Célhoz kötött munkavállalói adatok – I.

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A munkáltató köteles a munkavállalóktól kért adatok körét előre oly módon meghatározni, hogy az adatok csakis a munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához, megszűnéséhez kapcsolódjanak. A munkavállalókat tájékoztatni kell arról, hogy a tőlük kért adatok, velük szemben alkalmazott vizsgálatok milyen információként szolgálhatnak a munkáltató számára.

A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság tájékoztatót adott ki a munkahelyi adatkezelések alapvető követelményeiről.

A munkahelyi adatkezelés során érvényesülő adatvédelmi alapelvek

Az Infotv. és az Mt. egyaránt tartalmazza az adatvédelem alapelveit, amelyek kiemelten fontosak ahhoz, hogy bizonyos, a munkáltató rendelkezései szerint kialakított adatkezelések jogszerűek legyenek. A munkáltatóknak ezen alapelvekre figyelemmel kell kialakítaniuk az adatkezelési körülményeket. Ezért érdemes áttekinteni, hogy az egyes alapelvekből milyen gyakorlati követelmények származnak a munkahelyi adatkezelésekkel kapcsolatban.

1.1. A célhoz kötött adatkezelés elve

Infotv.

Mt.

4. § (1) bekezdés Személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának, az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie.

10. § (1) bekezdés A munkavállalótól csak olyan (…) adat közlése kérhető, amely személyiségi jogát nem sérti, és a munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszűnése szempontjából lényeges. A munkavállalóval szemben csak olyan alkalmassági vizsgálat alkalmazható, amelyet munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy amely munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükséges.

Ezen alapelvből fakadó gyakorlati követelmények:

– Az adatkezelés célját az adatok rögzítését megelőzően, világosan és egyértelműen meg kell határozni. A célnak kellően részletesnek kell lennie annak érdekében, hogy azonosíthatóak legyenek a szükséges adatkezelési műveletek és az alkalmazandó további garanciális szabályok. A cél meghatározásának részletezettsége alapvetően az adatkezelés körülményeitől és a kezelt személyes adatok fajtáitól függ. Általánosságban elmondható, hogy a túl tág, általános fogalmakkal körülírt cél nem felel meg e követelménynek.

– A munkáltatónak minden egyes adatkezelés esetében adatkezelési célonként külön-külön meg kell határoznia azt a jogot, amelynek gyakorlásához szükséges valamely személyes adat kezelése, vagy azt a kötelezettséget, amelynek teljesítése szükségessé teszi az adatkezelést.

– A célhoz kötött adatkezelés elve a hivatkozott Mt. 10. § (1) bekezdésben is megjelenik. Ez azt jelenti, hogy a munkáltatónak minden adatkezeléséhez célt kell rendelnie. Azaz személyes adat csak akkor kezelhető, ha az lényeges, ha az adat kezelése nélkül a munkaviszony létesítése, fenntartása, megszűnése nem lenne lehetséges. A munkáltatónak az adatkezelései jogszerűségét elsősorban azzal kell alátámasztania, hogy minden adatkezelése vonatkozásában igazolni tudja az adatkezelés célját, és azt, hogy az adatkezelés a cél eléréséhez szükséges.

– Mindezek alapján a munkáltató köteles a munkavállalóktól kért adatok körét előre oly módon meghatározni, hogy az adatok csakis a munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához, megszűnéséhez kapcsolódjanak. A munkavállalókat tájékoztatni kell arról, hogy a tőlük kért adatok, velük szemben alkalmazott vizsgálatok milyen információként szolgálhatnak a munkáltató számára. Minden olyan adat kérése, mely nem ad lényeges tájékoztatást a munkaviszony létesítése, fenntartása, megszüntetése szempontjából, indokolatlanul korlátozza a munkavállalók magánszféráját, személyes adataikkal való
rendelkezés jogukat – különösen akkor, ha a munkáltató az adatszolgáltatás megtagadása esetén kilátásba helyezi például a munkaviszony létesítésének megtagadását.

– Amennyiben az adatokon eltérő célokból végeznek műveleteket, akkor a célokat egyenként definiálni kell. Továbbá az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adott adatkezelési célnak, és tilos adatokat kezelni olyan újabb célból, amely összeegyeztethetetlen az eredetivel. Így például, ha a munkáltató a munkaszerződés alapján rendelkezésére álló adatokat fel akarja használni belső képzés szervezésére (így különösen a munkavállalók nevét, munkakörét, végzettségét), akkor ez a munkajogviszonyból fakadó, korábbi  adatkezelésekhez képest új adatkezelési cél, amelyet külön definiálnia kell.

– Bizonyos munkakörök esetén munkaviszonyra vonatkozó szabály alkalmassági vizsgálatot írhat elő. Ebben a körben különösen fontos szerepe van a tisztességes adatkezelés követelményének, ugyanis a munkáltató – például a munkahelyi felvételi eljárás során – kizárólag olyan kérdést intézhet a munkavállalók felé, amely a munkaviszony, alkalmassági vizsgálat szempontjából releváns, és az érintettek személyiségi jogait – így a személyes adatok védelméhez való jogukat – nem sérti. Az adatkezelés tisztességes volta az emberi méltóság védelmével áll szoros kapcsolatban, a tisztességtelen adatkezelési gyakorlat az érintetteket nem csak személyes adataikhoz fűződő jogában, de emberi méltóságukban is súlyosan sértheti.

1.2. A szükségesség-arányosság elve

Infotv.

Mt.

4. § (2) bekezdés Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető.

9. § (2) bekezdés A munkavállaló személyiségi joga akkor korlátozható, ha a korlátozás a munkaviszony rendeltetésével közvetlenül összefüggő okból feltétlenül szükséges és a cél elérésével arányos 11. § (1) bekezdés A munkáltató a munkavállalót csak a munkaviszonnyal összefüggő magatartása körében ellenőrizheti. A munkáltató ellenőrzése és az annak során alkalmazott eszközök, módszerek nem járhatnak az emberi méltóság megsértésével. A munkavállaló magánélete nem ellenőrizhető.

Ezen alapelvnek elsődlegesen a munkáltatói ellenőrzéseknél van jelentősége. Az alapelvből fakadó gyakorlati követelmények:

– Az alkalmazott eszköznek alkalmasnak kell lennie a cél elérésére, vagyis csak akkor lehet ellenőrzést folytatni, ha egyértelmű, hogy az alkalmazni kívánt eszköz, módszer által az ellenőrzés útján a védeni kívánt munkáltatói érdekek, jogok sérelme megelőzhető.

– Az ellenőrzés csak a szükséges mértékű adatkezeléssel járhat. Ez egyszerre jelenti az adatkezelés időbeni korlátozottságát, és azt is, hogy a személyes adatokat csak a szükséges esetben, és csak az arra feljogosított személyek használhatják fel.

– Az ellenőrzés csak a munkával összefüggésben történhet, a munkavállalók magánélete nem ellenőrizhető. Ezzel kapcsolatban fontos kiemelni, hogy a munkavállalókat a munkahelyen is megilleti a magánélethez való jog, és ezt a munkáltatónak tiszteletben kell tartania. A „munkahelyi magánélet” tipikus színterei az ebédlő, az öltöző, a pihenőhelyiség, a mosdók.

– Az ellenőrzésnek minden esetben a munkavállalók emberi méltóságának tiszteletben tartásával kell történnie. Az ellenőrzés nem irányulhat a munkavállalók megfélemlítésére, megalázására, zaklatására, zavarására, és ezeket nem is eredményezheti.

---