Könnyítsük meg a munkaidő-nyilvántartást!

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Sok munkavállaló számára ismert feladat, hogy a jelenléti ívre minden munkanap kézzel be kell írni a munkaidő kezdetét és végét, noha ez minden egyes napon ugyanazt a két időpontot jelenti. Ugyanakkor van egyszerűbb megoldás is, mint kézzel beírogatni, hogy ma is, mint évek óta mindig, reggel nyolctól fél ötig tartott a munkaidő.

 

A munkaidővel és pihenőidővel kapcsolatosan fontos adminisztratív munkáltatói kötelezettség a munkaidő-nyilvántartás vezetése. A Munka Törvénykönyve szerint, a munkáltató köteles nyilvántartani a rendes és a rendkívüli munkaidő, a készenlét és a szabadság tartamát. A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is. Ebből a viszonylag szűkszavú szabályból tehát az következik, hogy a munkaidő adatok rögzítése a munkáltató kötelezettsége, amelyet munkavállalónként, naprakészen kell vezetni. Ez különösen egyenlőtlen munkaidő-beosztásnál igényel nagy figyelmet, mert ebben az esetben akár naponta változhat a beosztott munkaidő mértéke, illetve annak kezdete és vége.

A nyilvántartás formája viszont a munkáltatóra bízott kérdés. Ez lehet egy papíron vezetett vagy, az üzem falára kifüggesztett táblázat, de akár egy elektronikus dokumentum is. Annak sincs akadálya, hogy a munkáltató a munkavállalók kötelezettségévé tegye, hogy vezessék a saját jelenléti adataikat. Ám a munkavállaló mulasztása esetén ekkor is a munkáltató felel a nem megfelelő munkaidő-nyilvántartás miatt. Bármilyen forma megfelel tehát, ha a törvény által megkövetelt adatokat az előírt módon tartalmazza. Éppen ezért a munkáltató megválaszthatja, hogy működése szempontjából mi lehet a legegyszerűbb, de ugyanakkor pontos módja a munkaidő adatok vezetésének.

Az adminisztráció megkönnyítésére maga a törvény rögzíti egy egyszerű lehetőséget a munkaidő-nyilvántartására. Eszerint, a rendes és rendkívüli munkaidő nyilvántartható az írásban előre közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is. A szabály tehát abból indul ki, hogy a munkaidő-beosztást amúgy is kötelező előre közölni a munkavállalóval. Ez tartalmazza a tervadatokat, azaz hogy előre láthatólag mettől meddig kell majd rendelkezésre állnia a munkavállalónak munkavégzésre. A munkaidő-beosztást főszabály szerint hét nappal előre, legalább hét nap vonatkozásában kell közölni, a helyben szokásos módon (pl. elektronikus dokumentumban, kifüggesztéssel, vagy akár személyre szóló írásos tájékoztatóval). Ha tehát a beosztást a munkavállaló írásban megkapta, ezt egyben a tényadatok (a tényleges teljesítés) nyilvántartásának is tekintheti a munkáltató. Ám ha a tervezett beosztáshoz képest változás történik (pl. rendkívüli munkaidő elrendelése, vagy bármilyen távollét), azt naprakészen rögzíteni kell. Ha nincs semmilyen változás az eredetileg tervezett beosztáshoz képest, akkor elég a beosztást hó végén jóváhagyólag aláírni.

Ez a megoldás különösen akkor előnyös, ha a munkaidő-beosztás hétről hétre azonos (akár egyenlő), vagy ha változnak ugyan a munkavállaló műszakjai, de ez egy szabályos, előre kiszámítható rendben történik (pl. páros héten nappalos, páratlan héten délutános műszakba jár). Ha tipikusan nem is szokott eltérés lenni az előre közölt beosztástól, akkor felesleges lenne külön munkaidő-nyilvántartást is felvenni, ezzel megduplázva a beosztásban egyszer már rögzített adatokat. A szabály tehát azt teszi lehetővé, hogy magát a beosztást tekintsük egyben munkaidő-nyilvántartásnak is, feltéve, hogy ha viszont változás van, azt a munkáltató naprakészen átvezeti.

[htmlbox mt_kommentar]

Például, a munkavállaló egy írásosnak minősülő elektronikus dokumentumban a tárgyhónap előtt egy héttel megkapja a teljes tárgyhavi beosztását. Emellett a felek külön nem vezetik a jelenléti adatokat, csak akkor, ha a beosztástól eltértek. Például, ha a második héten a munkavállaló beteget jelent, akkor azonnal fel kell vezetni a beosztásba, hogy a tervezettel szemben a munkavállaló betegszabadságon van. Ugyanígy, ha a valamely munkanapon a munkavállaló beosztásától eltérő rendkívüli munkaidőt teljesít, ezt rögtön be kell vezetni a nyilvántartásba. Az ekként vezetett beosztást-nyilvántartást elég a hónap végén kinyomtatni és jóváhagyólag aláíratni a munkavállalóval. Mint látható, ha egyáltalán nincs változás a tárgyhónapban a beosztáshoz képest, akkor ez a hónap végi igazoltatás lesz az egyedüli adminisztrálni való a munkaidő nyilvántartása kapcsán.

Figyelni kell azonban arra, hogy a fenti módszerrel csak a rendes és a rendkívüli munkaidő nyilvántartása oldható meg. A készenlét és a szabadság adatait ezen felül is adminisztrálni kell, ami megvalósítható az előbbivel azonos dokumentumban, azaz egy egységes nyilvántartásban, vagy valamilyen külön regiszterben is.

