A kartotékon innen és túl – az ügyvédi adminisztráció új dimenziója


Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A veszélyhelyzeti intézkedések valamennyiünk életrendjét megbolygatták, s az ügyvédeknek is szükségszerűen át kellett értékelniük eddigi munkaszervezési metódusaikat.


Általános helyzetkép

A magyar ügyvédség által jelenleg használt ügyviteli megoldásokkal kapcsolatban több nehézség is felmerült az utóbbi időben. Kiderült, hogy a jogi dokumentumok kezelésére a könyvtárstruktúrába rendezett esetenkénti dokumentumtárolás a saját számítógépen vagy a hálózati meghajtón nem tökéletes megoldás. A meghibásodások következtében fellépő adatvesztés óriási anyagi és erkölcsi károkat okozhat, a hálózati meghajtó irodán kívülről történő biztonságos elérése pedig felettébb körülményes lehet.

Ugyanígy nehezen áttekinthetővé teszi az adminisztratív folyamatokat az Excel-táblázatokban vezetett ügymenetek sora is. Több ügyvédi irodánál jelentett problémát a nagy mennyiségű nyomtatott iratanyag. Amellett, hogy normál élethelyzetben az iratkikeresés jelentős időráfordítást igényel, a veszélyhelyzetben még azzal is szembesülni kellett, hogy ha az akták csak fizikai mivoltukban érhetőek el, akkor kénytelenek vagyunk felesleges, az egészséget veszélyeztető utakat megtenni az otthonunk és az irodánk között. Gyakran előforduló jelenség, hogy az adatokat több helyre is rögzíteni kell, ami lassítja a folyamatokat és növeli a hibalehetőségek számát. Problémát jelenthet továbbá, hogy a különböző programokban nyilvántartott dokumentumok nem egységesek. Az egyik legveszélyesebb, hogy a dokumentáció útja nehezen követhető, ha az iktató és az érintett egymás között nem tud megfelelő kapcsolatot teremteni. Különösen problémás lehet ez, ha többen dolgoznak egy anyagon.

Na és persze utóbbihoz kapcsolódóan egy olyan tényező is „betolakodott a képbe”, mellyel az egyszeri jogász előzetesen valószínűsíthetően egyáltalán nem számolt: a koronavírus-járvány. A veszélyhelyzeti intézkedések valamennyiünk életrendjét megbolygatták, s az ügyvédeknek is szükségszerűen át kellett értékelniük eddigi munkaszervezési metódusaikat.

A lehetséges irányok

Egyre szélesebb körben érhetőek el olyan online rendszerek, amelyek az ügyvédi tevékenységet egyszerűbbé, gyorsabbá, átláthatóbbá teszik.

A bíróságok példának okáért a jelenlegi rendkívüli helyzetben egyedül a Skype for Business-t tartják alkalmasnak és elfogadhatónak a személyazonosítás biztosítására, és így az eljárási cselekmények távolról történő lebonyolítására. A széles körben ismert Trello a feladatok ütemezésében, míg a Jogtár® platform a jogszabályok dinamikus kezelésében nyújt segítséget.

Egy „virtuális” ügyvédi iroda még több lehetőséget rejt magában. Mivel egy ilyen szoftver platformfüggetlen és külön alkalmazás telepítése nélkül is elérhető a világ bármely pontjáról, a nap bármely órájában, megszűnnek a korábbi fizikai korlátok.

A Wolters Kluwer Hungary által kifejlesztett praxys rendszerben például a felhasználók négy különböző jogosultsági szintet használhatnak az adatok Üttv. előírásainak megfelelő kezelése során. Hatékonysági szempontból a negyedik, legalsó szintet érdemes kiemelni, mely a társfelhasználók (például ügyvédjelölt, asszisztens) lépcsőjét takarja. A rendszerben a társfelhasználó az ügyvéd felhasználó nevében adminisztrálhat, és az iroda egyéb napi szintű ügyvitelét végezheti. Ezt a szintet azért kell kiemelten kezelnünk, mert lehetőséget teremt az ügyvédi tevékenység hatékonyabb szervezésére.

Járt utat a járatlanért?

Az e-ügyvédi iroda perspektívákat nyújt nemcsak a nagy ügyvédi irodák, hanem az egyéni ügyvédek számára is, például a jogi munka kiszervezése (iratok átnézése, céges átvilágítások stb.) kapcsán. A jogosultságok megfelelő beállításával a jogi munka egyes részfolyamatai biztonsággal oszthatók meg külsős szakemberekkel, akik a rendszer segítségével közvetlenül az adott ügy alatt végezhetik el a szükséges műveleteket, tölthetik fel az elkészült dokumentumokat. Természetesen hasonló feladatok megvalósítására korábban is volt lehetőség, azonban az online ügyviteli rendszeren keresztül mindez áttekinthetőbb, rendszerezettebb és biztonságosabb. Rendszerezettebb, mert az üggyel kapcsolatos iratok ténylegesen az ügynél keletkeznek: a rendszer a teljes irodai dokumentumtárat ügyenként és ügyfelenként is „fastruktúrában” rendszerezi. Ezáltal nem szükséges adott esetben e-mailek közül kikeresni a megfelelő dokumentumot és a helyére illeszteni. Biztonságosabb, hiszen nincs szükség az iratok postázására, szállítására, csökkentve ezzel az ebből fakadó kockázatokat (elvesztés, késés), valamint az iratok fizikai mozgatásával járó időtartamot. Egyértelműen beállítható, hogy az üggyel kapcsolatban a feladat ellátója annak milyen anyagait láthatja, így a titkok jogosulatlan megismerése is elkerülhetővé válik. A fizikai és területi korlátok megszűnésével az ügyvédnek lehetősége nyílik arra, hogy az adott feladatot kiszervezze akár a székhelyétől eltérő, leginkább költséghatékony partnerének, hiszen az online ügyvédi irodába történő belépés nem kötődik az ügyvédi iroda konkrét fizikai helyéhez, ugyanakkor a kiszervező ügyvéd a földrajzi távolság ellenére sem veszíti el az ellenőrzési, irányítási lehetőségét.

