Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Ahogy tartja magát a sokat emlegetett mondás, a hosszú barátság titka a pontos elszámolás. Ha az ügyvéd és az ügyfél kapcsolata nem is minden esetben baráti, korrekt együttműködésen kell alapulnia. A hosszútávú jó kapcsolat esetén pedig elengedhetetlen az, hogy egy ügyvédi megbízási teljesítése során – sok esetben körülményekhez képest, de – valamennyi fél komfortosan érezze meg. A jelen cikkünkben az ügyvédi ügyviteli rendszerek néhány jelentős előnyével foglalkozunk.
1. Ügyviteli rendszer a 21. században
Az ügyvédi ügyviteli rendszer a szó tág értelmében nem újkeletű találmány. Ügyviteli rendszerek ugyanis már papíron alapon is léteztek, illetve napjainkban is léteznek (pl. hagyományos iktatókönyv, ügynyilvántartás, letéti nyilvántartás, határidőnapló, stb.). A rendszer ebben a kontextusban egy célt megvalósító rendezett egység, amely egymással észszerűen együttműködő részekből áll. Az ügyviteli rendszer felépítése így bármiféle gépesítés nélkül, papír alapon is elképzelhető.
Napjaink informatikai forradalma olyan léptékű technológiai fejlődést indukált, mely nem csak az IT szektorba, hanem valamennyi piaci- sőt nem piaci (például közigazgatási) területre begyűrűzött. Ennek következménye az a sokat emlegetett jelenség, hogy az információ-áramlás sebessége exponenciális módon felgyorsult minden szektorban, sok esetben új igények jelentek meg, valamint a régi bevált módszerek ráncfelvarrása kezdődött meg. Ennek körében az informatikai eszközökkel történő munkavégzésre épülő piac már jóval kisebb hibahatárt tolerál az ügyvédi munka során, valamint transzparens munkavégzést és elszámolást igényel. Ezzel egyidejűleg maga az ügyvédi piac egy-egy irodán belül is igényli az átlátható működést és az egyes munkát végzők irányába történő visszajelzést.
A fentiekből kifolyólag egyenesen adódik az a következtetés, hogy a korábbi papír alapokon nyugvó ügyviteli rendszerek, sőt azok a rendszerek is, melyek valamilyen fokú „gépesítést” tartalmaznak, már sok esetben nem elégítik ki sem az ügyvédi iroda belső működésének igényét, sem pedig az ügyfél elvárásait. Éppen ezért hosszú távon megfontolandó, hogy az ügyvédek, illetve az ügyvédi irodák olyan ügyviteli rendszerre álljanak át, melyek nagyobb volumenű automatizált elemeket tartalmaznak.
2. Kinek jó ez? Kinek kell ez?
Ha általánosítani szeretnénk, akkor elmondható, hogy bizonyos ügyviteli rendszerre minden ügyvédnek és ügyvédi irodának szüksége van már csak ahhoz is, hogy a MÜK szabályzataiban foglalt előírásoknak eleget tudjon tenni. Abban az esetben viszont, ha megvizsgáljuk magát a piacot, látható, hogy sok esetben eltérő igények jelentkezhetnek. Az ügyvédi piac napjainkban nem tekinthető homogénnek, számos olyan jellemző van, mely mentén elhatárolhatunk egy-egy ügyvédi piaci szereplőt a többitől. Önállóan dolgozik vagy foglalkoztat? Kistelepülésen vagy nagytelepülésen? Vállal-e külföldi ügyfeleket? Milyen ügyekre specializálódott? Tartós, állandó vagy eseti megbízások adják a munkát zömét? Milyen típusú elszámolások szerint történik a megbízások teljesítése? Ezek és még hasonló kérdések merülnek fel akkor, ha vizsgálni szeretnénk, hogy kinek van szüksége automatizált ügyvédi ügykezelő rendszerre.
