MI használata a szerződéses complianceben


Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

Az MI alkalmazásával egy átfogó szerződéskezelési rendszer alakítható ki, amely nem tranzakció jellegű és nem a kezdetekre fókuszál. Az adatbázis olyan megismételhető lépésekre összpontosít, amelyek megakadályozzák a jogoksértés elkövetését vagy a jogvesztést.

A szerződések a modern üzleti világ alapvető részét képezik. A társaságok, méretüktől függően akár több száz vagy több ezer szerződéssel is rendelkeznek. Mindegyik szerződés egyedi jogokat és kötelezettségeket határozhat meg és időtartamuk is különböző lehet. A társaságoknak ezért rendkívüli terhet jelent az összes szerződés betartása.

Noha sok vállalkozás továbbra is a szerződéses compliance hagyományos megközelítését követi, már léteznek innovatív eszközök a folyamat hatékonyabb kezelésére.

A klasszikus megközelítés

A hagyományos megközelítés ma már – a sok szerződés miatt – kezelhetetlen. A szerződéseket általában jogi tanácsadói segítséggel készítik elő és tárgyalják. Miután aláírták, a vállalat feladata, hogy azt kezelje és betartsa. Különböző vállalati csoportokat lehet megbízni a szerződéses állomány kezelésével, beleértve a compliancet, a pénzügyet és az ügyvezetést. A vállalati jogászok általában a partnerekkel fennálló jogi ügyeket intézik, de nem feltétlenül vesznek részt a szerződések kezelésében. Az ügyvédi irodák pedig nem vállalják a szerződéses adminisztrációt a szerződéskötést követően.

Ha a vállalkozások ad-hoc módon kezelik a szerződéseket és nincs kiépített rendszerük, a dolgok gyorsan kaotikussá válhatnak. Noha a szerződés megszövegezése során jelentős tudás alakul ki, de mihelyt azt ténylegesen alkalmazni kell, nem mindig működik megfelelően az elszámoltathatóság, amely kihívásokhoz vezethet.

Az innovatív megközelítés

Az a modell, amelyet a legtöbb vállalat alkalmaz, az ügyletek megkötésére fókuszál és nem törődik azzal, hogy mi lesz utána. Ez hosszú távon nem hatékony, és nem is megfelelő. Ideje megváltoztatni az üzletkötést követő modellt, hogy a vállalkozások hatékonyan kezelhessék a szerződéseket a vállalat méretétől függően.

A szerződéskötést követő szerződéskezelés legfontosabb lépései a következők:

  • Olyan kulcsfontosságú szerződéses rendelkezések meghatározása, amelyek megkövetelik mindkét fél közreműködését, vagy kulcsfontosságú dátumokat, alapvető eseményeket tartalmaznak;
  • Adatbázis létrehozása, a rendelkezések rögzítése meghatározott adatformátumban, és elérhetővé tétele az illetékesek számára;
  • Visszacsatolási kör létrehozása: a jelenlegi és a jövőbeni tranzakciókat a korábbi szerződésekből összegyűjtött információkkal lehet összevetni, az adatbázisban tárolni és elemezni; és
  • A jogi szövegek szabványosítása a jövőbeni szerződésekben.

Ezzel az új mintával a megközelítés most már átfogó (teljes ciklusú szerződéskezelés), nem pedig tranzakció jellegű és nem a kezdetekre fókuszál. Az adatbázis olyan megismételhető lépésekre összpontosít, amelyek megakadályozzák a jogsértés elkövetését vagy a jogvesztést.

A mesterséges intelligencia használata a szerződéskezelésben

Az új rendszer felépítéséhez elengedhetetlen a technológiai eszközök használata – amelyek legalább egyike a mesterséges intelligencia (MI). Fontos a nyelvezet meghatározása a szerződésekben, az MI pedig jelentősen csökkentheti a folyamat idejét és költségeit. Ezt nem plusz munkaként kell felfogni, hanem olyan szükséges feladatként, amely kezelhetővé teszi a projektet.

Az MI alternatívája egy manuális folyamat, amelyet fiatal munkatársak vagy vállalati jogászok végeznek. Ez a folyamat jelentős időráfordítást igényel és nagy a hibalehetőség. Ha több ember vesz részt a tevékenységben, akkor a végeredmény sem lesz egységes.

