Hogyan és mivel dolgoznak a magyar ügyvédek?

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A Wolters Kluwer Hungary Kft. kutatásából egyértelműen látszik, hogy az ügyvédi irodák körében a digitális transzformáció és az ezirányú átalakulás már megjelenik és teljes létjogosultsággal bír. Az utóbbi évek trendjei fejlődést mutatnak minden iparágban, így a jogi szektorban is, és ez már a kisebb, vidéki ügyvédi irodákat is eléri.

1. Bevezető

Az elmúlt év során a koronavírus járvány következtében felmerülő kihívások, melyekkel mindannyiuknak szembe kellet nézni, a legkülönfélébb vállalkozásokra is nagy hatást gyakoroltak. A technológiai újításokkal még csak ismerkedő jogi piac is elkezdett felzárkózni a többi szektorhoz, de sokan még mindig úgy gondolják, hogy „a régi bevált módszerek” is tökéletesen elegendőek a piacon való túléléshez. Ez a következtetés vonható le a Wolters Kluwer Hungary Kft. közelmúltban végzett kutatásából, ahol magyar ügyvédi irodákat kérdeztünk meg informatikai eszközökkel való ellátottságukról.

A kutatás az alábbi témákat helyezte középpontjába: a Szoftverek alkalmazása & Dokumentum kezelés, az informatikai eszközök alkalmazása (hardware), valamint a könyvelés szoftveres támogatása.

A nem reprezentatív online kérdőívet zömében egyéni ügyvédek és kisebb ügyvédi irodák ügyvéd, ügyvédjelölt és asszisztensi munkakörben tevékenykedő alkalmazottai töltötték ki, így a kutatás eredményei leginkább erről a csoportról adnak visszajelzést.

2. Szoftverek alkalmazása & Dokumentum kezelés

A kutatás során leginkább az ügyvédi tevékenységet támogató dokumentum, ügy és ügyfélkezelő szoftverek vizsgálatára fókuszáltunk, emellett kitértünk még egyéb irodai szoftverek alkalmazásának vizsgálatára is. Az utóbbi esetében nem meglepő módon azt tapasztaltuk, hogy a válaszadók körében (92,5%) a legnépszerűbb irodai szoftver csomag a Microsoft Office rendszere, így az sem meglepő, hogy a kitöltők túlnyomó többsége a Windows-t választja az irodában operációs rendszerként. A megkérdezettek körében elvétve (6,25%) jelenik meg az Apple MacOS rendszere.

Érdekesebb viszont, hogy a kitöltők milyen válaszokat adtak arra a kérdésre, hogy használnak-e a tevékenységük megkönnyítése érdekében valamilyen ügy, ügyfél és/vagy dokumentum kezelő rendszert.

A megkérdezettek többsége (75%) nemleges választ adott erre a kérdésre, ami azt jelzi, hogy ezen a területen még rengeteg a fejlődési lehetőség.

Vajon milyen okok állnak a mögött, hogy sokan nem használnak ügyviteli rendszereket? A felmérés során adott visszajelzések az alábbi diagramon olvashatók:

Ezekből az adatokból már joggal vonhatjuk le a bevezetőben említett következtetést, sokan még mindig úgy gondolják, hogy „a régi bevált módszerek” is tökéletesen elegendőek az életben maradáshoz.

Ez azonban nem azt jelenti, hogy nem létezik digitalizáció a magyar ügyvédek piacán, már számos feladat elvégzésére használnak a digitális átalakuláshoz alkalmazkodó ügyvédi irodák különböző informatikai megoldásokat. Ezek közül a legkiemelkedőbb a nyomtatvány kitöltő szoftverek alkalmazása – ami az elektronikus ügyintézés fejlődésére vezethető vissza – a kitöltők 76,25 %-a kezel ilyen jellegű eszközöket a munkája során, és csak ezután jön az utóbbitól jelentős mértékben elmaradva mindössze 34%-kal a kutatómunkát támogató jogi adatbázisok használata.

Az adatok biztonsága kiemelten fontos kérdés az ügyvédi irodák számára, mert az ügyvédek által kezelt adatok meglehetősen szenzitívek. A kutatásunk során a kitöltőket megkértük arra, hogy jelöljék meg az általuk használt legjellemzőbb dokumentum kezelési és tárolási formát (a kitöltők több lehetőséget is megjelölhettek). A válaszok egyértelműen mutatják, hogy a számítógépen való tárolás, illetve a dokumentumok e-mailben való továbbítása a legjellemzőbb (62,5%), ami azért jelent problémát, mert a számítógépen való dokumentumtárolás sajnos nem a legbiztonságosabb megoldás.