Az kétségtelen ugyanis, hogy az ügyvédet, a számára előírt általános gondos eljáráson túlmenően több olyan szerteágazó kötelezettség is terheli, melynek hatékony teljesítéséhez segítséget nyújthat az informatika és az automatizálás. Csak néhány példát említve ilyen lehet az ügy és ügyfél nyilvántartás, ügyfélazonosítás, irattár fenntartása (ideértve az elektronikus okiratok tárolását is), határidők, számlázás.
A fenti alapvető elvárásokon túlmenően bizonyos ügyfélkör magasabb hozzáadott értékű szolgáltatást követel meg az ügyvédtől. Elvárja, hogy az ügyvéd részletes elszámolást vezessen arról, hogy mivel mennyi munkaórát foglalkozott, tételesen milyen költségek merültek fel a tevékenységgel összefüggésben (útiköltség, postaköltség fordítási költség, illeték stb.), valamint annak is lehet relevanciája sok esetben, hogy ezekkel az adott ügyvédi irodán belül ki (ügyvéd, ügyvédjelölt, ügyvédasszisztens stb.) és milyen időelosztásban foglalkozott. Megállapítható, hogy a digitális ügyviteli rendszerek használata abban az esetben elkerülhetetlen, ha az adott ügyvédi, vagy ügyvédi iroda valamilyen motivációjánál fogva a jogszabály, vagy kamarai normák szerinti minimumnál többet kíván teljesíteni. Különösen hangsúlyos ez az olyan ügyvédi tevékenységek végzők esetén, akik tipikusan az időalapú elszámolást alkalmazzák. Ebben a körben ugyanis az idő pontos mérése, ügyhöz vagy ügylethez való automatikus hozzárendelése és ennek az elszámolási időszakban történő automatikus kiszámlázása van hatalmas jelentősége. Nem mellékes viszont az sem, hogy valamilyen szintű időmenedzsment még az olyan ügyvédi tevékenységet gyakorló személy esetén sem haszontalan, aki egyébként nem az időalapú elszámolást preferálja, ugyanis ez kiváló lehetőséget nyújt arra, hogy az ügyvéd saját magát is ellenőrizze a téren, hogy vajon megfelelően árazta-e be a szolgáltatást. Értelemszerűen ugyanis fix összegű átalány megbízási díjak esetén is könnyen előfordulhat olyan, hogy az idő múlásával a korábban kialkudott ügyvédi megbízási díj a teljesített munkaórákkal nem áll ár-érték arányban.
Fontos azt is hangsúlyozni, hogy olyan ügyvéd, illetve ügyvédi irodák esetén, ahol több foglalkoztatott személy – esetleg polgári jogi szerződés alapján közreműködő személy – dolgozik, a csapat- és időmenedzsment a belső irányítás szempontjából is nélkülözhetetlen. Egy ilyen rendszerrel nagyon jól mérhetők az egyes dolgozók és közreműködők készségei, átláthatóbb lesz a munkavégzésük a munkafolyamatok terén. Látható, hogy mely személy mennyire van leterhelve, valamint a munkát végző is láthatja, hogy miként tevődnek össze a következő napjai, hetei. Ez olyan esetben is versenyképes megoldás, amikor a munkáltató kötetlen munkarendet alkalmaz, elvégre a feladat megfelelő elvégzésén van a hangsúly. Az ügyvédi ügyviteli rendszer emellett alkalmas tud lenni arra, hogy visszajelzést is adjon az adott munkát végző személynek az elvégzett munka eredményét illetően.
3. Mitől lesz jó egy ilyen rendszer?
Néhány pontba összeszedve a következők azok, melyek biztosan kellenek egy ilyen ügyvédi ügyviteli rendszerbe attól függetlenül, hogy piacon jelenlévő termék vagy egyedi fejlesztés kerül alkalmazásra.
A jelen cikk a Dr. Sipka Ügyvédi Iroda és a Wolters Kluwer Kft. együttműködésének eredményeként született.