Adódhatnak olyan esetek, amikor a siker érdekében több, egymástól független ügyvédnek kell együttműködnie. Ez az együttes munka (co-sourcing) szintén könnyen megvalósítható online ügyvédi irodán keresztül. Lehetőség nyílik csoportvezető ügyvéd pozíció létrehozására, aki jogosultságait tekintve a saját ügyvédi tevékenysége mellett hozzáfér a csoportjába tartozó ügyvédek tevékenységéhez is, biztosítva ezáltal a hatékonyabb koordinációt. Ez a lehetőség természetesen a hagyományos, nagyobb ügyvédi irodákon belül is alkalmazható a hatékonyabb munkaszervezés érdekében.

Egy összetett ügy kapcsán előfordulhat, hogy különböző szakértelemmel rendelkező ügyvédek együttműködésére van szükség. Ilyenkor a fentiekhez hasonlóan lehetőség van az ügyvédek projektalapú együttműködésére. Idő- és költséghatékony, valamint minimalizálja a hibalehetőséget a jogi feladatok ilyen szintű, szakterületi megosztása. Mindez az ügyfél részére komplex jogi szolgáltatások elérhetőségét jelenti akár egyetlen megbízás aláírásával.

A rendszerrel lehetőség nyílik az otthoni munkavégzés (home office) és a részmunkaidős foglalkoztatás újragondolására is, legyen szó akár veszélyhelyzetről, akár a megszokott, hétköznapi állapotokról. A világ elsőszámú „legaltech guruja”, Richard Susskind kiemeli, hogy egy ilyen szoftver „…kihasználja azt a számottevő jogi kapacitást (főleg a kismamákat), amelyet jelenleg a nagy jogi munkahelyek nem alkalmaznak, viszont gyakran részmunkaidőben rendelkezésre áll. Munkába fogja azoknak a jogászoknak a munkaerejét, akik inkább szeretnek vagy kénytelenek otthonról dolgozni.” Számtalan olyan jogi feladat létezik, amely nem igényli az irodai környezetet, gondoljunk például az okirat-szerkesztésre. Az ilyen irányú technikai fejlesztések alkalmazásával kedvezőbben alakulhat a munka-magánélet egyensúlya, a felszabaduló idő pedig kapacitásnövekedést is eredményezhet a munkavállalás terén. Ez esetben is érdemes kiemelni, hogy az otthoni munkavégzés során a csoportvezető ügyvéd ellenőrzési lehetősége ugyanúgy fennáll a naplózási és határidő funkciókon keresztül.


A praxys egy hazai fejlesztésű, magyar nyelven elérhető ügyvédi ügyviteli rendszer, melynek segítségével

  • Az Üttv.-nek és a kamarai szabályzatoknak megfelelően tárolhatja az adatokat (ideértve többek között a biztonsági okmányokat, JÜB-ölést, letétnyilvántartást).
  • Kollégáival csoportmunkában, közösen is dolgozhatnak egy-egy ügyön, akár távmunkában is.
  • A szoftver gyors sebessége lehetővé teszi a gördülékeny, megbízható munkaütemezést.

A praxys havi és éves előfizetés keretében vehető igénybe.

Megbizonyosodna a program előnyeiről? Kérje demóváltozatunkat és fedezze fel a funkciókat 30 napig ingyen!




Kapcsolódó cikkek

2022. május 18.

Influencer-ügynökségeket bírságolt a GVH

A Gazdasági Versenyhivatal (GVH) bírságot szabott ki három hazai influencer-ügynökségre, amiért hiányosan teljesítették a jogsértően reklámozott Ask Bongo SMS-játék kapcsán előírt kötelezéseket.

2022. május 17.

Kell-e félni a munkaidőkeretről? Munkavállalói szemmel

A munkaidőkeret a rugalmas munkaidő szervezés közismert eszköze. Ha valami rugalmasságot és költségmegtakarítást jelenthet a munkáltatónak, az könnyen gyanússá válik a munkavállaló számára. Az alábbiakban munkavállalói szempontból tekintjük át, mit jelent a munkaidőkeretben történő foglalkoztatás, milyen következményekkel kell számolnia a munkavállalónak, és milyen garanciákra számíthat.

2022. május 16.

Nem sért személyiségi jogokat a Tiborcz-adó

A Kúria szerint a sérelmezett kifejezés mint politikai vélemény a véleménynyilvánítás szabadságának fokozott védelmét élvező közügyek szabad vitatásának fogalmi körébe tartozik. A Kúria az elsőfokú bírósággal egyetértve azt állapította meg, hogy az adott esetben a felperes a személynevének politikai véleményt tükröző használatát tűrni köteles.