BDO: egyre több cég szabályzatot vezet be a mesterséges intelligencia munkahelyi használatára

Robbanásszerűen terjednek a munkahelyeken is a mesterséges intelligenciát (MI) alkalmazó kisegítő szolgáltatások (például a különböző chatbotok). Az MI használata a mindennapi üzletmenetben viszonylag új jelenség a vállalkozások számára, és sok esetben kihívást jelenthet az MI használatával együtt járó szakmai-etikai kérdések megválaszolása. Az MI biztonságos és felelősségteljes módon történő használatának fontos eszköze az MI használatára vonatkozó céges szabályzatok kidolgozása – olvasható a BDO Legal közleményében.

Egy 2023-ban készül brit felmérés kimutatta, hogy a cégvezetők megosztottak abban a kérdésben, hogy kinek a felelősségi körébe tartoznak azok a munkahelyi hibák, amelyek az MI használatára vezethetők vissza. A megkérdezett vezetők egyharmada szerint az MI eszközt használó alkalmazottak az egyedüli felelősök az elkövetett hibákért, míg kicsivel magasabb arányban állnak azok, akik szerint mind a munkavállalók, mind a feladat elvégzésére utasítást adó vezetők osztoznak a felelősségen. A megkérdezettek mindössze negyede válaszolta azt, hogy a felelősség a vezető, a munkavállaló, illetve az MI szolgáltatást biztosító fél között oszlik meg.

Szintén ezen kutatás részeként a megkérdezett cégvezetők többsége (68%-a) válaszolta azt, hogy az alkalmazottaknak nem szabadna a vezető engedélye nélkül használniuk az MI-t.

Az átfogó MI szabályzatok tartalmazzák az MI felhasználásának megengedett és tiltott módjait, valamint a használatra vonatkozó rendelkezések megsértésének következményeit, ami kritikus fontosságú lehet, ha a vállalkozás az MI alkalmazásával összefüggésben kárt szenved.

„Az MI munkahelyi alkalmazásával kapcsolatban számos olyan kérdés merül fel, amelyek megválaszolása egyáltalán nem magától értetődő, ugyanakkor hatékony kezelésük a vállalatok biztonságos üzletmenetéhez alapvetően szükségesek – hangsúlyozza Dr. Szűcs Márk, a BDO Legal Jókay Ügyvédi Iroda szakértője. – A vállalatok adatvédelmi, szerzői jogi és akár fogyasztóvédelmi jogszabályoknak, előírásoknak való megfelelési kötelezettségére is potenciális veszélyforrást jelenthet az MI helytelen és rendezetlen munkahelyi alkalmazása.”

A tengerentúlon és Nyugat-Európában máris népszerű és elterjedt gyakorlattá vált az MI munkahelyi használatával kapcsolatos belső szabályzatok, direktívák kidolgozása, és immár Magyarországon is egyre több példát találunk erre a hasznos gyakorlatra. Ezek a szabályzatok nemcsak rávilágítanak az MI potenciális kockázataira, hanem egyértelmű és átlátható döntéshozatali és felelősségi keretrendszert állítanak fel az egész szervezet számára.

Mit kell tartalmaznia egy MI szabályzatnak?

Egyfajta nulladik lépésként a munkahelyi MI használat szabályozásának kialakításához fontos azonosítani, hogy a vállalkozás működésében és szolgáltatásában milyen hozzáadott értéket jelenthet az MI, szükséges, illetve előnyös-e a vállalkozás számára az MI munkahelyi használata, és amennyiben igen, mely alkalmazások azok, amelyek használata támogatott lehet. A szabályzat kialakítása során mindazon kérdésekkel foglalkoznia kell a vállalatnak, amelyek más belső munkavállalók részére szóló szabályzatok kialakításánál is alapvetőek – így a szabályzat hatályának, céljának meghatározása, a végrehajtásért és karbantartásért való felelősség kijelölése vagy a főbb fogalmak definiálása jelenti a szabályzat keretrendszerét.

Az MI szabályzat tartalmát – akárcsak más munkahelyi belső szabályzatok esetében is– alapvetően meghatározzák az adott szervezet belső működési mechanizmusai, felépítése, valamint azon speciális jellemzők és elvárások, amelyeket a vállalkozás saját maga fogalmaz meg a működésével kapcsolatban. Megállapíthatók ugyanakkor olyan kérdések és területek, amelyeket egy MI szabályzatnak mindenképpen ezelnie kell. Ilyenek lehetnek a következők:

• az MI alkalmazások milyen általános jellemzőkkel bírnak, milyen MI alkalmazás típusok és kategóriák merülnek fel (például Chat GPT alkalmazása esetén milyen jellegű szolgáltatást tud igénybe venni az alkalmazott, annak milyen felhasználási módjai merülnek fel);
• milyen jogszabályi és céges előírások figyelembevételével kell eljárni az MI alkalmazásával összefüggésben;
• milyen lehetséges jogi kockázatok, felelősségi kérdések merülnek fel;
• milyen adatvédelmi és biztonsági intézkedéseket foganatosít a vállalkozás az MI alkalmazásával kapcsolatban (vagyis milyen adatok és információk oszthatók meg az MI alkalmazása során);
• a munkavégzéskor milyen esetekben, milyen módon és milyen MI típusú alkalmazások használata megengedett (mi, mikor és hogyan használható);
• melyek azok az esetek és körülmények, amelyek során az MI alkalmazása tiltott
• melyek az MI munkahelyi használatában rejlő korlátatok és kockázatok (pl. a munkavállalók figyelmének felhívása az MI alkalmazások által nyújtott szolgáltatások limitációira);
• a felelősség kérdése – tudatosítani az alkalmazottak számára, hogy az MI használatával előálló tartalomért, szolgáltatásért végső soron az azt használó munkavállaló felelősséggel tartozik, ezért köteles azt minden esetben ellenőrizni;
• a munkáltató milyen módon és eszközökkel felügyelheti az alkalmazottak MI használatát;
• a szabályzat megsértésével járó fegyelmi következményeket és az erre vonatkozó eljárásokat; illetve
• az alkalmazottak MI-tudatosságát elősegítő belső oktatások rendje (az alkalmazottak rendszeres időközönként történő képzése elengedhetetlen az MI használatára vonatkozóan is, különös tekintettel a technológia gyors fejlődésére és az újonnan megjelenő szolgáltatások megismerésére).

„Figyelemmel az MI folyamatos fejlődésére, a mindennapi munkavégzésben is várhatóan egyre széleskörűbb és komplexebb alkalmazása várható a technológiának. Amikor az MI-t már számos munkakörben és feladat elvégzéséhez nagy számban alkalmazzák, a vállalkozások nem engedhetik meg maguknak, hogy elhanyagolják az ilyen tevékenységek és módszerek felügyeletét és szabályozását” – tette hozzá a BDO Legal Jókay Ügyvédi Iroda szakértője.