Változásfigyeltetés és Legal Monitoring: egy régi-új ismerős

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Már sokan ismerik és használják a változásfigyelés egyes verzióit, de a figyeltetésben rejlő lehetőségeket még nem minden felhasználó használta ki teljes mértékben, ezért írásunkban ismertetjük a változásfigyeltetés részletes struktúráját, hátterét és gyakorlati alkalmazhatóságának lehetséges módjait. Mellette pedig bemutatunk egy új, magasabb szintű, komplexebb szakértői változásfigyeltetést, a Legal Monitoring szolgáltatást, mely a nagyobb vállalatoknak, önkormányzatoknak, vagy a speciális területen tevékenykedő cégeknek jelenthet okos megoldást.

Közhely, de a jogszabályoknál is egyetlen dolog biztosan állandó: a változás. A napi teendők és ügyek megoldása mellett pedig a legtöbb jogásznak nincsen arra ideje és energiája, hogy a Magyar Közlönyt olvassa és kövesse napi szinten, és minden számára fontos és releváns szabálynak a módosulását részleteiben lekövesse. Egy-két fontosabb, nagyobb joganyagot – mint például a Ptk.-t vagy a Btk.-t – érintő jelentős változások a sajtóban is meg szoktak jelenni, de a más jogszabályokat befolyásoló, vagy a média szemében nem érdekes módosításokról már nem hallani, és nem is életszerű, hogy mindenről hírt adjanak.

Érdemes azonban figyelni – ezzel minden jogalkalmazó egyetért, csak a hogyannál van elakadás: rendkívül időigényes (és felesleges) napi vagy heti szinten a minket érdeklő összes törvényt, rendeletet, szabályzatot megnyitni, és például az időállapotnál megnézni a dátumot, hogy történt-e változás. A Jogtáron belül éppen ezért már jó ideje kétféle változásfigyelési lehetőség is elérhető: egy általános, és egy személyre szabható.

Változásfigyelés általánosan

Az általános változásfigyelés elérhető többek között a Változásfigyelő menüpontból, a „Jogszabályváltozások keresése” alpont alatt. Ez arra szolgál, hogy a Magyar Közlönyben, illetve a Hivatalos Értesítőben, valamint tavaly óta már az Európai Unió Hivatalos Lapjában megjelenő összes joganyag változását bármikor visszanézhessük: alapvetően ez a jelenre (mai napra) és a múltra vonatkozó (korábbi napok, elmúlt hét, hónap stb.) összesítő jelentés, mely alapján például megnézhetjük azt, hogy december 1-jén, vagy november egészében milyen jogszabályokat módosítottak, helyeztek hatályon kívül, vagy melyek voltak az újonnan meghozott jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök.

Ezen felül adott időszakra is szűrhetünk: kiválaszthatjuk például az idei első veszélyhelyzet időszakának dátumát (március 11. – június 18.), és kikereshetjük, milyen új szabályokat hoztak ezalatt. A könnyebb áttekinthetőség érdekében a találati listát tovább lehet szűkíteni tartalomtípus szerint, például kormányrendeleteket és az EÜM rendeleteket kijelölve csak ezek az anyagok jelennek meg (ezen felül még további szűkítés és keresés is lehetséges a listában).

Speciális változásfigyeltetés

Ha azonban a jövőre tekintettel, testreszabottan csak azokat a joganyagokat szeretnénk figyeltetni, amelyek számunkra fontosak, akkor a Változásfigyelő menüpont „Figyeltetés beállítása” opcióját érdemes használnunk. Például aki büntetőjogi területen dolgozik, beállíthatja a Btk.-t, a Be.-t, és a Bv. tv.-t azért,  hogy ezeknek a törvényeknek minden változásáról – az egyes bekezdések módosításáról, hatályon kívül helyezéséről – értesüljön. Ez persze csak a kezdet: érdemes beállítani a vonatkozó rendeleteket, utasításokat stb. amelyek a munkánk során az egyes ügyekhez szükségesek, és fontos, hogy akár a legkisebb mértékű változásáról is azonnal értesüljünk. (A figyeltetett anyag mellett a listában kis „szem” ikon jelzi, hogy aktív a változásfigyelése.)