Az MI felgyorsítja a modell meghatározását, így a munkavállalók nagyobb hangsúlyt fektethetnek az elemzésre. Ez azonban csak akkor tud hatékony lenni, ha megfelelő a projekttervezés. Ennek során arra kell összpontosítani, hogy az adatokra milyen kérdések megválaszolásához van szükség, milyen formátumban kellenek az adatok és milyen típusú rendelkezésekre és válaszokra kell alkalmasnak lenniük.

Ezek az adatok egy adatbázisban tárolódnak, amelyet egy központi hubba (egy olyan eszköz, amely az adatok változtatása nélkül, az egyik csatlakozóján érkező adatokat továbbítja az összes többi csatlakozója felé – szerk.) gyűjtenek. A felhasználók hozzáférhetnek az adatbázisban található irányítópulthoz, amely automatizálja a releváns rendelkezések megjelölését és értesítéseket küldhet meghatározott emberek számára. Ez a fajta rendszer lehetőséget nyújt jelentések és statisztikák készítésére is.

A jogi MI szerepe nem az ügyvéd helyettesítése, hanem egy fontos eszköz, amelyet segíti az ügyvédeket az adatok kezelésében.

Az elemzés és az értelmezés lehetővé teszi a fordított tervezést

Miután a társaság rendelkezik a szükséges adatbázisokkal, és kinyerte a szerződéses adatokat, nemcsak javíthat a szerződéses compliancen, hanem a saját javára fordíthatja a folyamatot. Az adatokat felhasználhatja a szerződéskötés és a folyamatban lévő tárgyalások során és az adatbázis  elősegíti a tárgyalásokon való döntéshozatalt is. Ezekkel az előrelátást segítő lehetőségekkel könnyebb a szerződések lényegére fókuszálni.

Ez a megközelítés segíthet például, az olyan nagy volumenű szerződéseknél, amelyeket egyes vállalatok specialistáknak szerveznek ki és amelyeknél titoktartási megállapodásokra van szükség. Az új megközelítés segítségével a vállalkozások egyaránt nyomon követhetik a szerződéses compliancet (például visszaszolgáltatási vagy megsemmisítési értesítéseket küldhetnek a partnereknek vagy új igényt rögzíthetnek az adatbázis segítségével), valamint egyszerűsíthetik a folyamatot egy áttekintési terv előkészítésével. Az eredmény egy következetes megközelítés, amely kevesebb mérlegelést igényel a vállalat egyedi ügyeiben, valamint gyorsabb és olcsóbb annak köszönhetően, hogy a folyamat kezelhetővé válik.

(law.com/legaltechnews)


Kapcsolódó cikkek

2021. október 19.

Hogyan előzhető meg a munkatársak kiégése?

A munkavégzés átalakulóban van, amely miatt a jogi vezetők és teamek sok bizonytalansággal és megválaszolatlan kérdéssel szembesülnek. A példátlan változások és a sok ügyvédi iroda gyors növekedése miatt az ügyvédi irodák vezetőinek proaktívan kell tervezni a munkahelyi környezetet annak érdekében, hogy megakadályozzák a munkavállalók kiégését és növeljék a munkavállalók motivációját.

2021. október 18.

Etikai forródrótot kell kiépíteni a nagyvállalatoknak

Hamarosan minden hazai közép- és nagyvállalatnál lehetővé kell tenni, hogy egy névtelenséget biztosító etikai forródróton keresztül jelenthessék a dolgozók a szabálysértéseket. Az Európai Unió 2021. december 17-ig adott erre időt a több mint 249 főt alkalmazó szervezeteknek – olvasható az EY Jogászvilághoz eljuttatott közleményében.

2021. október 18.

Döntött a Kúria a külföldi utasokat megillető áfa mentesség kérdésében

A Kúria hatályában fenntartotta a Szegedi Törvényszék ítéletét, amelyben az Európai Unió Bíróságának Bakati ügyben hozott döntése alapján kimondta: nem valósul meg adókijátszás akkor, ha a külföldi utast megillető áfa mentesség feltételei nem teljesülnek ugyan, de a termékek igazoltan elhagyják az unió területét. Ebben az esetben termékexport címén áll fenn adómentesség, függetlenül attól, hogy a vámalakiságokat elmulasztották. A Kúria döntésének ismeretében időszerű foglalkozni a „hogyan tovább?” kérdésével, mivel az ítéletek fényében az eddigi gyakorlat nem lesz fenntartható, azt mind a kereskedőknek, mind az adóhatóságnak át kell gondolnia.