 A munkaidővel és pihenőidővel kapcsolatosan fontos adminisztratív munkáltatói kötelezettség a munkaidő-nyilvántartás vezetése. A Munka Törvénykönyve szerint, a munkáltató köteles nyilvántartani a rendes és a rendkívüli munkaidő, a készenlét és a szabadság tartamát. A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is. Ebből a viszonylag szűkszavú szabályból tehát az következik, hogy a munkaidő adatok rögzítése a munkáltató kötelezettsége, amelyet munkavállalónként, naprakészen kell vezetni. Ez különösen egyenlőtlen munkaidő-beosztásnál igényel nagy figyelmet, mert ebben az esetben akár naponta változhat a beosztott munkaidő mértéke, illetve annak kezdete és vége.

A nyilvántartás formája viszont a munkáltatóra bízott kérdés. Ez lehet egy papíron vezetett vagy, az üzem falára kifüggesztett táblázat, de akár egy elektronikus dokumentum is. Annak sincs akadálya, hogy a munkáltató a munkavállalók kötelezettségévé tegye, hogy vezessék a saját jelenléti adataikat. Ám a munkavállaló mulasztása esetén ekkor is a munkáltató felel a nem megfelelő munkaidő-nyilvántartás miatt. Bármilyen forma megfelel tehát, ha a törvény által megkövetelt adatokat az előírt módon tartalmazza. Éppen ezért a munkáltató megválaszthatja, hogy működése szempontjából mi lehet a legegyszerűbb, de ugyanakkor pontos módja a munkaidő adatok vezetésének.

[htmlbox Jogászvilág_hírlevél]

Az adminisztráció megkönnyítésére maga a törvény rögzíti egy egyszerű lehetőséget a munkaidő-nyilvántartására. Eszerint, a rendes és rendkívüli munkaidő nyilvántartható az írásban előre közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is. A szabály tehát abból indul ki, hogy a munkaidő-beosztást amúgy is kötelező előre közölni a munkavállalóval. Ez tartalmazza a tervadatokat, azaz hogy előre láthatólag mettől meddig kell majd rendelkezésre állnia a munkavállalónak munkavégzésre. A munkaidő-beosztást főszabály szerint hét nappal előre, legalább hét nap vonatkozásában kell közölni, a helyben szokásos módon (pl. elektronikus dokumentumban, kifüggesztéssel, vagy akár személyre szóló írásos tájékoztatóval). Ha tehát a beosztást a munkavállaló írásban megkapta, ezt egyben a tényadatok (a tényleges teljesítés) nyilvántartásának is tekintheti a munkáltató. Ám ha a tervezett beosztáshoz képest változás történik (pl. rendkívüli munkaidő elrendelése, vagy bármilyen távollét), azt naprakészen rögzíteni kell. Ha nincs semmilyen változás az eredetileg tervezett beosztáshoz képest, akkor elég a beosztást hó végén jóváhagyólag aláírni.

Ez a megoldás különösen akkor előnyös, ha a munkaidő-beosztás hétről hétre azonos (akár egyenlő), vagy ha változnak ugyan a munkavállaló műszakjai, de ez egy szabályos, előre kiszámítható rendben történik (pl. páros héten nappalos, páratlan héten délutános műszakba jár). Ha tipikusan nem is szokott eltérés lenni az előre közölt beosztástól, akkor felesleges lenne külön munkaidő-nyilvántartást is felvenni, ezzel megduplázva a beosztásban egyszer már rögzített adatokat. A szabály tehát azt teszi lehetővé, hogy magát a beosztást tekintsük egyben munkaidő-nyilvántartásnak is, feltéve, hogy ha viszont változás van, azt a munkáltató naprakészen átvezeti.

Például, a munkavállaló egy írásosnak minősülő elektronikus dokumentumban a tárgyhónap előtt egy héttel megkapja a teljes tárgyhavi beosztását. Emellett a felek külön nem vezetik a jelenléti adatokat, csak akkor, ha a beosztástól eltértek. Például, ha a második héten a munkavállaló beteget jelent, akkor azonnal fel kell vezetni a beosztásba, hogy a tervezettel szemben a munkavállaló betegszabadságon van. Ugyanígy, ha a valamely munkanapon a munkavállaló beosztásától eltérő rendkívüli munkaidőt teljesít, ezt rögtön be kell vezetni a nyilvántartásba. Az ekként vezetett beosztást-nyilvántartást elég a hónap végén kinyomtatni és jóváhagyólag aláíratni a munkavállalóval. Mint látható, ha egyáltalán nincs változás a tárgyhónapban a beosztáshoz képest, akkor ez a hónap végi igazoltatás lesz az egyedüli adminisztrálni való a munkaidő nyilvántartása kapcsán.

Figyelni kell azonban arra, hogy a fenti módszerrel csak a rendes és a rendkívüli munkaidő nyilvántartása oldható meg. A készenlét és a szabadság adatait ezen felül is adminisztrálni kell, ami megvalósítható az előbbivel azonos dokumentumban, azaz egy egységes nyilvántartásban, vagy valamilyen külön regiszterben is.

Mindent megtudhat a munkaügyi szabályzatokról és a kapcsolódó adminisztrációról május 30-i rendezvényünkön!

---