Nem muszáj a Változásfigyelő menüponton belüli kereső használata a figyeltetés beállításához: bármikor, amikor találunk a munkánk során, vagy a kereső segítségével olyan anyagot, amelynek a jövőbeli sorsát figyelemmel szeretnénk kísérni, egyszerűen a találati listában a jobb gomb segítségével, vagy a joganyagba lépve a figyeltetéshez adás gomb aktiválásával a listához adhatjuk. Célszerű ezt a „Kedvencek” és a „Könyvjelző” funkciókkal együtt használni, mivel a Kedvenceknél kialakított mapparendszerrel teljesen személyre szabott oldalt kapunk, melynek kiegészítője lehet mindezen anyagok figyeltetése. (Ezekről a funkciókról bővebben ebben a cikkben olvashat.)

Megjegyzendő, hogy nemcsak a Jogtáron belül navigálva láthatjuk a módosulásokat, hanem emailes változásfigyelést is kérhetünk, így ezen a csatornán keresztül is értesülhetünk a változásokról.

Jogterületek és tárgyszavak figyeltetése

A speciális változásfigyeltetésen belül van még lehetőség kétfajta adattartalom figyeltetésére, melyeket szintén mi választhatunk ki, és másfajta módon segíthetjük vele a saját munkánkat. Az általános változásfigyelésnél mindenféle, előre konkrétan meg nem határozott jogszabály változását figyelhetjük meg. A speciálisnál láthattuk, hogy már a saját jogszabályi (és közjogi szervezetszabályozói eszközökre kiterjedő) válogatásunkat figyeltetjük, a jövőre tekintettel – mindkettő esetében csak a jogalkotó által hozott normákról van szó. A jogterület és a tárgyszavak figyeltetése bizonyos szempontból a kettő kombinációja kiterjesztve, ezért érdemes erre is jelentést beállítani.

A tárgyszavak felépítése

A legoptimálisabb alkalmazásához a mögötte húzódó struktúrát érdemes érteni: nemcsak a jogszabályokba, közjogi szervezetszabályozó eszközökbe, hanem a döntvények többségébe (pl. Kúriai határozatok, elvi bírósági határozatok, a Bírósági Döntések Tára), a szakmai folyóiratokban megjelenő cikkekbe, tanulmányokba (pl. az Adó-kódex, az Adó szaklap, a Polgári Jog folyóirat, Közbeszerzési Jog folyóirat stb.) és mellette még számos, a Jogtáron megtalálható anyagba kerülnek folyamatosan tárgyszavak. Ezeket ne úgy képzeljük el, mint valamilyen csak a címről, vagy a tartalomról szóló egy-két címke.

A jelentős anyagokban szakasz, bekezdés és pont szinten is találhatók az adott egység tartalmát kifejező tárgyszavak, a kisebb jelentőségű, vagy egy egységet képező anyagokban a címekben találhatjuk meg a beszúrt tárgyszavakat. Így a tárgyszavak az általános keresésnél egy speciálisabb keresési logikát tesznek lehetővé. (Itt most nem térünk ki bővebben a keresésben betöltött funkciójára.) Emellett minden egyes tárgyszó be van sorolva egy vagy több jogterület alá is. A jogterület fogalom itt tágabban értelmezendő: ezek a besorolást segítő gyűjtőcsatornák, melyekre szintén lehet figyeltetést beállítani.