Sokszor találkozunk azzal a problémával ügyfeleink körében, hogy több évtizednyi rögzített adat vész kárba valamilyen számítógépes vírus, vagy egyszerűen a számítógép fizikai meghibásodása miatt. A piacon adatmentőként tevékenykedő szolgáltatók adott esetben vissza tudják állítani az eredeti állapotot, de meglehetősen magas díjazással dolgoznak, amit jobb elkerülni. Erre egy megoldás például az irodába telepített központi szerver, amire különböző VPN szolgáltatásokon keresztül lehet távolról is csatlakozni, ezen megoldás költségvonzata szintén nem elhanyagolható és azt is mérlegelnünk kell, hogy irodánk falai mekkora biztonságot tudnak nyújtani az ott üzemeltetett szerver park számára. A felhő alapú szolgáltatások még mindig sokakat bizonytalansággal töltenek el, de, ha egy jól ismert, a megfelelő tanúsítványokkal rendelkező szerver hosting szolgáltatót veszünk igénybe, vagy olyan dokumentum kezelést támogató szoftvert használunk, amely ilyen szerverszolgáltatóval működik együtt, akkor a tevékenységünkhöz köthető adatokat könnyeden biztonságban tudhatjuk és az elérést is megkönnyítjük magunk számára, amely a távolról történő munkavégzés esetében kiemelten fontos és előnyös működést tesz lehetővé.

3. Informatikai eszközök alkalmazása (hardware)

A különböző informatikai eszközök használatával kapcsolatban is érdekes következtetéseket vonhatunk le a kutatás eredményeiből. Ahogy azt az alábbi diagram is mutatja, a legelterjedtebb eszköznek a nyomtató (85%) számít, ami azt mutatja, hogy a papír alapú munkavégzés igen meghatározó az ügyvédek körében.

Az ezt kiváltó lehetőségek – mint például az elektronikus aláírók, vagy a felhőalapú rendszerek, melyek egyből betekintést engednek a dokumentumok tartalmába és sok esetben az azokban való keresést is lehetővé teszik – egyszerre tudják támogatni az iroda költség optimalizáló tevékenységét, és a fenntarthatóság szempontjából sem elhanyagolható egy ilyen jellegű változtatás.

Emellett igen nagy százalékban használnak az irodák valamilyen fajta külső adattároló eszközt vagy pendrive-ot, ami az ügyvédi tevékenységből fakadó szenzitív adat kezelés elvárásainak nem minden esetben tesz eleget. A kutatás arra nem tért ki, hogy az ilyen jellegű adattárolókon pontosan milyen adatokat tárolnak, de a kérdés a munkához köthető eszközökre fókuszált, így okkal vonhatjuk le a következtetést, hogy kiemelt biztonsági elvárásoknak kell megfeleljen az ilyen jellegű adattárolás. Vagyis bármilyen – az iroda működéséhez köthető – adat és dokumentum tárolásának magas szintű biztonsági követelményeknek kell megfelelnie.

4. Könyvelés szoftveres támogatása

A könyveléssel való együttműködés szintén kulcsfontosságú az irodák életében az iroda tevékenységének nyomon követhető működése és a szabályozásoknak való megfelelés érdekében. Az alábbi diagramon látható, hogy az ügyvédi irodák meghatározó többsége (81%) külső könyvelővel dolgozik együtt, így a felek között megvalósuló egyszerű- zökkenőmentes információ csere elengedhetetlen a hatékony és gyors munkavégzéshez.

Kutatásunk során azt is megvizsgáltuk, hogy az ügyvédi iroda hogyan továbbítja a szükséges információkat a könyvelő számára. Az eredmények azt mutatják, hogy ezen feladatok elvégzése esetén is meghatározó a papír alapú munkavégzés, mert a kitöltők nagy része, vagy csak papír alapon (33,9%) vagy vegyes formában (41,5 %), vagyis papír alapon és emellett digitális formában is kommunikál a könyvelőjével. Egyes irodák (21,6 %) viszont teljesen digitális útra terelték ezt a tevékenységet. közülük 10,8 %-ban teljes mértékben az email alapú kommunikációra támaszkodnak és szintén 10,8% valamilyen szoftver támogatásában bonyolítja le a szükséges információ cserét.

5. Összegzés

A kutatásból egyértelműen látszik, hogy az ügyvédi irodák körében a digitális transzformáció és az ezirányú átalakulás már megjelenik és teljes létjogosultsággal bír. Az utóbbi évek trendjei egyértelmű fejlődést mutatnak minden iparágban, így a jogi szektorban is, és ez már a kisebb, vidéki ügyvédi irodákat is eléri. Ugyanakkor fontos megjegyezni, hogy ezen a területen komoly fejlődési potenciál áll az ügyvédség előtt, mely sokak esetében még kiaknázatlan. Ez a fajta technológiai fejlődés segítheti az irodákat

• adatok által vezérelt döntéshozásban, ezáltal a tevékenységük optimalizálásban,
• a transzparens, átlátható működésben,
• az ügyfelekkel és a partnerekkel való hatékony távolról történő együttműködésben,
• az egyes adatkezelési szabályozásoknak való megfelelésben,
• a gyorsabb és minőségibb munkavégzésben,
• és nem utolsó sorban a digitális kompetencia fejlesztésében.

Ezek mind segíthetnek a profit növelésében és a versenyképesség javításában.

A cikk a Wolters Kluwer Hungary Kft. termékeire/szolgáltatásaira vonatkozó reklámot tartalmaz.

---