okmányt felmutató személy ténylegesen megegyezett azzal a személlyel, akinek a képmását az okmány tartalmazta.
A hallgató személyes megjelenése
A Korm. rendelet rögzíti, hogy az oklevelek átvétele céljából, a társadalmi távolságtartás szabályainak betartása mellett, a hallgatók megjelenhetnek a felsőoktatási intézményben.
A hallgató adatainak ellenőrzése a személyiadat- és lakcímnyilvántartásban
A hallgatónak a felsőoktatási intézmény rendelkezésére álló adatai pontosságának ellenőrzése céljából az adatvédelmi és adatbiztonsági alapelveknek leginkább megfelelő és a hatósági igazolványról történő másolat készítését nem igénylő módja, ha a kérelemben szereplő adatokat a felsőoktatási intézmény összeveti az Oktatási Hivatal rendszerei segítségével, közvetlen elektronikus adatkapcsolat útján, a Belügyminisztérium Nyilvántartások Vezetéséért Felelős Helyettes Államtitkársága által működtetett közhiteles személyi adat- és lakcímnyilvántartásban rögzített adatokkal.
Amennyiben erre a kérelem beérkezésekor a felsőoktatási intézményen kívülálló okokból nincs meg a lehetőség (így például a szükséges informatikai rendszer nem érhető el, vagy az adott hallgató kapcsán az nem vehető igénybe), akkor az intézmény munkatársa jogosult közvetlenül, díjmentesen és regisztráció vagy informatikai szaktudás nélkül is ellenőrizni a kérelemben megadott adatok pontosságát az Nftv. 3. melléklete szerint jogszerűen kezelt (így a kérelem tartalma kapcsán akár kötelezően kitöltendő) adatoknak a megadásával közvetlenül a nyilvántartó internetes lekérdezési felületén.
Ha a megadott adatok pontatlanok, vagy nem létezik ilyen adatokkal érvényes hatósági igazolvány a nyilvántartásban, akkor felsőoktatási intézménynek az adatok pontosítása érdekében további intézkedéseket szükséges tennie, akár közvetlenül fel kell vennie a kapcsolatot a kérelmező volt hallgatóval.
Videotechnológiás azonosítás
A NAIH szerint a felsőoktatási intézmények esetében is alkalmazható a veszélyhelyzet során az elektronikus azonosítási feltételekkel, a végrehajtással és a médiaszolgáltatási díjjal kapcsolatos egyes jogszabályok eltérő alkalmazásáról szóló 132/2020. (IV. 17.) Korm. rendelet, amely szerint –a beadványhoz közvetlenül nem kötődő –adatkezelések kapcsán a személyazonosságot videotechnológiát biztosító elektronikus hírközlő eszköz útján (a továbbiakban: videotechnológiás azonosítás) is lehetővé teszi ellenőrizni.
A NAIH szerint az adattakarékosság elvének érvényesülését is elősegítő megoldás lehet, ha a felsőoktatási intézmény Nftv.-ben rögzített feladataihoz főszabályként nem szükséges, azonban a veszélyhelyzetre tekintettel a hallgató hozzájárulása alapján a kérelemben megadott elérhetőségi adatai segítségével videotechnológiás hívást kezdeményez az eljáró ügyintéző, és annak során az adatok pontosítása és az érintett azonosítása érdekében bemutatja a hatósági igazolványát.
Az okmánymásolat bekérése, mint legvégső lehetőség
Amennyiben a felsőoktatási intézmény úgy ítéli meg, hogy az összes rendelkezésre álló körülmény mérlegelésével a vészhelyzet fennállásának idején, ha a fentiek közül ideiglenesen egyik megoldás sem alkalmazható, és a hallgatók személyes megjelenését is feltétlenül el kívánja kerülni, akkor az adatvédelmi alapelveknek történő megfelelés folyamatos biztosítása és a szervezet adatvédelmi tisztviselője általi ellenőrzése mellett jogszerű lehet
A kérelem előterjesztésére kialakított elektronikus dokumentum sablonja nem írhatja elő a hatósági igazolvány másolatának az Nftv. szerint kezelhető adatokkal egy helyen, a dokumentum belsejébe történő a feltöltését, annak érdekében, hogy az ellenőrzést követően a külön melléklet a megtekintést követően haladéktalanul törölhetővé vagy megsemmisíthetővé váljon.
Az elektronikus űrlapot tartalmazó tanulmányi rendszerekbe történő feltöltést alkalmazó intézmények az adatkezelés megkezdését megelőzően kötelesek gondoskodni az adatbázisból történőhaladéktalan törléshez szükséges belső eljárásrendről és jogosultságokról.
A kérelem elektronikus aláírása
Az azonosítás érdekében a kérelem sablonok általános kialakításakor indokolt lehet az érintettek figyelmét felhívni arra, hogy a kérelmüket lássák el a magyarorszag.hu honlapról minden Ügyfélkapu regisztrációval rendelkező állampolgár számára ingyenesen elérhető elektronikus aláírással.
Amennyiben a kérelmet előterjesztő által közölt név nem gépelési hiba, hanem névváltoztatás miatt nem egyezett a korábban a felsőoktatási intézmény által nyilvántartásba vett adatokkal, akkor a korábbi névváltoztatás tényét igazolni szükséges. A felsőoktatási intézmény ilyen esetben a pontosság, valamint a bizalmasság és integritás elvének történő megfelelés érdekében jogszerűen kérheti a volt hallgatótól, hogy az nyújtsa be névváltoztatást engedélyező határozat (névváltoztatási okirat) elektronikus másolatát is, amelyet a hatósági okiratról készült elektronikus másolathoz hasonlóan, annak megtekintését követően haladéktalanul szükséges törölni.
A NAIH szerint tehát a hatósági igazolványokról készített elektronikus másolat kezelése kizárólag a fent ismertetett jogszabályi környezetnek megfelelő és dokumentált módon, szükséges és arányos mértékű, átlátható adatkezelést megvalósítva, kizárólag a veszélyhelyzet fennállta idején lehet jogszerű.
A másolatok törlését és az érintettek számára nyújtott tájékoztatást a NAIH hivatalból, illetve panasz, vagy érintetti kérelem esetén induló vizsgálati vagy adatvédelmi hatósági eljárás keretében értékeli.
(naih.hu)