A figyeltetés beállítása

Tegyük fel, hogy a home office kérdésében fordultak hozzánk – részben tudjuk, hogy milyen jogszabályok vonatkoznak rá, részben pedig kerestünk még további anyagokat hozzá kapcsolódóan a Jogtáron. (Sőt: kedvencekhez adtuk, könyvjelzővel megjelöltük a fontos részeket, melyekhez saját jegyzetet is írtunk.) A találatok közül a jogszabályokat a speciális változásfigyeltetővel beállítottuk, így azoknak a módosulásáról értesülni tudunk. Azonban szeretnénk, ha ebben a témában bármely jövőbeli anyagról, mely erről (is) szól – legyen az jogszabály, bírósági döntés, szakmai cikk – elsőkézből értesülnénk. Mindezek olyan anyagok, amelyekről előre nem tudjuk, hogy lesznek-e vagy sem, és ha igen, milyen formában tartalmazzák majd ezt a témát, és pontosan mely anyagban jelennek meg, de szeretnénk, hogy ebben a speciális kérdésben tájékozottak legyünk, így beállítjuk figyeltetésre ezt a tárgyszót. Amikor egy anyagba bekerül ez a konkrét tárgyszó, akkor értesítést kapunk: emailben, vagy a Jogtáron belül a Változásfigyelő/Változásfigyeltetési jelentések fül alatt olvashatjuk a megjelent anyagot.

A jogterület egy tágabb figyeltetési spektrumot tesz lehetővé: például ha adójoggal foglalkozunk, akkor beállíthatjuk az „adózás” és az „általános forgalmi adó” területeket. Ebben az esetben nagyobb mennyiségű anyagról fogunk jelentést kapni, hiszen ez alá a két terület alá számos tárgyszó tartozik, így ha bármelyikbe új anyag kerül, arról kapni fogunk értesítést. Érdemes kitapasztalni és kísérletezni azzal, hogy hány és melyik jogterületet állítunk be: ha túl soknak tartjuk az így kapott jelentést, akkor érdemesebb inkább több tárgyszót beállítani, olyanokat, melyek munkánkhoz, adott ügyünkhöz relevánsak. Általában is érdemes nemcsak egy, hanem több, rokon tárgyszót is beállítani, így például az „Otthoni munkavégzés” mellett a „Home office; otthoni munkavégzés szabályai” tárgyszót is beállítani, vagy az „Adólevonási jog gyakorlása” mellett az „Adólevonási jog korlátozása”, „Adólevonás tárgyi feltételei”, vagy az „Adólevonás külföldi személytől” tárgyszavakat is kijelölni figyeltetésre.

Már az idei első veszélyhelyzet ideje alatt számos Jogtár felhasználó állította be a „Koronavírus-járvány (COVID-19)” és a „Veszélyhelyzet során alkalmazandó rendkívüli intézkedések” tárgyszót, így semmilyen ezzel kapcsolatos anyagról nem maradtak le, és ez természetesen a november 4-től fennálló második veszélyhelyzet miatt meghozott jogszabályokra is érvényes.

Legal Monitoring: változásfigyeltetés felsőfokon

A változásfigyelés és változásfigyeltetés nagyon hasznos időmegtakarítást jelentő, és a pontos munkát segítő eszközök, melyek például az Ügyvéd és a Jogtanácsos Jogtár előfizetés részeként is elérhetők a Jogtár-használóknak.

A nagyobb vállalatok, szervezetek, önkormányzatok életében azonban sokkal nagyobb számú olyan belső szabályzat és intézkedés van, melynek folyamatos figyelemmel kísérése azért, hogy a jogszabályi megfelelősége naprakészen biztosítva legyen, rengeteg energiát emészt fel, és sokszor lehetetlen feladatnak tűnik, arról nem is beszélve, hogy a hibalehetőség meglehetősen nagy. Erre kínál szakértői, okos megoldást a Legal Monitoring szolgáltatás.

Hogyan működik?

