Számlázási kisokos ügyvédeknek (1. rész)

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Egy ügyvéd szakmai sikerek mellett természetesen anyagi sikerekre is vágyik, hiszen mindannyian pénzből élünk. Ezért – főleg a kezdetekkor – örömteli pillanat amikor munkánk jól megérdemelt ellenértékét átvehetjük. De hogyan bizonylatoljunk? Milyen bizonylatot és milyen tartalommal kell ilyenkor átadni? Erre a kérdéskörre próbálok útmutatót adni, különös tekintettel a változó jogszabályi környezetre. Az útmutató ezen első részében a számlaadási kötelezettség és ennek teljesítése kerül előtérbe.

Számla vagy nyugta?

Elsősorban, az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) rendelkezik a termékértékesítés illetve szolgáltatásnyújtás ellenértékének bizonylatolásáról. (Erre vonatkozóan rendelkezéseket tartalmaz a számviteli törvény is.)

Számlát kell kibocsátani értékesítésről, szolgáltatásnyújtásról, ezek valamelyikére vonatkozó előlegről. Előlegek tekintetében a számlaadás akkor kötelező, ha azt jogi személy adja vagy, ha magánszemélytől (avagy más nem jogi személy szervezettől) való és az összeg eléri vagy meghaladja a 900.000 Ft-ot.

A törvény először nevesíti mely esetekben kötelező a számlakibocsátás, majd felsorolja azokat az eseteket amelyeknél a számlakibocsátási kötelezettség alól felmenti az adózót – de ekkor kell nyugtát kiállítani. Ügyvédi tevékenység esetén ez akkor fordulhat elő, ha az ügyfél készpénzben, az áfát is tartalmazó ellenértéket hiánytalanul megfizeti. A nyugták nyilvántartása még egy nyűg lehet az iroda, egyéni ügyvéd részére, és ügyvédi tevékenység esetén nem is praktikus megoldás. Szerencsére a törvény itt is ad egy újabb lehetőséget: amennyiben az adózó (ügyvédi iroda, egyéni ügyvéd) kívánja, nyugta helyett számlát bocsáthat ki, és ezzel mentesül a nyugtakibocsátással járó egyéb előírásoktól.

Összegezve, nem jogi személytől, szervezettől átvett, 900.000 Ft-ot el nem érő előleg esetén – amennyiben az ügyfélnek nem külön kívánsága a számla kiállítása – elegendő az átvételi elismervény átadása (számlázás csak majd teljesítéskor, elszámoláskor), minden egyéb esetben részben kötelező, másrészt célszerű a számla kibocsátása.

Számlatömb vagy számlázó program?

Érvényességét illetően nincs különbség a két számlázási lehetőség között. A számlatömb jobban nyomon követhető, a NAV honlapján ellenőrizhető az adott sorszámtartomány érvényessége. A számlatömböt az egyéni ügyvéd, ügyvédi iroda engedélyezésének határozatával valamint adóazonosító kártya birtokában lehet nyomtatványforgalmazónál megvásárolni.

A számlázó programokra egyelőre nincs sorszámtartomány lejelentési kötelezettség (mert nincs is egyedi sorszámtartomány ezek esetén), de a visszásságok elkerülése végett a jövőben valószínű valamilyen formában meg fog jelenni. A számlázó program kiállítója kell tanúsítványával igazolja, hogy a szoftver megfelel a hatályos Áfa tv. és a 24/1995 (XI. 22.) PM rendelet előírásainak.

Számlázó program nagy előnye, hogy az ismétlődő adatokat (pl. számlakibocsátó adatai, tevékenység TESZOR kódja és megnevezése, közvetített szolgáltatás tényének megjelölése) elég egyszer beparaméterezni és azt követően időtakarékosan és precízebben lehet a számlát kiállítani. Könyvelő programok általában képesek a különböző számlázó programok adatait beimportálni, ami megtakarítást is jelenthet könyvelés terén, valamint rögzítési hiba elkerülési lehetőség.

A jelenlegi szabályozás szerint nem kötelező a számla aláírása, viszont a számlázó programmal kiállított számlán célszerű a számla szövegében rögzíteni azt a tényt, hogy a kibocsátott számla aláírás nélkül is érvényes (Számv. tv.  167. § (3) bek.).

Számla tartalmában történő módosítást csak számlatömb alkalmazása esetén lehet – figyelembe véve a javítás szabályait –  kézzel ráírni, ez a lehetőség számlázó programmal kiállított esetén nem lehetséges. A számlázó programmal kiállított számla esetén a papírra kinyomtatott példány az a számlakép, amely meg kell egyezzen a számlázó programban tárolt adatokkal, ezért nem engedélyezett a számla kézzel történő javítása vagy adatokkal való kiegészítése. Rontott számla esetén le kell a rontott példányt sztornózni és helyette újat kiállítani.

A számlát magyar nyelven vagy élő idegen nyelven is ki lehet állítani (Áfa tv. 178. § (2)). Idegen nyelven történő kiállítás esetén célszerű az adatokat magyarul is feltüntetni (a számlázó programok így is teszik), mert NAV felhívásra az adózó kell biztosítsa a számla magyarra fordítását – tehát a kétnyelvűséggel fölösleges kiadásoktól mentesülhetünk.

Az elektronikus aláírással ellátott elektronikus számlák is egyre terjednek, de mivel ez inkább nagy szolgáltató cégek számlázási gyakorlatára jellemző, jelen összefoglalómban erre nem térek ki.

Nyilvántartási kötelezettségek

Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása keretében a vásárolt számlatömbökről listát kell vezetni, amelyben feltüntetésre kerül a számlatömb sorszámtartománya, megvásárlásának bizonylata, beszerzés kelte, használatbavétel dátuma, utolsó felhasználás dátuma, nyomtatvány kiselejtezésének dátuma (24/1995. PM rendelet 1/D. §).

A számlaadási kötelezettségről és annak teljesítéséről ennyit röviden. Mindenki maga mérlegeli, hogy tevékenysége végzése során mely számlát preferálja, a tömböt vagy a számlázó programot. Megjegyzem, törvény nem tiltja az említett számlák egyidejű használatát. Dokumentálni kell megfelelően, vigyázni, hogy ne legyen kétszeres kiszámlázás és természetesen külön sorszámtartomány szükséges. Ami még fontos: számlatömb, számlázó program megvásárlását megelőző dátummal nem lehet számlát kiállítani.

A második részben a számla tartalma, valamint a kapcsolódó áfa kerül terítékre. Megnézzük, hogy milyen összefüggések vannak a számlán feltüntetendő dátumok között, valamint azt, hogy az ügyfél letelepedési (tartózkodási helye) hogyan befolyásolja a kiszámlázandókat.

---