A monitoringos változásfigyeltetés két módon is használható. Az egyik a Saját Adatbázis szolgáltatásban (SAB) felépített céges, önkormányzati rendeletekben, szabályzatokban, utasításokban és egyéb normákban hivatkozott összes magyar és európai uniós jogszabály figyeltetése. Elég arra gondolni, hogy van „csak” száz darab belső szabályzat, amelyek mindegyike hivatkozik három jogszabályra – máris tömeges mennyiségű jogszabályt kellene kézileg beállítani figyeltetésre úgy, hogy a változásról való értesülés után ki kell egyenként böngészni, hogy a megváltozott joganyag pontosan mely szabályzatokat érinti. Ez nemcsak meglehetősen időrabló feladat, de – valljuk be – lélekölő is, hiszen az érdemi, szakmai munkavégzés, a (belső) jogalkotás csak ezután kezdődhet. A SAB-ot használó ügyfelek tehát választhatják a saját anyagaikkal kapcsolatos figyeltetést.

A másik opció, mely bárki számára nyitott, az az, hogy egy általa megadott jogszabálylista alapján tetszőleges számú jogszabályt figyeltessen és kérdezzen le megadott időszakra vonatkozóan, automatikusan a Legal Monitoring segítségével. A teljesség igénye nélkül néhány terület, ahol ez hasznos lehet: adózással és számvitellel foglalkozó cégek, munkajogi és HR osztályok, közbeszerzéssel foglalkozó irodák, adatvédelmi tanácsadást nyújtó vállalkozások vagy olyan vállalatok, ahol kiemelten fontos az adatvédelem a cégen belül, pénzügyi/bankjogi szektorba tartozó vállalatok, vagy versenyjog, fogyasztóvédelem területén működő irodák.

A monitoring nem egy egyszeri változásról szóló értesítés, hanem komplex, tetszőlegesen, bármilyen időszakról összeállítható riport, mely alapján excel formátumban egy olyan eredménylistát kap a lekérdező, amit tovább feldolgozhat, és például kioszthatja feladatként a belső jogalkotással foglalkozó munkatársnak, hogy mely szabályzatokat kell módosítsa, vagy jelentést állíthat össze a cég negyedéves, éves stratégiájához, vagy bármely egyéb módon felhasználhatja azt a munkafolyamatai optimalizálása érdekében.

A lekérdezés táblázatos formában kerül megküldésre, ezzel segítve a könnyebb feldolgozhatóságot és szűrést. Tartalmazza azt is, hogy mi történt pontosan az adott jogszabállyal, vagyis, hogy módosítás során új időállapota érhető el, vagy hatályon kívül lett helyezve, és a legfontosabb, hogy a riportban a változásokra kattintva azonnal megtekinthető a változott jogszabályi szövegrész kivonat formájában a Jogtáron. Maga a táblázat is tetszőlegesen és egyedileg alakítható, így például az oszlopok elnevezése, a sorrendiség kialakítása, adattartama is kiválasztható. Természetesen nemcsak egy listát lehet generálni, hanem össze lehet állítani az osztályok vagy munkacsoportok tevékenységének és igényének megfelelő jogszabálylistákat, és azok alapján bármennyi riportot le lehet kérdezni.

Megfelelés és kockázatcsökkentés

A monitoring rendszere nemcsak az időmegtakarításban játszik nagy szerepet, hanem kiemelten szerepe van a cég életében a szabályok gyors változása miatti bizonytalanság megszüntetésében, a pontos belső jogalkotás elősegítésében, és a külső-belső auditoknak történő megfelelésben. Egy olyan rendszert kaphatunk ezzel, mely segíti a rendezett jogszabályi háttér megteremtését, áttekinthetővé és előre tervezhetővé teszi a jogszabályi változásokkal kapcsolatos munkafolyamatokat, és elősegíti az egyértelmű és naprakész tájékoztatást a szervezeten belül. Végső soron csökkenti a jogszabályi változásoknak a belső szabályozásra, és így a szervezet életére gyakorolt kockázatát.